O documento descreve as etapas para criar um banco de dados no Microsoft Access, começando com a definição dos campos e tabelas necessárias para um cadastro de clientes, a criação das tabelas e relacionamentos entre elas, e finalizando com a implementação do banco de dados no Access.

1. Microsoft Access Prof. Wagner Luiz Fernandes Escola Técnica Estadual José Martimiano da Silva

2. O Access é um SGBD (Sistema Gerenciador de Banco de Dados), ou seja, é um software que permite a criação e manipulação (inserir, alterar, excluir e consultar informações) de um Banco de Dados . Microsoft Access O que é um Banco de Dados? Banco de Dados é um conjunto de informações inter-relacionadas que atendem às necessidades de uma organização, como um empresa, por exemplo. Em uma empresa são necessários diversos cadastros e arquivos para que as informações do dia a dia sejam registradas, consultadas, alteradas, impressas, como clientes, fornecedores, produtos, funcionários, vendedores, contas a pagar, contas a receber, controle de estoque, etc.

4. O processo de criação de um banco de dados inicia-se com a definição das informações que o comporão. Ilustraremos o processo com a construção de um cadastro de clientes. Por onde começar a construção do banco de dados?

5. No formulário de clientes são identificados os seguintes campos : Identificação dos campos CÓDIGO NOME ENDEREÇO BAIRRO CIDADE UF DDD CEP TELEFONE FAX E-MAIL CNPJ INSCRIÇÃO ESTADUAL CONTATO RAMO DE ATIVIDADE TIPO DE CLIENTE LIMITE DE CRÉDITO ATIVO Campo CÓDIGO Cada um dos detalhes do cadastro é chamado de campo

6. O conjunto de campos, com as informações do cadastro (no caso, cliente) chama-se Registro . Registros Portanto, se existem 300 clientes cadastrados, significa dizer que existem 300 registros.

7. Os formulários são as janelas que permitem a manipulação (inserir, alterar, consultar e excluir) registros no banco de dados. Basicamente, são utilizados 2 tipos de formulários: Colunares e Tabulares. Formulários Colunares e Formulários Tabulares Formulários Colunares são semelhantes à fichas. Cada registro é visualizado em uma “página” do formulário. Formulários Tabulares são semelhantes à tabelas. Cada registro é visualizado em uma linha. Registro Registro

8. Navegadores são objetos que pertencem aos formulários e que permitem ao usuário movimentar-se (navegar) pelos diversos registros já inseridos.

9. Como funcionam o s Navegadores? Retorna para o primeiro registro Retorna para o registro anterior Indica o registro atual Avança para o próximo registro Avança para o último registro Cria novo registro Indica o número de registros

10. Cada campo armazenará um tipo de dado (ou informação), que pode ser: Tipos de dados Texto ou combinação de texto e números armazenados como texto e utilizados como um endereço de hyperlink. HYPERLINK Um objeto (como uma planilha do Microsoft Excel, um documento do Microsoft Word, gráficos, sons ou outros dados binários) vinculado ou incorporado a uma tabela do Microsoft Access. OBJETO OLE Valores Sim e Não, e campos que contêm somente um dentre dois valores (Sim/Não, Verdadeiro / Falso ou Ativado/Desativado). SIM/NÂO Um número seqüencial exclusivo (incrementado em 1) ou número aleatório atribuído pelo Microsoft Access sempre que um novo registro é adicionado a uma tabela. Os campos AutoNumeração não podem ser atualizados. AUTONUMERAÇÃO Valores monetários e dados numéricos utilizados em cálculos matemáticos envolvendo dados contendo de uma a quatro casas decimais. Precisão de 15 dígitos à esquerda do separador decimal e de 4 dígitos à direita. MOEDA Valores de data e hora para os anos de 100 a 9999. DATA/HORA Dados numéricos utilizados em cálculos matemáticos. NÚMERO Texto longo ou combinações de texto e números. MEMORANDO Texto ou combinações de texto e números, bem como números que não exijam cálculos, como números de telefone. Somente os campos deste tipo devem (obrigatoriamente) ter seus tamanhos definidos. TEXTO Observações Tipo de Dado

