Dicas de Gestão do Tempo, Produtividade e Qualidade de Vida

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Valioso conjunto de dicas, que podem fazer a diferença, em seus desafios diários.

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Dicas de Gestão do Tempo, Produtividade e Qualidade de Vida

  1. 1. 24h<br />Assistentes Pessoais<br />Concierge Corporativo<br />Gestão do Tempo, Produtividade e QV<br />
  2. 2. Lista de Tarefas<br />− Isto é um item anotado<br />O Isto é um item por fazer<br />Ɵ Isto é um item delegado<br />Ø Isto é um item feito<br />® Isto é um item por registrar<br />Tenha uma “ToDoList”. <br />Caderno ou software, o importante é o controle. <br />Use símbolos para Pendentes, Delegadas e Completadas. <br />Email é comunicação, não um ToDolist. Tenha um método e se discipline a ele. c<br />
  3. 3. Lista de Prioridades<br />Importante VS. Urgente.<br />Faça um mapa ou BSC do que é estratégico para você (Estratégia, Cliente/CRM, Projetos, Canais, Marketing, Delivery, Colaboradores, Inovação, Financeiro). <br />Seu Calendário precisa ter apenas tarefas com horário realmente definido. <br />
  4. 4. Comece pelo mais difícil<br />Mate logo um leão! (suas novas mensagens de email não é (hoje) um leão) <br />
  5. 5. Não tenha receio de pedir ajuda<br />Terceirize, pergunte pra quem conhece. <br />Evite resolver problemas pessoais, durante o trabalho, e principalmente, não queira resolver tudo sozinho. <br />
  6. 6. Organize suas informações<br />Para que possa pesquisar rapidamente (bancos de dados de contatos, Google Apps, Google Desktop, whatever...). <br />Não confie em sua memória, pois a sobrecarga pode gerar stress. <br />
  7. 7. DEMO em Access<br />
  8. 8. Diga não às interrupções...<br /> ...menos importantes. <br />Nada de avisos de “novo email”, ou “fulano está online”, a cada 5 minutos. <br />Mantenha-se como “busy” e leia emails 3 ou 4 vezes por dia, no máximo. <br />
  9. 9. Resolva logo<br />Se o assunto pode ser resolvido em poucos minutos, não deixe pra depois. Resolva na hora que tomar ciência. <br />Evite o uso de InstantMessaging ou SMS, a menos que seja realmente necessário. <br />O telefone é muitas vezes um aliado melhor do que o email.<br />
  10. 10. Em vez de marcar como lido, marque como resolvido<br />Dica Outlook: Ctrl + Q<br />Não perca tempo organizando (ou mesmo deletando) emails pouco importantes.<br />
  11. 11. Reserve tempo...<br />...em sua agenda para eventualidades. Não preencha todos os seus slots.<br />
  12. 12. Redes Sociais: <br />Todas vão te ajudar a não esquecer de responder, portanto, deixe sempre pra depois!<br />
  13. 13. Delegue o quanto antes<br />E com detalhes de como você gostaria que aquilo fosse feito) tudo o possível, para que a pessoa tenha tempo para adiantar ou resolver o problema.<br />
  14. 14. Dicas de como delegar tarefas<br />Dê instruções com precisão. Se puder, exemplifique, cite preferências, e dê dicas simples que permitam que o Assistente Virtual (AV) faça certo, na 1ª vez. <br />Estabeleça prazos adequados e limites de horas para a realização de suas tarefas. Se quiser relatos de progressos intermediários, deixe isto claro.<br />Fracione tarefas em blocos menores. Delegue tarefas para que sejam completadas em não mais de 72 horas.<br />Delegue tarefas uma de cada vez, e priorize diferentes solicitações. <br />“Um VA poderia fazer isto?”. Não espere sempre milagres do AV, mas também não o subestime. Não faz muito sentido gastar tempo com emails para um VA fazer algo que você faria em 5 minutos, como conseguir cotações de passagens aéreas. <br />Fonte: Timothy Ferris. Resumo em: http://www.prestus.com.br/delegar<br />
