Administração do tempo

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Administração do tempo

  1. 1. Versão 1.0 Administração do Tempo Minicurso: Cursos 24 horas Aristóteles Cotrim
  2. 2. Por que Administrar o Tempo?  MITOS    Quem adm. tempo torna-se escravo do relógio; Adm. o tempo só se aplica a vida profissional; A gente só produz ou trabalha sob pressão.  VERDADE   Tempo é questão de querer ter tempo / não basta só querer é preciso administrar; Qualidade de vida.
  3. 3. Identificar as prioridades e avaliar a lista de tarefas 1. 2. 3. 4. 5. Importante e urgente – realizar imediatamente / deve ser resolvido imediatamente Importante e menos urgente – a realizar nos próximos dias / gera valor, deve ser resolvido em 2º lugar Menos importante, porém urgente – a realizar nos próximos dias / não gera valor Menos importante e menos urgente – realizar quando a pessoa achar melhor / não é importante nem urgente Sem importância e sem urgência – se for necessário fazê-las deve-se delegar ou então verificar se o assunto não é para esquecer
  4. 4. Questões que precisam ser respondidas na organização pessoal 1. 2. 3. 4. O que merece ser considerado importante? O que merece ser visto como urgente? O que é importante deve ser urgente? O que deve ser feito primeiro: o que é importante e ou urgente?
  5. 5. Aplicando 1. 2. 3. 4. 5. 6. O que gostaria que acontecesse com você daqui pra frete? Escreva essas visões sob forma de objetivos. Defina quais os passos levarão aos seus objetivos, o que deve ser feito para chegar lá? Valorize cada passo que está dando. Tenha uma visão positiva entorno dos obstáculos; Pense na melhor maneira de fazer cada coisa, excelência. Tenha o tempo como aliado: 1. 7. realize suas tarefas dentro do prazo estimado Organize-se
  6. 6. Dicas 1. 2. 3. 4. 5. 6. Defina sua meta: visualize exatamente aquilo que você quer alcançar. Não use termos vagos ou exagerados. Seja específico: quantia, tempo Programe-se: etapa por etapa, meta principal e intermediárias Ajuste-se ao plano Não tente fazer várias coisas ao mesmo tempo Avalie o tempo gasto: tudo o que faço vale o tempo que gasto? Não pode delegar para alguém que custe menos? As tarefas rotineiras que executa realmente merecem o tempo e esforço?
  7. 7. Administração por objetivos descrever os objetivos; 2. os prazos para conclusão; 3. e o monitoramento. Obs.: os objetivos devem estar alinhados ao da Administração/subordinados 1.
  8. 8. Métodos utilizados para ganhar tempo  Seleção: Reconhecer as partes do seu trabalho que sejam antiquadas ou desnecessárias (devem ser abandonados)  Delegação: domine uma tarefa rotineira e repasse (afaste-se das tarefas rotineiras)
  9. 9. Inimigos do trabalho eficaz  Preocupar-se: consome seu tempo  Deter-se: não continue gastando tempo após o término  Evite transferir tarefas agendadas  Cuidados com as desculpas  Evite lamentações
  10. 10. Máximas de Pareto Um pequeno número de coisa produz resultados importantes  A maioria dos esforços realizados não atinge os resultados pretendidos  É preciso saber se algo está funcionando ou não  A maior parte da atividade, individual ou de grupo, é uma perda de tempo 
  11. 11. O que fazer      Faça uma lista – Nada será feito até que esteja em uma lista de coisas a fazer Não tolere interrupções – muitas vezes nem atenda ao telefone, mantenha-se no item até que acabe Atribua prioridades – O que deve ser feito em primeiro lugar, e a seguir o que pode esperar. Faça primeiro o mais importante – A mais alta prioridade é mais importante, por razões que você mesmo determina Trabalhe no item até que tenha terminado.
  12. 12. Três princípios clássicos da Adm. do tempo  Lista de tarefas – diária e concentre-se na execução  Assuntos urgente – primeiro cuide dos assuntos urgentes  Distribua uniformemente a sua carga de trabalho
  13. 13. Combater a falta de foco  Priorize as atividades  Operação shutdown – desligue as distrações  Crie um padrão – ritualize (música barroca)  Respire – antes de começar as atividades respire
  14. 14. Assertividade  É a capacidade de negociar seus limites consigo mesmo, ou seja, é encarar o problema da falta de tempo para viver e ter momento de lazer.  Ser claro e conciso em suas relações, evidenciando conscientemente o seu posicionamento;  Dizer sim ou não quando necessário, defendendo seus direitos quando apropriado;  Expressar seu sentimentos;  Ajudar a si próprio a desenvolver sua autoconfiança; melhorando sua autoestima;  Escolher o rumo que deseja dar a uma situação;  Mudar seu próprio comportamento, quanto este for inadequado;  Pedir aos outros para mudar comportamentos inadequados  Assumir a responsabilidade pela própria vida e seus relacionamentos.
