O projeto visa implantar uma plataforma colaborativa de gestão eletrônica de documentos para aumentar a eficiência dos processos e diminuir erros. Será usado o Google Drive, com treinamento de 1 semana e avaliação dos resultados por 30 dias.

1. Projeto de gestão Eletrônica de Documentos
Escritório Baguncinha Feliz LTDA-ME.
Datade registro 22 deSetembrode 2015
Responsável GlóriaReginaSilvaRibeiro
Justificativa
Definaporque o projetoestá sendorealizadoe que necessidade daempresaeleatende.
Nossaempresatemtido perdasconsideráveis,devidoaoretrabalhocausadopelatroca
excessivade emailentre oscolaboradores,comdocumentosanexos.Foi observadaa
necessidadeurgente de aumentara eficiênciae eficáciados processosde informações
atravésde documentos,planilhase apresentações,de formaque otrabalhoseja
colaborativoe passivode auditoria.
Objetivos
Identifique o queoprojetopretenderealizar, de formaque o(s) objetivo(s) seja(m) SMART:Specific
(Específicos);Measurable(Mensuráveis);Attainable(Atingíveis); Realistic (Realistas);e TimeBound
(Temporizáveis).
O projetopretende implantaruma plataformacolaborativa de gestão eletrônicade
documentosque permitaaosfuncionários diminuirotempogasto com inconsistências
entre versõesde documentosdistribuídosemnossarede interna.A plataformaescolhida
para o trabalhoserá o Google Drive,que pode serimplementadaemapenasumdia,jáque
funcionacomoSaaS (Softwareasa Service – Cloud Computing).Serárealizadoo
treinamentodoscolaboradoresem1 semana,feitasasalteraçõesdosprocessosem10 dias
e passaremos30 diasmensurandoosresultados,adaptandoosprocessose coletando
impressõesdoscolaboradoressobre onovométodode trabalhocolaborativo.
Benefícios
Identifique como aempresa ediferentespartesinteressadas noprojetopoderãosebeneficiardos
seus resultados.
Os benefíciosparaa empresaserãoimediatos,jáque a diminuiçãodos erros implicaem
imediatoaumentoda produtividade individual,que resultaemgrande ganhocoletivode
tempo.Paraos colaboradores,asvantagenssãoenormes,jáque osemails,que nãoterão
maisanexos,serãomaislevese fáceisde gerenciar.Alémdisso,osdocumentospoderãoser
auditados, oque implicamaiorsegurança e confiabilidade aosprocessos,evitando
problemasde comunicação,mal entendidose retrabalho.
Alémdisso,este projetobeneficiadiretamente nossosclientes,jáque suas solicitações
serão atendidascom muitomais eficiência,assertividade e confiabilidade,umavezque
qualquercolaboradorcomacessoao sistema,doseudesktop,notebook,tabletoumesmo
smartphone,poderáencontrarqualquerinformaçãoque ocliente demande,
imediatamente.

2. Resultado
Descrevao resultado único final queoprojetovai gerarparaa empresa.
O resultado final esperado é o aumento da produtividade e da confiabilidade nos
processos
Requisitos
Descreva as demandaseosinteresses queasdiferentespartesinteressadas esperamqueo
projetopossa atender.
Empresa: maior confiabilidade, maior lucratividade, menor retrabalho
Colaboradores: Melhor aproveitamento do tempo, maior organização do trabalho, maior
confiabilidade, menos erros
Clientes: melhor atendimento, mais rapidez nos prazos e entregas, confiabilidade
Partesinteressadas(Stakeholders)
Identifiqueas diferentespartesinteressadas noprojeto,internaseexternas àempresa,eque de
algumaformapodem influenciar ouserem influenciadas pelosresultadosdoprojeto.
StakeholdersInternos:Acionistas,Diretores,Gerentes,Funcionários
StakeholdersExternos:Clientes,Governo
Equipe
Identifiquetodos os participantes envolvidosnarealizaçãode entregas doprojeto.
Gerente de Projetos:responsável pelodesenvolvimentoe gestãodoprojeto
FuncionáriosdoTI:responsáveispelaoperaçãotecnológica
ConsultoresGoogle:Responsáveispelaimplementaçãodasoluçãoe treinamentodos
funcionários
Diretoria:Responsável pelaliberaçãode diretrizese autorizaçõesnecessáriasàhierarquia
de acessoao ambiente onlinede trabalho
FuncionáriosdaGerência:Responsáveisporcoletarasinformaçõesdoscolaboradorespara
ajudara melhorara eficiênciadosprocessosdaimplantação

