A Teoria de Sistemas surgiu com os trabalhos de Ludwig von Bertalanffy na década de 1950, tendo como pressupostos a integração entre ciências e a abordagem sistêmica. Um sistema é um conjunto organizado que existe dentro de outros sistemas, sendo aberto à influência do ambiente externo. As organizações podem ser vistas como sistemas abertos que importam recursos, os transformam e exportam resultados em um processo contínuo de feedback com o ambiente, buscando a homeostase.

1. T E O R I A D E S I S T E M A S

2. T eoria de S istemas - O rigem A TGS surge com os trabalhos de Ludwig von Bertalanffy, biólogo alemão, publicados em 1950 e 1968 - “The Theory of Open Systems in Physics and Biology” and “General Systems Theory”.

3. TGS - Pressupostos básicos Tendência à integração entre as ciências naturais e sociais; Processo de integração orientado à TGS ; TGS como forma abrangente de estudo das ciências sociais ; Abrangência e integração, possibilitando a unificação científica ; A unificação das ciências pode levar à integração do processo de educação científica .

4. Conceito de sistema Um todo organizado ou complexo; um conjunto ou combinação de coisas ou partes, formando um todo complexo ou unitário.

5. Premissas Os sistemas existem dentro de outros sistemas; Os sistemas são abertos ; As funções de um sistema dependem de sua estrutura .

6. A TS afiniza-se rapidamente com a Teoria da Administração Era preciso sintetizar e integrar as teorias anteriores; A introdução da tecnologia de informação ao lado da teoria Cibernética possibilitaram o desenvolvimento e operacionalização das idéias que convergiam para a TS aplicada à administração .

7. Tipos de Sistemas Quanto à constituição ; Quanto à natureza .

8. Quanto à constituição Sistemas físicos ou concretos : compostos de equipamentos; objetos ou coisas reais. É o hardware ; Sistemas abstratos ou conceituais : compostos por conceitos, planos, hipóteses ou idéias. É o software .

9. Quanto à natureza Sistemas fechados : não apresentam intercâmbio com o meio ambiente externo. São herméticos; não estão sujeitos às influências ambientais . Não recebem e nem produzem recursos externos . Sob o ponto de vista da TS são sistemas que apresentam um comportamento totalmente determinístico e programado , operando com muito pequeno intercâmbio de matéria e energia com o meio ambiente;

10. Sistemas abertos : apresentam intercâmbio com o ambiente por intermédio de entradas e saídas. Têm uma grande capacidade de adaptação; ajustam-se ao meio ambiente para sobreviver. Através da interação com o meio ambiente, os sistemas abertos restauram sua própria energia, reparando perdas em sua própria organização.

11. Parâmetros dos sistemas Entrada ou insumo ( input) ; Processamento ou transformação ( throughput); Saída ou resultado ( output); Retroação , retroalimentação ou retroinformação ( feedback); Ambiente ( environmentI ).

12. Nível 0 (zero) do Sistema aberto Entradas Saídas Processamento Ambiente Ambiente Retroação Informação Energia Recursos Materiais JRM

13. Modelos de Organização A organização deve ser considerada como um sistema aberto ; Deve ter objetivos ou funções múltiplas, envolvendo interações múltiplas com o meio ambiente; Deve ser vista como um conjunto de vários subsistemas , estando esses subsistemas, simultaneamente, em interação dinâmica; Os subsistemas são interdependentes . O que acontece dentro de um subsistema tem reflexo no funcionamento dos outros subsistemas; A organização está inserida num ambiente dinâmico . Ao planejar o funcionamento da organização é preciso levar em conta as exigências e limitações impostas pelo ambiente; É difícil definir as fronteiras existentes nas organizações, devido aos múltiplos elos que existem com o meio ambiente.

