Gerenciamento de projetos aplicado a outsourcing de impressão - Thiarlei - Impressão Gerenciada

Gerenciamento de projetosGerenciamento de projetos
ImplantaçãoImplantação de outsourcing dede outsourcing de
impressãoimpressão
ThiarleiThiarlei MacedoMacedo
PatrocínioRealização

Antes de IniciarAntes de Iniciar
• Duração de 1:00 a 1:30;
• Dúvidas pelo Chat; (Chat moderado por Rafael Oliz)
• Se falhar áudio ou vídeo?
• Foco no treinamento!
Gerenciamento de projetos de implantação de outsourcing de impressão
• Foco no treinamento!
• Papel e caneta.

ApoioApoio –– Impressão GerenciadaImpressão Gerenciada
• Enttry Softwares;
• Revista Reciclamais;
• Lucas Chiminazzo Consultoria;
• Diamond Brasil;
• Diamond Brasil;
• Grupo Uniserv;
• Blog do Reciclador;
• Febreci.

PatrocínioPatrocínio
www.enttry.com.br

O que a Enttry Faz?O que a Enttry Faz?
SaibaSaiba o que, quanto, onde e quandoo que, quanto, onde e quando
osos usuários estão imprimindo.usuários estão imprimindo.
GuardianGuardian PrintAccountPrintAccount
GuardianGuardian SafePrintSafePrint
Impressão segura liberada porImpressão segura liberada por
Impressão segura liberada porImpressão segura liberada por
biometria da impressão digital.biometria da impressão digital.
GuardianGuardian PrintScoutPrintScout
MonitoramentoMonitoramento de impressoras ede impressoras e
coleta de contadores.coleta de contadores.

Desde 1997 no mercado de Impressão/Outsourcing
Atuação em outsourcing:
Sócio de empresa de outsourcing (até 2010);
Gestor de projetos de outsourcing;
Consultor em outsourcing (Prestadores de serviço e contratantes);
Desenvolvimento de softwares para controle de impressão.
Palestrante nos seguintes eventos:
MPS Conference;
Outsourcing Day;
Outsourcing Trends;
Ciclo de palestras da Feira Reciclamais;
Workshop Empreender e reciclar;
Workshop Gerenciando os custos de impressão;
Conferência soluções de Impressão.

Formação acadêmica:
Mestrado em Administração (PPGA/UFRGS).
MBA Executivo Internacional (UFRGS/FSG )
Pós Graduado em Teste e Garantia da Qualidade de Software (Feevale).
Graduado em Desenvolvimento de Sistemas de Informação (Ftec).
Certified Tester of Brazilian Software Testing Qualifications Board (BSTQB).
Técnico em eletrônica (CEFET)
Técnico em eletrônica (CEFET)
Atividade institucionais e profissionais:
Diretor de Relações Institucionais do TrinoPolo.
Professor de Engenharia de Software da Faculdade de Tecnologia Ftec ;
Diretor Executivo da Enttry Softwares.;
Consultor em outsourcing e tecnologia da informação.

“Um empreendimento temporário, com
objetivo de criar um produto, serviço ou
resultado único.”
O que é um Projeto ?O que é um Projeto ?
resultado único.”
PMBOK

“Processo único, consistindo de um grupo de
atividades coordenadas e controladas com
datas para início e término, empreendido para
alcance de um objetivo conforme requisitos
O que é um Projeto ?O que é um Projeto ?
alcance de um objetivo conforme requisitos
específicos, incluindo limitações de tempo,
custo e recursos.”
NBR 10006

ProblemasProblemas em projetosem projetos
Como o cliente explicou sua
necessidade
Como o gerente de projeto
entendeu
Como a equipe projetou O que foi executado A expectativa dos
stakeholders
Como o projeto foi docu-
mentado
Como o cliente foi cobrado Do que o cliente realmente
precisava
Como o projeto foi
suportado
Quais os recursos que foram
alocados

Características básicasCaracterísticas básicas
• Possui um processo prévio de planejamento;
• Deve possuir parâmetros deﬁnidos e planejados
de controle e avaliação;
• Não é repe==vo, ou seja, é inédito;• Não é repe==vo, ou seja, é inédito;
• Possui um início e um fim determinados;
• Obje=va gerar um produto com especiﬁcações
conhecidas e que seja claro e definido;
• É realizado por pessoas;
• Tem um componente de custo limitado e
definido.

