Mapeamento de Processos
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PARA QUE MAPEAR PROCESSOS?
Mapear processos possibilita o domínio dos processos produtivos o que permite identificar pontos fortes e
pontos a melhorar. No caso de complexidade das operações, hiatos na integração, atividades repetitivas
podem ser identificadas e suscetível a melhorias, isso quando existem práticas de controle e é exatamente
isso que proporciona o mapeamento, levando a resultados que proporcionam um nível maior de
entendimento dos processos e consequentemente ao aumento de performance do negócio. O mapeamento
de processos permite através de analises críticas enxugar tarefas descartáveis para que assim a empresa
ganhe produtividade.
O mapeamento precisa ser eficaz e organizado, isso é importante para a estrutura organizacional e colabora
em uma melhor gestão empresarial. O mapeamento de processos inspira novas ideias que favorecem no
amadurecimento e aperfeiçoamento do negócio que através de analises permitem identificar, priorizar e
entender problemas. Essas analises são cruciais para efetivar novos processos para alcançar e manter a
excelência operacional.
PADRONIZAÇÃO
Os processos produtivos precisam ser padronizados e a implementação de normas tem como propósito
potencializar a equivalência, reprodução, resguardo e qualidade de parte ou de todo o processo, produto ou
serviço. Padronizar é igualar todo o processo produtivo da empresa não permitindo que uma gama de
processos diferentes atinja a performance da companhia. Toda empresa deve elaborar, manter e melhorar
continuamente seu POP - Procedimento Operacional Padrão, pois significa garantia para o consumidor. O
POP funciona bem quando as partes interessadas estudam seus processos com minuciosidade e criam
procedimentos operacionais padrão de acordo com os seus processos, o POP funciona quando não é copiado.
Internamente por exemplo, uma empresa pode ter vários processos, devido aos vários setores existentes,
claro que os processos podem estar interligados, mas não podem ser tratados da mesma forma, logo, cada
procedimento precisa ser redigido de acordo com o processo corrente de cada setor. O mesmo vale para
empresas diferentes, nunca adote POP’s de outras empresas, analise os seus processos e crie processo de
acordo com a sua empresa, pois cada organização tem uma maneira e uma cultura diferente de administrar
seu negócio.
QUAIS OS PASSO PARA MAPEAR PROCESSOS?
Existem passos a serem seguidos, cada empresa pode montar os seus passos para mapear processos, mas
listo a seguir passo que considero importantes.
1. Definir o objetivo
2. Detectar quais as saídas do processo
3. Detectar os clientes do processo
4. Detectar as entradas do processo
5. Detectar os componentes do processo
6. Detectar os fornecedores do processo
7. Compreender os limites do processo
8. Documentar o processo vigente
9. Detectar as melhorias que o processo necessita
10. Definir as melhorias a serem empregadas no processo
11. Documentar o processo melhorado
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GANHOS
O mapeamento de processos proporciona ganhos em qualquer área, é uma poderosa ferramenta para
diminuir custos, facilitando para o gestor o controle e cumprimento de atividades por meio de indicadores
que contribuem para a adoção de metas e identificação de não conformidades no processo para que possam
ser corrigidos e melhorados.
COMO MAPEAR PROCESSOS
Existem várias ferramentas capazes de mapear processos, cito duas delas, a Lista de Verificação, também
conhecida pelo seu termo em inglês como checklist e o fluxograma.
Exemplo de checklist
Exemplo de fluxograma
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Chek-list devem se adequar a necessidade do mapeamento de processos, por isso, alguns poderão ter várias
perguntas para serem respondidas, as respostas poderão ser sim ou não, ou poderão ter respostas mais
elaboradas. Uma lista de verificação deve ser elaborada de acordo com o processo que será mapeado e o
que se quer mapear.
O fluxograma é a representação gráfica que demonstra por meio de símbolos geométricos interconectados
todo o fluxo de uma atividade.
FERRAMENTAS E ABORDAGEM
Através de ferramentas BPM como o bizagi, é possível modelar processos, aliás, modelagem de processos e
mapeamento de processos são termos distintos, enquanto que modelar um processo é efetuar o registro do
fluxo mapeado de acordo com o tipo de notação, mapear processos é traçar o fluxo de atividades. O
mapeamento de processo deve ser feito antes da modelagem de processos. O mapeamento de processo é
uma ferramenta de comunicação que colabora para que as empresas tenham uma visão macro dos seus
processos de negócio, de apoio e controle. Após o mapeamento inicia-se a modelagem de processo que é
feita através de um fluxograma ou mapa do processo do negócio, através disso é possível descrever
atividades, papéis, responsabilidades e fluxo de informação. Isso facilita o entendimento e permite que
analises consistentes possam ser realizadas.
Exemplo de modelagem de processos através de ferramenta BPM
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Independente da ferramenta utilizada, pode-se utilizar duas abordagens para que a modelagem seja
realizada: bottom up e top up.
Na abordagem bottom up a modelagem é feita de baixo para cima, isso quer dizer que primeiro é preciso
entender os processos nos seus mínimos detalhes para depois chegar a visão macro nos processos da
organização.
Na abordagem top up a modelagem é feita de cima para baixo, isso quer dizer que primeiro é preciso ter a
visão macro dos processos da organização para depois detalhar cada macroprocesso.
Exemplo de top up e bottom up
Mapear processos é sinônimo de controle do negócio, é ter a garantia de saber o que ocorre na organização,
com base nos dados coletados através do mapeamento de processos é possível descobrir os pontos forte e
fracos e trabalhar na implantação de melhorias que beneficiarão toda a empresa. Mapear processos é
sinônimo de quem se preocupa em levar seus negócios a excelência operacional.
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