Gerenciamento do tempo: processos e definição de atividades

Gerenciamento do Tempo

Renner Librelato Domingos Alves
renneralves@indg.com.br


Processos de Gerenciamento do Tempo:

Gerenciamento
do Tempo do
Projeto

Estimar os Estimar as
Definir as Seqüenciar as Desenvolver o Controlar o
recursos das durações das
atividades atividades cronograma cronograma
atividades atividades

FCS: Os processos de Gerenciamento do Tempo podem ser executados com sobreposição,
dependendo da complexidade do projeto.

Fonte: PMBOK 4th Edition


Definir as Atividades – Diagrama de Fluxo de Dados

Seqüenciamento das
atividades

Estimar recursos
Criação da EAP das atividades
Definir as
atividades
Ativos de Processos Estimar duração
Organizacionais das atividades

Desenvolver o
cronograma



Definir as Atividades
Objetivo: definir as tarefas necessárias para produzir as entregas do projeto.

Entradas Ferramentas Saídas
e Técnicas
• Linha de base de • Decomposição • Lista de atividades
escopo • Planejamento de • Atributos das
• Fatores ambientais ondas sucessivas atividades
da empresa • Modelos • Lista de marcos
• Ativos de processos • Opinião
organizacionais especializada

FCS: As atividades componentes do cronograma são fruto do desdobramento dos pacotes de
trabalho identificados na EAP.




Entradas

• Linha de base de escopo: apresenta a lista de entregas, restrições
e premissas do projeto.
• Fatores ambientais da empresa: influenciam o processo de
definição das atividades.
• Ativos de processos organizacionais: influenciam o processo de
definição das atividades através das políticas, procedimentos,
diretrizes e lições aprendidas de outros projetos.

FCS: As atividades componentes do cronograma são fruto do desdobramento dos pacotes de
trabalho identificados na EAP.




Ferramentas e Técnicas

• Decomposição: subdivisão dos pacotes de trabalho em atividades
mais gerenciáveis.
• Planejamento em ondas sucessivas: o planejamento é feito de
forma progressiva. Trabalhos futuros são planejados em níveis
maiores da EAP, conforme o ciclo de vida do projeto.
• Modelos: utilização de lista de atividades de projetos anteriores.
• Opinião especializada: especialistas oferecem opiniões técnicas
para a composição da lista de atividades.

FCS: Envolvimento da equipe de trabalho na decomposição pode oferecer resultados mais
precisos.




Saídas

• Lista de atividades: lista abrangente que inclui todas as
atividades do projeto, incluindo o identificador e o escopo da
atividade.
• Atributos da atividade: descrição mais detalhada da atividade (ID,
nome, descrição, código da EAP, predecessoras, sucessoras,
relações lógicas, antecipações, espera, requisitos de recursos,
datas impostas, restrições, premissas, responsável, local
geográfico e nível de esforço).
• Lista de marcos: identifica todos os pontos ou eventos
significativos do projeto (opcionais ou definidos em contrato).

FCS: Envolvimento da equipe de trabalho na decomposição pode oferecer resultados mais
precisos.



Seqüenciar as atividades – Diagrama de Fluxo de Dados

Definir as atividades
Documentos do
Projeto
Ativos de Processos Seqüenciar as
Organizacionais atividades Desenvolvimento do
Cronograma

Definir o escopo



Seqüenciar as Atividades
Objetivo: identificar e documentar o relacionamento das atividades do projeto.

e Técnicas
• Lista de atividades • Método do diagrama • Diagrama de rede
• Atributos das de precedência do cronograma
atividades (MDP) • Atualização da
• Lista de marcos • Determinação de documentação do
• Declaração de dependência projeto.
escopo do projeto • Aplicação de
• Ativos de processos antecipações e
organizacionais esperas
• Modelos de
diagrama de rede de
cronograma

FCS: Todas as atividades são conectadas a pelo menos um predecessor e um sucessor, com
exceção do primeiro e último marco.




Entradas

• Lista de atividades.
• Atributos das atividades.
• Lista de marcos.
• Declaração de escopo do projeto: contém a descrição do escopo
do produto, a qual pode influenciar no seqüenciamento das
atividades.
• Ativos de processos organizacionais: podem influenciar no
seqüenciamento das atividades.






• Método do diagrama de precedência – MDP: utilizado no CPM,
utiliza nós e flechas para representar as atividades e suas
relações. Inclui quatro tipos de dependências: TI, II, TT, IT.
• Determinação da dependência: são utilizados três tipos de
dependência: obrigatória (contratuais ou da natureza do
trabalho), arbitradas (preferências da equipe do projeto) e
externas (atividades externas ao projeto).






