Leilões Eletrónicos - Boas-Práticas | VORTAL at Porto Business School

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Leilões Eletrónicos
Ética e Boas-Práticas
Pós-Graduação Gestão de Compras e Abastecimento
Porto, 11 de Setembro de 2016
© VORTAL 2016 – All rights reserved

Índice
Leilões Eletrónicos: Ética e Boas-Práticas
2
1 A Vortal
2
A Negociação Eletrónica em Leilões Eletrónicos
- O que é um Leilão Eletrónico
- Quando realizar um Leilão Eletrónico
- Quando não realizar um Leilão Eletrónico
- Qual o caminho para um resultado Win-Win
- Preparação de um Leilão Eletrónico
- 5 Fases do Leilão Eletrónico B2B
- Boas-práticas num Leilão eletrónico
- Alguns exemplos de poupanças apuradas
3
O Evento - Demonstração
© VORTAL 2016 – Todos os direitos reservados

© VORTAL 2015 – Todos os direitos reservados 3
1. SOBRE A VORTAL
Líderes na Implementação de Soluções de
Contratação Pública Electrónica

4
AVORTAL é um dos maiores operadores mundiais de plataformas
eletrónicas de compras para o setor público e empresarial.
A plataforma VORTAL liga em rede milhares de empresas e entidades
públicas, ajudando-as a aumentar a eficiência dos processos de compra, a
reduzir os custos de aquisição e a aceder diariamente a mais
oportunidades de negócio.
A presença internacional daVORTAL e a sua orientação para processos
de Sourcing estratégico garantem à sua comunidade de utilizadores
nacionais e internacionais a realização de negócios mais rápidos,
eficientes e competitivos.
Sobre a VORTAL

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A combinação de uma aplicação de eSourcing e eCommerce faz da VORTAL o único operador com uma
dupla proposta de valor para compradores e fornecedores.
Magic Quadrant (MQ) para o Conjunto de Aplicações de
Sourcing Estratégico
Top 5
No e-Sourcing e na tecnologia de plataforma
Top 3
Para sourcing do sector público, produto da engenharia de
sourcing, directório de fornecedores, dashboards e analises, e
integração entre aplicações
Suite S2S completa
# 1 benchamarking funcional
“Outro exemplo(...) pode ser encontrado nos seus templates."
(...) “É como estar a escrever artigos para o LinkedIn ou
Facebook.“
“Se considerarmos os fornecedores europeus, é possível
ver parte das ofertas da Hubwoo, Basware e
BravoSolutions presente quando analizamos a plataforma
da Vortal. “
“ A empresa tem vindo a desenvolver uma visão de como
incentivar a participação dos fornecedores no modelo. A
concorrência a este tipo de modelo não é fácil de encontrar”
“AVORTAL incorporou uma componente de reputação no seu
modelo" (...) “Não se encontram muitos fornecedores que
tenham feito este tipo de desenvolvimento."
Artigo publicado por Spend Matters na sua versão americana
Reconhecidos pelos principais analistas

Microsoft
Portugal ISV
Partner 2015
Esta distinção, atribuída pela
Microsoft Portugal reconhece os
parceiros Microsoft que no
decorrer do último ano
desenvolveram e implementaram,
de forma exemplar, soluções
inovadoras com base em
tecnologia da Microsoft.
NOS Innovation
Award 2015
(short list – 10 finalistas)
Este prémio, reconhece a
VORTAL pela forte cultura de
Inovação que tem permitido o
desenvolvimento de produtos e
serviços únicos e que nos
distinguem como uma das
empresas mais inovadoras em
Portugal.
COTEC-NORS
Innovation Award
2014
A VORTALnext> foi a grande
vencedora da 7.ª edição do Prémio
Produto Inovação COTEC-NORS, ao
ser considerada como o produto mais
inovador resultante de uma atividade
consistente e continuada de
inovação empresarial. Esta distinção,
tem como objetivo premiar e divulgar
bens e serviços inovadores
desenvolvidos por empresas
nacionais ou estrangeiras que
operem em Portugal.
Prémios