14. Modelo de Katz e Kahn Daniel Katz e Robert L. Kahn aplicam a TS à Teoria das Organizações. Chegam a conclusão de que a teoria das organizações deve se libertar das restrições e propostas das abordagens anteriores, utilizando-se da Teoria Geral dos Sistemas. O modelo proposto por Katz e Kahn apresenta a seguinte abordagem:

15. A organização como um sistema aberto Importação (entradas) : recebe insumos do ambiente, necessitando de suprimentos renovados de energia de outras instituições, pessoas ou do meio ambiente material; Transformação (processamento) : todos os elementos importados são processados e transformados em produtos acabados, mão-de-obra treinada, serviços, etc. Ocorre nessa etapa uma reorganização das entradas; Exportação (saídas) : após o processamento das entradas o resultado retorna ao meio ambiente na forma de produtos acabados, mão-de-obra treinada, serviços, etc.; Os sistemas são ciclos de eventos que se repetem : os processos de importação, transformação e exportação se repetem através de ciclos no decorrer do tempo. Isso decorre do fato de que a organização é um evento dinâmico que está em constante transformação. Necessita de constantes entradas para reciclagem do processamento e depuração das saídas;

16. Entropia negativa : a estrutura organizacional somente pode ser mantida, enquanto sistema aberto, se o processo entrópico for detido. Isso equivale a dizer que preservar a integridade do sistema significa impedir a ocorrência da morte ou falência . Necessita de constante renovação de seus estoques de insumos; Informação como insumo, retroação negativa e processo de codificação : ao ser alimentado por informações, o sistema pode detectar sinais sobre seu próprio funcionamento e sobre o ambiente. Esse processo gera a retroação negativa e a codificação. Na retroação negativa um determinado subsistema recebe a informação, processa e faz o retorno sob a forma de informações sobre os mecanismos de funcionamento de suas operações. Na codificação as informações recebidas do ambiente são selecionadas e filtradas. Esse ciclo possibilita ao sistema a autodepuração; a manutenção da homeostasia: o estado firme; o processo de estabilidade constante;

17. Estado firme e homeostase dinâmica : a organização precisa encontrar o equilíbrio entre importação e exportação, de tal maneira que o processo de entrada e saída de insumos não altere o funcionamento estável de suas partes. É preciso preservar o estado firme da organização; equacionar entradas e saídas, evitando excessos e desperdício de energia através de ajustamento e antecipação; Diferenciação : a organização apresenta uma tendência natural à elaboração de novas funções; funções mais especializadas e hierarquizadas que acabam gerando a diferenciação de papéis entre as várias partes do todo; Eqüifinalidade : tendo como origem condições e meios diversos, o sistema pode atingir o mesmo resultado. Vários métodos podem ser empregados, sob inúmeras condições, a fim de se atingir o objetivo do estado firme da organização; Limites ou fronteiras : existem fronteiras delineadas entre o sistema e o meio ambiente externo. Tais fronteiras definem como o sistema age em relação ao ambiente e o grau de aceitação dos insumos importados.

18. A organização como Classe de Sistemas Sociais As organizações são classes de sistemas sociais, que, por sua vez, são classes de sistemas abertos. Sendo assim, embora possuindo propriedades particulares, compartilham de outras propriedades com os demais sistemas abertos que fazem parte dos sistemas sociais. Existe uma interdependência entre as várias organizações que integram os sistemas sociais.

19. Características de Primeira Ordem ( das organizações analizadas como sistemas sociais ) Os sistemas sociais são uma estruturação de eventos ou acontecimentos . Não podem ser identificados fisicamente como as estruturas básicas (automóveis, organismos, máquinas); Necessitam de entradas de produção e manutenção . Nas entradas de manutenção são importadas as energias necessárias para o funcionamento do sistema. Nas entradas de produção são importadas energias processadas para proporcionar o resultado produtivo do sistema: motivações que atraem os indivíduos para os sistemas sociais, preservando seus estímulos produtivos; Apresentam natureza planejada . São criados pelo ser humano, sendo, por conseguinte, imperfeitos;

20. Necessitam produzir mecanismos de autocontrole , visando equilibrar a instabilidade natural das ações humanas e seus relacionamentos; Sedimentam-se na composição de funções , normas e valores . As funções constituem formas padronizadas de comportamento requeridas de todas as pessoas em relação às tarefas que desempenham. As normas são as regras gerais exigidas de todos que exercem uma determinada função relativa ao sistema ou subsistema. Valores são os conceitos ideológicos de caráter geral mais aceitos pela organização; Exigem um sistema formalizado de funções . As funções e as atividades são padronizadas e interligadas;

21. Funcionam com o conceito de inclusão parcial . Nenhum integrante do sistema é empregado; aproveitado em sua inteireza. Um indivíduo pode atuar, simultaneamente, em várias organizações, sendo que nenhuma delas será capaz de lhes extrair a inteireza . Apenas os conhecimentos e habilidades úteis são utilizados; O funcionamento da organização no que diz respeito ao meio ambiente deve ser estudado a partir das transações contínuas, levando em consideração os conceitos de sistemas , subsistemas e supersistemas .