11. Definindo os tipos dos campos da tabela CLIENTES Este objeto, que apresenta a lista de campos de um determinado cadastro chama-se TABELA . Portanto, esta é a tabela CLIENTES . A tabela CLIENTES é formada pelos campos CÓDIGO, NOME, ENDEREÇO, BAIRRO, CIDADE, ..., ATIVO; e cada um dos campos tem seu tipo definido: texto, memorando, número, moeda, sim/não, data/hora, OLE, etc. CLIENTES SIM/NÃO ATIVO MOEDA LIMITE DE CRÉDITO TEXTO(15) TIPO DE CLIENTE TEXTO(20) RAMO DE ATIVIDADE TEXTO(15) CONTATO TEXTO(18) INSCRIÇÃO ESTADUAL TEXTO(18) CNPJ TEXTO(30) E-MAIL TEXTO(20) FAX TEXTO(20) TELEFONE TEXTO(9) CEP TEXTO(2) DDD TEXTO(2) UF TEXTO(30) CIDADE TEXTO(20) BAIRRO TEXTO(40) ENDEREÇO TEXTO(40) NOME NÚMERO CÓDIGO

13. Campo Autonumeração Quando o campo chave escolhido for do tipo NÚMERO, pode-se redefini-lo como Autonumeração. Autonumeração é u m número seqüencial exclusivo (incrementado em 1) ou número aleatório atribuído pelo Microsoft Access sempre que um novo registro é adicionado a uma tabela. Os campos AutoNumeração não podem ser atualizados. Ou seja, o campo autonumeração é gerado automaticamente pelo Access sempre que um novo registro for inserido no banco de dados. Importante: Somente o CAMPO CHAVE pode ser Autonumeração. CLIENTES SIM/NÃO ATIVO MOEDA LIMITE DE CRÉDITO TEXTO(15) TIPO DE CLIENTE TEXTO(20) RAMO DE ATIVIDADE TEXTO(15) CONTATO TEXTO(18) INSCRIÇÃO ESTADUAL TEXTO(18) CNPJ TEXTO(30) E-MAIL TEXTO(20) FAX TEXTO(20) TELEFONE TEXTO(9) CEP TEXTO(2) DDD TEXTO(2) UF TEXTO(30) CIDADE TEXTO(20) BAIRRO TEXTO(40) ENDEREÇO TEXTO(40) NOME AUTONUMERAÇÃO *CÓDIGO

14. Para facilitar a entrada de dados, pode-se definir que alguns campos serão preenchidos com a utilização de caixas de combinação. Caixas de Combinação são recursos inseridos no formulário que permitem a seleção de alguma informação já pertencente ao banco de dados. Definindo Caixas de Combinação Observe que com a caixa de combinação, o campo CIDADE pode ser preenchido selecionando-se uma das Cidades apresentadas na listagem.

15. Definindo os tipos dos campos da tabela CIDADES Faz parte do projeto do banco de dados não só a tabela CLIENTES como também a tabela CIDADES . Os campos da tabela Cidades devem também ser definidos. CÓDIGO foi escolhido como campo chave da tabela CIDADES. CLIENTES SIM/NÃO ATIVO MOEDA LIMITE DE CRÉDITO TEXTO(15) TIPO DE CLIENTE TEXTO(20) RAMO DE ATIVIDADE TEXTO(15) CONTATO TEXTO(18) INSCRIÇÃO ESTADUAL TEXTO(18) CNPJ TEXTO(30) E-MAIL TEXTO(20) FAX TEXTO(20) TELEFONE TEXTO(9) CEP TEXTO(2) DDD TEXTO(2) UF TEXTO(30) CIDADE TEXTO(20) BAIRRO TEXTO(40) ENDEREÇO TEXTO(40) NOME AUTONUMERAÇÃO *CÓDIGO CIDADES TEXTO(2) DDD TEXTO(2) UF TEXTO(30) NOME AUTONUMERAÇÃO *CÓDIGO