PMI ProjectPMI Project ManagmentManagment InstituteInstitute BrasilBrasil
http://brasil.pmi.org/

• Gerenciamento de Escopo;
• Gerenciamento de Tempo;
• Gerenciamento do Custo;
• Gerenciamento da Qualidade;
Áreas de conhecimento do PMBOKÁreas de conhecimento do PMBOK
• Gerenciamento da Qualidade;
• Gerenciamento de Recursos Humanos;
• Gerenciamento de Comunicação;
• Gerenciamento de Risco;
• Gerenciamento de Contratos/Aquisição;
• Gerenciamento de Integração entre os
elementos do projeto.

O que é Gerência de Projetos ?O que é Gerência de Projetos ?
“Gerência de Projetos é a aplicação de
conhecimentos, habilidades, ferramentas e
técnicas nas atividades do projeto com o
objetivo de atender os requisitos do projeto.”
objetivo de atender os requisitos do projeto.”
PMBOK

O que sãoO que são StakeholdersStakeholders ??
Stakeholders são indivíduos, grupos de
indivíduos ou organizações que podem
influenciar de maneira positiva ou negativa o
projeto.
projeto.

Partes envolvidas no ProjetoPartes envolvidas no Projeto
• Gerência do projeto - indivíduo responsável
pela gerência do projeto
• Cliente - indivíduo ou organização que fará
uso do produto do projeto.
• Organização executora - empresa cujos
• Organização executora - empresa cujos
funcionários estão mais diretamente
envolvidos na execução .
• Patrocinador/Sponsor - Indivíduo ou grupo,
que provê os recursos financeiros para o
projeto

• Equipe competente;
• Condução por meio de liderança reconhecida;
• Plano que mostre um caminho e com
responsabilidades claras;
• Alinhamento com os objetivos da empresa;
Fatores CríticosFatores Críticos do Sucessodo Sucesso
• Alinhamento com os objetivos da empresa;
• Acordo entre os stakeholders com relação aos
objetivos;
• Controle eficiente de progresso, escopo, custo e
prazo utilizando ferramentas de gestão
adequadas;
17

• Comunicação constante e efetiva para todos os
envolvidos;
• Aplicação dos princípios da Qualidade;
• Meta claramente definida;
Comprometimento das partes envolvidas;
Fatores CríticosFatores Críticos do Sucessodo Sucesso
• Meta claramente definida;
• Comprometimento das partes envolvidas;
• Inexistência de item de alto risco;
• Estrutura organizacional adequada.
18

• Conjunto de atividades que caracterizam
a sequência de desenvolvimento do
projeto, organizadas em fases e etapas;
• Define o início e o fim de um Projeto;
• Contempla as características da
Ciclo de Vida do ProjetoCiclo de Vida do Projeto
• Contempla as características da
organização;
• O gerenciamento do projeto é executado
ao longo das fases.

CONCLUSÃO
EXECUÇÃO
2
3
4
Ciclo de Vida do ProjetoCiclo de Vida do Projeto
NÍVEL DE
ATIVIDADE
CONCEPÇÃO/INICIAÇÃO
Planejamento
1
2
TEMPO

ÁREAS DE
CONHECIMENTO
GRUPOS DE PROCESSOS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS
INICIAÇÃO PLANEJAMENTO EXECUÇÃO
MONITORAÇÃO
E CONTROLE
ENCERRAMENTO
INTEGRAÇÃO
“Desenvolver o
Termo de Abertura
do Projeto”
Desenvolver a
Declaração do
Escopo Preliminar
Elaborar o Plano
de Gerenciamento
do Escopo
Orientar e
gerenciar a
execução do
projeto
Orientar e
controlar o
trabalho do projeto
Realizar o
controle integrado
de mudanças
Encerrar o projeto
ESCOPO
Planejar e definir
escopo / EAP
Verificar escopo
Processos e ÁreasProcessos e Áreas ChaveChave
TEMPO
Atividades –
duração, recursos,
cronograma
Controle do
cronograma
CUSTOS
Estimativa e
orçamentação
Controle de custos
QUALIDADE
Planejamento da
qualidade
Realizar a
garantia
Controlar a
qualidade
RECURSOS
HUMANOS
Planejar RH
Contratar e
desenvolver
equipe
Gerenciar equipe
COMUNICAÇÕES Planejar
Distribuir
informações
Relatórios e gestão
de stakeholders
RISCOS
Identificar, analisar,
planejar respostas
Monitorar e
controlar
AQUISIÇÕES
Planejar compras e
contratações
Selecionar
fornecedores
Administrar
contratos
Encerrar contrato

