O trabalho faz uma abordagem sobre a utilização do arquivo digital como ferramenta para otimização dos processos de negócios da Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão SEPLAG. Com a implementação do programa Governo sem papel, foi identificada a necessidade de otimizar os processos do negócio, reduzir custos diretos e indiretos, garantindo um ganho em eficiência e eficácia na produtividade e melhoria na qualidade de vida do servidor que, como conseqüência transmite ao cidadão uma melhor entrega de serviços públicos. Ancorado nessas premissas, o Arquivo Digital apresenta-se como uma solução em gerenciamento eletrônico de documentos, o sistema permite controlar, armazenar, compartilhar e solucionar a questão do espaço físico.

1. 1
ARQUIVO DIGITAL: Um novo modelo na gestão de documentos públicos
Autor (a): José Augusto Andrade da Silveira1
Orientador (a): Cristiano Guimarães Machado2
Resumo: O trabalho faz uma abordagem sobre a utilização do arquivo digital como
ferramenta para otimização dos processos de negócios da Secretaria de Estado de
Planejamento e Gestão SEPLAG. Com a implementação do programa Governo sem
papel, foi identificada a necessidade de otimizar os processos do negócio, reduzir
custos diretos e indiretos, garantindo um ganho em eficiência e eficácia na
produtividade e melhoria na qualidade de vida do servidor que, como conseqüência
transmite ao cidadão uma melhor entrega de serviços públicos. Ancorado nessas
premissas, o Arquivo Digital apresenta-se como uma solução em gerenciamento
eletrônico de documentos, o sistema permite controlar, armazenar, compartilhar e
solucionar a questão do espaço físico.
Palavras-chaves: Arquivo digital. Governo sem papel. Otimização de processos.
Gestão eficiente e eficaz. Governo de Minas.
1. Introdução
As informações produzidas, recebidas e acumuladas pelos órgãos e
entidades da Administração Pública Direta Autárquica e Fundacional do Poder
Executivo Estadual no exercício de suas funções e atividades são registradas nos
documentos públicos, que por sua vez são preservados em arquivos públicos.
A partir da idéia de que essas informações precisam ser produzidas,
recebidas, utilizadas e conservadas, para registrar suas atividades e servirem como
fontes de prova, elas precisam ser fidedignas e autênticas para fornecer evidência
das suas ações e devem contribuir para a ampliação da memória de uma
1
Aluno do curso de MBA em Gestão Estratégica de Projetos
E-mail: joseaugustobh@gmail.com
2
Professor da disciplina do Centro Universitário UMA
E-mail: cristianogmbh@hotmail.com

2. 2
comunidade ou da sociedade como um todo, vez que registram informações
culturais, históricas, científicas, técnicas, econômicas e administrativas.
“A caracterisca de documento é a possibilidade de ser futuramente
observado; o documento narra, para o futuro um fato ou pensamento
presente. Daí ser também definido com prova histórica. Diversamente,
representações cênicas ou narrativas orais, feitas ao vivo, representam um
fato no momento em que são realizadas, mas não se perpetuam, não
registram o fato para o futuro. Se esta é a caracterisca marcante do
documento, é lícito dizer que, na medida em que a técnica evolui permitindo
registros permanentes dos fatos sem fixá-los de modo inseparável de
alguma coisa corpórea, tal registro também pode ser considerado
documento. A tradicional definição de documento enquanto coisa é
justificada pela impossibilidade, até então, de registrar fatos de outro modo,
que não apegado de modo inseparável a algo tangível”.
3
Bill Gates afirmou que as empresas de sucesso no futuro serão as que
utilizarem ferramentas digitais para reinventar sua maneira de trabalhar. Pondera
ainda, que se a empresa converter cada documento de papel em arquivo digital, ela
se tornaria mais competitiva4
.
Considerando as estratégias traçadas pelo Governo de Minas Gerais na
segunda geração do Choque de Gestão (reconhecida como Estado para
Resultados) para buscar uma gestão eficiente, torna-se necessário garantir a
população serviços público com a mais alta qualidade e com menor custo. Neste
sentido, a Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão – SEPLAG integra o
programa gestão para cidadania do Governo de Minas Gerais que tem como
objetivo fazer com que o estado que gasta menos com a máquina pública e, cada
vez mais com o cidadão.
Em sintonia com o programa Governo Eficiente, que tem como finalidade o
aumento da capacidade de inovação, a produtividade e qualidade dos serviços
prestados pelo Governo, foi implementado o Arquivo Digital: uma iniciativa para um
Governo sem Papel que garante que os avanços na gestão cheguem aos usuários
finais, servidores e gerem mais e melhores resultados ao passo que o
aperfeiçoamento e a inovação das ferramentas de TIC (Tecnologia da Informação e
Comunicação) da Administração Pública melhorem a qualidade dos serviços
prestados aos cidadãos por meio da agilidade dos processos internos.
3
MARCACINI, Augusto Tavares Rosa. (2000) O documento eletrônico como meio de prova.
http://www.advogado.com/internet/zip/tavares.htm
4
Apud VIEIRA, Eduardo. São Paulo: Abril, edição 710, ano 34, n. 6, mar. 2000, p. 11

