FREELOG CONSULTING -- Como conduzir uma terceirização logística?

Tudo sobre
terceirização logística
Como conduzir uma
terceirização logística?
14 de Agosto de 2014

© 2014 FREELOG Consulting. Confidential and Proprietary Information.
Agenda
 Sobre a Freelog
 Escopo da palestra
 Metodologia & boas praticas
 Agradecimentos
2

© 2014 FREELOG Consulting. Confidential and Proprietary Information
 Uma das principais empresas de consultoria em melhoria da performance operacional
da França, principalmente nos âmbitos da Supply Chain & Logística
 15 anos de experiência
 30+ consultores, combinando perfis com background nas áreas de consultoria e operações
 4 escritórios no mundo: Paris, Toulouse, Hong Kong e São Paulo (2008)
 Consolidada e reconhecida experiência em Supply Chain e Logística
 400+ projetos realizados em mais de 20 países
 Referência mundial na indústria de Aerospace & Defence
 Comprovada experiência na engenharia e gestão de projetos complexos
 Metodologias e ferramentas robustas
3

© 2014 FREELOG Consulting. Confidential and Proprietary Information 4
Supply Chain
Competitiveness
Operations
Excellence
Organizational
performance
 Cycle times reduction
 S&OP and planning methods
 Sourcing
 Collaborative process with
customer or supplier
 Supplier development
 Network design
 Transport optimization
 Warehouse optimization
 Storage strategy & stock
balancing
 VMI induction
 Supply & Logistics IT tools
 Lean logistics
 Service level recovery
 Kaizen blitz approach
 Focused diagnosis
 Support decision tools mock up
 Continuous improvement
4
Áreas de expertise nas quais temos mais de 1,5 década de experiência
 Logistics master plan
 Supply chain strategy
 Benchmarks
 Organization re-engineering
 Logistics transformations
 Operations blueprint & set up
Complex Program & Project Management
Logistics
Competitiveness

Aerospace &
Defense
Logistic Services Telecom & High Tech Process Retail
Energy & Transport Healthcare Automotive Others Industries
* Lista não exaustiva.
Algumas das empresas com as quais já tivemos a oportunidade de
trabalhar no Brasil e/ou no mundo

Offices
Aerospace & Defense
Automotive
Energy
Distribution & Logistics Providers
Infrastructure & Transportation
Health & Chemistry
Electronics & High Tech
Industrial equipment
Other Industries
Luxury
Headquarter
7
Nosso modelo de negócios exige uma grande agilidade para
acompanhar nossos clientes aonde a necessidade se apresentar

Os depoimentos são veiculados nas principais
revistas de Supply Chain & Logística
7
Pub Freelog 2013 & 2014 – Tecnologística & Mundo Logística (Brazil) | Supply Chain Magazine (France)
Uma campanha está em andamento para
ajudar a tornar a Freelog conhecida no país
Ao invés de dizer que somos confiáveis,
convidamos alguns clientes para fazê-lo
“A gente conhece bem nossos clientes... e eles conhecem ainda melhor
nossos resultados”

Pub Freelog 2013 & 2014 – Mundo Logística & Tecnologística (Brazil) | Supply Chain Magazine (France)
Mais dois depoimentos dados espontaneamente por alguns de nossos
clientes, e outras publicações já estão por vir

Pub Freelog 2013 & 2014 – Tecnologística & Mundo Logística (Brazil) | Supply Chain Magazine (France)
Trabalhamos com o foco de alcançar, e se possível superar, no final de
cada projeto a expectativa de nossos clientes

Agenda
 Sobre a Freelog
 Agradecimentos
10

© 2014 FREELOG Consulting. Confidential and Proprietary Information. 11
Falaremos neste evento sobre metodologias e boas práticas para poder
conduzir uma terceirização (BID) com resultados vencedores
Decisão BID Implantação
Processo de Terceirização Logística
Metodologia completa e aplicável,
integral ou parcialmente,
aos diferentes tipos de terceirização
Boas práticas obtidas por anos de
experiência auxiliando clientes em
processos de terceirização
1 2
Introduziremos, ao longo da apresentação da metodologia, as
boas práticas que nossas experiências nos permitiram assimilar

