Artigo publicado na revista TECHOJE, do IETEC, em 2004. The paper presents an approach to introduce the concepts and techniques most important in the planning of projects in a way that is as accessible as possible to the user, for this, showing them through the use of spreadsheets

1. Planejamento do prazo de projetos utilizando planilhas eletrônicas
Tito Lívio Medeiros Cardoso
Introdução
As planilhas eletrônicas possuem um mercado da ordem de 30 milhões de usuários em todo o
mundo. Mesmo entre as áreas de engenharia das grandes corporações é mais comum a utilização
de planilhas do que de softwares de gerenciamento de projetos, tais como o MS Project e o
Primavera. Também, a desenvoltura no uso das planilhas tende a ser maior do que no uso do
Project. É comum entre os usuários a sub-utilização dos recursos do Project, e em menor grau das
planilhas. Desta forma, numa primeira abordagem, é facilitada a introdução de novas metodologias
de planejamento se as mesmas utilizam como ferramentas as planilhas eletrônicas.
Entretanto, ao usar planilhas para o planejamento das atividades, os usuários tendem a digitar
uma simples lista e marcar células referentes a um determinado período para destacar a
distribuição temporal das atividades. A questão é então introduzir os processos da metodologia de
gerenciamento do prazo em projetos e os relacionamentos lógicos das atividades de forma
adequada às planilhas eletrônicas.
Dentre as planilhas eletrônicas disponíveis no mercado, destaca-se o Excel da MicroSoft como
líder de mercado neste segmento motivo pelo qual estaremos enfatizando este aplicativo no
exemplo desenvolvido.
Desenvolvimento
Como primeiro passo, recomenda-se que a primeira folha de trabalho ("worksheet") da planilha
seja nomeada "Política de gerenciamento do prazo". Nesta folha deve ser planejado e formalizado
em texto quais serão os principais marcos do projeto, a forma de comunicação da execução física
das atividades, sua periodicidade, procedimento em caso de atrasos, responsabilidades em caso
de atrasos, contingências e situações nas quais o cronograma poderá passar por revisões.
Na segunda folha da planilha recomendamos o design da estrutura analítica do projeto –
EAP. Uma farta literatura pode ser encontrada com referência a este tema, mas em resumo, em
desdobrar o projeto em "pacotes de trabalho" até o limite onde existe possibilidade ou é vantajoso o
controle. Ou seja, até onde podemos medir a execução física e financeira e podemos atribuir
responsabilidades de forma inequívoca. Este exercício é fundamental ao adequado planejamento
do trabalho. Na figura a seguir, temos uma EAP em forma de árvore na qual cada caixa é uma
célula da planilha. As ligações entre as caixas ou níveis da EAP é feita simplesmente com o recurso
de bordas do Excel, não é necessário lançar mão de recursos de desenho ou organograma que
consomem grande tempo e podem produzir um resultado gráfico inadequado para apresentação
aos sponsors do projeto.
Na terceira folha da planilha recomendamos a execução de uma lista de atividades, que é de fato o
último nível de desdobramento da EAP. Nesta lista podemos ter a primeira coluna relacionando os
grandes pacotes de trabalho da EAP (ou uma linha de consolidação antes da sequência de
atividades), uma coluna relacionando suas atividades, mais duas colunas relacionando áreas
responsáveis e áreas envolvidas em cada atividade, uma coluna com a alocação prevista de
recursos, uma coluna com a duração estimada de cada atividade. Opcionalmente pode-se inserir
uma última coluna com o custo planejado de cada atividade.
Na estimativa de duração das atividades, é importante consultar bases históricas e a opinião de
especialistas para reduzir a incerteza inerente a esta estimativa. Também deve-se atentar quanto
ao calendário de trabalho dos recursos alocados se dias úteis, ou dias corridos, feriados locais, etc.