  15. 15. Perda da assertividade        Percepção – perda na frequência, na amplitude e dificuldade para tomada de decisões; Visão global – perda na percepção do todo atingindo a atividade gerencial de planejamento estratégico e administração do tempo; Autoexpressão – Perda no relacionamento humano, na liderança e na espontaneidade; Concentração – Atrapalha a análise e tomada de decisões/ Tempo de reação – Atinge o processo decisório porque o raciocínio fica lento; Humor/irritabilidade – Baixa compreensão empática atingindo a habilidade de negociação interpessoal; Criatividade – Fica totalmente comprometida.
  16. 16. Desenvolvendo a capacidade assertiva  Não perder tempo com lamentações;  Concentrar-se no problema;  Considerar e avaliar as alternativas;  Pensar antes de agir;  Encarar crises como desafio e administrar sua ansiedade antes que ela predomine em sua mente e suas emoções.
  17. 17. Desenvolvendo a capacidade assertiva 2      Reconheça que a ansiedade é resultado, muitas vezes, das pressões e não do trabalho; Identifique e entenda as pressões que estão causando a ansiedade; A ansiedade induz a mecanismos de defesa e fuga que levam ao desperdício de tempo; Aprenda a controlar a sua ansiedade utilizando uma disciplina de trabalho, com clara definição de objetivos e concentração nas prioridades; Concilie suas necessidades de curto prazo com suas necessidades de longo prazo, usando os esforços na proporção correta.
  18. 18. Pondo em prática   E-mails:  cheque sempre o assunto antes de abrir um e-mail  Coloque os menos urgentes em pastas separadas e identificadas  Mantenha dois endereços eletrônicos: um pessoal e outro para assuntos de trabalho  Procure substituir uma ligação por um e-mail para evitar má interpretação e ter tudo registrado. Reuniões:  Tenha uma pauta definida  Procure levar todo o material necessário  Realize encontro geral no caso de informações gerais  Pautas novas devem ser anotadas para discussão posterior
  19. 19. Pondo em prática    Tarefas:  Por ordem de prioridade  Faça um planejamento diário  Estipule tempo previsto para cada atividade  Caso de atividades longas determine uma data limite  Deixe espaços na agenda para imprevistos Postura:  Saiba dizer não com argumentos  Nunca aceite tarefas que sabe que não terá condições de cumprir no prazo estipulado Papeis e documentos:  Elimine os papeis desnecessários sobre a mesa de trabalho e nas gavetas  Jogue papeis fora ao menos uma vez por dia
  20. 20. Pondo em prática       Secretária eletrônica  Deixe recado adiantando o assunto Telefonemas  Faça uma lista de ligações que devem ser realizadas no dia  Seja objetivo e conciso nas conversas Correspondência:  Rascunhe a resposta no verso da carta ou memorando  Responda-a imediatamente ou coloque-a onde possa ser respondida Prioridade nas atividades do dia  Procure estabelecer, sempre que inicie o dia ou alguma atividade, quais são as prioridades Delegue se possível Aprenda a dizer não  Evitar aquilo que não pode fazer
  21. 21. Como definir URGENTE x IMPORTANTE  O que é URGENTE      Ações que parecem requere atuação imediata, têm pressa e são visíveis Mostram-se inadiáveis Outros pressionam para que sejam feitas Mas poucas vezes tem a ver com a realização de objetivos considerados maiores O que é IMPORTANTE  Ações que contribuem para a realização de uma missão, para obter resultados, para alcançar objetivos e para atingir metas.
  22. 22. Matriz de Urgência e Importância
  23. 23. Como se organizar no planejamento dia-a-dia – lista mestra       Atividade/O que deve ser feito Prazo/A data de entrega, se não tiver defina uma Resultados/Tente dar um nível de resultado esperado Facilidade/Estabeleça um nível de facilidade (fácil, médio e difícil) Prioridade/ Definir com base nos outros itens Conclusão/ Registre a conclusão
  24. 24. Dicas para estabelecer metas      Corte as metas que pouco contribuem para as metas da sua vida Quando identificar uma atividade sem prioridade, elimine-a Se uma área toma muito tempo, corte o tempo pela metade Não poupe tempo em uma atividade para gastá-lo em outra tarefa igualmente desperdiçadora Esse projeto é prioritário? Poupe esforço conscientemente
  25. 25. Defina Objetivos e Prioridades     Estabeleça suas metas e objetivos O planejamento deve ser feito todos os dias e a definição de prioridades deve estar incluída nele Mantenha uma lista de coisas específicas a ser preparada a cada dia. Arrume-as em ordem de prioridade e, em seguida, se esforce por realizar por prioridade, as mais importantes em primeiro lugar Desenvolva uma filosofia pessoal de tempo e relacione as prioridades uma programação de eventos
  26. 26. Dicas para planejamento das metas       Controle o início dos eventos através do planejamento Reconheça que planejar toma tempo, mas que o resultado final será de economia Enfatize os resultados e não a atividade Reconheça que algumas vezes o sucesso não é alcançado em virtude de métodos utilizados O planejamento das atividades diárias deve estar finalizado antes de você chegar ao escritório Combine todos os registros de programação em um diário
  27. 27. Empecilhos institucionais  Excesso de Tarefas  Excesso de papéis  Excesso de interrupções  Excesso de telefonemas  Excesso de Reuniões
  28. 28. Superar o adiamento         Faça agora e fará uma vez somente, não fique lendo e relendo para fazer uma ação; Programe o que você vai fazer e realmente faça; Resolva os problemas enquanto eles são pequenos, problemas maiores consomem mais tempo; Diminua as interrupções desnecessárias, isso o ajudará a ser mais produtivo; Coloque os atrasos em dia, trabalhos atrasados consomem tempo extra; Trabalhe sempre de forma preventiva, antecipando-se; Pare de se preocupar, o grande dano do adiamento é o cansaço mental que isso causa; Sinta-se melhor em relação a si mesmo, a conclusão de tarefas evita o estresse, traz mais autoconfiança e autorrespeito.