• Aplicação de antecipações e esperas: a equipe determina quais
atividades devem ser antecipadas ou postergadas.
• Modelos de diagramas de rede de cronogramas: modelos
padronizados podem ser utilizados para agilizar o
seqüenciamento.





Saídas

• Diagrama de rede do cronograma do projeto: mostra esquemática
das atividades do cronograma e suas relações lógicas.
• Atualizações da documentação do projeto: atualização da lista de
atividades, atributos de atividades e registro de riscos.




Estimar os Recursos das Atividades

Estimar a duração
Mobilizar a equipe das atividades
do projeto
Desenvolver o
Realizar as cronograma
Aquisições
Estimar recursos Documentação do
das atividades projeto
Definir as
atividades Desenvolver o Plano
de RH
Ativos de processos
organizacionais Planejar Aquisições



Objetivo: estimativa dos tipos e quantidades de materiais, pessoas, equipamentos
ou suprimentos necessárias para cada atividade.

e Técnicas
• Lista de atividades • Opinião • Requisitos do
• Atributos das especializada recurso da atividade
atividades • Análise de • Estrutura analítica
• Calendário de alternativas dos recursos
recursos • Dados publicados • Atualizações dos
• Fatores ambientais para auxílio e documentos do
da empresa estimativas projeto
• Ativos de processos • Estimativa bottom-
organizacionais up
• Software de
gerenciamento de
projetos

FCS: Para a identificação de recursos pode ser utilizado a consultoria de especialistas.




Entradas

• Calendário de recursos: informações sobre a disponibilidade dos
recursos durante a execução do projeto.
• Fatores ambientais da empresa: podem influenciar o processo de
estimativa dos recursos das atividades do projeto.
• Ativos de processos organizacionais: políticas, procedimentos e
informações históricas acerca dos recursos necessários.






• Opinião especializada: necessária para avaliar as entradas de
recursos no projeto.
• Análise de alternativas: análise das alternativas disponíveis para
a utilização dos recursos (manuais ou automáticos, comprar ou
alugar, etc.)
• Dados publicados para auxílio e estimativas: publicação de
índices de produtividade e custos unitários.






• Estimativa bottom-up: decomposição da atividade em detalhes
para alocação específica dos recursos.
• Software de gerenciamento de projetos: auxilia no planejamento,
organização e gerenciamento do pool de recursos.





Saídas

• Requisitos do recurso da atividade: identifica os tipos e as
quantidades de recursos de cada atividade do pacote de trabalho.
• Estrutura analítica de recursos: estrutura hierárquica dos
recursos identificados organizados por categoria e tipo de
recursos.
• Atualizações dos documentos do projeto: atualização da lista de
atividades, atributos das atividades e do calendários de recursos.




Estimar as Durações das Atividades – Diagrama de Fluxo de Dados

Definição do
Escopo

Mobilização da
Equipe do Projeto
Desenvolvimento
do Cronograma
Realizar Aquisições
Estimar as durações Identificação de
das atividades Riscos
Ativos de Processos
Ambientais
Documentação do
Projeto
Definição das
Atividades

Estimar Recursos
das Atividades



Estimar as Durações das Atividades
Objetivo: estimar o número de períodos necessários para terminar as atividades
específicas com os recursos estimados.

e Técnicas
• Lista de atividades • Opinião • Estimativa da
• Atributos das especializada duração da
atividades • Estimativa análoga atividade
• Requisitos do • Estimativa • Atualização da
recurso da atividade paramétrica documentação do
• Calendário dos • Estimativa de três projeto
recursos pontos
• Declaração de • Análise de reservas
escopo do projeto
• Fatores ambientais
da empresa
• Ativos de processos
organizacionais

FCS: A utilização de calendários de recursos e calendários de projetos auxilia na estimativa
das durações.




Entradas

• Requisitos do recurso da atividade: os recursos alocados e sua
disponibilidade influenciam diretamente a duração da atividade.
• Calendário de recursos: informa a disponibilidade e as taxas de
produtividade dos recursos alocados.

das durações.




Entradas

• Declaração de escopo do projeto: as restrições e premissas são
consideradas na estimativa da duração.
• Fatores ambientais da empresa: podem influenciar na estimativa
de duração das atividades com os bancos de dados, métricas de
produtividade e informações comerciais publicadas.

