1. CARTILHA DE REDAÇÃO E
CORRESPONDÊNCIAS OFICIAIS
(1ª Edição)

2. MNISTÉRIO DA EDUCAÇÃO
INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DO AMAZONAS
João Martins Dias
Reitor
Antônio Venâncio Castelo Branco
Pró-Reitor de Desenvolvimento Institucional
Nelson Batista do Nascimento
Pró-Reitor de Administração
Vicente Ferreira de Lucena Júnior
Pró-Reitor de Ensino
Ana Mena Barreto Bastos
Pró-Reitora de Pesquisa, Pós-Graduação e Inovação
Sandra Magni Darwich
Pró-Reitora de Extensão
Elaboração
Analice Pereira Barbosa
Administradora
Yanna Santos de Medeiros
Administradora
Revisão
Jânio Lúcio Paes Alves
Diretor de Administração e Finanças – Reitoria
Colaboração
Erlison Soares Lima
Designer - Reitoria

3. A Redação Oficial tem como principal objetivo comunicar com a máxima
clareza e impessoalidade os assuntos pertinentes ao órgão emissor. Esta
cartilha apresenta algumas regras, modelos e características, de acordo com
o “Manual de Redação da Presidência da República”, para a elaboração
de documentos oficiais, tais como ofícios e memorandos, de forma a
padronizá-los, facilitando a comunicação do
Instituto Federal de Educação, Ciências e Tecnologia – IFAM.
Apresentação

4. Características da Redação Oficial
• Impessoalidade: o documento é
feito em nome do Serviço
Público, por isso, o destinatário,
por mais que seja seu amigo,
deve ser tratado de forma
impessoal, de maneira formal,
respeitando a hierarquia, e o
assunto deve se delimitar apenas
à esfera “de”.
• Clareza: o documento não
pode apresentar palavras ou
expressões ambíguas. Tente ser
o mais direto
possível, sem rodeios.
• Concisão: transmitir o máximo
de informações com o mínimo
de palavras. Se você quer
chamar atenção para algo,
coloque em negrito
(mais não exagere).
• Padronização: diz respeito a
manter a formalidade e a
uniformidade nos documentos
emitidos em toda a
Administração Federal.•

5. 1. Pronomes de tratamento
Os pronomes de tratamento representam a forma de tratar as pessoas
com quem se fala ou a quem se dirige a comunicação, exemplo:
Autoridade Forma de tratamento Vocativo
• Diretores
• Pró-Reitores
• Chefes de Departamento
• Demais autoridades e particulares
Vossa Senhoria Senhor seguido do respectivo
cargo
• Reitores de Universidades Vossa Magnificência Magnífico Reitor
Elementos para a estrutura da redação oficial
Foi abolido o uso do tratamento de
Digníssimo e Ilustríssimo, afinal a dignidade
é pressuposto para que se ocupe qualquer
cargo público, sendo desnecessária sua
repetida evocação.
Doutor é um título adquirido mediante
curso de doutorado, logo é relativo à
pessoa, e não a um cargo ou uma função,
não devendo ser utilizado como forma de
tratamento.

6. 2. Siglas
UNIDADES SIGLAS
Pró-Reitoria de Administração PROAD
Pró-Reitoria de Ensino PROEN
Pró-Reitoria de Pesquisa, Pós-Graduação e Inovação
Tecnológica
PPGI
Pró-Reitoria de Extensão PROEX
Pró-Reitoria de Desenvolvimento Institucional PRODIN
Campus Coari CCO
Campus Lábrea CLA
Campus Manaus Centro CMC
Campus Manaus Distrito Indutrial CMDI
Campus Manaus Zona Leste CMZL
Campus Maués CMA
Campus Parintins CPA
Campus Presidente Figueiredo CPRF
Campus São Gabriel da Cachoeira CSGC
Campus Tabatinga CTB