3. Premissas
Estabeleçaassuposiçõesiniciaisdadascomocertas sobreoambientedoprojeto,e quede
algumaforma influenciarão seu planejamento esuarealização,masnão estão sob controle do
gerentedo projeto.
01) Oscolaboradoresdaempresatemconhecimentonecessárioparautilizaremsistemas
baseadosem"cloudservices"(ComputaçãoemNuvem)
02) A empresapoderápagar a soluçãoemlongoprazo
03) A equipe de TItem condiçõesde suportara solução
04) A infraestruturade internetdaempresaestáemplenascondiçõesde suportaraintensa
demandade uso
05) Haveráredundânciade conectividade
06) Oscolaboradoresestarãosempre enviandofeedbacksque permitamamelhoriados
processos,visandoaumentaraeficiência
Entregas
Identifiquetodos os principais componentestangíveis,concretosemensuráveis queoprojetovai
gerar.
01) Entregado documentodoprojeto
02) Aumentodaprodutividade em,pelomenos,20% (1hora útil) durante osdiasde
trabalho
Restrições
Descrevaas limitações doprojeto,dequalquernatureza e origem,que impactamno
desenvolvimento dotrabalhodaequipe.
O projetopoderáserlimitadoporproblemasde conectividade.Alémdisso,poderáser
necessáriostreinarcadanovofuncionário,nãoapenasnaferramenta,comonosprocessos
anexos,e issodemandarátempo.Oobjetivoé que,aolongodotempode trabalhodo
profissional,issose pague,massempre existeoinvestimentonotreinamentodonovo
colaborador.
Outra coisaque poderáimpactar no desempenhodotrabalhoé aquestãodas autorizações
e hierarquiasde acesso,que deverãosermuitobemdefinidaslogonoiníciodotrabalho,de
formaadequada,para não gerar"gargalos"ao longodo trabalho,porfalta de autorizações
adequadasde acessoouediçãoaos documentos.

4. Riscos
Identifiqueos riscosmaisrelevantes paraodesenvolvimentobem-sucedidodoprojetoeque
representam incertezas comasquaisseráprecisolidar.
01) A falta de conectividadepoderáimplicarnaimediatainterrupçãodotrabalho(excetose
os colaboradoresforemtreinadosparautilizarversõesoffline dosarquivosnosquaisestão
trabalhando)
02) Outrorisco,bastante real,é de que a senhade algumfuncionário"vaze",dandoacesso
indevidoàpessoasde forada organizaçãoa documentossigilososcominformaçõesde
clientes.
03) Alémdisso,asenhadoadministradordosistemadeveráserguardadade forma
bastante segura,poisse essasenhavazar,todo o sistemapode sercomprometidoe o
acessoaos documentospode serinviabilizado,criandoumasituaçãoextrema
Linhado tempo
Definaquando vão ocorrer asprincipaisentregasdoprojeto.
01) Entregado projeto:30 dias
01.01) Entrega dosistemaem funcionamento:03 dias
01.02) Migração dos documentose adequaçãoaosistema:07 dias
01.03) Treinamentodoscolaboradores:10dias
01.04) Testes:05 dias
02) Coletade feedbacksparamelhorianosprocessos:10 dias
02.01) Ajustesnosprocessos:05 dias
Custos
Definaquanto serágasto paraconcluiro projeto esuasprincipaisentregas.
01) PlataformaGoogle Drive Business:US$50,00 por colaborador/ano
02) ConsultorGoogle:R$4500,00/mês (configuraçãodaferramentae treinamento)
03) Gerente de Projeto:R$7000,00 (valorúnico)
04) Contratode internetde 50MB Live Tim:R$199,90/mês