22. Cultura e Clima Organizacionais A cultura do sistema reflete tanto as normas e valores do sistema formal como sua reinterpretação no sistema informal . Reflete disputas internas e externas das pessoas que o sistema atrai, seus processos de trabalho, estilos de comunicação e autoridade. Tal como a sociedade, as organizações sociais têm padrões de sentimentos e crenças coletivos, que são transmitidos aos seus novos integrantes.

23. Dinâmica de Sistema Ao contrário dos sistemas biológicos os sistemas sociais não apresentam estabilidade intrínseca . Assim criam mecanismos de recompensas – a fim de vincular seus membros ao sistema –, estabelecem normas e valores e produzem dispositivos de controle e autoridade. Todo esse processo visa manter a sobrevivência do sistema (entropia negativa) por meio de um suprimento constante de materiais e pessoas.

24. Conceito de Eficácia Organizacional A sobrevivência da organização social envolve o conceito de negentropia : é preciso importar mais insumos do que o necessário para o processamento e a saída. Para conseguir a entropia negativa o sistema deve reservar para si próprio uma certa quantidade de insumos. Eficiência é o quanto de entrada resulta em produto e quanto é absorvido pelo sistema. A eficiência está relacionada à entropia negativa que deve ser perseguida através de soluções técnicas e econômicas. A eficácia alia a essas soluções as ferramentas políticas , com o propósito de maximizar os rendimentos; prioriza a implementação dos objetivos, aumentando a produtividade efetiva.

25. A organização como um Sistema de Papéis Papel é o conjunto de atividades solicitadas de um indivíduo que ocupa uma determinada posição em um sistema. Assim, a organização pode ser considerada como um conjunto de papéis desempenhados pelos indivíduos que a compõem.

26. M odelo S ociotécnico de T avistock Desenvolvido por sociólogos e psicólogos do Instituto de Relações Humanas de Tavistock, Inglaterra. O modelo foi desenvolvido com base em resultados de pesquisas efetuadas em minas de carvão inglesas e empresas têxteis indianas. A organização, além de ser considerada como um sistema aberto , é também considerada como um sistema sociotécnico estruturado sobre dois subsistemas:

27. Subsistema técnico : compreende as tarefas a serem desempenhadas, as instalações físicas, o equipamento e instrumentos utilizados, as exigências da tarefa, as utilidades e técnicas operacionais, o ambiente físico e a maneira como está disposto, bem como a duração da operação das tarefas. Em resumo, o subsistema técnico envolve a tecnologia, o território e o tempo; Subsistema social : compreende os indivíduos, suas características físicas e psicológicas, as relações sociais entre os indivíduos encarregados da execução da tarefa, bem como as exigências de sua organização tanto formal como informal , na situação de trabalho. O subsistema social transforma a eficiência potencial em eficiência real .

28. Sistema Sociotécnico Subsistema Técnico Subsistema Social Instalações Físicas, Máquinas e Equipam, Tecnologia, Exigências da Tarefa Eficiência Real Eficiência Potencial Pessoas, Relações Sociais, Habilidades e Capacidades, Necessidades e Aspirações Sistema Sociotécnico JRM

29. A abordagem sociotécnica concebe a organização como uma combinação de tecnologia (exigências de tarefa, ambiente físico, equipamento disponível) e um subsistema social (sistema de relações entre aqueles que realizam a tarefa). Os subsistemas tecnológicos e sociais apresentam interação mútua e recíproca. A natureza da tarefa influencia (não determina) a natureza organizacional das pessoas, bem como suas características psicossociais influenciam (não determinam) a forma como um trabalho será executado. O modelo de sistema aberto proposto pela abordagem sociotécnica pressupõe que as organizações importam insumos a partir do ambiente , implementando processos de conversão que resultarão em exportação de produtos, serviços, etc. As importações são constituídas de informações do meio ambiente,matéria-prima, dinheiro, equipamentos e pessoas envolvidas no processo de transformação dos insumos importados em produto final exportado.

