O documento apresenta uma proposta de plano de comunicação integrada para a Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação (SLTI) do Ministério do Planejamento, com o objetivo de promover a cultura comunicacional, integrar departamentos e fazer ações de governo eletrônico mais visíveis ao público. Analisa o ambiente interno e externo, definindo públicos-alvo, estratégias de comunicação e a importância da colaboração interna entre os servidores. Também sugere a migração do portal do governo eletrônico para um sistema mais eficiente, além da utilização diversificada de mídias para melhorar a comunicação das iniciativas governamentais.

1. Departamento de Governo Eletrônico DGE/SLTI/MP MINISTÉRIO DO PLANEJAMENTO Brasília, janeiro de 2011 Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação

2. MINISTÉRIO DO PLANEJAMENTO Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação Proposta de Plano de Comunicação Integrada para SLTI O que entendemos por Comunicação? Comunicação Integrada Objetivos Análise de ambientes Análise de públicos Estratégias Políticas de segurança e conteúdo Sugestões

3. MINISTÉRIO DO PLANEJAMENTO Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação Comunicação • Derivada do latim communicare , significa tornar comum, partilhar , repartir (informações, ideias, atitudes). Isso implica em participação, interação , troca de mensagens , emissão ou recebimento de informações novas . “ Comunicação significa informação que passa de um lugar para outro.” (G. Miller)

4. MINISTÉRIO DO PLANEJAMENTO Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação O que queremos com um Plano de Comunicação? • Promover na SLTI a cultura comunicacional do fluxo de informação e integração entre os diferentes departamentos; • Tornar visíveis as ações e políticas de Governo Eletrônico; • Mobilizar os servidores da Secretaria para apoiar e colaborar no desenvolvimento das estratégias deste plano como um processo contínuo e de responsabilidade de todos; • Alcançar de forma eficiente o público-alvo das ações de Governo Eletrônico; • Tornar o público-alvo partícipe das políticas de Governo Eletrônico; • Prover um meio de feedback para as ações de Governo Eletrônico; • Servir de ferramenta para avaliar a implementação dos projetos de Governo Eletrônico e sua eficácia ao cidadão.

5. Análise de ambientes (SWOT) - Externo Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação OPORTUNIDADES AMEAÇAS Grandes eventos (COPA 2014 e Olimpíada 2016) Transição de governo Dependência crescente da TI Perda e migração de servidores Transição do Governo Dependência do Serpro para mudanças Demanda para integração das políticas públicas Desconhecimento do Programa de Governo Eletrônico por grande parte da APF Destaque da agenda de Governança de TI Resistência de alguns órgãos em implementar iniciativa de e-gov Decreto Cidadão Existência de mais de um portal com informações sobre governo eletrônico Institucionalização e reconhecimento do SPB junto à APF e à sociedade. Não existe um local único para concentrar as informações mais requeridas pela sociedade Destaque da Interoperabilidade na agenda Internacional PNBL Dados Abertos Conscientização da população sobre a necessidade e possibilidade de participar das políticas públicas por intermédio das Consultas Públicas Parcerias com centros de pesquisa, institutos e Universidades

6. Análise de ambientes (SWOT) - Interno Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação Contato com gestores de Tecnologia e assessores de comunicação Não há utilização de outra mídia, além da internet, ou realização de campanha para divulgação das ações da SLTI Competência formal para definir normas e políticas de TIC Público interno não tem acesso às ferramentas digitais de comunicação que trazem informações sobre o próprio Ministério do Planejamento, como youtube e twitter. Coordenação Executiva de Ações e Programas de Governo Comunicação e interação entre os públicos dessas ações Alta capacidade de recursos humanos / novos concursados Entendimento entre os dirigentes da SLTI para unificação das ações de Governo Eletrônico Reconhecimento do processo de logística do governo Integração com a Ascom do Ministério Reconhecimento da IN 04 como referência para processos de TIC no governo federal Integração entre os departamentos da SLTI Rede de parceiros Processo de comunicação e divulgação Existência de padrões de TIC para governo (e-MAG e e-PING) PONTOS FRACOS PONTOS FORTES

7. MINISTÉRIO DO PLANEJAMENTO Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação Comunicação Integrada A Comunicação Integrada consiste no conjunto articulado de esforços, ações, estratégias e produtos de comunicação, planejados e desenvolvidos por uma empresa ou instituição, com o objetivo de agregar valor à sua marca ou de consolidar sua imagem a públicos específicos ou à sociedade como um todo. Implica na utilização de várias ferramentas de comunicação, como internet, rádio, tv e publicidade. Comunicação integrada também se refere ao processo de trabalhar em conjunto com todos os membros da instituição.

