1) Este documento apresenta um manual introdutório ao sistema de gestão de bases de dados Microsoft Access 2007, preparado para alunos do Instituto Politécnico de Leiria. 2) Inclui instruções sobre como criar uma base de dados vazia no Access, estruturar tabelas e campos, definir propriedades e relações entre tabelas, e introduzir registos. 3) Demonstra também como criar consultas para extrair informações armazenadas na base de dados.

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MICROSOFT ACCESS 2007
MANUAL DE APOIO
FILIPE SANTOS | DEZEMBRO DE 2010

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3. NOTA INTRODUTÓRIA
Este é um manual introdutório ao sistema de gestão de bases de dados (SGBD)
Microsoft Access 2007. Está preparado e orientado ao contexto das disciplinas de
informática da Escola Superior de Educação e Ciências Sociais do Instituto Politécnico
de Leiria e serve de apoio à matéria leccionada nas aulas. O aluno deve complementar
as matérias deste manual com os exercícios práticos desenvolvidos ao longo das aulas e
aprofundar o conhecimento destes assuntos com recurso à bibliografia.
NOÇÕES INICIAIS
Comecemos por usar o Access para criar uma base de dados de raiz. Abra o Microsoft
Access 2007 e prima a opção “Base de Dados vazia”. Verificará que o Access lhe pede, à
direita, para dar já um nome e um local (“pasta”) à base de dados. Isto deve-se ao facto
de, ainda que a sua base de dados se encontre vazia, o Access ir “gravando” toda a
informação que for introduzindo na sua base de dados.
Quando se inicia uma base de dados, o Access apresenta uma janela semelhante à da
figura 1:
Figura 1
Neste momento você encontra-se já na denominada “vista de dados” para criar uma
tabela. Uma tabela é apenas um dos vários tipos de objectos (na designação do
Access) que você pode criar. Mais tarde verá que outros tipos de objectos que se podem
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4. criar na base de dados Access são as consultas, formulários e relatórios, entre
outras.
É também importante a este ponto indicar que um objecto no Access pode ser
“visualizado” segundo “vistas” diferentes, sendo talvez as mais importantes a vista de
estrutura e a vista de dados. Como os nomes indicam, a vista de estrutura é a forma
de visualizar um objecto para o “estruturar” (criar, editar,…) e será uma das vistas
privilegiadas para o designer da base de dados. Em oposição, a vista de dados é mais
orientada ao utilizador final da base de dados e destina-se a introduzir ou visualizar os
dados que vão fazer parte da base de dados.
Assim e por exemplo:
• O designer estrutura tabelas (na vista de estrutura) e o utilizador da base de
dados introduz dados nessas tabelas (na vista de dados).
• O designer estrutura consultas (na vista de estrutura) e o utilizador da base de
dados executa essas consultas e visualiza o seu resultado (na vista de dados).
ESTRUTURAR TABELAS
Comecemos por ver a tabela que está, neste momento, no ecrã na vista de estrutura.
Para isso clique no botão “vista”, como mostra a figura 2, para passar para a vista de
estrutura.
Figura 2
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5. Ser-lhe-á pedido para dar um nome à tabela. Para o exemplo que vamos dar neste
manual, escolha o nome CLIENTE.
Neste momento você já se encontra na vista de estrutura de tabela, pelo que só tem de
criar (definir) os seus campos e suas propriedades. Crie os seguintes campos, conforme
indicados na figura 3:
Figura 3
Como pode verificar, está-se a construir uma tabela para registar dados de clientes
onde se pretendeu registar vários tipos de informação: o nome, morada, telefone, etc.
Também como pode observar, ao Access não basta indicar o nome dos campos: é
necessário indicar também o tipo de dados que cada campo vai conter. Isto porque
identificar os campos com um tipo de dados vai permitir executar operações específicas
desse tipo de dados. Por exemplo, se se definisse um campo chamado Preço como
texto, e não como número, não se ia poder fazer operações aritméticas (como a soma ou
a média) sobre esse campo.
Para cada campo de uma tabela é possível também definir propriedades. Por
exemplo, pode-se definir que valores são permitidos para um determinado campo, para
que o Access proíba todos os outros e, desta forma, criar uma base de dados menos
propensa à introdução de erros por parte do utilizador.