Agenda
 Sobre a Freelog
 Agradecimentos
12

Sem1 Sem2 Sem3 Sem4 Sem5 Sem6 Sem7 Sem8 Sem9 Sem10 Sem11 Sem12 Sem13 Sem14 Sem15 Sem16
Suporte à resposta dos 3PLs
Workshops & avaliação de riscos
B
C
Entendimento & especificação
A
Negociação final
D
Lançamento da RFQReunião inicial do projeto
Data limite para recebimento das ofertas
Seleção para workshops
Workshops com 3PLs
Decisão final
Assinatura contrato & preparação para implantação
O roadmap abaixo representa uma abordagem geral para uma terceirização
Pravariar em função da complexidade, vamos fixar um contexto hipotético:
i. Terceirização das operações logísticas e gestão do transporte
ii. Consulta entre 6 e 10 players (3PLs)
iii. Grande número de SKUs (20.000+), com relativa complexidade de armazenagem e de picking
iv. Considerando recursos disponíveis (consultoria e/ou recursos próprios) para desenvolvimento do projeto

B
C
A
Negociação final
D
Workshops com 3PLs
Decisão final
Esta fase tem por objetivo especificar a RFQ que será enviada aos 3PLs
1. Definição dos players (3PLs)
2. Envolver as partes interessadas para garantir alinhamento
3. Especificar o tender (serviços necessários, produtos e
processos, sistemas de gestão, formulação comercial, etc.)
4. Criar template padrão para a resposta dos 3PLs
1. Benchmarks podem ser usados para a identificação dos 3PLs
2. É preciso envolver times de TI, Compras, Fiscal e Comercial
3. Quanto mais detalhado for a RFQ (fotos, esquemas,
ilustrações...), mais qualidade teremos nas respostas
4. Um template único é chave para agilizar a análise das ofertas
Metodologia Boas práticas

É recomendável listar os players no início do projeto, elencando os
aspectos básicos para viabilizar a participação dos mesmos no BID
15
Nacionalidade Escopo de serviços Experiência na indústria
Observações
Contatos

Uma vez definida a lista de empresas a participar, entramos em contato
com as mesmas apresentando o projeto e solicitando o NDA assinado
16
Carta convite
 Apresentação da empresa
 Escopo em linhas gerais
 Detalhamento dos prazos
Non-disclosure agreement (NDA)
 Apresentação do projeto
 Estabelecimento das regras de confidencialidade
 Assinatura dos responsáveis

Detalhar ao máximo a atividade, produtos e principais características
das operações que serão terceirizadas robustecerá a resposta dos 3PLs
17
Fluxos e fotos
Tabelas e gráficos
Esquemas e KPIs
BID deadlines

Nós desenvolvemos um sumário padrão com os principais pontos que
devem ser tratados em uma RFQ
Principais pontos:
 Sumário
 Confidencialidade
 Contexto (cliente e RFQ)
 Detalhamento das operações
 Requisitos de armazenamento
 Sistemas de informação
 Parâmetros administrativos e contrato
 Processo do BID (regras e deadlines)
 Templates para resposta
 Glossário
18

Estabelecer um template padrão para a resposta facilita a análise e
comparação das ofertas
19
Template padrão (11 páginas no caso deste projeto),
que foi entregue aos 3PLs para o preenchimento
Foram solicitadas desde informações financeiras,
composição societária, até o pricing em função dos
FTEs a serem alocados para os volumes dados

B
C
A
Negociação final
D
Workshops com 3PLs
Decisão final
Nesta fase prestamos todo o suporte necessário à boa resposta dos 3PLs
5. Solicitar assinatura de NDA (confidencialidade), se necessário
6. Lançada a RFQ, suportar o processo e responder às eventuais
dúvidas dos 3PLs
7. Receber e compilar as ofertas para analise posterior
5. Por tratar muitas vezes de estratégias e números confidencias
(volumes, valores, etc.), recomendamos assinatura de NDA
6. Compilar as dúvidas e enviar à todos os participantes
7. Para que ninguém seja prejudicado, temos que respeitar o
deadline. Importância de follow up com 1 sem de antecedência