7. 3. Destaques e números
Muitas vezes no corpo do texto é necessário deixar algumas
palavras em destaque ou ainda dar um tratamento especial a
certas informações:
Documentos
numerados
Independente do tipo de documento (lei,
ofício, memorado) é preciso
identificação própria, portanto a letra
inicial deve ser maiúscula.
Recebi o Ofício n.º 123
Proad/Ifam/2012
O Decreto n.º 001...
Datação dos
expedientes
A datação deve sempre começar com
letra maiúscula e terminar com ponto.
A cidade de origem é seguida de vírgula,
antes da data. Sem citar a cidade, usa-se
“Em”, não seguido de vírgula.
Manaus, 15 de janeiro de
2012.
Em 1º de janeiro de
2012.
Use itálico nas expressões
estrangeiras e latinas.
Use negrito para destacar
alguma palavra no texto
quando necessário, mas
evite excessos!
A indicação do ano não
deve conter ponto entre as
casas de milhar e centena.
Não se escreve ano 2.000,
apenas 2000.
Os dias devem indicados na
forma numérica, sem o
numeral zero à Esquerda; o
primeiro dia do mês escreve-
se em número ordinal:
Ex.: 4 de novembro de 2008,
1º de novembro de 2012.

8. Documentos Oficiais
1.Ofício
O ofício tem a finalidade de estabelecer uma comunicação entre os
diferentes órgãos do Serviço Público e entre órgãos do Serviço
Público com particulares.
2. Memorando
O memorando tem a finalidade de estabelecer a comunicação
interna dos órgãos do Serviço Público.
Quando se estabelece uma comunicação entre
os campi do Ifam, ou ainda entre a Reitoria e os
Campi, utiliza-se memorando.
Quando a comunicação é com outro Instituto
Federal ou com fornecedores, utiliza-se o ofício.
Tanto o ofício quanto o memorando possuem a mesma
estrutura e mesma diagramação, chamada de “padrão ofício”.

9. 1. Estrutura
a. Deve iniciar com o tipo de documento, número do expediente e sigla do órgão de origem,
com alinhamento à esquerda:
Of. 123/2011 – Ifam
Memo. 123/2011 – Propad/Ifam
b. Local e data em que foi assinado o documento, com alinhamento à direita:
Manaus, 01 de janeiro de 2011.
c. Destinatário alinhado à esquerda:
Ofício Memorando
A Sua Excelência o Senhor
Deputado Fulano de Tal
Câmara dos Deputados
70.160-900 – Brasília - DF
Ao Sr. Pró-Reitor de Planejamento e
Administração
d. Texto: com introdução, desenvolvimento e conclusão
Observação: quando se tratar de mero encaminhamento de documentos, essa estrutura é
dispensada, iniciando apenas com a informação do motivo da comunicação, indicando os
dados completos dos documentos encaminhados e a razão pela qual está sendo
encaminhado.
e. Fecho alinhado ao texto:
Para autoridades superiores Para autoridades de mesma hierarquia ou
hierarquia inferior
Respeitosamente, Atenciosamente,
f. Assinatura e identificação do signatário:
Nome do Responsável
Cargo

10. 2. Diagramação
• A fonte a ser utilizada é do tipo Times New Roman, tamanho 12 no texto em
geral; 11, nas citações; e 10, nas notas de rodapé;
• Deve ser utilizado espaçamento simples entre as linhas, e uma linha em
branco entre os parágrafos;
• Os parágrafos devem ser numerados, exceto nos casos em que estes estejam
organizados em itens ou títulos e subtítulos;
• É obrigatório constar, a partir da segunda página, o número da página;
• Os ofícios, memorandos e anexos podem ser impressos em ambas as faces do
papel;
• A impressão dos documentos deve ser em papel tamanho A4 (29,7 x 21,0
cm), na cor preta e em papel branco. A impressão colorida deve ser apenas
para gráficos e ilustrações;
• A margem lateral esquerda deve ter 3,0 cm e a margem lateral direita,1,5 cm;
• A margem superior deve ter 3,5 cm e a margem inferior, 1,5 cm;
• O início de cada parágrafo do texto deve ter 5,5 cm de distância da margem
lateral esquerda.
Casos omissos e documentos específicos de uma determinada área, como
convênios, contratos, editais e outros não contemplados nesta cartilha,
também devem seguir os padrões aqui estabelecidos.