Atente, na figura 4, às seguintes propriedades do campo Sexo que foram alteradas:
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6. Figura 4
Eis aqui uma breve lista de algumas das propriedades que podem ser alteradas:
• Em Tamanho do campo, você pode estipular um tamanho máximo de
caracteres que podem ser introduzidos num registo. Isto poderá ser útil para
reduzir o tamanho final da sua base de dados (imagine uma base de dados com
5 milhões de registos onde cada campo tivesse 100 caracteres de comprimento,
por exemplo!).
• Em Valor predefinido você pode escolher um valor já predefinido sempre que
um utilizador introduz um novo cliente na tabela. Se, por exemplo, 90% dos
seus clientes fossem do sexo “Masculino”, então poderá querer poupar trabalho
ao funcionário que vai introduzir os registos, colocando, por pré-definição, este
valor no campo Sexo do novo cliente a inserir. O funcionário só terá de corrigir
este valor para os 10% dos clientes que não obedecem a esta condição.
• Em Regra de Validação poderá impor que o funcionário esteja limitado a um
conjunto finito de valores para preencher o campo. Neste caso, se quer evitar
que o funcionário escreva palavras como “Homem”, ou “M” ou faça um erro
ortográfico (ex: “Fiminino”) então poderá indicar ao Access quais os valores que
são aceites pelo sistema. É o que se passa no caso do exemplo da figura 4.
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7. • Em Texto de validação poderá definir uma mensagem, a ser dada pelo
Access ao funcionário, quando este comete um erro de preenchimento (isto é,
quando este não coloca um valor “permitido”, como definido na propriedade
Regra de validação)
• Em Necessário poderá impor que o campo é de preenchimento obrigatório
(Sim) ou de preenchimento não obrigatório (Não).
Uma outra forma interessante de programar um mecanismo de validação de dados
(levando o futuro utilizador a ser menos propenso a inserir dados inválidos) é através
do denominado “Assistente de pesquisas”, como exemplificado na figura 5:
Figura 5
Como se pode ver pela imagem acima, esta ferramenta permite dar ao utilizador uma
lista fechada de valores para um determinado campo (ex: “Masculino”, “Feminino”).
Para o exemplo acima:
1. Clique em Eu escrevo os valores que quero e clique em Seguinte
2. Preencha a tabela apresentada na figura 6 com as palavras “Masculino” e
“Feminino”:
3. Clique em Seguinte e finalmente clique em Concluir.
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8. Figura 6
DEFINIÇÂO DE CHAVE PRIMÁRIA
Toda a tabela deve ter uma chave primária, e esta tabela não estará completa se não
for definida, nesta altura, a sua chave primária. Suponha-se que se pretende usar o BI
do cliente como chave primária. Para definir este campo como chave primária, siga o
seguinte conjunto de passos:
1. Seleccione o campo pretendido (neste caso o campo BI).
2. Clique no botão da barra de ferramentas.
Para este exemplo, no entanto, o campo que mais sentido faz ser a chave primária é o
campo Código de Cliente (CodCliente). Faça então o conjunto de passos atrás indicado
para este campo, definindo assim este campo como chave primária desta tabela.
Pode, por fim, fechar a sua tabela.
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9. RELAÇÕES ENTRE TABELAS
As tabelas são relacionadas por campos iguais existentes em tabelas diferentes. Assim,
se eu quiser associar uma venda (convenientemente registada numa tabela VENDA) a
um cliente, através do CdCliente, esse campo também deve existir nessa tabela
VENDA. Por outras palavras, a chave primária da tabela CLIENTE, CodCliente, tem
de ser associada à chave secundária da tabela VENDA (também ela CodCliente).
Assim, e para usar o exemplo criado até agora, crie a seguinte tabela (separador
“Criar”, opção “Estrutura da Tabela”) d FIGURA 7:
Figura 7
Quando um campo é definido com o tipo de dados Numeração Automática (como é o
caso do campo CodVenda) este será um campo que é preenchido automaticamente pelo
Access, aquando da introdução dos dados, e não o funcionário. Ou seja, em vez do
funcionário ir “memorizando” o número da última venda feita para atribuir o número
seguinte à próxima venda, é o Access que faz esta tarefa e preenche este campo
automaticamente. Assim, como não se repetem números, um campo com o tipo de
dados Numeração Automática é sempre um bom candidato a chave primária, e foi o
que se fez aqui.