• Ativos de processos organizacionais: podem influenciar na
estimativa de duração das atividades com as informações
históricas, calendários de projetos, metodologia de elaboração de
cronogramas e lições aprendidas.

das durações.





• Opinião especializada: pode ser utilizada para estabelecimento de
durações máximas e combinação de métodos de estimativa de
durações.
• Estimativa análoga: utiliza informações como durações,
orçamentos, pesos e complexidade de projetos similares
anteriores.

das durações.





• Estimativa paramétrica: utiliza dados históricos como parâmetros
para o cálculo das durações.
• Estimativa de três pontos: utilizada pelo método PERT
• Te = (To + 4Tm + Tp)/6
• Análise das reservas: gerenciamento das reservas para as
incertezas do cronogramas (buffers).

das durações.




Saídas

• Estimativa da duração da atividade: avaliação quantitativa do
número de períodos necessários para completar as atividades.
Ex.: 02 semanas +- 02 dias, 15% de probabilidade de exceder a 03
semanas.

• Atualizações da documentação do projeto: atributos das
atividades e premissas feitas no desenvolvimento das estimativas
de duração.

das durações.



Desenvolver o Cronograma – Diagrama de Fluxo de Dados
Definir o escopo Controle do
Cronograma

Mobilizar a equipe
Desevolv. do Plano
do Projeto
de Gerenciamento

Realizar Aquisições
Documentação do
Projeto
Desenvolver o Estimativa de
Cronograma Custos
Ativos de Processos
Organizacionais
Definição do
Seqüenciar as Orçamento
atividades
Planejamento de
Estimar recursos Aquisições
das atividades

Estimar duração Planejamento
das Atividades da Qualidade


Desenvolver o Cronograma
Objetivo: analisar a seqüência de atividades, os recursos alocados, as durações
estimadas e as restrições de forma a produzir o cronograma do projeto.
Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas

• Lista de atividades • Análise da rede do • Cronograma do
• Atributos das cronograma projeto
atividades • Método do caminho • Linha de base do
• Diagrama de rede crítico cronograma
• Requisitos do • Método da cadeia • Dados do
recurso da atividade crítica cronograma
• Calendário dos • Nivelamento de • Atualização dos
recursos recursos documentos do
• Estimativa da • Análise de cenários projeto
duração das “E-se”
atividades • Aplicação de
• Declaração de antecipações e
escopo do projeto esperas
• Fatores ambientais • Compressão do
• Ativos de processos cronograma
organizacionais • Fer. de Desenvolv.

FCS: Para aprofundar vale a pena ler o documento Standard for Scheduling do PMI




Entradas

• Diagramas de rede do cronograma.
• Requisitos do recurso das atividades
• Calendário dos recursos.
• Estimativa das durações das atividades.





Entradas

• Declaração de escopo do projeto: contém premissas e restrições
que podem gerar impacto no desenvolvimento do cronograma.
• Fatores ambientais da empresa: podem influenciar no processo
de desenvolvimento do cronograma.
• Ativos de processos organizacionais: metodologia de
desenvolvimento de projetos e calendários de projetos.






• Análise da rede do cronograma: técnicas (CPM, CCPM, E-se,
Nivelamento de Recursos) que geram o cronograma do projeto
(datas de início e término mais cedo e mais tarde das atividades).
• Método do caminho crítico: método que calcula a folga total de
cada atividade do cronograma, identificando as atividades críticas
que possuem folga total igual a zero.
• Método da cadeia crítica: calcula as datas do cronograma levando
em consideração as limitações dos recursos e utiliza buffers de
proteção contra as incertezas do projeto.






• Nivelamento de recursos: técnica de análise dos recursos críticos
utilizada em conjunto com o CPM para evitar a sobreposição de
recursos.
• Análise de cenário “E-se”: utilização da técnica de Monte Carlo
para simular as durações das atividades em diversos cenários.
• Aplicação de antecipações e esperas: refinamentos do
cronograma para torná-los mais próximo da realidade.






• Compressão do cronograma: técnica utilizada para encurtar o
cronograma sem alterar seu escopo. Ex.:
• Crashing: compensações entre custos e cronograma são
analisadas (horas extras, recursos adicionais, pagamento por
aceleração de entregas do caminho crítico).
• Fast Tracking: atividades inicialmente planejadas para execução
seqüencial tornam-se simultâneas.
• Ferramentas automatizadas para o desenvolvimento do
cronograma: aceleram o processo de desenvolvimento do
cronograma. Ex: MS Project, Primavera, Spider, Project Builder.

FCS: A compressão por crashing pode acarretar maiores riscos e custos, já o fast tracking
pode acarretar em retrabalhos.