11. Modelo de Ofício

12. Modelo de Memorando

13. 3. Documentos Circulares
Quando um mesmo assunto deve ser transmitido ao mesmo tempo
para vários destinatários, utiliza-se o documento circular, podendo
este ser Ofício Circular ou Memorando Circular. Conforme a
finalidade, o documento obedece aos mesmos critérios do Padrão
Ofício, com diferença apenas na identificação do destinatário, que
será identificado em grupos afins.
Ofício Memorando
Aos Reitores dos Institutos Federais
de Educação
Aos Pró-Reitores e Diretores Gerais
dos Campi

14. Estrutura
a.Número da informação e sigla do órgão de origem; referência e assunto, com
alinhamento à esquerda:
Informação n.º 123 CPCC/DAP
Referência: Memorando n.º 123 Propad/Ifam/2011
Assunto: Situação do Contrato 123/2011
b. Destinatário alinhado à esquerda:
Ao Senhor Pró-Reitor de Planejamento e Administração
c. Texto: trata do documento da informação. Primeiramente, o servidor descreverá a
motivação da informação, tornando claro o assunto a ser tratado para, em seguida,
prestar a informação a ele solicitada, seguindo a estrutura de introdução,
desenvolvimento e conclusão.
d. Fecho alinhado ao texto. Diferentemente dos outros documentos a informação tem o
seguinte fecho:
É o que informo.
e. Local e data alinhados à esquerda:
f. Assinatura e identificação do signatário
Outros Documentos
1. Informação
É o documento pelo qual o servidor se manifesta acerca de um assunto a ele posto para
apreciação. Normalmente, na informação, o servidor presta esclarecimentos quanto às
rotinas necessárias para o andamento eficiente da documentação de análise ou, ainda,
esclarece pontos necessários para a tomada de decisão do gestor.
A informação deve seguir a mesma
forma de diagramação do padrão
ofício.

15. Modelo de Informação

16. 2. Despacho
Despacho é a decisão ou encaminhamento de autoridade administrativa
acerca de assunto submetido a sua apreciação. O despacho pode ser:
a) terminativo ou definitivo (também denominado decisório): aquele que dá solução ao que
foi submetido à autoridade e põe fim à questão;
b) de mero expediente ordinário: aquele que apenas dá andamento ao documento;
c) interlocutório: aquele que, sem resolver terminantemente a questão, transfere-a à
autoridade hierarquicamente superior ou de outra unidade da repartição;
d) saneador: se sua finalidade for resolver falhas encontradas no andamento do processo.
O ato do despacho pode ser manuscrito, proferido no corpo do documento de
que é parte, evitando-se proferir despacho no verso do documento.
Quando isto não for possível, deve ser escrito em folha a parte.
Estrutura
Quando for proferido no corpo do documento Quando o despacho for em folha a parte
1. Texto com a resolução e/ou
encaminhamento;
2. Data em que foi proferido o despacho;e,
3. Assinatura com carimbo do emitente.
1. Documento de referência: identificação do
documento a que o Despacho se refere;
2. Texto com a resolução e/ou
encaminhamento;
3. Data em que foi proferido o despacho;e,
4. Assinatura com carimbo do emitente.

17. Modelo de
Despacho
Utiliza-se somente a frente da folha de despacho,
não é permitido a inclusão de novas folhas até seu
total aproveitamento.
No caso de inserção de novos documentos no
processo, inutilizar o espaço em branco da última
folha de despacho, carimbando “Em branco”.