Perfil do Gerente de ProjetosPerfil do Gerente de Projetos
• Pró-ativo;
• Perseverante;
• Orientado a objetivos;
• Comunicativo;
• Bom ouvinte;
• Planejador;
• Decisivo/Decisor;
• Auto-confiante;
• Comunicativo;
• Motivador;
• Organizado;
• Facilitador;
• Auto-confiante;
• Team builder;
• Persuasivo;
• Entusiasta;

Perfil do Gerente de ProjetosPerfil do Gerente de Projetos
• Sensível a pessoas e situações;
• Treinador (coaching);
• Inovador;
• Criativo;
• Criativo;
• Sabe priorizar;
• Sabe delegar;

A Restrição TriplaA Restrição Tripla
Escopo

As 9 Áreas de Conhecimento
AquisiçõesAquisições QualidadeQualidade
RecursosRecursos
HumanosHumanos
RiscosRiscos
ComunicaçãoComunicação
IntegraçãoIntegraçãoAquisiçõesAquisições
CustoCusto
TempoTempo
QualidadeQualidade
EscopoEscopo
IntegraçãoIntegração

Gerência de EscopoGerência de Escopo
Engloba os processos necessários para garantir
que o projeto inclua todo o trabalho necessário,
e somente o trabalho necessário, para ser
completado com sucesso. Inclui:
Scope Planning
Scope Definition
Create WBS
Scope Verification
Scope Control
(Planejamento)
(Planejamento)
(Planejamento)
(Controle)
(Controle)

Gerência de TempoGerência de Tempo
que o projeto termine dentro do prazo previsto.
Inclui:
Activity Definition (Planejamento)
Activity Definition
Activity Sequencing
Activity Resource Estimating
Activity Duration Estimating
Schedule Development
Schedule Control
(Planejamento)
(Planejamento)
(Planejamento)
(Planejamento)
(Planejamento)
(Controle)

Cronograma de ProjetoCronograma de Projeto
ID Atividade Predecessor Duração Mês 1 Mês 2 Mês 3 Mês 4 Mês 5
1 Análise de
requerimentos
30 dias
2 Modelagem
dados
1 15 dias
3 Protótipo de
telas
1 5 dias
4 Detalhamento
de funções
1 20 dias
5 Programação 1;2;3;4 40 dias
6 Testes 5 5 dias

Gerência de CustosGerência de Custos
que o projeto termine dentro do orçamento
aprovado.
Cost Estimating
Cost Budgeting
Cost Control
(Planejamento)
(Planejamento)
(Controle)

Cronograma Físico FinanceiroCronograma Físico Financeiro
ID Atividade Mês 1 Mês 2 Mês 3 Mês 4 TOTAL
1 Análise de
requerimentos
2.500,00 500,00 3.000,00
2 Modelagem
dados
1.200,00 600,00 1.800,00
3 Protótipo de 1.800,00 1.800,00
3 Protótipo de
telas
1.800,00 1.800,00
4 Detalhamento
de funções
2.500,00 1.600,00 4.100,00
5 Programação 1.500,00 1.500,00 3.000,00
TOTAL 2.500,00 6.000,00 3.700,0 1.500,00

Gerência de QualidadeGerência de Qualidade
que o projeto satisfaça as necessidades para o
qual foi empreendido. Inclui a gerência de
qualidade do projeto e do produto do projeto.
Quality Planning
Perform Quality Assurance
Perform Quality Control
(Planejamento)
(Execução)
(Controle)

Gerência de Recursos HumanosGerência de Recursos Humanos
o uso mais efetivo das pessoas envolvidas no
projeto. Inclui todos os stakeholders do projeto.
Human Resource Planning
Acquire Project Team
Develop Project Team
Manage Project Team
(Planejamento)
(Planejamento)
(Execução)
(Controle)