  15. 15. Não pense “se quer bem feito, faça você mesmo”<br />Pense: “se quer bem feito 30 vezes, ensine você mesmo 3 vezes, e o quanto antes”. <br />Aprenda a ser tolerante com a dificuldade dos outros.<br />
  16. 16. Saiba dizer não<br />em seu ambiente profissional. <br />Melhor do que atrasar a tarefa ou não cumpri-la, depois.<br />
  17. 17. Reduza o número e o tempo de reuniões. <br />Proponha que se use o Skype, ou as faça de pé. <br />Utilize um timer para controlar o tempo que cada participante terá para apresentar (isto ajuda todos a resumir conteúdos). <br />Agrupe compromissos externos em horários próximos.<br />
  18. 18. Revise semanalmente as pendências.<br />− Isto é um item anotado<br />O Isto é um item por fazer<br />Ɵ Isto é um item delegado<br />Ø Isto é um item feito<br />® Isto é um item por registrar<br />
  19. 19. Tenha contatos atualizados sempre a mão.<br />
  20. 20. Faça backups. <br />
  21. 21. Lembre-se de relaxar<br />Você fez por merecer seu tempo livre, ao final do dia. Exercite-se sim, mas depois escute músicas calmas. Descansar é um processo. Prepare-se para dormir.<br />
  22. 22. Uso de Assistentes Virtuais<br />DEMO<br />
  23. 23. Dicas de como delegar tarefas a um Assistente Virtual<br />No livro “Trabalhe 4 horas por semana”, Timothy Ferris exemplifica e ilustra muito bem os benefícios de se delegar tarefas a assistentes virtuais.<br />Há 3 artigos (resumos) deste livro em:<br />http://www.prestus.com.br/delegar<br />Veja nos slides seguintes os pontos principais<br />
  24. 24. Minha Vida Terceirizada<br />Com um VA você aprende a dar ordens e ser o comandante, em vez de ser o comandado. <br />“Se posso fazer algo melhor que um assistente, porque deveria pagar-lhe para fazer?” Resposta: Porque o objetivo é liberar o seu tempo para focar em coisas maiores e melhores. O seu tempo pode até parecer “de graça” mas vale muito mais do que o custo de um assistente virtual <br />Contrate uma empresa de AV’s, em vez de operadores solo.<br />Cuidado para não abusar: tarefas ilógicas, ineficientes ou mal definidas não devem ser feitas nem por você, nem por sua Assistente Virtual <br />Regra de ouro 1: Cada tarefa delegada deve ao mesmo tempo demandar bastante tempo para sua realização e estar bem definida. <br />Fonte: Timothy Ferris. Resumo em: http://www.prestus.com.br/delegar#parte_II<br />
  25. 25. Para clientes Prestus<br />Assistente Pessoal 24h<br />por email ou telefone<br />Informações 24h: endereços, telefones, rotas alternativas para quando estiver no trânsito ou na rua, por exemplo! <br />Concierge de Compras: reservas de restaurantes, hotéis, viagens, pesquisas de preços...<br />Tomar providências em seu nome: ligar para Call-centers, organizar reuniões e eventos sociais, agendar Consultas, etc...<br />Atender as chamadas de seu celular, quando em reuniões, ou em viagens, gerando recados via SMS ou email<br />Suporte em assuntos relacionados ao veículo, à residência e à família<br />
  26. 26. Canais de Atendimento Prestus<br />Aproveite sua retaguarda:<br />Informação e resolução remota de problemas em tempo real<br />Consultores Especialistas em diversas áreas: Advogados, Especialistas em Compras, Informática, Finanças, Viagens, Trânsito/Logística, Tradução, Eventos/CRM e muito mais!<br />Escreva-nos por email<br />Ligue, 24h por dia, para nossos números nas principais capitais<br />Ganhe Tempo e Produtividade<br />Menos stress. Mais qualidade de vida!<br />
  27. 27. Mude seus paradigmas!<br />Se inspire com o vídeo “Profissão Perigo”<br />Conheça a história do Sr. Ferraz<br />E simule agora mesmo quais tarefas você pode delegar para seu assistente pessoal da Prestus<br />
  28. 28. 24h<br />Assistentes Pessoais<br />Concierge Corporativo (EAP)<br />Relacionamento<br />Gestão de Emergências <br />

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