Saídas

• Cronograma do projeto: apresenta as datas de início e término
planejadas para cada atividade, pode ser representado de
diversas formas (gráficos de marcos, gráfico de barras, diagrama
de rede do cronograma).
• Linha de base do cronograma: versão específica do cronograma
que apresenta as datas de início e término aceitas pela equipe do
projeto.





Saídas

• Dados do cronograma: incluem os marcos, as atividades,
atributos das atividades, restrições e premissas identificadas.
Incluem: requisitos de recursos, cronogramas alternativos por
cenários, alocação de reservas por contingências, histograma de
recursos, projeção de fluxo de caixa e cronogramas de pedidos e
entregas.
• Atualizações da documentação do projeto: atualização dos
requisitos dos recursos das atividades, dos atributos das
atividades, do calendário do projeto e registro de riscos.




Controlar o Cronograma – Diagrama de Fluxo de Dados

Desenvolver o Plano
de Ger. do Projeto
Orientar e gerenciar
a execução
Ativos de processos
organizacionais
Desenvolver o Plano
de Ger. do Projeto
Controlar o Documentação do
Cronograma Projeto
Ativos de processos
organizacionais
Relatório de
desempenho
Desenvolver o
cronograma
Gestão integrada
de mudanças



Controlar o Cronograma
Objetivo: processo para o monitoramento do progresso do projeto e gerenciamento
das mudanças feitas na linha de base do cronograma.

Entradas Ferramentas e Saídas
Técnicas
• Plano de • Análise de • Medição do
gerenciamento do desempenho desempenho do
projeto • Análise de variação trabalho
• Cronograma do • Software de • Atualizações de
projeto gerenciamento de ativos de processos
• Informações sobre o projetos organizacionais
desempenho do • Nivelamento de • Solicitações de
trabalho recursos mudanças
• Ativos de processos • Análise do cenário • Atualização do
organizacionais “E-se” plano de
• Ajustes de gerenciamento do
antecipações e projeto
esperas • Atualizações dos
• Compressão do documentos do
cronograma projeto

FCS: O controle do cronograma deve ser utilizado para determinar a situação atual do projeto,
influenciar os fatores que criam alterações no cronograma, determinar as mudanças sofridas
pelo cronograma e gerenciar as mudanças conforme suas ocorrências.



Entradas

• Plano de gerenciamento do projeto: descreve como projeto será
gerenciado e controlado.
• Cronograma do projeto: versão mais atualizada do projeto
indicando as atividades concluídas ou em andamento.
• Informações sobre o desempenho do trabalho: informações
acerca do progresso das atividades do projeto.
• Ativos de processos organizacionais:políticas, procedimentos,
diretrizes, ferramentas, métodos de monitoramento e relatos





• Análise do desempenho: compara as datas reais do cronograma
com as datas planejadas, a porcentagem completa e a duração
restante para completar o trabalho. São usados para avaliar a
magnitude das variações o VP e o IDP da análise de valor
agregado. Outra forma de avaliação é o consumo do buffer no
método CCPM.
• Análise da variação: análise das causas de variação do projeto
em relação à linha de base do cronograma, estabelecendo a
necessidade de ações corretivas.





• Software de gerenciamento de projetos: permite rastrear datas
planejadas versus datas reais e prever o efeito das mudanças do
cronograma.
• Nivelamento de recursos: utilizado para otimizar a distribuição
dos recursos.
• Análise do cenário “E-se”: usada para revisar os cenários do
projeto.
• Ajustes de antecipações e esperas: usada para encontrar
maneiras para alinhar as atividades atrasadas do projeto com o
plano.





• Compressão do cronograma: usadas maneiras para alinhas as
atividades atrasadas do cronograma com o planejado.
• Ferramentas para desenvolvimento do cronograma: software de
gerenciamento do projeto utilizado para análise da rede do
cronograma.




Saídas

• Medições do desempenho do trabalho: documentação e
comunicação do VP e IDP das atividades do cronograma às
partes interessadas.
• Atualização dos ativos de processos organizacionais: causas de
variações, ações corretivas escolhidas e lições aprendidas.
• Solicitações de mudanças: processamento das mudanças da
linha de base do cronograma ou do plano de gerenciamento do
projeto.




Saídas

• Atualização do plano de gerenciamento do projeto: linha de base
do cronograma, plano de gerenciamento do cronograma, linha de
base de custos.

• Atualização dos documentos do projeto: dados do cronograma e
cronograma do projeto.


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