De reparar também no tipo de dados escolhido para o campo CodCliente: Número. A
razão para esta escolha é a de que se torne possível uma associação aos clientes da
tabela CLIENTE, cujo CodCliente também foi definido como número (num caso
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10. particular de “Numeração automática”). Tem de haver sempre o cuidado da chave
primária e chave secundária terem o mesmo tipo de dados.
Torna-se agora necessário “associar” as duas tabelas criadas. Para isso clique no
separador Ferramentas da Base de Dados e clique no botão Relações.
Este botão dar-lhe-á acesso a uma área (inicialmente vazia) onde se vai colocar as
tabelas e “uni-las” numa relação. Na janela que se sobrepõe à área vazia, faça duplo
clique em cada uma das tabelas que quer relacionar (neste caso, as tabelas CLIENTE e
VENDA) e clique, de seguida no botão fechar.
Para relacionar as duas tabelas, faça como indicado na figura 8, arrastando com o rato
o campo “chave primária” de uma tabela até ao campo “chave secundária” da outra
tabela:
Figura 8
Depois de arrastar com o rato abrir-se-á uma janela onde deverá activar a opção
Impor a integridade Referencial. Esta opção faz com que o Access não permita
introduzir uma venda se se colocar um CodCliente que não existe na tabela de clientes
(isto é, impõe integridade, levando a que não haja futuras inconsistências de dados).
Clique então em OK.
INTRODUZIR REGISTOS
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11. Para introduzir registos, deve apenas fazer duplo clique na tabela pretendida e
preencher os dados/campos para cada “ficha” (registo):
Figura 9
(repare que o campo CodVenda é preenchido automaticamente pelo Access, uma vez
que o seu tipo de dados foi definido como sendo “Numeração automática”)
CONSULTAS
Existe um propósito útil no registo de toda a informação necessária a um determinado
contexto (uma organização, uma empresa, etc.) numa base de dados. O armazenamento
numa base de dados de toda a informação “pertinente” a um determinado contexto deve
ser útil a esse contexto e às operações do dia-a-dia. Para isso a base de dados deve
permitir consultar os dados armazenados e, com eles, extrair informação útil. Este é o
propósito das Consultas (Queries, em inglês). As consultas são criadas em Microsoft
Access de uma forma visual intuitiva e com elas os dados podem ser “interrogados” de
diversas formas. Por exemplo, pode-se construir uma consulta para saber quantos
clientes existem na base de dados que obedecem a uma determinada condição ou
construir outra consulta que veja todos os valores monetários registados no campo
“Preço” de uma tabela VENDAS e, com eles, apurar a sua soma.
Exemplo 1
Comecemos por construir uma consulta simples que permita ilustrar a filosofia geral
de construção de uma consulta. Suponha que se pretende saber o nome de todos os
clientes do sexo masculino. Para isso, siga o seguinte conjunto de passos:
1. Aceda ao separador Criar e clique em Estrutura da Consulta
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12. 2. Na janela Mostrar tabela faça duplo clique na tabela CLIENTE (uma vez que
é nesta tabela que está a informação que se pretende consultar). Clique em
Fechar.
3. Faça duplo-clique nos campos Nome e Sexo (uma vez que são estes campos que
contêm a informação que desejamos consultar)
4. Aplique ao campo Sexo o critério “masculino”, como indicado na figura 10:
Figura 10
Se quiser agora ver o resultado da consulta que criou, clique em Consultar.
Exemplo 2
Suponha agora que se deseja conhecer o número de vendas feitas até ao momento. Para
isso, siga o seguinte conjunto de passos:
1. Aceda ao separador Criar e clique em Estrutura da Consulta
2. Na janela Mostrar tabela faça duplo clique na tabela VENDA (uma vez que é
nesta tabela que está a informação que se pretende consultar). Clique em
Fechar.
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13. 3. Faça duplo-clique no campo CodVenda (uma vez que vai ser este o campo cujos
registos vamos contar)
4. Como ilustrado na figura 11, clique no botão Totais e, de seguida, em “Total”
coloque a operação “Contar”:
Figura 11
FORMULÁRIOS
Os formulários são os “ecrãs” feitos à medida das necessidades de uma base de dados e
que servem, como o nome pretende indicar, formas/formulários onde o utilizador dessa
base de dados pode introduzir/alterar/consultar informação.