3. 3
Assim, diante desse contexto, a Secretaria de Estado de Planejamento e
Gestão - SEPLAG por meio do Núcleo Central de Inovação e Modernização
Institucional - NCIM implementou como política publica o programa Governo sem
papel, buscando otimizar os processos da área, reduzir os custos diretos e indiretos,
garantindo um ganho em eficiência e eficácia na produtividade e melhoria da
qualidade de vida do servidor que, por conseqüência transmite ao cidadão uma
melhor entrega de serviços públicos.
Diante deste contexto, buscou-se neste trabalho identificar os ganhos
percebidos com a utilização de arquivo digital como modelo de gestão documental
na Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão – SEPLAG do Governo de
Minas. Para isto, foram traçados os seguintes objetivos específicos: 1) analisar, sob
a perspectiva teórica, os benefícios do arquivo digital como modelo de gestão
documental; 2) investigar os resultados obtidos após implantação do arquivo digital
como modelo de gestão documental na Secretaria de Estado de Planejamento e
Gestão – SEPLAG.
Sob o ponto de vista social, o trabalho possui relevância devido à sua
contribuição para redução de impressão, otimização dos processos de negócios e o
tempo menor utilizado na consulta aos documentos, que permite que o servidor se
dedique a outras atividades e melhore o seu desempenho pessoal. Perante o ponto
de vista acadêmico, o presente trabalho apresenta um reforço empírico à estrutura
do tema proposto, despertando a atenção para outros pesquisadores a fim de
destacar os estudos de fatos descomplicados a diversos públicos.
O atual trabalho tem por finalidade identificar as características, ganhos
percebidos e aplicabilidade com utilização de arquivo digital como modelo de gestão
documental na Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão – SEPLAG do
Governo de Minas. Analisar, sob a perspectiva teórica, os benefícios do arquivo
digital como modelo de gestão documental, por fim, investigar a aplicabilidade do
arquivo digital como modelo de gestão documental nos órgãos e entidades do
Governo de Minas Gerais.

4. 4
2. Metodologia
A metodologia utilizada neste estudo foi qualitativa. O tipo da pesquisa
realizada foi à descritiva. Segundo Silva & Menezes (2000, p.21) “a pesquisa
descritiva visa descrever as características de determinada população ou fenômeno
ou o estabelecimento de relações variáveis. Envolve o uso de técnica padronizada
de coleta de dados, assume e geral a forma de levantamento”.
O método utilizado na pesquisa foi o estudo de caso na Secretaria de Estado
de Planejamento e Gestão de Minas Gerais, que passou por um processo de
implantação de arquivo digital.
Para Stake (2005, apud André, 2005) o estudo de caso pode ser intrínseco
(quando o pesquisador tem interesse intrínseco naquele caso em particular);
instrumental (quando o interesse do pesquisador é uma questão que o caso vai
ajudar resolver). Na visão de Yin (2005) estudo de caso é aquele em que os limites
do caso, ou seja, a distinção entre o fenômeno que está sendo estudado e seu
contexto recebe uma atenção explícita. Além disso, o estudo de caso completo deve
demonstrar, de maneira convincente, que o pesquisador despendeu esforços
exaustivos ao coletar as evidencias relevantes.
3. Revisão de Literatura
Nesta parte são apresentados alguns referenciais teóricos que buscam
fornecer subsídios para dar embasamento e consistência a este trabalho. A nova
sede da administração estadual de Minas Gerais consolida o modelo de gestão
pública eficiente, uma vez que a integração física da gestão estadual na Cidade
Administrativa proporciona condições para execução de trabalho em ambientes
integrados que permitem a colaboração e sinergia entre os servidores, criando um
novo estímulo e rotinas para a prestação de serviços.
Atualmente os órgãos e entidades têm um gasto com transporte, impressão e
arquivamento físico de documentos, principalmente em áreas finalísticas onde se
percebe também que a maioria dos armários e mesas está lotada com pastas de
arquivos e papeis.

