Manual de procedimentos da BE

ESCOLA E.B. 2,3 DR. JOSÉ DOMINGUES DOS SANTOS
2014/15
BIBLIOTECAS DO AGRUPAMENTO DE LAVRA
MANUAL DE PROCEDIMENTOS

Manual de Procedimentos – Bibliotecas do Agrupamento de Lavra 14/15
Sumário
Introdução 1
1 – Selecção e aquisição do fundo documental 2
2 – Tratamento técnico documental 3
2.1 – Registo 3
2.1.1- Registo de publicações periódicas 4
2.1.2 - Registo de documentos não livro 5
2.2 – Carimbagem 5-7
2.3 – Catalogação 7-8
2.4 – Classificação 9
2.5 – Indexação 10
2.6 – Cotação 11
2.7 – Arrumação 11-12
2.8 – Difusão da informação 12
2.9 – O Arquivo 13
2.10 – Dossiês temáticos 14
Anexos 15-16
2

Introdução
O Manual de Procedimentos é um documento em aberto e em constante reestruturação,
mas terá a vantagem de permitir a uniformização e a continuidade nas decisões e critérios
tomados. Daí que contenha toda uma série de medidas técnicas, entre as quais o tratamento
documental nas suas várias componentes, que constitui, afinal, o circuito dos documentos nas
Bibliotecas Escolares.
Este Manual de Procedimentos contém um conjunto de instruções relativas às normas
aplicadas nas Bibliotecas do Agrupamento de Escolas de Lavra no que respeita à selecção e
aquisição do fundo documental e ao circuito documental, com o objectivo de constituir um
referencial de todo o tratamento técnico realizado nas BE.
Trata-se de um documento interno, da responsabilidade da Equipa responsável pelas BE e
será actualizado sempre que a equipa o considerar pertinente.
Por outro lado, numa biblioteca escolar articulada com os documentos orientadores da
escola, domina, necessariamente, a vertente pedagógica, o que significa que a equipa
encarregue do tratamento técnico documental terá de fazer adaptações de procedimentos que
aproximem a pesquisa de informação ao perfil dos utilizadores, tendo sempre em conta o rigor a
que obedece o tratamento documental.
1 - Selecção e aquisição do fundo documental
A selecção e a aquisição do fundo documental pautam-se pelos critérios estabelecidos no
documento designado por Política de Desenvolvimento da Colecção. A elaboração deste
3

documento implica conhecimentos profissionais, conhecimento da comunidade de utilizadores e
instrumentos adequados com acesso a fontes diversas: internet, editoras, livrarias, etc. .
Deve também ser feita a avaliação da colecção existente, o que permite determinar os
pontos fracos, que necessitam de maior investimento. Devem ser retirados os fundos muito
danificados ou desactualizados, face aos novos projectos curriculares e que já não correspondem
às necessidades e interesses dos utilizadores. Todavia, este desbaste deve respeitar as regras
patrimoniais.
2 - Tratamento técnico documental
Após a chegada, à biblioteca, do material adquirido, dever-se-á proceder à verificação do
seu estado geral de conservação:
- caso se trate de material impresso, dever-se-á verificar a capa, se o livro contém todas as
páginas e se as mesmas não se encontram danificadas;
- caso se trate de documento em suporte magnético, dever-se-á verificar se o mesmo
funciona e se está conforme registo na capa.
Depois disto, o documento está pronto para o seu registo, carimbagem e procedimentos
subsequentes.
2.1– Registo
Antes de se proceder ao registo de um documento, este deve ser analisado para se
verificar se é necessário o seu registo, ou se é uma publicação efémera e sem interesse, em que
apenas será colocado o carimbo de posse da instituição.
4

