No Youtube: https://youtu.be/orOkBunMm-s Direto ao ponto, neste vídeo usamos um mapa mental com os passos para colocar no ar na sua organização seu Escritório de Processos de Negócios. No Youtube: https://youtu.be/orOkBunMm-s Download: http://www.companyweb.com.br/downloads/ Cód. 129 | Mapa Mental | Escritório de Processos

1. Escritório de Processos
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1. Contexto
O Ambiente de gestão está cada vez mais complexo e incerto.
Eficiência operacional
Ênfase na eliminação de burocracia
Diminuição de custos
Diminuição de tempo de execução das tafefas
Agilidade na adaptação as Mudanças de Cenário
Alavancagem da organização
Fonte de inovação organização
Mitigação de riscos e incertezas
Em cenário de incertezas:
Vamos investir mais em publicidade?
Fazer Fusão e Aquisição?
Ou melhorar nossa Margem de Contribuição através da melhoria
interna de como fazemos nosso trabalho?
Justificativa
Por que um Escritório de Processos é tão importante para a sua organização?
Por exemplo:
Porque sem o Escritório de Processos, enfrentamos problemas de:
- De não termos uma Visão Macro e sim individual, olhar além da sua área e sim do processo todo do começo
do Pedido a Entrega, por exemplo;
- Concentração excessiva na atuação no dia-a-dia para solucionar problemas emergenciais sem ter tempo e
estrutura para pensar em como melhorar os processos;
- Desmotivação e perda de desempenho por não conseguir efetivamente implantar novos processos;
e falta de apoio, continuidade e permanência das práticas e iniciativas de gestão de processos.
Neste contexto, um Escritório de Processos vem para nortear e coordenar as ações relacionadas à gestão por
processos.
O Escritório de Processos apoia toda a organização com metodologias, modelos, ferramentas, condução de
projetos estratégicos, treinamentos e Mentoring (apoio individual aos gestores e usuários dos processos) de
gestão de processos.
Nota:
A Gestão por Processos
É preciso ir além de projetos pontuais de processos. É preciso implementar a Gestão (constante) por Processos.
Gestão por Processos é um conjunto de práticas, que requer pessoas gestoras - os Gestores por Processos, os quais,
guiados por metodologia de trabalho e suportados por sistemas, (modelagem, fluxo de trabalho (workflow),
monitoramento dos indicadores de performance, integração entre aplicativos etc.), promovem a melhoria constante de
cada processo da sua organização.
Um Escritório de Processos é elemento vital para
conferir à Gestão por Processos uma visão sistêmica,
inovadora e efetiva, que visa:
Criar e consolidar a cultura por processos em toda a sua organização;
Tornar Gestão por Processos uma iniciativa perene, fazendo parte do contexto de gestão global da
organização, no seu dia a dia;
Promover Gestão por Processos iniciativas conexas e de alta sinergia, alinhadas à estratégia corporativa;
Promover o entendimento e conseqüente engajamento de todos da organização, no trabalho de
melhoria global do negócio.
Motivador Por exemplo:
Cenário de crise e incertezas.
2. Objetivo
Foco:
Melhorar a Eficiência Operacional;
Por exemplo Prazo de Entrega.
Através de:
Fortalecer o alinhamento entre estratégia e processos;
Apoiar projetos estratégicos através da Gestão por Processos;
Promover melhores práticas e políticas em Gestão por Processos;
Desenvolver e manter metodologia e ferramentas para Gestão por Processos;
Disseminar o conhecimento gerado em Gestão por Processos;
Gerenciar o desempenho dos Processos através de Indicadores.
3. Responsabilidades do Escritório de Processos
1.
Apoio aos Gestores dos Processos, sendo um braço de auxílio nos trabalhos de
acompanhamento e aplicação das iniciativas para aperfeiçoar os processos;
2. Orientação na formulação dos indicadores de desempenho dos processos;
3. Explicitação da contribuição dos processos para a estratégia;
4.
Promoção e garantia do alinhamento dos processos de negócio com a
estratégia corporativa;
5.
Participação e acompanhamento da gestão dos projetos que envolvem
melhorias de processos;
6. Suportar e acompanhar as iniciativas de implementação de TI para processos;
7. Fomentar a integração entre os processos e áreas envolvidas;
8.