16. Definindo o RELACIONAMENTO entre as tabelas O campo CIDADE da tabela CLIENTES será preenchido a partir de uma consulta (utilizando uma caixa de combinação) à listagem de Cidades. Portanto, o campo CIDADE da tabela CLIENTES deverá armazenar o campo chave da tabela CIDADES, ou seja, o CÓDIGO. A seta vermelha chama-se RELACIONAMENTO e indica que o campo CIDADE da tabela CLIENTES será preenchido com o campo CÓDIGO da tabela CIDADES. CLIENTES SIM/NÃO ATIVO MOEDA LIMITE DE CRÉDITO TEXTO(15) TIPO DE CLIENTE TEXTO(20) RAMO DE ATIVIDADE TEXTO(15) CONTATO TEXTO(18) INSCRIÇÃO ESTADUAL TEXTO(18) CNPJ TEXTO(30) E-MAIL TEXTO(20) FAX TEXTO(20) TELEFONE TEXTO(9) CEP TEXTO(2) DDD TEXTO(2) UF TEXTO(30) CIDADE TEXTO(20) BAIRRO TEXTO(40) ENDEREÇO TEXTO(40) NOME AUTONUMERAÇÃO *CÓDIGO CIDADES TEXTO(2) DDD TEXTO(2) UF TEXTO(30) NOME AUTONUMERAÇÃO *CÓDIGO

17. Ajustar tipo de campo Como o campo CIDADE armazenará o CÓDIGO da Cidade, deve ser feita a redefinição do tipo do campo CIDADE, que agora passa a ser NÚMERO Importante: o campo CIDADE não pode ser definido como Autonumeração, pois ele não é campo chave. CLIENTES SIM/NÃO ATIVO MOEDA LIMITE DE CRÉDITO TEXTO(15) TIPO DE CLIENTE TEXTO(20) RAMO DE ATIVIDADE TEXTO(15) CONTATO TEXTO(18) INSCRIÇÃO ESTADUAL TEXTO(18) CNPJ TEXTO(30) E-MAIL TEXTO(20) FAX TEXTO(20) TELEFONE TEXTO(9) CEP TEXTO(2) DDD TEXTO(2) UF NÚMERO CIDADE TEXTO(20) BAIRRO TEXTO(40) ENDEREÇO TEXTO(40) NOME AUTONUMERAÇÃO *CÓDIGO CIDADES TEXTO(2) DDD TEXTO(2) UF TEXTO(30) NOME AUTONUMERAÇÃO *CÓDIGO

18. Eliminar campos redundantes Observe que ao selecionar uma Cidade, o usuário estará indicando seu CÓDIGO, NOME, UF e DDD. Dessa forma, depois de identificar a cidade na caixa de combinação, não há necessidade de preencher os campos UF e DDD. Portanto, os campos UF e DDD devem ser eliminados da estrutura da tabela CLIENTES CLIENTES SIM/NÃO ATIVO MOEDA LIMITE DE CRÉDITO TEXTO(15) TIPO DE CLIENTE TEXTO(20) RAMO DE ATIVIDADE TEXTO(15) CONTATO TEXTO(18) INSCRIÇÃO ESTADUAL TEXTO(18) CNPJ TEXTO(30) E-MAIL TEXTO(20) FAX TEXTO(20) TELEFONE TEXTO(9) CEP TEXTO(2) DDD TEXTO(2) UF NÚMERO CIDADE TEXTO(20) BAIRRO TEXTO(40) ENDEREÇO TEXTO(40) NOME AUTONUMERAÇÃO *CÓDIGO CIDADES TEXTO(2) DDD TEXTO(2) UF TEXTO(30) NOME AUTONUMERAÇÃO *CÓDIGO