As dúvidas dos 3PLs devem ser respondidas com prontidão, compiladas
e enviadas aos demais participantes
21
Dúvidas não esclarecidas na RFQ devem ser
tratadas e as informações adicionais reportadas
aos demais participantes (questão de igualdade)
Esse processo se intensifica nas semanas
anteriores ao deadline para a resposta dos 3Ps
(após avaliação interna da participação e definição do time para responder)

B
C
A
Negociação final
D
Workshops com 3PLs
Decisão final
As ofertas são então detalhadas e promovemos um workshop com os 3PLs
8. Compilar ofertas, promover analise preliminar, benchmarks e
alinhamento com partes interessadas para seleção de finalistas
9. Convidar finalistas para workshops (apresentação da oferta,
comercial, time, DILO, pricing, modelos de TI / fiscal, etc.)
10. Finalizar analise de riscos e formalizar decisão (3PL vencedor)
8. Definir requisitos mínimos à serem respeitados (quantitativos e
qualitativos), examinar demonstrativos financeiros e estratégias
9. Workshop = ~1,5 dias/3PL; visitar as operações com 3PL;
conhecer responsável pela implantação; detalhar pricing, etc.
10. Risco = Probabilidade x Impacto / máximo 3-5 participantes

Weight
(1 to 5)
Technical analysis
localization 4 4,75 3,75 3,75 4,00 2,75
Surface (Layout; logistics means; allocated WH) 3 3,25 4,00 3,75 2,75 1,50
Process definition / Process quality 3 3,00 4,50 2,25 2,25 2,75
Understanding of HB needs/ global proposal quality 2 2,50 4,75 2,50 2,50 2,25
Organization sizing / productivity 4 3,00 3,25 3,25 2,75 3,50
Aerospace experience 2 3,75 1,50 4,00 2,25 3,00
Company reputation (Benchmark) 2 2,50 3,25 4,25 2,75 3,50
Extension possibilities 2 3,75 4,25 3,00 3,00 2,00
CSC Offices 3 3,25 3,50 2,25 2,50 1,25
It tools 2 3,00 4,00 3,25 3,00 3,50
Organization Agility (weekends, ...) 3 3,33 2,67 3,67 2,33 3,33
Infrastructure quality (security, facilities) 3 4,50 4,00 3,75 2,75 1,50
Costs analysis
Variable part
Anual cost (1 shift) 5 4,75 2,25 3,25 3,75 3,50
Anual cost (2 shifts) 5 3,50 3,00 4,50 4,50 3,75
Fix costs
Real estate 3 2,00 3,00 2,25 4,25 3,00
operations fix costs 5 2,00 4,00 3,00 3,00 3,00
Starting costs 4 2,33 4,00 2,83 4,67 1,33
3 3,28 3,47 3,29 3,26 2,73
General
Blueline experience 1 2 4 2,2 2 4
Inportation volume/ customs clearance process experience 3 2 3,4 4,8 3,4 4,8
organization type (centralization /dedicated) 3 2,4 3,4 3,8 2,6 3,6
IT capabilities (Softway) 3 2,6 4,4 4,2 2,6 3
Costs Analysis
unitary costs/ PI (without blueline) 5 3,8 4,8 1,2 3,8 4,4
unitary costs/ PI (with blueline) 5 3,8 4,8 1,2 2,8 3,8
Unitary costs transport (without Blue line) 3 4 3 1,25 4,5 3,5
2 3,17 4,11 2,45 3,23 3,90
General
Dedicated transport fleet (owned/subcontracted) 3 2,6 3 4,2 2,6 3,2
Transport process organization (4PL/control Tower) 4 1,75 3,5 4,25 3,5 3,25
IT capabilities (Track and Trace, TMS) 4 1,75 3,75 3,75 4 3,5
Organization Agility (cut offs, week-ends) 3 2,33 3,33 3,67 3,00 2,67
Aerospace experience 1 3,8 2,6 4 3,2 4
Costs analysis
Shuttle costs 4 4,4 3,2 4,8 3 2,2
Distribution cost to SP 3 4,25 2 4,5 2 3,25
Distribution cost to RJ 3 4,2 2 4,6 2 3,2
Distribution cost to BELEM 3 3,8 1,8 4,6 2 4
2 3,11 2,89 4,28 2,86 3,17
22,41 24,40 23,33 21,96 22,33
22,41 24,40 23,33 21,96 22,33
24,40 23,33 21,96 22,33
GLOBAL TRANSPORTS
FINAL MARK
Marks (1 to 5)
Warehousing
GLOBAL WAREHOUSING MARK
Customsclearance