  29. 29. Resumindo     O foco é a principal peça para a realização de qualquer atividade e que a falta dele causa a falta de tempo e baixa produtividade do profissional; Outro comportamento importante é a assertividade, possuir essa virtude é ter a capacidade de negociar os seus limites consigo mesmo; O uso da disciplina é essencial para conseguir economizar tempo; A maioria das pessoas gostaria de administrar melhor o seu tempo, mas se vê diante de vários empecilhos de natureza institucional que englobam excesso de tarefas, de papéis, de interrupções, de telefonemas, de reuniões e de natureza pessoal: a tendência ao adiamento; à indecisão e a tentativa de esconder a verdade de nós mesmos.
  30. 30. Lista  Seja realista  Não inclua atividades em excesso  Preveja um reserva de tempo  Reveja a lista a cada manhã  Adicione atividade à medida que finalizar outras  Antes de executa cada atividade (pode ser delegada?)  Agrupe as atividades relacionadas
  31. 31. A importância de dizer NÃO 1. 2. 3. 4. Ganho de tempo; Definição clara das situação; Manutenção de prioridades; Economia de esforços.
  32. 32. Situações em que é preciso dizer não O      não é indicado nos seguintes cados A atividade não corresponde ao plano estratégico da empresa; Há outra prioridade; O esforço relativo à execução da atividade não compensa o resultado a ser obtido; A atividade aumenta o custo, sem trazer o benefício correspondente; A atividade diminui o lucro, sem trazer contrapartida positiva.
  33. 33. Diminuir as interrupções 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Permita um tempo definido para interrupções Faça reuniões de pé Receba as visitas pessoais fora do escritório Procure agendar compromissos para evitar visitas não programadas Reorganize os móveis de modo que sua mesa não fique de frente para a porta e mantenha-a fechada Remova as cadeiras extras do seu escritório Não contribua com conversas desnecessárias
  34. 34. Como aproveitar melhor o seu tempo  Aprenda a ouvir atentamente Assim não perderão tempo verificando se relamente compreendeu o que foi dito. Obtenha dados: o que, quando, onde e o porquê. Proceda assim cada vez que enfrentar um novo problema e evitará voltar ao assunto para obter mais dados. Ir ao dentista no dia errado significa que você não prestou atenção ao marcar a consulta. Ouvir atentamente evita mal entendido. Jogue coisas fora todos os dias Quantas coisas você tem sobre sua mesa de trabalho que realmente são necessárias? Livre-se das desnecessárias. Afaste da sua esfera de trabalho aqueles objetos que possam distraí-lo. Examine cuidadosamente sua mesa todos os dias e mantenha a cesta de papéis bem cheia de coisas sem serventia. 
  35. 35. Recomendações antes de enviar uma mensagem      Discuta um assunto por mensagem; Defina claramente o tópico no cabeçalho; Crie uma mensagem curta, mas que inclua todas as informações necessárias para que o receptor possa tomar uma atitude ou responder; Os programas de correio eletrônicos têm funções de bloqueio para mensagens indesejadas, quando for o caso, peça ao remetente para retirar seu nome da lista de e-mail ou simplesmente bloqueie a mensagem a partir do programa Não deixe para depois, tome uma atitude em relação à mensagem. A regra é Faça Agora ou Exclua Agora. Não há necessidade de responder a mensagem no momento em que ela chega, ao invés disso, trate as mensagens em bloco para ser mais eficiente.
  36. 36. Tornando as reuniões mais produtivas e criativas         Só convoque uma reunião quando for totalmente indispensável; Estabeleça os objetivos, elabore uma pauta, fixando tempo para cada assunto; Convoque somente pessoas as quais o assunto interessa; Castigue os atrasados; Mantenha o rumo da discussão; Designe um participante para secretariar a reunião; Sintetize as conclusões; Faça o acompanhamento de todas as decisões tomadas.
  37. 37. Relembrando      Qual é o nome do processo em que se determina um conjunto integrado de ações e procedimentos?  PLANEJAMENTO Apontam a direção e ao elaborá-las você estará pronto para prosseguir de forma confiante.  LISTAS O que você deve definir com base na importância para solução de problemas e alcance de metas?  PRIORIDADES Estão entre as 15 primeiras atividades que consomem mais tempo.  REUNIÕES Postura de administração que permite ao seu pessoal usar e desenvolver habilidades e conhecimentos até seu pleno potencial.  SABER DELEGAR

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