19. Nova estrutura da tabela CLIENTES Os campos UF e DDD da tabela CLIENTES são eliminados. CLIENTES SIM/NÃO ATIVO MOEDA LIMITE DE CRÉDITO TEXTO(15) TIPO DE CLIENTE TEXTO(20) RAMO DE ATIVIDADE TEXTO(15) CONTATO TEXTO(18) INSCRIÇÃO ESTADUAL TEXTO(18) CNPJ TEXTO(30) E-MAIL TEXTO(20) FAX TEXTO(20) TELEFONE TEXTO(9) CEP NÚMERO CIDADE TEXTO(20) BAIRRO TEXTO(40) ENDEREÇO TEXTO(40) NOME AUTONUMERAÇÃO *CÓDIGO CIDADES TEXTO(2) DDD TEXTO(2) UF TEXTO(30) NOME AUTONUMERAÇÃO *CÓDIGO

20. Definindo todas as caixas de combinação Além do campo Cidade, podem ser preenchidos também com o uso de Caixas de Combinação os campos Ramo de Atividade e Tipo de Cliente .

21. Definição do projeto completo do Banco de Dados Observe as redefinições de tipos de campos relacionados. Este banco de dados é formado por 4 tabelas relacionadas entre si. Por isso, bancos de dados com essas características são chamados de Banco de Dados Relacionais . CLIENTES SIM/NÃO ATIVO MOEDA LIMITE DE CRÉDITO NÚMERO TIPO DE CLIENTE NÚMERO RAMO DE ATIVIDADE TEXTO(15) CONTATO TEXTO(18) INSCRIÇÃO ESTADUAL TEXTO(18) CNPJ TEXTO(30) E-MAIL TEXTO(20) FAX TEXTO(20) TELEFONE TEXTO(9) CEP NÚMERO CIDADE TEXTO(20) BAIRRO TEXTO(40) ENDEREÇO TEXTO(40) NOME AUTONUMERAÇÃO *CÓDIGO CIDADES TEXTO(2) DDD TEXTO(2) UF TEXTO(30) NOME AUTONUMERAÇÃO *CÓDIGO RAMOS DE ATIVIDADES TEXTO(30) NOME AUTONUMERAÇÃO *CÓDIGO TIPOS DE CLIENTES TEXTO(30) NOME AUTONUMERAÇÃO *CÓDIGO

23. Criando o Banco de Dados com Microsoft Access Quando iniciamos o Access é apresentada uma caixa de diálogo. Identifique a opção Banco de Dados vazio e em seguida clique em OK. De forma diferente dos outros aplicativos (Word, Excel, Power Point, etc), o Access solicita o nome do novo arquivo logo na sua criação. Isso se deve ao fato de que todos os elementos do banco de dados (tabelas, consultas, formulários, relatórios, macros, etc) serão armazenados em um único arquivo. Assim, identifique o local e nome do seu arquivo e clique em CRIAR .

24. Janela do Banco de Dados do Microsoft Access Na janela de trabalho do Access encontraremos os objetos que compõem o banco de dados: Tabelas, Consultas, Formulários, Relatórios, Páginas, Macros e Módulos. Em nossos estudos, desenvolveremos atividades até o item Macros. O objeto Módulos envolve conceitos avançados de programação e de bancos de dados e não fazem parte do nosso objetivo

25. Etapa 1 – Criar Tabelas Criar as tabelas é a primeira etapa para a construção do banco de dados. Se você não tem em mãos as estruturas das tabelas e os relacionamentos clique aqui para visualizá-las novamente. Todas as tabelas devem ser criadas, individualmente. No entanto, não se esqueça que tudo o que for feito formará um único arquivo (que já tem nome, lembra-se? Clique aqui para recordar ).

