Saiba como fazer uma boa reunião com seus clientes e sua equipe, de uma forma eficazes, são dicas que ira mudar sua forma de pensar.

1. Reuniões Eficazes
Wellington Marion

2. O que se espera de uma reunião?
Eficácia
Integração
Criatividade
Produtividade
Sinergia

3. Reunir-se é
Partilhar Informações.
Colher Dados.
Tomar decisões de maneira ágil e precisa.

4. Etapas de uma reunião

5. Abertura
Comentários com intuito situar o grupo
sobre os motivos e os assuntos específicos;
Apresentações para facilitar maior
integração e potencialização
de cada membro.

6. Apresentação e análise dos
assuntos
e das estratégias de ação
Estimular a participação
Coordenar a discussão
Apontar o progresso conseguido

7. Resumo das decisões
Aproveitar para valorizar as ideias,
opniões e sugestões levantadas pelo grupo;
Estimulo à ação, o que e como executar
as decisões a que o grupo chegou;
Acompanhar o cumprimento das decisões
e empenhar-se nelas.

8. Avaliação
Durante alguns minutos, levantar
algumas observações sobre:
Duração, Local, Horário.
Isto estimula a participação em
outras reuniões.

9. Encerramento
Agradecimentos à presença
a cooperação de todos.

10. Atitudes ao coordenar
uma reunião

11. Propiciar um clima positivo no qual todos
se sentem impelidos a integrar-se

12. Estratégias de ação diante
de situações peculiares
Os que falam demais, os que não falam, os que desviam do assunto central, os que trazem problemas particulares.

13. Habilidade em conscientizar a importância do
sentimento de equipe, de cooperação e de
responsabilidade

14. Abordar assuntos de interesse do grupo,
se pretende atingir resultados.

15. Envolver o grupo na análise das
questões e nas tomadas de decisões.

16. Depositar confiança no grupo,
dar a eles uma alta reputação a zelar.

17. Incentivar a interação horizontal,
a troca de conhecimentos entre o grupo.

18. Treinar e adquirir
habilidade quanto ao ouvir.

19. Ser conhecedor das próprias limitações

20. Saber intervir na hora certa,
com a postura correta
e adequado tom de voz.

21. Agir com naturalidade,
evitar a todo custo o artificialismo.

22. Evitar a tendência mais cômoda de
impor um rumo às negociações

23. Fazer valer suas idéias pelo grau
de consistência interna e não pelo
poder posicional.

24. Qualidades do condutor
Agilidade de raciocínio;
Habilidade em expressar-se com naturalidade;
Estratégias adequadas de análise e síntese;
Clareza de objetivos;
Autoconfiança e equilíbrio emocional;
Flexibilidade e persistência;
Ter habilidade em lidar com grupos;
Assertividade: Congruência entre a expressão verbal não verbal.

25. Preparação para
coordenar Reuniões

26. Planejamento
Explicar as causas - "o por quê";
Especificar os objetivos - “para que”;
Assunto central - “o quê”;
Tempo necessário;
Quais pessoas deverão fazer parte;
estabelecer prioridades dos pontos a serem discutidos.

27. Montagem dos subsídios
Materiais necessários para agilizar a
exposição;
Realizar levantamento e viabilizar tomadas de
decisões.

28. Estabelecer andamento da Reunião
Maneira de abordar o tema (como);
que técnicas vai utilizar;
como estimular e manter a discussão.
Estabelecer um cronograma para abordagem
de cada assunto.

29. Lugar adequado
Livre de interferências:
telefones, ruídos, interrupções de pessoas
alheias a reunião;
dispor os assentos de maneira que todos
possam ver e ouvir dos demais membros.

30. Forças Atuantes em
reuniões

31. Forças integradoras
Equilíbrio mental e emocional dos membros;
Habilidades de modo geral;
Formas adequadas de proceder;
Presença forte da motivação

32. Forças desintegradoras
Ansiedades, angustias, instabilidade
emocional;
Inibições em comunicações, dificuldades de
transmitir o que pensa e sente;
Desconhecimento ou desinteresse em relação
ao assunto em pauta.

33. Forças do grupo
Análise preconceituosa sobre coleções de membros
do grupo;
Postura sinergia;
Dinâmica de inovação
Ação solidária, comprometimento com o grupo;
Efeito Multiplicativo, agregador, segurança por sentir-
se parte do todo, sentimento de potencialização.

34. Forças da empresa
Expectativa da corporação sobre os seus
membros
Metas a alcançar, objetivos com datas
marcadas para atingir;
Investimentos da empresa em treinamento

35. Tipos de participantes

36. O perguntador
interfere constantemente questionando
com intuito de marcar presença,
chamar atenção ou até de atrapalhar
o andamento da reunião.

37. O Sabichão
Convencido de saber tudo, intuito
de exibir-se, deseja impor-se.

38. O Falador
Está sempre dizendo o que pensa e,
normalmente, são colocações superficiais
e de pouco enriquecimento.

39. Do contra
Com tendência apologética,
por descontrole pessoal, por insegurança
ou mesmo porque tem limitação em analisar
por outros ângulos o assunto em pauta.

40. Corpo presente
Apatia manifestada por sentir-se acima
do assunto, por não conseguir atingir
o nível de discussão ou por falta de
identificação com o assunto.

41. O Envergonhado
Fica o tempo todo querendo expressar
o que pensa, mas não encontra
oportunidade, tem receio do que os outros
dirão de suas ideias.

42. O topa Tudo
Prontidão para ajudar, a reavaliar
suas decisões ou aceitar com
facilidade os colegas como são.

43. O homem dos apartes
Interfere para complementar com
múltiplas informações, para falar
de detalhes já discutidos ou sobre
assuntos ainda não discutidos,
porém fora de contexto.

44. O Pedestal
Ensimesmado, não tem dúvidas a
respeito da sua sabedoria e do
quanto lhe custa ter que chegar
até o nível do grupo.

45. O Escancarado
Diz o sem cerimônias, bem humorado,
expressa-se com naturalidade e
simplicidade, é bem aceito pelos colegas.

46. O ponderado
Reservado e prudente sem suas
colocações, só expressa quando tem
certeza de que vai contribuir.

47. Obrigado!
– Wellington Marion
@wellmarion