Eis o exemplo de um formulário:
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14. Figura 12
A forma mais rápida de se fazer um formulário através do uso do Assistente de
formulários, no separador Criar, como mostra a figura 13:
Figura 13
Um assistente, como o nome indica, é um programa que nos assiste na construção de
algo, através da resposta a algumas perguntas que esse mesmo assistente nos vai
fazendo. Por exemplo, e para uma tabela com informação de clientes, o primeiro passo
de um Assistente é perguntar qual a tabela que vai dar origem ao formulário e os
campos dessa tabela que queremos que o utilizador dessa base de dados vá preencher
(como mostra o exemplo da imagem seguinte):
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15. Figura 14
Use os botões > e >>, como se vê na figura acima, para seleccionar os campos desejados.
Clicando no botão Seguinte, o assistente pode pedir outras informações para o
formulário, como por exemplo, o esquema e estilo (estética) a dar a esse formulário.
De seguida pode-se personalizar o formulário, através da sua vista de estrutura:
Figura 15
Para editar o formulário à medida, tem-se um conjunto de ferramentas, denominados
controlos:
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16. Figura 16
Alguns destes controlos são bastante úteis, pois podem acrescentar ao formulário
certas operações/comandos que o assistente, por si só, não faz. Alguns destes controlos
têm, eles próprios, um assistente que ajuda o criador da base de dados a “programar” o
seu fim no formulário. Eis um exemplo: suponha que se quer inserir no formulário um
botão que permita o utilizador da BD ir para o registo anterior. Para isso, e como
ilustra a figura 17:
1. Comece por ver se o botão indicado em (1) se encontra activo (“Assistente de
Controlo”.
2. Clique então no controlo Botão (2) e “desenhe-o” no formulário.
Figura 17
3. Escolha, como indicado na figura 18, a categoria “Navegação entre registos” e a
acção “Ir para o registo anterior”.
4. Siga os restantes passos do assistente até chegar ao botão concluir. Tem agora
no formulário um botão que permite ao utilizador da BD executar esta
operação.
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17. Figura 18
Existem muitas outras funções para um botão. Por exemplo, e quando a base de dados
já tem um número considerável de formulários, poderá querer ter um botão que lhe
permita passar de um formulário para o outro. Use novamente o “Assistente de
Controlo”, à semelhança do exemplo feito atrás, para dar ao Botão a “instrução” em
relação ao seu comportamento:
Figura 19
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18. Explore agora outros controlos e suas vantagens. Por exemplo, tente, usando o
respectivo assistente, criar uma caixa de combinação que permita ao utilizador da
BD escolher o sexo do cliente a partir de uma lista possível de itens:
Figura 20
Este controlo tem a vantagem de, ao obrigar o utilizador a escolher um dos dois valores
pré-definidos, evitar erros de introdução de dados pelo utilizador (por exemplo, escrever
“Femenino” em vez de “Feminino” o que comprometeria operações de estatística por
sexo (pois o Access consideraria “Femenino” e “Feminino” como 2 sexos diferentes).
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19. RELATÓRIOS
Os relatórios são páginas (documentos) pré-feitas que o utilizador tem necessidade de
imprimir com frequência. Por exemplo, um utilizador pode querer escrever uma carta a
50 clientes a indicar uma determinada promoção. Assim, é possível criar um Relatório
que contém a carta escrita e pedir ao Access que imprima 50 cópias, alterando apenas o
nome e endereço de cada cliente no cabeçalho do relatório.
A forma mais simples de criar um relatório é, como acontece com os formulários,
usando o assistente (funciona de uma forma muito semelhante ao assistente dos
formulários):
Separador “Criar”  Opção “Assistente de Relatórios”
Os relatórios são também uma forma rápida de imprimir listas com dados que nos
interessam, como por exemplo o nome e telefone de todos os nossos clientes para uma
campanha de telemarketing. Um dos passos do assistente é, efectivamente, indicar a
forma de “agrupar” esses dados por uma determinada categoria, o que nos permite
criar listas discriminadas. Por exemplo, suponha-se que se quer uma lista dos nomes e
telefones dos homens (para uma estratégia de telemarketing) e outra lista dos nomes e
telefones das mulheres (para aplicar uma outra estratégia de telemarketing). Então,
tem-se uma discriminação por sexo (o Access chama-lhe agrupamento, como se vê na
figura 21):
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20. Figura 21
De notar que o utilizador da BD pode usar estes relatórios com um simples carregar de
um botão – um botão de comando de um formulário. O criador da base de dados só tem
de o inserir no formulário (o botão) e dar-lhe a função desejada (há funções de
impressão e pré-visualização de relatórios).
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