26. Etapa 1 – Criar Tabelas As tabelas devem ser criadas no modo estrutura. Para tal: 1-Selecione o objeto Tabelas; 2-Execute clique duplo na opção Criar Tabela no Modo Estrutura. 1 2

28. Etapa 1 – Criar Tabelas Deve-se digitar em cada linha um dos campos da tabela na coluna Nome do Campo , indicar o tipo do campo na coluna Tipo de Dados .

29. Etapa 1 – Criar Tabelas Note que as propriedades dos campos variam de acordo com o tipo de campo e que todos os campos têm diversas propriedades. No entanto, nossos objetivos quanto ao estudo do Access estão bem definidos e utilizaremos somente a propriedade Tamanho do Campo para os campos do tipo Texto , ou seja, quando você inserir um campo do tipo Texto altere a propriedade Tamanho do Campo de acordo com a Estrutura da Tabela definida preliminarmente.

31. Etapa 1 – Criar Tabelas Finalizado o processo, resta salvar a tabela. Clique no botão Salvar, na Barra de Ferramentas e defina o nome de sua tabela (como CLIENTES, por exemplo). Estes procedimentos devem ser repetidos para a criação de todas as tabelas do banco de dados. No final desta etapa, na janela principal do banco de dados, no objeto Tabelas, serão visualizadas todas as tabelas criadas.

32. Etapa 1 – Criar Tabelas Após a criação de todas as tabelas que compõem o banco de dados a primeira etapa estará cumprida. É importante observar que a criação de um banco de dados é um processo seqüencial, onde cada etapa é suporte para as etapas posteriores. Dessa forma, qualquer erro não corrigido implicará em conseqüência provavelmente desastrosas numa próxima etapa. Para retornar à janela da estrutura da tabela: 1)Selecione o objeto Tabelas; 2)Selecione a Tabela; 3)Clique no botão Estrutura. Portanto, antes de prosseguir, tenha certeza de que as tabelas foram criadas corretamente. Verifique se os campos foram definidos com exatidão, principalmente aqueles que estão relacionados com campos de outras tabelas . 1 2 3

35. Etapa 2 – Definir Relacionamentos Automaticamente será apresentada a janela relacionamentos e, à sua frente, a caixa de diálogo Adicionar Tabela. Adicione todas as tabelas que compõem o banco de dados e clique o botão fechar. Você verá que as tabelas estão sendo apresentada na área de trabalho da janela relacionamentos. No entanto estão desorganizadas. Organize-as, movimentando cada uma das tabelas como se fosse uma janela individual, clicando na barra de título da tabela e arrastando, e redimensione-as da mesma forma, clique na borda e arraste. Procure dispor as janelas de forma a visualizar todas. Isso facilitará a criação dos relacionamentos. Veja a ilustração ao lado.

36. Etapa 2 – Definir Relacionamentos De acordo com as estruturas das tabelas e os relacionamentos definidos no início dos trabalhos há um relacionamento entre o campo CIDADE da tabela de Clientes e o campo CÓDIGO da tabela de Cidades. Para definir o relacionamento clique no campo CIDADE e, mantendo o botão do mouse pressionado, arraste-o até o campo CÓDIGO. Será apresentada a caixa de diálogo Editar Relacionamentos indicando o relacionamento que está para ser criado. Clique no botão criar se os campos estiverem sido corretamente identificados. Repita o procedimento para definir todos os relacionamentos.

37. Etapa 2 – Definir Relacionamentos Após a definição de todos os relacionamentos você visualizará na área de trabalho da janela Relacionamentos a cópia exata das estruturas das tabelas e relacionamentos definidas antes do início das atividades práticas. Clique aqui para visualizar o slide com a definição do projeto de banco de dados.

38. Etapa 2 – Definir Relacionamentos Clique no botão Salvar (não é necessário identificar nome e local) e feche a janela relacionamentos.