18. 3. E-mail
Um número cada vez maior de instituições públicas e privadas vem utilizando o correio
eletrônico (e-mail) para comunicar-se mais agilmente e sem burocracia. Nessas
instituições, grande parte das correspondências internas e mesmo algumas das
comunicações externas podem ser substituídas por mensagens enviadas por correio
eletrônico.
Estrutura
O modo como um e-mail é estruturado pode melhorar a legibilidade e o impacto do texto:
- Mensagens curtas podem conter uma única palavra (“aprovo”, “concordo”);
- Mensagens longas, porém, exigem muitos parágrafos e, neste caso, deve apresentar,
como em toda boa comunicação, introdução, desenvolvimento e conclusão;
- Utilize linhas em branco entre a saudação, os parágrafos e a assinatura. Utilize
também caixa-alta e caixa-baixa, ou seja, não escreva só em maiúsculas ou só em
minúsculas;
- Conclua sua mensagem simplesmente com Atenciosamente ou Respeitosamente ou
Saudações;
- A informalidade dos e-mails leva, muitas vezes, o emissor a omitir a saudação nas
mensagens, uma vez que elas chegam diretamente ao receptor. Contudo,uma saudação
como “Senhor Diretor” podem confirmar ao destinatário que a mensagem é realmente
encaminhada a ele.
Letras maiúsculas podem parecer agressivas e
letras minúsculas podem dar a impressão de que
o emissor estava apressado ou com preguiça.
Não divulgue informações confidenciais!

19. Assinatura eletrônica
Inclua uma assinatura na mensagem. Ela poderá apresentar sua
titularidade, seu cargo, seu número de telefone e o endereço do site da
instituição, entre outros detalhes. Entretanto, mantenha essa assinatura
curta, digamos com no máximo quatro linhas.
Alguns sistemas anexam, à resposta dada a um
e-mail, todo o histórico das mensagens trocadas.
Entretanto, quase sempre esse histórico é
desnecessário e só aumenta o tamanho da
mensagem. Além disso, retransmitir o conteúdo
recebido anteriormente pode ser inadequado. Evite
isso.
Se o destinatário não tiver nenhuma vantagem em
receber sua mensagem, não a envie, mesmo se
não houver custo.
Em hipótese alguma divulgue correntes.

20. Para escrever bem, não é necessário inovar. Basta aplicar os
fundamentos da redação, como:
• Adote como norma a ordem direta: sujeito – verbo –
complementos;
• Não tenha pressa ao escrever. Gaste seu tempo para que o leitor
economize o dele;
• Elimine o que é supérfluo. Seja objetivo. Ninguém tem tempo
para ficar “meditando” sobre aquilo que você escreveu;
• Evite frases muito longas, com excesso de pontuação.
Sugestões para uma boa redação
Prefira Evite
- o termo mais simples;
- o sinônimo mais curto;
- o singular ao plural;
- o presente ao futuro;
- o termo concreto ao abstrato;
- o particular ao genérico;
- o explícito ao implícito;
- o positivo ao negativo.
- Excesso de palavras;
- Enxertos desnecessários: somente
citações indispensáveis;
- Vá direto ao assunto;

21. Referências
ANDRÉ. Hildebrando A. de. Gramática Ilustrada. 5 ed. São
Paulo: Editora Moderna, 2003
BRASIL. Presidência da República. Manual de Redação da
Presidência da República. 2. ed. Brasília: Departamento de
Imprensa Nacional, 2002.
BRASIL. Fundação Nacional de Saúde. Manual de redação de
correspondências e atos oficias. 2 ed. Brasília: Funasa, 2006.
VINAS, Rey. Atos Administrativos: Como redigir Ofícios,
Memorando, E-mails e outras formas de Correspondência
Oficial. Brasília: Projecto Editorial, 2003.