Índice de Contratação Pública Eletrónica
em Portugal
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Fonte: Governo de Portugal, Ministério da Economia e do Emprego, INCI, Relatório Contratação Pública em Portugal 2012
Índice de Contratação Pública em
Portugal 2012
77%
Índice de Contratação Pública na
Europa 2010
5%

2. LEILÕES ELETRÓNICOS
O que são? Como funcionam?

O que é um Leilão eletrónico
10
Atividade suportada na internet utilizada para negociar preços de
compra ou venda de materiais, capitais ou serviços.
Substitui formatos tradicionais de negociação suportados em papel
ou até presencialmente.

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Quando realizar um Leilão eletrónico
Em que circunstâncias realizar leilões
• Muitos fornecedores qualificados
• Produtos e Mercadorias
• Excesso de capacidade no mercado
• O negócio do Comprador é grande para os Fornecedores
• O preço é o critério principal (podendo existir outros)

12
Os leilões são uma ferramenta útil
mas não são adequados para tudo.

13
Quando não realizar um Leilão eletrónico
Em que circunstâncias não realizar leilões
• Poucos fornecedores qualificados
• Produtos muito especializados
• O negócio do Comprador é demasiado pequeno para os Fornecedores
• O mercado não apresenta excesso de capacidade ou a mesma é pequena

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Qual o caminho para um resultado
WIN-WIN?
COMPRADOR:
 Qual o objetivo da Empresa?
 Qual o “meu” objectivo?
 Qual o limite mínimo para que o
Fornecedor também considerar um
“bom” negócio?
 Estudar a estrutura de composição
do preço para conhecer esse limite
FORNECEDORES:
 Qual o objetivo da Empresa?
 Qual o “meu” objectivo?
 Qual o limite mínimo que posso licitar
para manter uma margem viável?
 Procurar antecipar o objetivo do
Comprador (Empresa e Pessoa)
 Não realizar o evento sozinho
 Pré-validar os limites de preço com
CXO

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A preparação é tudo.
• Os produtos certos – nem tudo pode ser leiloado
• Os Lotes ou Itens do Leilão devem ser da mesma família de categoria.
• Os fornecedores certos (pre-qualificados – para tal recomenda-se a realização
consulta também para definir um Preço Base adequado).
• Disponibilizar documentação clara e adequada do que está em leilão
• Plano de contingência em caso de falhas na tecnologia ou outras
Preparação de um Leilão eletrónico

5 Fases do Leilão Eletrónico B2B
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COMPRADOR FORNECEDORES
Representa uma organização com uma necessidade de compra de bens e/ou serviços Organizações que podem potencialmente fornecer os bens e/ou prestar serviços.
Seleciona os fornecedores e envia o convite. Recebe o convite e decide se vai participar.
Este processo implica a criação do leilão na Plataforma VORTALnext> e é autonamente
gerido pelo comprador. A seleção de fornecedores pode basear-se no seu
conhecimento da Indústria - RESTRITO ou PRIVADO: pequeno grupo de fornecedores
que podem ter sido pré-qualificados. Ou fazendo uso da rede de fornecedores
disponíveis na plataforma que têm a(s) mesma(s) categoria(s) associadas ao leilão -
ABERTO ou PÚBLICO: pouca ou nenhuma restrição à participação.
Os Fornecedores analisam os artigos em leilão e balanceiam a probabilidade de obter
beneficios na participação versus o tempo e recursos que terão que dedicar para gerir
as seguintes etapas.
1
2
Verifica as inscrições e amostras. Estabelece objectivos e prepara-se para o leilão.
Caso antes do Leilão não tenha sido realizada uma consulta eletrónica ao mercado
(recomendável) o Comprador deverá avaliar os Fornecedores pelos critérios de
capacidade de entrega, qualidade, resposta a requisitos, níveis de serviço e suporte,
garantia (entre outros). O Comprador pode decidir rejeitar a participação de
fornecedores que não considere adequados de acordo com os critérios que terá
comunicado previamente aos mesmos (no convite ou na consulta eletrónica)
Os fornecedores estabelecem objetivos para o leilão bem como as estratégias de
licitação. Estudam a potencial concorrência para antecipar o comportamento dos
preços. Assim a definição dos preços limite deve ser estabelecida e validada pela
Gestão de Topo no caso de valores elevados e clientes críticos para o negócio.