41. Etapa 3 – Criar Formulários Após alguns segundos o Access apresentará o formulário. Não insira registros ainda. Clique no botão Salvar e, na caixa de diálogo, indique o nome do formulário. Repita o procedimento e crie um formulário (tabular ou colunar) para cada uma das tabelas do banco de dados.

42. Etapa 4 – Criar Listagens em Ordem Alfabética Como já dissemos, os formulários são apenas janelas com layout agradável para que o usuário possa inserir os registros, ou seja, cadastrar clientes, cidades, vendedores, etc, e que as informações são armazenadas nas tabelas. Dessa forma, se você excluir um formulário não perderá as informações. Todas as tabelas têm um campo chave, e os registros normalmente são ordenados de acordo com o campo chave. Observe o banco de dados modelo utilizado neste manual : O campo Cidade da tabela Clientes será preenchido com o Código da tabela Cidades.

43. Etapa 4 – Criar Listagens em Ordem Alfabética O preenchimento do campo Cidade será feito com a utilização de uma caixa de combinação . A listagem de cidades apresentada na caixa de combinação seria mais útil se fosse apresentada em ordem alfabética, organizada pelo nome da cidade. O campo chave da tabela Cidades é Código e, por isso, normalmente a listagem seria apresentada em ordem numérica, organizada pelo código. Para resolver este problema será criada uma listagem em ordem alfabética das cidades.

44. Etapa 4 – Criar Listagens em Ordem Alfabética Para criar uma listagem em ordem alfabética: 1)Selecione o objeto Consultas 2)Execute clique duplo na opção Criar Consulta no Modo Estrutura 1 2 Será apresentada a caixa de diálogo Mostrar Tabela. 1)Selecione a tabela Cidades; 2)Clique no botão Adicionar; 3)Clique no botão Fechar. 1 2 3

45. Etapa 4 – Criar Listagens em Ordem Alfabética Na janela Consulta será apresentada a tabela adicionada (Cidades). Execute clique-duplo em cada um dos campos da tabela. Observe que os campos serão apresentados na linha Campo. Como o objetivo é criar uma listagem em ordem alfabética, deve-se classificar o campo NOME como crescente.

46. Etapa 4 – Criar Listagens em Ordem Alfabética Para finalizar o processo é preciso salvar a consulta. Para tal: 1)Clique no botão Salvar;; 2)Na caixa de diálogo Salvar Como indique o nome da consulta; 3)Clique no botão OK. Obs: a consulta não pode ter o mesmo nome da tabela. 1 2 3

48. Etapa 5 – Criar Caixas de Combinação As caixas de combinação devem ser criadas e algumas propriedades devem ser definidas de acordo com o projeto. No formulário Clientes serão criadas três caixas de combinação, para preencher os campos: CIDADE RAMO DE ATIVIDADE TIPO DE CLIENTE Cada uma das caixas de combinação deve ser criada individualmente, de acordo com os procedimentos descritos a seguir.

51. Etapa 5 – Criar Caixas de Combinação Observe que o campo Cidade apresenta uma caixa de combinação . A seleção da cidade será feita a partir de uma caixa de combinação, ou seja, de uma listagem de cidades. No entanto, para que a caixa de combinação funcione adequadamente é necessário alterar algumas de suas propriedades. De acordo com o projeto do banco de dados, o campo CIDADE da tabela Clientes armazenará o CÓDIGO da tabela Cidades. Portanto, é preciso informar ao Access que para preencher o campo CIDADE o usuário DEVE: Selecionar a cidade de uma listagem formada pelas colunas NOME, UF e CÓDIGO (observe a estrutura da tabela Cidades). Como é conveniente que essa listagem seja apresentada em ordem alfabética, é preciso informar também que ela provém de CIDADES-AZ, consulta criada na etapa 4.

53. Etapa 5 – Criar Caixas de Combinação