Auxiliar na identificação de oportunidades de melhorias nos sistemas de
informação existentes;
9.
Ser o guardião dos padrões, regras, mecanismos de avaliação etc., e
também das ferramentas usadas na Gestão por Processos;
10.
Gerenciamento e manutenção das metodologias aplicáveis ao ciclo de
vida dos processos (modelagem, análise, proposição e implantação de
melhorias, avaliação dos resultados);
11. Normatização dos esforços de melhoria dos processos;
12. Garantia (auditoria) de conformidade de Processos;
13. Padronização e harmonização os processos de negócios entre localidades;
14.
Desenvolvimento e difusão de metodologia e as melhores práticas
de gestão por processos;
15.
Institucionalização e consolidar as iniciativas da Gestão por
Processos na organização;
16.
Treinamento e desenvolvimento de pessoal nas melhores práticas
de Gestão por Processos, assegurando a disseminação do conceito
e das práticas dessa gestão na organização;
17. Auxiliar na geração de conteúdos referentes à capacitação;
18.
Realização da interlocução entre os Gestores de Processos
com a Alta Administração e também com a Gestão de
Projetos.
19.
Nota:
O Escritório de Processos não é Gestor de Processos e nem deve fazer as funções ligadas
à Gestão por Processos, pois para isso a organização contratou os gestores de negócio.
Ele não retira autonomia das áreas de negócio, mas sim auxilia e participa, nas
iniciativas definidas pelos gestores para a melhoria de cada processo, como um prestador
de serviços.
4. O que se esperar do Escritório de Processos?
Gerir processos de negócio significa mudar continuamente a forma como uma organização executa
suas atividades, visando aumentos significativos de desempenho como:
- Fortalecimento da excelência operacional;
- Aumento da visibilidade para tomada de decisão (baseado em indicadores);
- Promoção da inovação.
A maximização de ganhos com Gestão por Processos passa por construir o ambiente ideal para se
repensar a forma como uma organização deve executar suas atividades.
Este ambiente deve ser colaborativo, culturalmente sustentável e suportado por métodos e
ferramentas adequadas.
O Escritório de Processos busca oportunidades para:
- Redução de custos;
- Melhoria da comunicação entre as áreas;
- Otimização da tomada de decisão.
5. Inicie um Piloto
Inicie um 'Piloto'. Neste trabalho de análise, diversos problemas que afetam negativamente o
processo, aponte, utilize a ferramenta causa raiz de cada problema e os “sintomas” que
conduzem à fragilidade, é possível a identificação da correspondente solução ou “remédio”.
Embora o Gestor consiga identificar o Problema (Porque demora tanto? Porque alguém tem
que cobrar?) na maioria dos casos, cada causa raiz dessas requer uma solução específica e isto
pode, portanto, significar um número expressivo de iniciativas, para as quais, nem sempre o
gestor está preparado ou capacitado, ou ainda, dispõe de tempo.
O Gestor é pessoa ligada ao negócio e não necessariamente a tecnologia e metodologias e
nestas situações, para auxiliar no cumprimento de sua missão e responsabilidades, recorre ao
Escritório de Processos, uma entidade interna à organização, que presta serviços ligados ao
contexto de processos a todos os Gestores de Processos, facilitando a adoção das soluções
identificadas para cada problema.
Exemplo
Processo Pedidos de Estoque
Porque demora tanto?
Porque alguém tem que cobrar?
Causa Raiz
Identificamos mais 30 causas raiz;
Trabalho realizado de maneira colaborativa. Todas as áreas
afetadas. E, iniciamos a cultura de Gestão por Processos e a
visão do 'todo' (do começo ao fim do Pedido).
Todos focados para resolver o problema de maneira colaborativa.
6.
Fase para Implantar o
Escritório de Processos
1. Caso de Negócio (justificativa)
2.
Ações de comunicação da instalação da iniciativa da Gestão por
Processos na organização
3.
Ações ligadas à definição dos serviços e respectiva responsabilidade
em Gestão por Processos
Definição do portfólio de serviços
4. Criação da Metodologia para Mapear Processos
Guia metodológico prático para mapear processos
Guia metodológico prático para Melhoria de Processos
Guia metodológico prático para criar dashboard/painel de
controles (indicadores/kpis)
5. Cadeia de Valor e Macroprocessos
Estrutura da Documentação
6. Criação do guia Auditoria
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