30. O processo cíclico de importação-exportação exige da organização a constante e primária tarefa de buscar a sobrevivência dentro do sistema: a - Importação aquisição de matéria-prima; b - Conversão transformar em exportação; c - Exportação resultado do processo. A seguir gráficos representativos dos processos de importação-conversão-exportação ( entrada-saída-processamento ).

31. Compra e armazenamento Compra e armazenamento Compras Compras Compras Fabricação de medicamentos Fabricação de produtos químicos de alta qualidade Fabricação e venda de frascos de vidro Fabricação e venda de maquinaria Equipamentos de projetos Mercadização de medicamentos Venda de produtos químicos de alta qualidade Venda e entrega de maquinaria Produtos químicos Vasilhames Produtos químicos Ferro e maquinaria Materias de construção Areia etc. Vasilhames Armazenamentistas Usuários industriais Clientes internos ou externos Clientes internos e externos Clientes internos e externos JRM

32. A organização eficiente é aquela que considera tanto as importações que o subsistema técnico faz do ambiente - matérias-primas, máquinas e equipamentos - como também as importações feitas pelo subsistema social - valores e aspirações. A organização não somente deve tratar das exigências e das restrições impostas pelo meio ambiente sobre matéria-prima, dinheiro e preferências do consumidor, como também deve tratar com as expectativas, os valores e as normas das pessoas que atuam no sistema. O problema envolve tanto a consideração da natureza da tarefa ( subsistema técnico ) como da natureza das pessoas ( subsistema social ). O fundamento dessa abordagem é que qualquer sistema de produção requer tanto uma organização tecnológica (equipamentos e arranjos de processos) como uma organização de trabalho , envolvendo aqueles que desempenham as tarefas necessárias.

33. A tecnologia é definida como as ações que um indivíduo desempenha sobre um objeto, com ou sem a ajuda de ferramentas ou esquemas mecânicos, no sentido de fazer qualquer mudança no objeto. O objeto - matéria-prima - pode ser um ser humano, um símbolo ou objeto inanimado. A partir dessas definições, podemos dizer que a tecnologia determina a estrutura organizacional. Assim, as organizações têm dupla função: técnica (relacionada com a coordenação do trabalho) e social (referente aos meios de relacionar as pessoas umas com as outras, de modo a fazê-las trabalharem juntas). Todo sistema apresenta os subsistemas técnico e social. Contudo nenhum dos dois deve ser observado isoladamente, mas a partir de uma visão abrangente do todo. Qualquer alteração em um provocará repercussões no outro.

34. O modelo básico adotado pela abordagem sociotécnica é o modelo de importação-conversão-exportação derivado da teoria de sistema aberto: a organização de qualquer empresa ou parte dela pode ajustar-se perfeitamente a este modelo, na medida em que ela realiza muitas importações e exportações de materiais, dinheiro e produtos. O processo de importação-conversão-exportação dominante é aquele através do qual a tarefa primária da empresa (entropia negativa) é executada.

35. Apreciação Crítica da Teoria de Sistemas A Teoria de Sistemas é uma das menos criticadas, talvez em decorrência do fato de que ainda não houve tempo para sua análise mais aprofundada. As obras mais importantes dessa teoria são recentes. A análise sistêmica parece concordar com a preocupação estrutural-funcionalista típica das ciências sociais dos países capitalistas de hoje. A TS evitou tratar de temas negligenciados pela teoria behaviorista e estruturalista , procurando apenas desenvolver algumas de suas idéias. Os autores ficaram, dessa maneira, incólumes quanto a eventuais críticas elaboradas por estruturalistas ou behavioriastas.