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Observa e faz a mediação do leilão ao vivo. Concorre online e em tempo real no leilão.
O Comprador é acompanhado pela equipa da VORTAL e observa as licitações em
tempo real podendo trocar mensagens com os fornecedores durante o evento. O leilão
deverá ter uma duração anunciada de 30 min com prorrogações de 2 min. Depois de o
tempo previsto e dos prolongamentos terem terminado o Comprador analisa os
resultados e encerra o leilão.
Os Fornecedores ao entrarem no evento aceitam automaticamente o preço de partida
que foi anunciado no convite ou que resultou da consulta eletrónica prévia. A
informação disponível no leilão online é limitada à visualização das suas licitações e a
posição no ranking, a identidade dos outros concorrentes é mantida oculta. Os
fornecedores licitam valores progressivamente mais baixos na expectativa de quando o
tempo terminar ser sua a proposta vencedora
3
4
Negociações após leilão. Finalizam as propostas e preço.
As negociações raramente estão concluídas no final do leilão sobretudo se a
informação disponibilizada aos fornecedores foi deficiente ou se o fornecedor
vencedor é novo (decorre um processo de qualificação). No caso da Contratação
Pública esta etapa não ocorre mas no mercado privado é possível que o Comprador, na
eminência de iniciar uma relação com um novo fornecedor procure os fornecedores
habituais para lhes oferecer uma última hipótese (esta não é uma boa prática!)
Os fornecedores vencedores (num leilão com diferentes lotes poderá haver vários
fornecedores diferentes) preparam o contrato e estabelecem as suas propostas para
aspectos que possam não ter sido objecto de negociação.

18
Anuncia os vencedores e dá feedback aos restantes Revê e assina o contrato final
No final do processo o Comprador inicia uma nova parceria/contrato mas é possível
que o leilão seja anulado caso os objetivos da organização não tenham sido
alcançados. Esta possibilidade deve ser comunicada desde o inicio aos fornecedores
convidados. Devem ser contactados todos os fornecedores para pedir feedback e em
particular mostrar respeito por todos os que participarão para os motivar a continuar a
trabalhar com a organização.
Os Fornecedores ao entrarem no evento aceitam automaticamente o preço de partida
que foi anunciado no convite ou que resultou da consulta eletrónica prévia. A
informação disponível no leilão online é limitada à visualização das suas licitações e a
posição no ranking, a identidade dos outros concorrentes é mantida oculta. Os
fornecedores licitam valores progressivamente mais baixos na expectativa de quando o
tempo terminar ser sua a proposta vencedora
5

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Simplicidade.
• Reduzido número de items.
Um Leilão não deverá ter mais de 5 Lotes ou 5 Itens para licitação.
• O decremento de licitação vs. Preço base deve ser de 0,5%
Exemplo: se o Preço Base for de 100.000€ o decremento mínimo deverá ser de 500€.
• Assegurar um horário e duração adequados.
O intervalo de tempo entre o Início vs. Fim do Leilão deverá ser de 30 minutos
(por regra as licitações iniciam-se nos últimos minutos e assim antecipamos as licitações poupando tempo);
• O prolongamento após uma licitação nos últimos 2 minutos de Leilão deverá ser de 2 minutos
empresas só licitam nos últimos segundos).
Boas Práticas num Leilão eletrónico (1/3)