5. 5
“De acordo com a Lei. n° 8.159, de 8-1-1991 Art. 2. Consideram-se
arquivos, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos
públicos, instituições de caráter publico e entidades privadas, em
decorrência do exercício de atividades especificas, bem como por pessoa
física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos
documentos." (MANUAL DE ASSISTÊNCIA TÉCNICA ARQUIVÍSTICA) 5
.
Assim, a implantação de um programa de Arquivo Digital garante aos órgãos
e entidades da Administração Pública Direta, Autárquica e Fundacional do Poder
Executivo Estadual o controle sobre as informações que produzem ou recebem,
além de uma significativa economia de recursos com a redução da massa
documental ao mínimo essencial que por sua vez contribui para a otimização e
racionalização dos espaços físicos de guarda de documentos e agilidade na
recuperação das informações.
“O sistema de arquivo digital adotado pela Gerencia de Assuntos
Previdenciários – GAP partiu da necessidade de otimizar os processos que
envolvem toda a gerência, por meio de uma reengenharia, com o objetivo
claro de melhorar a qualidade dos serviços executados, surgindo assim à
idéia de sua implantação em substituição aos arquivos físicos, evitando o
uso de armários e posteriormente aluguel de espaço físico, resultando em
economia pecuniária, melhoria visual do ambiente físico e aderência as
boas práticas ecológicas. O impacto proporcionado por esta ação é reduzir
as impressões e custos, além do aumento na produtividade de formas
eficiente e eficaz.”
6
A impressão de documentos para confeccionar dossiê e posteriormente
serem arquivados fisicamente, são alguns dos principais gargalos que dificulta na
agilidade dos serviços tendo em vista que todos os órgãos e entidades da
Administração Pública Direta, Autárquica e Fundacional do Poder Executivo
Estadual possuem um conjunto de procedimentos administrativos semelhantes.
A preservação digital tem assumido nos últimos anos a predominância que
realmente merece. Para isto contribui o fato, já há muito tempo anunciado pelos
arquivistas, de que a utilidade administrativa da informação de arquivo digital excede
consideravelmente o ritmo de obsolescência tecnológica ditado pela volatilidade do
mercado informático.
“Bill Gates afirmou que as companhias de sucesso no futuro serão as que
utilizarem ferramentas digitais para reinventar sua maneira de trabalhar.
5
SILVEIRA, José Augusto Andrade. (2013) Arquivo Digital.
http://www.seplagemrede.mg.gov.br/35/96
6
SENADO FEDERAL, (2013) Secretaria de arquivo: Manual de assistência técnica arquivistica
http://www.senado.gov.br.

6. 6
Complementou, ainda, que se a empresa converter cada documento de
papel em um arquivo digital, ela tornará mais eficiente. (…) O papel estará
conosco infinitamente, mas sua importância com meio de encontrar,
preservar e distribuir informação já está diminuindo. À medida que os
documentos ficarem mais flexíveis, as formas de colaboração e
comunicação entre as pessoas se tornarão mais ricas e menos amarradas
ao local onde estão instaladas.” (REVISTA EXAME DIGITAL, 2000, p.113).
De acordo com Gates, o que existe de fato com passar dos anos é o uso crescente
dos documentos eletrônicos no cotidiano, tanto para uso domestico quanto na área
comercial.
Desta forma, as organizações estão substituindo o papel pelo
armazenamento digital eletrônico de documentos em redes, o que possibilita mais
agilidade na obtenção da informação.
“As mudança sociais decorrentes da revolução tecnológica fica enfatizada
pelo progresso da ciência sempre trazer consigo mudanças nos hábitos e
comportamentos das pessoas e, nunca na historia da humanidade, o
avanço da tecnologia se fez tão presente no cotidiano, como se vê com a
informática, haja vista a multiplicidade de usos que pode dar a um
computador, além da incrível popularização que esta tecnologia avançou no
modo de vida da sociedade.” (AUGUSTO MARCACINI)
7
O tradicional arquivamento de documentos em papel não corresponde às
necessidades de rapidez na circulação das informações. É visível as suas
deficiências, no que tange a simples conservação, transmissibilidade ou segurança.
Segundo Marcacini, as pessoas devem observar o documento eletrônico com certo
grau de abstração em que devemos comparar átomos e bits.
“Pode-se dizer que experimentamos hoje um mundo virtual onde, no lugar
de átomos, agora temos que nos acostumar com uma realidade coisas
formadas tanto por átomos como por bits. O documento tradicional, em nível
microscópico, não é outra coisa senão uma infinidade de átomos que,
juntos, formam uma coisa que, captada pelos nossos sentidos, nos
transmite uma informação. O documento eletrônico, então, é uma das
seqüência de bits que, captada pelos nossos sentidos com o uso de um
computador e um software específico, nos transmite uma informação”.
(AUGUSTO MARCACINI) 7
O gerenciamento da informação provocou um aumento desenfreado do
volume de acervos documentais nos órgão públicos, tornando a organização da
informação documental acumulada um dos maiores desafios da Arquivística
brasileira.
7
MARCACINI, Augusto Tavares Rosa. (2000) O documento eletrônico como meio de prova.
http://www.advogado.com/internet/zip/tavares.htm

