Manual de procedimentos

Agrupamento de Escolas Brás Garcia de Mascarenhas
Biblioteca escolar/Centro de Recursos Educativos
Manual de Procedimentos
da
Biblioteca Escolar

Organização e Gestão
da
Biblioteca Escolar / Centro de Recursos
Nota Explicativa:
Qualquer biblioteca deve ter registado e organizado um Manual de Procedimentos, que
garanta a normalização na organização e gestão e onde se indiquem as operações correntes
da biblioteca, procedimentos, serviços, funcionamento... Este documento está em constante
evolução, mas deve existir, em dossier próprio. Pode ser mais ou menos exaustivo, nos itens
que contenha.
Sumário do Manual de Procedimentos:
Introdução
1 - Selecção e aquisição do fundo documental
2- Avaliação do fundo existente
3 - Tratamento técnico documental
3.1 - Registo
3.2 - Carimbagem
3.3 - Catalogação
3.4 - Cotação
3.5 - Arrumação
3.6 - Arquivo / difusão de informação

Introdução
O Manual de Procedimentos é um documento interno que contém um conjunto de
instruções relativas aos procedimentos aplicados na Biblioteca Escolar/ Centro e Recursos
Educativos do Agrupamento de Escolas Brás Garcia de Mascarenhas e na Biblioteca do Centro
Escolar de Oliveira do Hospital no que respeita ao circuito documental, com o objectivo de
constituir um referencial de todo o tratamento técnico realizado nas BE’s.
Trata-se de um documento interno da responsabilidade da Equipa da BE/CRE que deve
ser regularmente actualizado

1 - Selecção e aquisição do fundo documental
Entendemos que a biblioteca escolar deve proporcionar acesso a um conjunto de
recursos que apoiem alunos, professores e pais nas actividades de ensino/ aprendizagem,
cumprindo objectivos curriculares e de suporte a actividades e a projectos de âmbito extra
curricular.
Deve ainda facultar recursos informativos e de lazer capazes de responder a
necessidades intelectuais e formativas dos utilizadores, cumprindo, desta forma, objectivos
lúdicos, recreativos e culturais.
Neste sentido a selecção e a aquisição do fundo documental pautam-se pelos
critérios estabelecidos pela equipa, de acordo com as orientações da RBE, as indicações
dos Departamentos e as necessidades do nosso público-alvo, estabelecidos em documento
autónomo: Política de Desenvolvimento da Colecção (PDC) – que se anexa.
A selecção dos fundos documentais deve ser feita, sob coordenação da equipa, do
órgão de gestão, dos professores e restante comunidade escolar.
Pode ser feita por auscultação, questionários e sugestões directas à coordenadora.
Esta selecção deve ser feita respeitando os seguintes aspectos:
a. Currículo Nacional;
b. Projecto Curricular da Escola;
c. Objectivos definidos no Projecto Educativo da Escola;
d. Equilíbrio entre os níveis de ensino existentes na escola;
e. Necessidades educativas especiais e as origens multiculturais dos alunos;
f. Equilíbrio entre as áreas curricular, extracurricular e lúdica;
g. Equilíbrio entre todos os suportes, que de uma maneira geral deve respeitar a
proporcionalidade de 3:1 relativamente ao material livro e não livro;
h. Equilíbrio entre todas as áreas do saber, respeitando essencialmente as
áreas disciplinares/temáticas e de referência e o número de alunos que as
frequentam;
i. Orientação do Plano Nacional de Leitura (PNL)
j. Objectivo de alcançar um fundo global equivalente a 10 vezes o nº de alunos.
Após a recolha das informações acima, a Equipa analisa as listagens de material e
selecciona, estabelecendo prioridades, tendo em consideração as áreas mais deficitárias e a
verba disponível.
São feitas várias consultas às diferentes editoras, sendo feita posterior selecção em
função dos preços e condições de aquisição apresentadas.
A encomenda é feita pela equipa, aprovada pelo Presidente do Órgão Directivo.

2. Avaliação da colecção existente
Com o objectivo de responder às necessidades do nosso público alvo, procede-se à
avaliação do fundo documental da BE/CRE com o propósito de verificar a sua
actualização, pertinência, estado de conservação, interesse e valor para o nível de ensino
da nossa escola.
Esta tarefa permiti-nos fazer uma avaliação mais criteriosa da dimensão do fundo
documental e da sua diversidade e corrigir os pontos fracos.
3 - Tratamento técnico documental
Imediatamente após a chegada do material adquirido aos Serviços Administrativos
da Escola, os mesmos são entregues na BE/CRE onde são cuidadosamente conferidos
através da guia ou factura pró-forma. Depois deste procedimento, o documento está pronto
para o seu registo, carimbagem e procedimentos subsequentes.
Ao acervo documental já existente é feita uma análise para detecção de material
danificado ou com deficiente funcionamento, sendo abatido sempre que deixe de estar em
condições aceitáveis.
3.1 – Registo
Esta operação tem como objectivo a inventariação dos documentos que constituem o
fundo documental da BE/CRE.
Sempre que houver aquisições de fundo documental em qualquer suporte, este
deverá ser registado de imediato em suporte informático.
Em documento de suporte existente para o efeito, registam-se os jornais diários, e
todos os periódicos.
Em documento próprio, Livro de Registos, registam-se todas as obras (DI –
documentos impressos e DNI - documentos não impressos) seguindo os critérios: nº de
registo, data de entrada, autor, Edição (local, editor, data), nº de volumes, suporte, modo de
aquisição, cota e observações. As páginas serão todas numeradas.
Dada a rápida desactualização dos manuais escolares e o seu carácter efémero
enquanto publicações de referência da colecção da biblioteca, estes serão registados num
livro específico para o efeito.