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Os Fornecedores têm que entender muito bem o processo.
• No inicio do evento os Fornecedores vão estar desconfiados – não utilizar mal a tecnologia
• Explicar bem o Evento e manter os Fornecedores bem informados
• Formar os Fornecedores podendo realizar-se um Leilão de demonstração para construir
no evento
• Realizar follow-up com os Fornecedores, pedir feedback aos vencedores mas também aos que
tiveram sucesso

21
O Evento
• Estratégia de licitação dos fornecedores – esperar até aos últimos minutos para licitar ou então
de abertura é extremamente agressiva para afastar a concorrência
• Duração anunciada – tipicamente 30 minutos mas pode até atingir uma ou duas horas
• Permitir prolongamentos de 2 minutos de duração

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• Garantir documentação clara sobre todos os requisitos
• Formar os Fornecedores garantindo instruções claras de utilização da ferramenta
• Prestar feedback construtivo para os Fornecedores que não tiveram sucesso
• Realizar o Contrato apropriado resultante do Leilão
• Se todas as partes estiverem bem preparadas e tiverem tido formação efetiva então todos irão
obter benefícios que os leilões podem proporcionar.
• Se todos os fornecedores participantes estiverem igualmente bem preparados será criado um
ambiente competitivo e um evento bem sucedido.
Notas finais sobre o Leilão eletrónico

Maior eficiência nas compras
Redução entre 5 a 10% nos custos do processo de compra
• aumenta a exposição e a pressão concorrencial,
• motiva a apresentação de preços competitivos.
Redução o tempo de negociação em 50%.
• período de realização curto rentabiliza o processo
Clareza na negociação
• Mais celeridade e transparência para todas as partes.
Relatórios Automáticos
• Avaliação de resultados leilões automaticamente
• Decisões mais rápidas e concretas

Principais funcionalidades
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Aumento do número de potenciais
fornecedores
Transparência e igualdade de
circunstancias para todos os
fornecedores
Poupanças entre 5% a 10%
Evento e processo de licitação
documentado de A a Z.
Recapitulando os principais beneficios
Redução do tempo de negociação em
50%
80% dos fornecedores baixam o valor
da sua proposta no decorrer do leilão.

Alguns exemplos
de poupanças apuradas
26

43% de Poupança
Duração: cerca de 44 minutos
Mais de 30 % de poupança face ao valor
inicial do leilão
Empresa do sector Alimentar
Leilão de Aquisição de Material Informático
DADOS PRINCIPAIS
27
91 licitações

49% de Poupança
Duração: cerca de 1 hora e 46 minutos
Cerca de 8,86% de poupança face ao valor
inicial do leilão
Empresa do sector da Saúde
Leilão de Consumíveis Hospitalares
DADOS PRINCIPAIS
28
Ligaduras / Pensos / Compressas / Meias
Material Clínico de Consumo Corrente
1074 licitações em 5 lotes

16% de Poupança
Duração: cerca de 1 hora e 16 minutos
Cerca de 13% de poupança face ao valor
inicial do leilão
Empresa do sector de cabos
Leilão de Transportes Marítimos (Contentores)
DADOS PRINCIPAIS
Contentores de várias dimensões
242 licitações em 7 lotes

18% de Poupança
Duração: cerca de 1 hora
Empresa do sector da banca
Leilão de Serviços de Telemarketing
DADOS PRINCIPAIS
30
Energia Eléctrica
8 licitações

31

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Fatores de sucesso na implementação de uma
solução de Contratação Eletrónica
Identificar e Envolver os
Stakeholders.
As Equipas internas e a
Comunidade.
Desenhar os Processos
que melhor podem
servir a organização.
Deixar margem para
melhorar.
Selecionar a tecnologia
que melhor se adequa
aos objetivos
analisando a que está
disponível.

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Se não fizermos a Gestão da Mudança…

35
LEILÕES ELETRÓNICOS
Demonstração

36
OBRIGADO!
Nuno Milagres
Head of Marketing & Innovation
e: nuno.milagres@vortal.biz
Frederico Pinto
Product Manager
e: frederico.pinto@vortal.biz

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