7. 7
“Os Planos de Classificação e as Tabelas de Temporalidade de
Documentos associados garantem a simplificação e a racionalização dos
procedimentos de gestão documental, imprimem maior agilidade e precisão
na recuperação dos documentos e das informações e autorizam a
eliminação criteriosa de documentos cujos valores já se esgotaram. Por
outro lado, pode parecer ao Poder Público que o pleno e rápido acesso às
informações depende exclusivamente da incorporação de tecnologias
avançadas. Não se cogita que o desenvolvimento de sistemas
informatizados dependa de requisitos que apenas uma política de gestão
documental possa definir.
Nesse sentido, é preciso esclarecer que a informática apresenta- se como
uma ferramenta da gestão integral de documentos e que o Poder Público
precisa produzir e/ou consolidar um conhecimento sobre sua produção
documental, o que envolveria uma área também técnica - a arquivística, e
que esse trabalho demanda, assim como os trabalhos na área de tecnologia
da informação, um aporte de recursos humanos e financeiros. Somente a
elaboração de um conjunto de normas e procedimentos técnicos para a
produção, tramitação, avaliação, uso e arquivamento de documentos
durante todo o seu ciclo de vida (idade corrente, idade intermediária e idade
permanente), com a definição de seus prazos de guarda e de sua
destinação final permite o desenvolvimento e a implementação eficaz de
sistemas informatizados de gestão de documentos e informações. Ao definir
normas e procedimentos técnicos referentes à classificação, avaliação,
preservação e eliminação de documentos públicos, a gestão documental
contribui decisivamente para atender às demandas da sociedade
contemporânea por transparência nas ações de governo e acesso rápido às
informações”. (GESTÃO DOCUMENTAL APLICADA) 8
.
Uma gestão documental eficiente necessita de uma ferramenta informatizada.
O Arquivo Digital perfaz-se em uma das tecnologias que mais crescem nas
instituições governamentais, visto que empresa pública e privadas que implantaram
um sistema semelhante aumentaram a produtividade de seus funcionários e a
eficiência de suas organizações.
Para tanto, fazer um estudo sobre a viabilidade da implantação de um
gerenciamento eletrônico de documentos (arquivo digital), utilizando-se da
infraestrutura de rede e tecnologia já existente, contribuiria para uma revisão dos
processos de arquivamento existentes. Para tal implantação é recomendável à
elaboração de estratégias e políticas (gestão arquivística de documentos,
instrumentalização em todas as unidades administrativas e ações cooperativas) –
estabelecimento de normas (padrões e protocolos, requisitos funcionais metadados
de preservações e segurança da informação digital) – Promoção do conhecimento
8
São Paulo: Arquivo público do Estado: Gestão documental aplicada.
http://www.arquivoestado.sp.gov.br/saesp/GESTAO_DOCUMENTAL_APLICADA_IEDA.php

