Aula 4 Descrição Arquivística 2013

Descrição Arquivística – Aula 4

GESTÃO DE DOCUMENTOS DE
ARQUIVO
Aula 4 – Descrição Arquivística
. A normatização e as diretrizes para a
elaboração de instrumentos de pesquisa.
Instrumentos de pesquisa: como chegar a eles.
Esmiuçando a ISAD-G


Classificação de Documentos de Arquivo

“ Determinação das categorias ou dos
grupos entre os quais devem ser
distribuídos logicamente e
sistematicamente os dossiês em
grupos ou categorias de assuntos
segundo uma ordem para facilitar a
utilização”.


Os princípios de classificação
• a classificação é uma representação da realidade
e como tal uma aproximação. É necessário definir
níveis de tolerância;
– Inesgotabilidade (nenhuma classificação é tão
exaustiva que será capaz de englobar tudo);
• Provisoriedade.
• a classificação persegue um objetivo;
• a classificação tem por trás um mecanismo
classificador que executa as operações
necessárias (denominação, hierarquia,
subordinação);


• a classificação necessita de
um princípio de Alunos
classificação ou de divisão; Descrição Arquivísticas

• o princípio de classificação é
natural quando é o mais
adequado (aproximado) ao
conjunto;

Masculino Feminino

Princípio de Classificação: Sexo


Relações entre Conceitos

• Relação hierárquica Árvore
(gênero/espécie) –
se dois conceitos
diferentes possuem
características
idênticas e um deles
possui uma Árvore Árvore de
característica a mais Frutífera Nozes
do que o outro,
então entre eles se
estabelece a relação
hierárquica ou
gênero/espécie.
macieira pessegueiro amendoeira nogueira


• Relação
Árvore
partitiva
(todo/parte)
– a relação
partitiva
existe entre Raízes Tronco Galhos Folhas
um todo e
suas partes.



• Relações
Funcionais –
aplicam-se,
Produção → Produto → Produtor → Comprador
sobretudo, a
conceitos que
expressam
processos.


Exercicio Monte o Arranjo da
Atividade Meio


Instrumentos de Pesquisa
Instrumentos de pesquisa completam o
trabalho de um arquivo com a finalidade de
propiciar o acesso aos documentos, consulta e
divulgação do acervo e se apresentam em
vários formatos e cada um possui
características próprias, que vão atender as
necessidades dos pesquisadores


Outros instrumentos de Pesquisa

E online?


Observações importantes:
•Na tarefa de elaboração dos instrumentos de pesquisa é necessário saber, em primeiro
lugar, em que nível de sintonia se encontram as atividades de descrição em relação às de
classificação.

•Por exemplo: se durante a ordenação interna dos documentos de uma série for possível a
anotação das datas-limite, no momento da descrição não será necessário voltar àqueles
documentos.

•Infelizmente essa situação nem sempre ocorre e os arquivistas acostumaram-se a
descrever a posteriori os conjuntos documentais já classificados.

•Independentemente de se efetuar a descrição no mesmo momento ou após a
classificação, é necessário estabelecer uma sistemática de coleta de informações do
acervo e de seus documentos.

•A utilização de fichas eficientes, informatizadas ou manuais, é muito importante. Também
é fundamental a realização de um bom controle sobre o preenchimento e o
processamento das fichas, a fim de se garantir uma padronização rigorosa.
•A criação de manuais de preenchimento e a revisão sistemática são imprescindíveis.
•Igualmente importante é ter controle do vocabulário e das siglas utilizadas.


Metadados


Receitinha


Como chegar a eles:
• 1 - planejamento e definição de prioridades
• 2 - estabelecimento do conteúdo do
instrumento
• 3 - preparação para o recolhimento das
informações
• 4 - recolhimento das informações
• 5 - confecção e divulgação do instrumento de
pesquisa


Passo 1 - planejamento e definição de
prioridades:
· escolha do material a ser descrito;
· escolha do tipo de instrumento;
· definição da forma de divulgação do
instrumento;
· definição dos recursos materiais, humanos e
financeiros;
· estabelecimento de cronograma;


Passo 2 - estabelecimento do conteúdo do
instrumento:
· definição das informações a serem
apresentadas;
· definição do modo pelo qual as informações
serão
apresentadas;
· estabelecimento do sistema de coleta e de
processamento dos dados;


Passo 3 - preparação para o recolhimento das
informações:
· definição dos elementos do sistema informatizado
(se for o caso);
· elaboração de fichas para coleta da informação;
· elaboração de manuais para o preenchimento das
fichas a fim de se garantir sua correta utilização
e a manutenção de um padrão;
· teste das fichas e do manual em uma parte do
acervo;
· finalização das fichas e do manual;
· treinamento do pessoal técnico responsável pelo
preenchimento das fichas;
· escolha de um técnico responsável pelo
preenchimento (será o revisor das fichas, com o
objetivo de garantir a padronização das
informações);


Passo 4 - recolhimento das informações:
· preenchimento das fichas;
· revisão das fichas;
Passo 5 - confecção do instrumento de pesquisa e divulgação do
instrumento de pesquisa.

Escrever, escrever e escrever.


Normatização da Descrição Arquivistica
• A preocupação com a descrição arquivística é recente, surge por volta do
final da década de 1980, com o início do processo de construção de
normas de descrição de documentos arquivísticos.

• Em 1992 foi produzida a primeira versão da ISAD(G), sua publicação
ocorreu em 1993, sendo decidido que após 5 anos seria novamente
revista. Ainda em 1992 foi proposta a elaboração de outra norma, a ISAAR
(CPF), porém sua publicação ocorreu somente em 1996.

• A ISAD (G) padroniza a descrição arquivística em fundos como um todo e
em suas partes e contém regras gerais que podem servir como base para
a criação de normas locais ou ser usada em conjunto destas se já
existirem.


• Vamos conhecer mais da ISAD (G)


a de
Dic e
hoj


• Vamos ver o trabalho de vocês?
• 2 itens:

– Apresentação do acervo (História Administrativa-
Biografia e História Arquivística)

– Quadro de arranjo.

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