Gerência de ComunicaçãoGerência de Comunicação
Engloba os processos necessários para garantir a
correta geração, distribuição, armazenamento,
coleta, e disposição final das informações
relativas ao projeto. Inclui:
Communication Planning
Information Distribution
Performance Reporting
Manage Stakeholders
(Planejamento)
(Execução)
(Controle)
(Controle)

Gerência de RiscosGerência de Riscos
Engloba os processos necessários para garantir a
correta identificação, análise, e resposta aos riscos
do projeto; maximizando os efeitos positivos e
minimizando a consequência de efeitos negativos.
Risk Mgmt.Planning
Risk Identification
Qualitative Risk Analysis
Quantitative Risk Analysis
Risk Response Planning
Risk Monitoring and Control
(Planejamento)
(Planejamento)
(Planejamento)
(Planejamento)
(Planejamento)
(Controle)

Gerência deGerência de AquisiçãoAquisição
Engloba os processos necessários para compra
de produtos e serviços de fora da organização
executora do projeto.
Purchase and Acquisitions (Planejamento)
Purchase and Acquisitions
Plan Contracting
Request Sellers Response
Select Sellers
Contract Administration
Contract Closure
(Planejamento)
(Planejamento)
(Execução)
(Execução)
(Controle)
(Fechamento)

Gerência da IntegraçãoGerência da Integração
que os vários elementos do projeto estão
propriamente coordenados.
Develop Project Charter (Iniciação)
Develop Project Charter
Develop Project Scope Statement Preliminary
Develop Project Management Plan
Direct & Manage Project Execution
Monitor and Control Project Work
Integrated Change Control
Close Project
(Iniciação)
(Iniciação)
(Planejamento)
(Execução)
(Controle)
(Controle)
(Fechamento)

Plano de ProjetoPlano de Projeto
• O quão detalhado deve ser um plano de projeto ?
• Quando deve ser iniciada a confecção de um plano
de projeto ?
• Quem deve participar da confecção de um plano
• Quem deve participar da confecção de um plano
de projeto ?
• Quem deve receber uma cópia do plano ?
• Quem é o responsável final pelo plano de projeto ?

O que contém o Plano de Projeto ?O que contém o Plano de Projeto ?
• Sumário Executivo;
• Project Charter ;
• WBS & Definição de Escopo / EAP (Estrutura analítica do Projeto);
• Cronograma;
• Plano de gerência de custos e baseline e performance;
• Plano de Qualidade;
• Plano de Qualidade;
• Plano de Recursos Humanos;
• Plano de Comunicação, incluindo matriz de responsabilidades;
• Plano de gerência de Riscos;
• Plano de Aquisições;
• Avaliação para fechamento do projeto;
• Glossário e definições;
• Outras informações.

Por que os projetos têm sucesso?Por que os projetos têm sucesso?
1. Envolvimento do usuário;
2. Suporte da diretoria executiva ;
3. Requerimentos claramente definidos e
anunciados;
4. Planejamento efetivo;
4. Planejamento efetivo;
5. Expectativas realistas.
Standish Group

Taxas de Sucesso Projetos InternosTaxas de Sucesso Projetos Internos
• 16% de sucesso total
• 32% com sucesso parcial
• 52% falharam
• 52% falharam
Standish Group

Razões das Falhas de ProjetosRazões das Falhas de Projetos
• Requesitos incompletos;
• Falta de envolvimento do usuário;
• Falta de recursos;
• Expectativas não-realistas;
• Expectativas não-realistas;
• Falta de apoio executivo;
• Mudança nas especificações/requerimentos;
• Falta de planejamento;
• Produto não mais necessário.

EstruturaEstrutura do Microsoft Projectdo Microsoft Project

Pesquisa para melhorar osPesquisa para melhorar os
treinamentostreinamentos
Valendo o PPT
http://www.impressaogerenciada.com.br/pesquisa/

Próximo treinamentoPróximo treinamento
• Atendimento de suporte, SLA e softwares de
controle de atendimento
Quarta-feira, 25/06/2014
Quarta-feira, 25/06/2014
09:30h – Horário Brasília (12:30 Lisboa)
http://www.impressaogerenciada.com.br/treinamentos/

PerguntasPerguntas

Obrigado!!!Obrigado!!!
Thiarlei Macedo
Thiarlei Macedo
thiarlei@impressaogerenciada.com.br
www.impressaogerenciada.com.br.

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