GLOBAL CUSTOMS CLEARANCE
Transport
Uma análise quantitativa e qualitativa decidirá os finalistas (workshops)
23
Os resultados são compilados por categoria
e será a base para a seleção dos finalistas
Com as propostas e os respectivos templates
preenchidos, inicia-se a análise das ofertas
Quotation Template - Warehouse Provider Name
This sheet is to be complete by the Logistics operator
Blue cells have to be filled by provider
Grey cells may not be modified by provider
Prices have to be given in Brazilian Reals (R$)
1 - Variable Part
This quote includes
- Productive force cost (taxed salary, bonuses, working clothing, etc…)
- Costs relative to location (or equivalent) of material handling machines and radiofrequency/vocal terminals (rent/amortization, energy, maintenance)
- Consumables
- Margin
Consideration 1 : regular working hours (from 8 am to 5h30 pm)
Operation type Unit
Annual
Quantity
Unitary cost Annual cost Comments
Reiceiving & cosmetic inspection PN IN 20.000 0 BRL Salaries, benefits, taxes costs
Storage operations PN IN 15.000 0 BRL Salaries, benefits, taxes costs
Preparation & Packing (Spare parts sales) PN OUT 23.000 0 BRL Salaries, benefits, taxes costs
Preparation & Packing (Spare parts MRO) PN OUT 27.000 0 BRL Salaries, benefits, taxes costs
Reverse activity PN 240 0 BRL Salaries, benefits, taxes costs
Warehouse Inventory PN 14.000 0 BRL Salaries, benefits, taxes costs
Total for one year 0 BRL
Consideration 2 : extended working hours (from 7 am to 11 pm)
Operation type Unit
Annual
Quantity
Unitary cost Annual cost Comments
Reiceiving & cosmetic inspection PN IN 20.000 8,90 BRL 178.000 BRL Salaries, benefits, taxes costs
Storage operations PN IN 15.000 8,93 BRL 133.950 BRL Salaries, benefits, taxes costs
Preparation & Packing (Spare parts sales) PN OUT 23.000 9,92 BRL 228.160 BRL Salaries, benefits, taxes costs
Preparation & Packing (Spare parts MRO) PN OUT 27.000 9,93 BRL 268.110 BRL Salaries, benefits, taxes costs
Reverse activity PN 240 84,80 BRL 20.352 BRL Salaries, benefits, taxes costs
Warehouse Inventory PN 14.000 4,19 BRL 58.660 BRL Salaries, benefits, taxes costs
Total for one year 887.232 BRL
2 - Fix costs (per month) :
Cost per month Comments
Real estate 74.845,18 BRL Rent cost
Insurance and taxes : Real estate insurance/stocks, taxes 2.332,94 BRL Taxes, insurance costs
IS : IT material, servers 1.801,37 BRL Investmens on hardware e software
Telecommunications Internet, phone line 1.195,36 BRL Mobile phone, Nextel and phone costs
Other fix costs : security, energy, maintenance of installations, waste processing, cleaning, reception, etc.. 35.931,54 BRL Utilities, security infrastructre and other costs
Management structure and indirect costs : salaries, charges, business trips... 34.912,24 BRL Staff for operation management costs
Margin over fix costs 37.754,65 BRL
Others : to be precised by the provider 0 BRL
Total per month 188.773 BRL
Total over a year (x12) 2.265.279 BRL
3.1 - Starting costs - activity launch (per month)
Should be amortized for the whole contract
Cost per month Comments
IS development 0 BRL
Site configuration 16.412,04 BRL Infrastructure for storage and site configuration costs
Workforce training / Project management 1.166,23 BRL Start Up management costs
Total per month 17.578 BRL
Total over a year (x12) 210.939 BRL
CEVA
Operation costs
Operation costs