2. Para a elaboração do cronograma precisamos estabelecer mais duas colunas: "Data Inicio" e
"Data Fim" de cada atividade. Através destas datas estaremos estabelecendo as precedências
lógicas entre as atividades utilizando fórmulas. Por exemplo, para simples relacionamentos
Finish-Start entre as atividades "A" e "B", a data fim de A será uma fórmula igualando a sua data
início acrescida da duração de A, enquanto a data início de B será uma fórmula igual à data fim de
A acrescido de 1 dia. Para relacionamentos Start-Start, a data de início de B deve ser uma fórmula
igual à data início de A. Relacionamentos bem sofisticados entre atividades podem ser criados com
as funções do Excel, por exemplo, fazendo uso das funções lógicas "E( )", "OU( )", "SE( )", "NÃO( )"
proporcionando até maior funcionalidade com relação aos relacionamentos convencionais do
Project.
Em caso de trabalhar-se com calendário de dias úteis, é conveniente incluir uma coluna adicional
para verificação a qual apresenta a função "=DIATRABALHOTOTAL(data início; data fim; feriados)"
a qual retorna o número exato de dias úteis entre as datas de início e fim. Esta função nos permite
atualizar manualmente a data fim tal que a duração calculada na mesma coincida com a informada
em dias úteis. Após a verificação, esta coluna pode ser ocultada.
Desta forma uma rede lógica de precedências é criada com o uso de fórmulas tal que a alteração
de uma data ou duração produz todo o realinhamento automático das datas início e fim das
atividades. O passo seguinte na elaboração do cronograma é a execução do gráfico de Gannt.
Para tal, devemos executar o assistente de criação de gráficos do Excel e selecionar o tipo de
gráfico de "Barras" com o sub-tipo de "Barras empilhadas", destacado na figura a seguir.
Na etapa seguinte de criação do gráfico, devemos acionar a aba "sequência" e adicionar duas
novas sequências.
Como valores da primeira sequência de dados, informe a coluna com as datas início das
atividades. Na segunda coluna, informe a coluna com a duração das atividades e no campo "rótulos
do eixo das categorias informe a coluna com os nomes das atividades. Não escolha legenda ou
informa rótulos para os eixos "x" e "y", no título do gráfico informe o nome do projeto. Concluída a
criação do gráfico, selecione a sequência 1 de dados (com as datas início) e formate a sequência
na aba "padrões" para exibir Borda = Nenhuma e Área = Nenhuma.
Retornando ao gráfico, observa-se que as a última atividade está no topo do gráfico e a primeira
na base. Para acertar isto, selecione o eixo vertical e a opção "formatar eixo" no menu de contexto
para, na aba "Escala" selecionar a opção "Categorias em ordem inversa".
A criação do gráfico de Gannt está concluída com uma qualidade gráfica bastante aceitável e sem
o inconveniente de criar um gráfico muito extenso como ocorre normalmente quando utiliza-se
células marcadas para indicar a distribuição temporal, obrigando os stakeholders a "rolar" a planilha
e, por diversas vezes, perdendo o nexo do seu conteúdo.
Se foi utilizada a opção da coluna com custos por atividade, a partir da EAP, podemos derivar uma
estrutura analítica de custos do projeto (EAC), apresentando os custos envolvidos em cada pacote
de trabalho da EAP:
Alguns importantes relatórios podem ainda ser obtidos da planilha com a lista das atividades
utilizando-se os recursos de auto-filtro ou subtotais do Excel para obter totalizações por recurso do
tipo tempo/custo por recurso ou do tipo "quem faz o quê".
Por fim, sugere-se que uma última folha seja incluída na planilha com o "dicionário EAP", que é
uma relação dos termos específicos envolvidos na política de gestão, nos títulos dos pacotes da

3. EAP ou das atividades no cronograma, com um breve texto descrevendo de forma simples o
significado de cada um deles.
O procedimento apresentado é de fato simples, apenas está detalhado no texto anterior. Um bom
modo para evitar retrabalho é salvar o exemplo como um modelo do Excel (*.XLT apenas para
leitura) e utilizar o template criado nos próximos projetos modificando apenas nomes,
relacionamentos de data e atividades.
Conclusão
No presente trabalho apresentamos um procedimento para execução do planejamento da gestão
do prazo, em acordo com as melhores práticas da metodologia de gestão de projetos, fazendo uso
exclusivo de planilhas eletrônicas. A ênfase nesta ferramenta deve-se à plena aceitação mundial
desta categoria de aplicativos com destaque para as engenharias corporativas.
Deste modo, propomos um método simples para introduzir a metodologia de gestão de projetos,
para usuários que não a dominam ou utilizam plenamente, em um contexto que lhes é mais
familiar, evitando assim que a implantação da metodologia torne-se um desafio duplo em função da
inexperiência com softwares mais direcionados à gestão de projetos.