8. 8
(agenda de pesquisa cientifica, ensino e formação de recursos humanos e
disseminação do conhecimento).
4. Analise de dados
Nesta seção, o processo de análise de dados será especificado e detalhado.
O processo de coleta de dados e identificação do melhor formato para guarda de
documentos foi uma implementação através de workflow e do redesenho dos
processos.
A partir de dados quantitativos expedidos pela Intendência da Cidade Administrativa,
pode-se constatar que a Gerência de Assuntos Previdenciários – GAP fazia
mensalmente de 9.000 a 13.000 impressões, o que acarretava um custo variável
com papel reciclável de R$ 159,13 a R$ 312,34, isso levando em consideração uma
equipe de 18 pessoas, que tinha uma impressora de uso exclusivo para trabalho.
Após a adoção do Arquivo Digital, o número de impressões não chega a 200 cópias,
além disso, a impressora foi retirada, passando a utilizar as ilhas de impressão
(locais onde ficam as impressoras nos corredores dos prédios Minas e Gerais da
Cidade Administrativa). Outra melhoria foi à redução radical da questão do espaço
físico gasto para armazenamento dos documentos, anteriormente eram utilizados 11
armários para arquivamento de documentos, atualmente a GAP utiliza apenas 3
armários para guardar materiais.
O impacto gerado por esta ação fica enfatizado pela drástica queda no número de
impressões. Atualmente não é mais necessário o arquivamento de documentos
físicos e a utilização dos serviços de gestão de documentos que ficava a cargo da
Minas Gerais Serviços (MGS), empresa terceirizada para alocar os documentos
impressos na Cidade Administrativa.
O Arquivo Digital possibilitou a melhoria na acessibilidade dos servidores da
Gerência de Assuntos Previdenciários - GAP aos documentos, uma vez que é
possível a consulta online do mesmo o que garante uma redução significativa do
tempo total desde o recebimento do documento até o seu destino final.

9. 9
5. Conclusão e considerações finais:
Ao investigar o uso do arquivo digital como ferramenta para otimização dos
processos de gestão documental, observou-se uma notável oportunidade de
redução de custos e melhoria do processo de toda cadeia produtiva que envolve a
Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão – SEPLAG. Ancorado nessas
premissas, o Arquivo Digital apresenta-se como uma solução em gerenciamento
eletrônico de documentos, o sistema permite controlar, armazenar, compartilhar e
solucionar a questão da otimização da utilização do espaço físico. Com a adoção de
um arquivo digital para cada diretoria dos órgãos e entidades do Governo de Minas
Gerais, o número de impressões não chegaria a 200 cópias, com uma melhoria
impactante que proporcionaria a dispensa de contratação de empresas terceirizadas
para fazer a gestão de documentos físicos.
Com a utilização do Arquivo Digital, percebem-se alguns avanços importantes
tais como, celeridade e facilidade para colaborar e compartilhar documentos,
Visualização de dados e compartilhamento digital garante uma maior rapidez no
fluxo de trabalho, o que permite receber e guardar os arquivos em uma fração de
tempo menor do que levaria para fazer a mesma coisa com documentos físicos.
Outra questão importante é evolução da produtividade, com eficiência e
eficácia. O acesso e o compartilhamento aumentam a produtividade com eficiência e
eficácia na entrega do produto. Com isso o tempo gasto na procura de documentos
físicos é eliminado, uma vez que são armazenados digitalmente em um único lugar,
sendo acessado facilmente de qualquer computador com internet disponível, isso
tudo favorece ao servidor trabalhar em outras atividades, melhorando de forma
significativa seu desempenho individual, ganhando em qualidade de trabalho e de
vida. A partir do compartilhamento online com toda a equipe, fica fácil o atendimento
das demandas dos clientes internos e externos, simplificando todo o processo.
Cabe enfatizar a importância da criação de diretrizes e políticas que baseadas
em processo de avaliação e no contexto de cada órgão e entidade pública, sejam
capazes de adotarem o arquivo digital como ferramenta de gestão de documentos
digitais. O uso do arquivo digital serve como instrumento facilitador, para toda a
gestão documental além de subsidiar a tomada de decisões quanto à preservação
digital.

10. 10
Referencias
AUGUSTO MARCACINI. O documento eletrônico com meio de prova. Disponível
em: HTTP://www.augustomarcacini.net. Acesso em 20 jun. 2013.
DRUCKER, Peter. Revista Exame Digital, São Paulo: Abril, ed. 710, ano 34, n. 6,
mar. 2000
SÃO PAULO: Arquivo público do Estado: Gestão documental aplicada. Disponível
em: http://www.arquivoestado.sp.gov.br. Acesso em 15 jun.2013.
SENADO FEDERAL. Secretaria de arquivo: Manual de assistência técnica
arquivístiva. Disponível em: http://www.senado.gov.br. Acesso em: 10 jun. 2013.
SEPLAG EM REDE. Entrevista: Arquivo digital elimina custos com impressão.
Disponível em: http://www.seplagemrede.mg.gov.br. Acesso em: 13 jun. 2013.