36. Confronto entre Teoria de Sistema Aberto e Sistema Fechado O conceito de sistema tem suas origens em várias disciplinas científicas (Biologia, Sociologia, Psicologia, Antropologia, Fisolofia, etc). Tais disciplinas têm um denominador comum: o chamado sistema aberto , que descreve as ações e de um organismo dentro do ambiente. O sistema aberto pode ser compreendido como um conjunto de partes em constante interação (o que ressalta a característica de interdependência das partes), constituindo um todo sinérgico (o todo é maior que a soma das suas partes). É orientado para determinados propósito e em permanente relação de interdependência com o ambiente externo (essa interdependência deve ser entendida como a dupla capacidade de influenciar o meio externo e por ele ser influenciado) : interações

37. A natureza essencialmente dinâmica do ambiente conflita com a tendência essencialmente estática da organização. Esta é, em geral, constituída para para se autoperpertuar, ou, na pior das hipóteses, manter a sobrevivência de sua própria estrutura, critérios, métodos e metas; Um sistema organizacional rígido (fechado) não obterá êxito em relação à necessidade de atingir a entropia negativa (sobrevivência), na medida em que não terá capacidade de se adaptar rapidamente às constantes mudanças ambienteais; Um sistema aberto, como um clube, um hospital ou um governo precisa garantir a absorção de seus produtos do ambiente . Às vezes necessita adaptar as necessidades do ambiente dentro de um constexto mais produtivo (como um sistema educacional);

38. O sistema, portanto, precisa de constante e apurada informação do ambiente, não só quanto à naturezas desse meio, como também em relação à qualidade e quantidade de insumos disponíveis e, principalmente, quanto à eficácia ou adequação dos produtos ou respostas da organização ao ambiente . Podemos dizer que à organização é indispensável manter constância nos processos retroativos. A oferta de produtos indesejáveis ou desnecessários, a médio prazo, poderá resultar na redução de entradas: redução da capacidade de organização para atingir a entropia negativa, alcançando seus propósitos;

39. A velha perspectiva de Sistema Fechado (causa de distorções) Conduz o estudo e a prática da Administração a uma concentração em regras de funcionamento interno, à apologia da eficiência como critério primário de viabilidade organizacional, enfatizando procedimentos (tarefas) e não programas (objetivos); A perspectiva da organização como sistema fechado é responsável pela insensibilidade da administração tradicional às diferenças entre ambientes organizacionais e pela desatenção à dependência entre organização e ambiente ;

40. Vista como sistema fechado, a organização permanece insensível às necessidades de mudanças e adaptações do sistema ao meio ambiente. No Brasil é enorme o número de empresas que insistem em metodologias ultrapassadas . Tais empresas partem do princípio de que, na medida em que conseguiram grandes realizações, podem sobreviver às custas de conquistas obtidas no passado: tradição e reputação. Contudo, num ambiente em que a velocidade das mudanças seja intensa, essas empresas tenderão à entropia positiva (desaparecimento): seus produtos serão desnecessários, não atendendo às demandas renovadas do ambiente externo.

41. Características básicas da análise sistêmica Ponto de vista sistêmico : a organização tem cinco subsistemas básicos - entradas, processos, saídas, retroação e ambiente; Abordagem dinâmica : ênfase no dinâmico processo de interação . A moderna teoria não desloca a ênfase na estrutura . Adiciona, aperfeiçoando o conceito , a ênfase sobre o processo de interação entre as partes do todo (estrutura); Multidimensional e multinivelada : visão micro e macroscópica. O sistema é micro quando considerado dentro de seu ambiente (sociedade, comunidade, país). É macro quando visto a partir de seus subsistemas;

42. Multimotivacional : as ações podem ter múltiplas motivações. Cada integrante de um sistema terá um objetivo específico. Tais objetivos não podem ser reduzidos à necessidade de lucro, por exemplo; Probabilística : as varíaveis de um determinado plano de metas nem sempre serão estáveis. Implementar ações organizacionais implica um sério esforço no sentido de trabalhar com eventos estatísticos: probabilidade; Multidisciplinar : representa uma síntese integrativa de partes relevantes de todos os campos no desenvolvimento da Teoria Geral das Organizações e da Administração; Descritiva : procura compreender os fenômenos organinzacionais e deixar a escolha de objetivos e métodos aos indivíduos;

43. Multivariável : os eventos podem ser causados por inúmeros fatores interrelacionados e interdependentes. Tais fatores podem ser afetados por eventos que eles próprios geraram através da retroação; Adaptativa : a organização dever ser absolutamente “ maleável” às condições interdependentes do meio ambiente externo, caso queira atingir a entropia negativa (sobrevivência). Não por outro motivo, o sistema e seu ambiente apresentam uma relação de interdependência , buscando constante equilíbrio dinâmico entre as partes (subsistemas), quando se fizer necessário, devido às mudanças. Essa abordagem traz como conseqüência um enfoque nos resultados ( output ), em vez da ênfase sobre o processo , como faziam as antigas teorias. Ênfase na eficácia , e não exclusivamente na eficiência.

44. Caráter integrativo e abstrado da Teoria de Sistemas Muitos autores consideram a Teoria de Sistemas demasiado abstrata e conceptual; de difícil aplicação em situações gerenciais práticas. Muito embora venha predominando fortemente na teoria administrativa , e tendo aplicabilidade geral ao comportamento de diferentes tipos de organizações e indivíduos em diferentes meios culturais, a abordagem sistêmica é basicamente uma teoria geral compreensiva, cobrindo todos os fenômenos organizacionais. Ela é uma teoria geral das organizações e da administração . É uma síntese integrativa dos conceitos clássicos , neoclássicos , estruturalistas , neoestruturalistas e behavioristas .

45. O Efeito Sinérgico das organizações como Sistemas Abertos Sinergia é um esforço simultâneo de vários órgãos em benefício de uma mesma função. Uma das fortes razões para a existência das organizações é o seu efeito sinérgico ou sinergístico , isto é, o resultado (saída) de uma organização pode diferir em quantidade ou em qualidade em relação à soma dos insumos. A aritmética organizacional pode dar um resultado como 2 + 2 = 5. Ou, em outros termos, duas mais duas unidades de insumo podem resultar, 3, 4, 7, 13, A, X, Z unidades de saída . As unidades de saída podem ser iguais, maiores ou menores do que as unidades de entrata. A saída 3 significa insucesso, a 4 ponto de equilíbrio. As saídas 7 e 13 siginificam sucesso. A,X ou Z são dimensões de saída que podem diferir qualitativamente das unidades de entrada.

46. A organização como um sistema aberto Entradas de Recursos : Pessoas, Dinheiro, Tecnologia, Materiais, Informação Processos de Transformação : Trabalho converte recursos em resultados Saídas de Produtos : Produtos ou Serviços O ambiente proporciona O ambiente consome A organização transforma Retroação do Cliente JRM

47. Cada participante da organização espera que os benefícios pessoais de sua participação sejam maiores do que seus custos. Assim as organizações produzem valor através do efeito sinérgico. De um modo global, os recursos materiais, financeiros e humanos - quando considerados como fatores de produção - geram riqueza através da sinergia organizacional . A visão sistêmica mostra que a organização deve ser administrada como um todo complexo. Seu presidente deve ser um perito em totalidade e não simplesmente um coordenador geral de diversas áreas.

48. O homem Funcional A Teoria de Sistemas baseia-se no conceito de homem funcional , em contraste com o conceito de “homem economicus” da Teoria Clássica, do “ homo socialis” da Teoria das Relações Humanas, do “ homem organizacioal” da Teoria Estruturalista e do “homem administrativo” da Teoria Behaviorista. O indivíduo comporta-se em um papel dentro das organizações, interagindo com os demais indivíduos como um sistema aberto . Nas suas ações, em um conjunto de papéis, matém expectativas quanto ao papel dos demais participantes e procura enviar aos outros as suas expectativas. Essa interação altera ou reforça o papel. As organizações são sistemas de papéis , nas quais os indivíduos agem como transmissores de papel e de pessoas focais.

49. Uma Abordagem Organizacional A perspectiva sistêmica trouxe uma nova maneira de ver as coisas. Não somente em termos de abrangência, mas, principalmente, quanto ao enfoque. O enfoque do todo e das partes, do dentro e do fora, do total e da especialização, da integração interna e da adaptação externa, da eficiência e da eficácia. A visão gestáltica ( Gestalt - Psicologia = “ o todo é mais do a soma de suas partes ” ) e global, privilegiando a totalidade e suas partes componentes, não despreza o efeito emergente sistêmico : as propriedades do todo que não aparecem em nenhuma de suas partes. A visão do bosque e não da árvore apenas. A visão da cidade e não de cada prédio apenas. A visão da organização enquanto sistema aberto e não apenas de cada uma de suas partes ou subsistemas.