8. MINISTÉRIO DO PLANEJAMENTO Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação Análise de Públicos Legalmente o público do programa a sociedade como um todo, usuária de serviços públicos eletrônicos oferecidos pela Administração Pública Federal, visto o objetivo de promoção da cidadania. Contudo, entendemos que o público-alvo direto do Programa seja a própria Administração Pública Federal, já que deve implementar as iniciativas de e-gov dentro de cada instituição. Sendo assim, a sociedade seria público-alvo indireto, beneficiária da implementação das ações de governo eletrônico. O que nos permite dividir o público de nossas ações de comunicação em público direto e indireto.

9. MINISTÉRIO DO PLANEJAMENTO Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação Público Interno Internamente, temos como participantes do Programa os ministros da Casa Civil e do Ministério do Planejamento, secretários, diretores e coordenadores, responsáveis pelas tomadas de decisões e pela própria existência do Programa de Governo Eletrônico. Ainda no âmbito interno, devemos buscar fortalecer o vínculo dos servidores que desenvolvem seus trabalhos na SLTI. Trabalhar com o público interno deve ser visto como prioridade, para que, estimulados, possam melhor desenvolver suas atividades, instigando também profissionais de outras instituições a aderirem aos projetos de governo eletrônico, como e-PING e e-MAG.

10. MINISTÉRIO DO PLANEJAMENTO Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação Primeiro, os gestores responsáveis por ações de governo eletrônico em cada instituição pública, pois devem ser continuamente incentivados a desenvolver, pesquisar e se atualizar sobre iniciativas de e-gov. Ao mesmo tempo, temos o cidadão. O qual requer pesquisas constantes para que os coordenadores do Programa de Governo Eletrônico possam saber se as iniciativas atendem ao que a sociedade espera, se estão tendo o efeito desejado e realmente facilitam a vida do cidadão. Outro público externo de interesse ao Programa são as universidades, institutos de educação e órgãos de pesquisa de tecnologia da informação e comunicação. Muitas delas podem ser parceiras no desenvolvimento de projetos, proporcionando uma análise mais técnica e pontual das ações, sem a qual dificulta o desenvolvimento do processo. Público Externo

11. MINISTÉRIO DO PLANEJAMENTO Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação Estratégias Comunicação Interna A comunicação interna é planejada em torno de propósitos claramente definidos, para viabilizar toda a interação possível entre a organização e seus colaboradores, a fim de estabelecer uma efetiva relação com este público.

12. Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação Como implementar Os diretores da SLTI deverão indicar , ao menos, um servidor e um suplente para um trabalho coordenado de comunicação junto ao DGE e/ou Gabinete. Esses sevidores indicados serão os agentes de comunicação de suas repartições e deverão manter a equipe de comunicação da Secretaria informada sobre os respectivos projetos e atividades em andamento que sejam passíveis de divulgação - mesmo que eles ainda não estejam concluídos - de modo a gerar informação continuamente. Essas informações serão transformadas em notícias e irão alimentar os sites do Ministério e do Governo Eletrônico, como também, as redes sociais e outros canais de comunicação dos quais fazemos parte. Trabalho coordenado entre os departamentos da SLTI

13. MINISTÉRIO DO PLANEJAMENTO Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação Tendo em vista que o portal do Governo Eletrônico é o principal canal de difusão de informações do Programa, não é desejável que o controle total deste fique sob responsabilidade de um órgão externo. Como implementar Sugerimos a migração do portal - que hoje se encontra na tecnologia Zope/Plone e responsabilidade do SERPRO - para o sistema WordPress, um software livre e gratuito. Além de reduzir custos, a mudança proporcionará flexibilidade e economia de tempo para a equipe criar, modificar, atualizar diversas informações e funcionalidades do portal, possibilitando a melhoria da qualidade na comunicação junto à sociedade. Controle total sobre o Portal e-GOV

14. MINISTÉRIO DO PLANEJAMENTO Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação Padronização no uso das siglas Criar e-mail institucional para a Secretaria; Elaborar assinatura-padrão para uso dos servidores da SLTI; Identidade visual – criação de logomarca para a Secretaria; Padronização visual dos ambientes virtuais: portais e sistemas sob responsabilidade do MP. Padronização de ferramentas de comunicação interna:

15. Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação Estratégias Comunicação Externa Criação de um comitê para discussão de iniciativas de governo eletrônico dentro do portal e-GOV Como implementar Utilizando o canal já existente dentro do portal e-GOV. Ao menos duas pessoas devem ficar responsáveis por gerenciá-lo, de preferência, dois Analistas em Tecnologia da Informação, que serão responsáveis por moderar o fórum, incluir e excluir participantes, tirar dúvidas dos gestores cadastrados e manter viva discussões sobre tema de e-gov, fomentando o canal com novidades pelo menos uma vez por semana. Esperamos que os próprios participantes mantenham as discussões, perguntando, sugerindo e tirando dúvidas. Essa estratégia será melhor efetivada se houver um compartilhamento do mailing list do SISP e do DGE.

16. Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação Estratégias Comunicação Externa Difusão do canal de contato do C3S: Como implementar Preparar e realizar divulgação nos sites do Ministério do Planejamento, do e-GOV, no Boletim Informativo de Governo Eletrônico; e ainda, entre os contatos da lista do SISP e do DGE, providenciando assim, que o maior número de pessoas saiba da existência dos canais de contato (e-mail e telefones) com a SLTI e possam acessá-los mais facilmente. Podemos divulgar em outros canais eletrônicos além da internet.

17. Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação Estratégias Comunicação Externa Utilização de mídias sociais para divulgação de boas práticas Como implementar Criação de uma conta na mídia “Slide share” – permitirá divulgar todos os documentos, normativos e apresentações de eventos. O acesso aos documentos pelos internautas será gratuito, sem necessidade de efetuar login ou realizar download. Criação de conta na mídia youtube para divulgação de eventos e informações sobre as diversas ações da SLTI; Criação de conta no canal Twitter; Criação do Blog do Governo Eletrônico, Independência de fornecedores.

18. Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação Estratégias Comunicação Externa Utilização de outras mídias para difusão do Programa de Governo Eletrîonico e ações Como implementar Realizar campanhas institucionais a serem veiculadas em mídia televisiva e cibernética. No caso da criação de um Blog ou reformulação do Portal e-GOV, além de servir como difusão das ações da Secretaria/Programa, ajudará ao próprio cidadão a navegar e entender a ferramenta. Ex: Vídeo institucional - Portal eletrônico do Senado Federal

19. Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação Estratégias Exemplo: Levantamento de casos de boas práticas em governo eletrônico - Criar uma seção específica no portal e-GOV que contenha uma lista de exemplos e casos de boas práticas na administração pública, informando a identificação do órgão, endereço eletrônico para contato da equipe, explicação de como se realizou a ação. - Agrupar no portal do Governo Eletrônico um banco de dados com casos de boas práticas e centralizar uma gama de informações interessantes e necessárias num só local. - Analisar a acessibilidade dos 37 portais ministeriais hoje existentes e fazer uma classificação. Relacionar os 5 melhores e divulgá-los através de matérias no portal do MP, do e-GOV e da Newsletter. Enviar cada análise a seu respectivo ministério e propor ajuda, primeiramente, aos mais críticos. - Além de repercutir na divulgação do Programa e ações do Ministério, instiga maior interesse dos gestores por uma boa avaliação, tornando assim o site, uma referência para pesquisas relativas ao tema. - Divulgar a relação de melhores práticas de e-gov e acessibilidade às mídias tradicionais

20. Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação Políticas de segurança e de conteúdo Deve-se definir se o público interno será participante da estratégia de comunicação. Por isso, as políticas de segurança devem estar alinhadas às políticas de gerenciamento de conteúdo, para que, ao mesmo tempo, nem os servidores e funcionários da instituição sejam excluídos, nem as informações e a integridade dos sistemas do Ministério colocadas em risco. Que política queremos ? As políticas devem ser revistas periodicamente para assegurar que reflitam as mudanças estratégicas e prioritárias da instituição.

21. Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação O caminho O caminho para uma comunicação ideal é fazer com que os servidores comuniquem-se de maneira contínua e informal com os escalões superiores, inferiores e de mesmo nível hierárquico, e compartilhem a mesma informação sobre as atividades da instituição junto à sociedade.

22. MINISTÉRIO DO PLANEJAMENTO Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação Razões para planos não funcionarem Miopia dos dirigentes sobre resultados a médio e longo prazos; Planejamentos são conversados, planos elaborados, mas nunca executados; Deficiência de integração entre setores da organização; Desentendimento financeiro, logístico, estrutural sobre as necessidades do plano e outras áreas de interesse; Falta de proatividade da equipe em propor novos planos; Ineficiência sobre o acompanhamento por parte da organização sobre os planos elaborados; Utilização de dados, informações e pesquisas desatualizados; Demora na implementação do plano; Depender dos outros para implementá-lo.

23. Obrigado! MINISTÉRIO DO PLANEJAMENTO Marcus Bennett e Cleonaldo Freire [email_address] [email_address] Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação