Reuniões eficazes Integração Criatividade Produtividade

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Saiba como fazer uma boa reunião com seus clientes e sua equipe, de uma forma eficazes, são dicas que ira mudar sua forma de pensar.

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Reuniões eficazes Integração Criatividade Produtividade

  1. 1. Reuniões Eficazes Wellington Marion
  2. 2. O que se espera de uma reunião? Eficácia Integração Criatividade Produtividade Sinergia
  3. 3. Reunir-se é Partilhar Informações. Colher Dados. Tomar decisões de maneira ágil e precisa.
  4. 4. Etapas de uma reunião
  5. 5. Abertura Comentários com intuito situar o grupo sobre os motivos e os assuntos específicos; Apresentações para facilitar maior integração e potencialização de cada membro.
  6. 6. Apresentação e análise dos assuntos e das estratégias de ação Estimular a participação Coordenar a discussão Apontar o progresso conseguido
  7. 7. Resumo das decisões Aproveitar para valorizar as ideias, opniões e sugestões levantadas pelo grupo; Estimulo à ação, o que e como executar as decisões a que o grupo chegou; Acompanhar o cumprimento das decisões e empenhar-se nelas.
  8. 8. Avaliação Durante alguns minutos, levantar algumas observações sobre: Duração, Local, Horário. Isto estimula a participação em outras reuniões.
  9. 9. Encerramento Agradecimentos à presença a cooperação de todos.
  10. 10. Atitudes ao coordenar uma reunião
  11. 11. Propiciar um clima positivo no qual todos se sentem impelidos a integrar-se
  12. 12. Estratégias de ação diante de situações peculiares Os que falam demais, os que não falam, os que desviam do assunto central, os que trazem problemas particulares.
  13. 13. Habilidade em conscientizar a importância do sentimento de equipe, de cooperação e de responsabilidade
  14. 14. Abordar assuntos de interesse do grupo, se pretende atingir resultados.
  15. 15. Envolver o grupo na análise das questões e nas tomadas de decisões.
  16. 16. Depositar confiança no grupo, dar a eles uma alta reputação a zelar.
  17. 17. Incentivar a interação horizontal, a troca de conhecimentos entre o grupo.
  18. 18. Treinar e adquirir habilidade quanto ao ouvir.
  19. 19. Ser conhecedor das próprias limitações
  20. 20. Saber intervir na hora certa, com a postura correta e adequado tom de voz.
  21. 21. Agir com naturalidade, evitar a todo custo o artificialismo.
  22. 22. Evitar a tendência mais cômoda de impor um rumo às negociações
  23. 23. Fazer valer suas idéias pelo grau de consistência interna e não pelo poder posicional.
  24. 24. Qualidades do condutor Agilidade de raciocínio; Habilidade em expressar-se com naturalidade; Estratégias adequadas de análise e síntese; Clareza de objetivos; Autoconfiança e equilíbrio emocional; Flexibilidade e persistência; Ter habilidade em lidar com grupos; Assertividade: Congruência entre a expressão verbal não verbal.
  25. 25. Preparação para coordenar Reuniões
  26. 26. Planejamento Explicar as causas - "o por quê"; Especificar os objetivos - “para que”; Assunto central - “o quê”; Tempo necessário; Quais pessoas deverão fazer parte; estabelecer prioridades dos pontos a serem discutidos.
  27. 27. Montagem dos subsídios Materiais necessários para agilizar a exposição; Realizar levantamento e viabilizar tomadas de decisões.
  28. 28. Estabelecer andamento da Reunião Maneira de abordar o tema (como); que técnicas vai utilizar; como estimular e manter a discussão. Estabelecer um cronograma para abordagem de cada assunto.
  29. 29. Lugar adequado Livre de interferências: telefones, ruídos, interrupções de pessoas alheias a reunião; dispor os assentos de maneira que todos possam ver e ouvir dos demais membros.
  30. 30. Forças Atuantes em reuniões
  31. 31. Forças integradoras Equilíbrio mental e emocional dos membros; Habilidades de modo geral; Formas adequadas de proceder; Presença forte da motivação
  32. 32. Forças desintegradoras Ansiedades, angustias, instabilidade emocional; Inibições em comunicações, dificuldades de transmitir o que pensa e sente; Desconhecimento ou desinteresse em relação ao assunto em pauta.
  33. 33. Forças do grupo Análise preconceituosa sobre coleções de membros do grupo; Postura sinergia; Dinâmica de inovação Ação solidária, comprometimento com o grupo; Efeito Multiplicativo, agregador, segurança por sentir- se parte do todo, sentimento de potencialização.
  34. 34. Forças da empresa Expectativa da corporação sobre os seus membros Metas a alcançar, objetivos com datas marcadas para atingir; Investimentos da empresa em treinamento
  35. 35. Tipos de participantes
  36. 36. O perguntador interfere constantemente questionando com intuito de marcar presença, chamar atenção ou até de atrapalhar o andamento da reunião.
  37. 37. O Sabichão Convencido de saber tudo, intuito de exibir-se, deseja impor-se.
  38. 38. O Falador Está sempre dizendo o que pensa e, normalmente, são colocações superficiais e de pouco enriquecimento.
  39. 39. Do contra Com tendência apologética, por descontrole pessoal, por insegurança ou mesmo porque tem limitação em analisar por outros ângulos o assunto em pauta.
  40. 40. Corpo presente Apatia manifestada por sentir-se acima do assunto, por não conseguir atingir o nível de discussão ou por falta de identificação com o assunto.
  41. 41. O Envergonhado Fica o tempo todo querendo expressar o que pensa, mas não encontra oportunidade, tem receio do que os outros dirão de suas ideias.
  42. 42. O topa Tudo Prontidão para ajudar, a reavaliar suas decisões ou aceitar com facilidade os colegas como são.
  43. 43. O homem dos apartes Interfere para complementar com múltiplas informações, para falar de detalhes já discutidos ou sobre assuntos ainda não discutidos, porém fora de contexto.
  44. 44. O Pedestal Ensimesmado, não tem dúvidas a respeito da sua sabedoria e do quanto lhe custa ter que chegar até o nível do grupo.
  45. 45. O Escancarado Diz o sem cerimônias, bem humorado, expressa-se com naturalidade e simplicidade, é bem aceito pelos colegas.
  46. 46. O ponderado Reservado e prudente sem suas colocações, só expressa quando tem certeza de que vai contribuir.
  47. 47. Obrigado! – Wellington Marion @wellmarion

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