Uma análise aprofundada dos finalistas é feita nos benchmarks e workshops
24
Item Provider Customer evaluation
Warehouse
operations
Transporte
operations
Customs
clearance
Transport
agility
Transport quality
(damaged goods)
Tracking
quality
Blue line efficiency Agility
Critical
processes
treatment
Total
Average
1 CEVA
FIAT 4 4 N/A 4 4 5 No 4 4 5 4,25
Ford 3 3 N/A 3 3 3 No 3 3 3 3,00
Warehouse
operations
Transporte
operations
Customs
clearance
Transport
agility
Transport quality
(damaged goods)
Tracking
quality
Critical
processes
treatment
Total
Average
2 PANALPINA
Gama Italy 5 N/A N/A N/A N/A N/A No 4 4 3 4,00
Cassio 5 1 4 3 1 1 No 3 3 4 2,78
Warehouse
operations
Transporte
operations
Customs
clearance
Transport
agility
Transport quality
(damaged goods)
Tracking
quality
Critical
processes
treatment
Total
Average
3 SCHENKER
ZF 4 4 4 3 4 2 No 3 3 5 3,56
Embraer N/A N/A N/A N/A N/A N/A No N/A N/A N/A N/A
Warehouse
operations
Transporte
operations
Customs
clearance
Transport
agility
Transport quality
(damaged goods)
Tracking
quality
Critical
processes
treatment
Total
Average
4 Kuehne+Nagel
C&A 3 4 4 5 4 5 No 4 4 5 4,22
Johnson & Johnson 4 5 5 5 5 5 5 5 5 5 4,9
Warehouse
operations
Transporte
operations
Customs
clearance
Transport
agility
Transport quality
(damaged goods)
Tracking
quality
Critical
processes
treatment
Total
Average
5 SDV
OBERTHUR TECHNOLOGIES N/A 4 3 4 4 4 No 3 3 3 3,50
Emerson N/A N/A 3 N/A N/A N/A No N/A N/A N/A 3,00
Notas : 5 - Ótimo
4 - Bom
3 - Regular
2 - Ruim
1 - Pessimo
obs Schenker terceriza a armazenagem
3,25
AVALIAÇÃO FEITA DIRETO COMOS CLIENTES
3,63
3,39
3,56
4,56
Benchmarks com clientes não-indicados e que
apresentem características semelhantes às
operações da empresa são extremamente válidos
Condução dos workshops
(apresentação da oferta, comercial, time, DILO,
pricing, modelos de TI / fiscal...)

Uma análise detalhada dos riscos para a operação ligada aos diferentes
3PLs complementa as análises anteriores e será a base para a decisão
25
3PL / Operação
Risco identificado Componentes do risco
Possíveis mitigações

Uma síntese dos principais resultados é realizada e o vencedor escolhido
26
...
A diretoria decide que será o 3PL vencedor e passamos à fase final do BID

B
C
A
Negociação final
D
Workshops com 3PLs
Decisão final
Por fim, temos por objetivo fechar a negociação e assinar o contrato
11. Em conjunto com o 3PL vencedor, finalizar a negociação do
BID e elaborar contrato de prestação de serviço
12. Definir internamente as estratégias para implantação (recursos,
datas chave, treinamento, integrações de TI, ramp up, etc.)
13. Definir cronograma e implementar projeto de implantação
11. Não é porque temos um 3PL que o contrato está fechado.
Enviar minuta do contrato junto com a RFQ é recomendado.
12. Planejar a implantação é chave, pois ela representa 3-6 meses
de trabalho, podendo chegar a 1 ano (alta complexidade)
13. Atenção com o ramp up e o prazo de estabilização (~3 meses)

A elaboração do contrato pode “emperrar” em pequenas discordâncias
sobre pontos críticos, sendo importante o envio da minuta anteriormente
28
É importante detalhar corretamente as expectativas
da empresa, principalmente nos pontos ligados ao
ramp up, estabilização das operações, multas...
Uma vez acertados os pontos de discordância,
ambas as empresas celebram com um contrato
de serviço logístico a terceirização

Uma boa preparação é fundamental para um BID profissional e uma
terceirização com resultados vencedores!
29

Agenda
 Sobre a Freelog
 Agradecimentos
30

Muito obrigado!
Agradecemos à Mundo Logística pela
oportunidade e esperamos ter agregado
valor à esta importante iniciativa
Me coloco à disposição para aprofundar
este o tema e responder, aqui ou
posteriormente, às dúvidas da plateia

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