3.2 – Carimbagem
A carimbagem deverá ser feita tendo em consideração a salvaguarda da integridade
da mancha gráfica, das ilustrações e imagens. Todos os documentos têm de ser
carimbados, utilizando-se, para tal, duas espécies de carimbos: o de registo e o de logótipo.
 Documentos impressos: livros
o Os livros são carimbados no canto superior direito, na página com maior de
informação sobre o documento, com o logótipo da biblioteca e com o carimbo
de registo no canto inferior direito.
 Documentos impressos: publicações periódicas
As publicações periódicas são carimbadas, apenas, com o logótipo da biblioteca e da
seguinte de forma:
o Revistas – Na capa e na página do sumário;
o Jornais – Junto ao titulo.
o Este procedimento será, igualmente, utilizado em brochuras, desdobráveis
e folhetos.
 Material Não Livro: CD-Áudio; CD-rom; DVD; Cassetes Video;
Diapositivos.
o Os carimbos com o logótipo e de registo aplicam-se na contracapa.
o No próprio documento será colocada uma etiqueta com o carimbo do registo
ou escrita esta informação com caneta de acetato.
o Os originais são retirados das capas, guardados em segurança.
 Material Não livro: Suporte iconográfico (postal, fotografia, etc.) e mapas
o Aplicar o carimbo de registo no verso do documento.
3.3 Catalogação, classificação e indexação
o Na catalogação são seguidas as Regras Portuguesas de Catalogação.
o A classificação é feita segundo a CDU da BN, tendo sido preparada uma
tabela adaptada/simplificada para a realidade da BE/CRE. (em anexo).
o O número mínimo de exemplares para abrir uma subclasse é de quatro.
o O Software utilizado pela BE/CRE é o “BIBLIOBASE ”.
o O trabalho de catalogação é da responsabilidade da funcionária e da
coordenadora.
o O trabalho de indexação é da responsabilidade da coordenadora.

o Serão campos de preenchimento obrigatório, os seguintes:
Identificação
 010 ISBN
â número (ISBN)
 021 Número de depósito legal
â código do país
^b número
 100 Dados gerais de processamento
â data de entrada do documento e data de publicação
 101 Língua da publicação
â língua do texto, banda sonora …
^c língua do documento no original
 102
â país de publicação
 200 Título e menção de responsabilidade
â título próprio
ê informação de outro título
^f primeira menção de responsabilidade
^g outras menções de responsabilidade
 205 Menção da edição
â menção da edição
^g outra menções de responsabilidade relativas à edição
 210 Publicação, Distribuição
â lugar de edição
^c nome do editor, distribuidor
^d data da publicação
^h data da impressão
 215 Descrição física
â descrição física
^c outras indicações físicas
^d descrição física dimensões
 225 Colecção
â título próprio da colecção
^v indicação de volume
Assuntos
 675 CDU
â notação
^v edição
^z língua da edição
Responsabilidade Intelectual
 700 Responsabilidade Principal
â nome de autor – Palavra de Ordem
^b Outra parte do nome
 701 Co-responsabilidade Principal

â nome de autor - Palavra de ordem
^b outra parte do nome
^4 Código da função
 702 Responsabilidade Secundária
â Nome de autor – Palavra de ordem
^b Outra parte do nome
^4 Código de função
 966 Existências
^1 sigla
â número de registo
^s cota
3.4 – Cotação
Após a catalogação, classificação e indexação, os documentos são cotados.
A cotação é a fase do tratamento documental em que a cada documento é atribuído
um código que permite a sua arrumação nas estantes. Desta forma, a posterior recuperação
do documento por parte do utilizador é mais fácil.
Cota – código que permite a fácil identificação de uma espécie dentro do fundo
documental; estabelece uma relação entre os dados relativos a um documento e a sua
posição na prateleira/estante.
A classificação utilizada foi a Classificação Decimal Universal (CDU) seguida das três
primeiras letras do apelido do autor.
Os livros são colocados na estante /prateleira/ por ordem alfabética, pelo apelido do autor.
Nota - a cota é registada a lápis.
3.5 – Arrumação
A arrumação dos documentos é efectuada com base na cota, utilizando a CDU.
Estão arrumados por assunto e, dentro deste, por ordem alfabética do apelido do
autor.
Uma vez que os documentos se encontram em livre acesso, é de particular
importância a sinalização das estantes/prateleiras.
Etapas inerentes à operacionalização da arrumação:
a) Identificar os temas dos documentos entrados, na Biblioteca, para a produção de títulos
que servirão para sinalizar as estantes/prateleiras com as classes da CDU;
c) As estantes devem ter a indicação das grandes classes da CDU, nos porta-títulos, mas,
dentro delas só se criarão subclasses, se o número de títulos existentes o justificar.
A colocação de fundo documental nas estantes obedece ainda ao seguinte critério:
da esquerda para a direita e de cima para baixo.

3.6 – Arquivo/Difusão
1. O arquivo do acervo documental desbastado será feito contemplando:
o Ano lectivo de desbaste;
o Assunto/tema;
o Ordem alfabética por autor.
2. Mensalmente será feito o desbaste de publicações periódicas a abater:
o Serão organizados dossiers temáticos com recortes;
o Os restantes serão reciclados;
o As revistas cujo teor seja manifestamente importante para o tratamento/informação
pedagógica serão organizadas e arquivadas por ano lectivo.
3. As novidades serão divulgadas mediante informação interna (Conselho Pedagógico)
e expostas na biblioteca temporariamente em expositor criado para o efeito, pela
disponibilização do catálogo informatizado e actualizado e pela disponibilização da
informação através da Internet, na página/blogue (http://be23ceb.blogspot.com)
da BE/CRE

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