Todos os documentos (monografias) serão registados sequencialmente num único livro de
registo.
a) Cada obra tem o seu número de registo;
b) Vários exemplares da mesma obra têm números de registo diferentes;
c) Numa obra publicada em vários volumes, cada um terá o seu número de registo.
d) Quando uma obra é acompanhada por material de outro formato, este terá um registo
diferente. No entanto, far-se-á um apontamento nas observações do Livro de Registos e nas
notas do programa de catalogação.
- Os manuais terão folhas de registo específico.
- As publicações periódicas serão registadas em folhas Kardex, adaptadas para o efeito. A
cada folha corresponderá um título. O conjunto de folhas ordenadas numericamente constitui o
catálogo de publicações periódicas.
Actualmente, parte do acervo documental (monografias) já se encontra inserido no
programa Bibliobase.
Aguarda-se a constituição de um catálogo concelhio.
O material não impresso é registado em folhas próprias com o título de cada tipo de
documento.
2.1.1 - Registo de publicações periódicas
É feito em folhas Kardex, adaptadas para o efeito, na Escola Básica de Lavra, e em livro na
Escola Básica de Angeiras.
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A cada folha/página corresponderá um título e nº de registo (publicação periódica) P.P. 1;
P.P. 2;…. As fichas devem ordenar-se numericamente. As folhas Kardex encontram-se
ordenadas em dossiê de argolas e o seu conjunto constitui o catálogo de publicações periódicas.
Cada ficha inclui os seguintes elementos para preenchimento:
• Periodicidade;
• Título da publicação periódica;
• Endereço da edição;
• Editor;
Director;
• País;
• Cidade;
• Cota;
• Data de publicação;
• Observações (forma de entrada).
2.1.2 - Registo de documentos não impressos
Segue procedimentos idênticos aos adoptados para as publicações periódicas, fazendo-se
uma descrição abreviada, de que constam os seguintes elementos:
• Data de entrada do documento na biblioteca;
• N.º de registo;
• Autor – nome;
• Título;
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• Edição (Local, Editor, Data, Colecção, Volume);
• Cota;
• Observações (forma de entrada)
Por documentos não impressos entendemos os documentos áudio (CD) e os documentos
audiovisuais e multimédia (DVD, CD-Rom, DVD-Rom).
2.2 – Carimbagem
Todos os documentos são carimbados, utilizando-se, para tal, três espécies de carimbos: 1
de registo e 2 de posse (1 circular e outro rectangular)
Na Escola Básica de Angeiras apenas existe o carimbo de registo.
O carimbo de registo é de forma rectangular e contém os seguintes elementos:
Biblioteca da Escola EB 2,3 Dr. José Domingues dos Santos
Biblioteca da Escola da Praia da Angeiras
Número de registo;
Data de entrada.
A cota é colocada, a lápis, no carimbo de posse na escola sede e junto ao carimbo de
registo na Escola da Praia de Angeiras.
A aposição do carimbo é tarefa exclusiva da Biblioteca Escolar e obedece aos seguintes
requisitos:
7

2.2.1 - Nos documentos impressos: Monografias
Aqui, o carimbo de registo deverá ser colocado na página de rosto, no canto inferior direito
e o seu preenchimento é feito a caneta.
O carimbo de posse, de forma circular, será colocado na página de rosto, e na última
página impressa o rectangular. Este também será colocado nas páginas 25, 50, 100. Caso o
documento tenha um número inferior a 25 páginas, colocar-se-á na página 10 ou 20. A sua
aposição não pode, em caso algum, colidir com qualquer elemento fundamental à leitura do
documento (texto, ilustração, imagem, gráfico etc.).
Nos documentos com folhas plastificadas, ou material ao qual a tinta não adere, o carimbo
é efectuado numa etiqueta que deve ser colocada no local estabelecido para o efeito.
2.2.2 - Documentos impressos: Publicações periódicas
São carimbadas apenas com o carimbo de posse e da seguinte forma:
Revistas – Na página do sumário.
Jornais – Junto ao título
Nota: Este procedimento aplica-se a outras publicações efémeras, como brochuras,
desdobráveis e folhetos.
Os documentos intercalados (fotografias, mapas, desdobráveis) serão carimbados no
verso.
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2.2.3 - Material não impresso: Cassetes áudio, VHS, CD-Audio, CD-ROM,
DVD, Diapositivo
Em relação ao material não impresso, os vídeos são carimbados na etiqueta da cassete,
enquanto nos CD’s e DVD’s o carimbo é colocado na parte interior do folheto que constitui a
capa. No próprio documento o nº de registo é escrito com uma caneta de acetato.
Material iconográfico: (postal, fotografia, etc.) e mapas - O carimbo de registo é aplicado no
verso do documento.
2.3 - Catalogação
Na catalogação, tendo em vista uma correcta descrição bibliográfica dos documentos,
serão utilizadas as Regras Portuguesas de Catalogação e as ISBD’s
(Descrição Bibliográfica Internacional Normalizada para as Publicações Monográficas), assim
como a CDU, cuja grande finalidade é facilitar a arrumação, por assuntos ou por grandes áreas
temáticas, dos documentos.
O programa utilizado na criação do catálogo da Escola sede é o “Bibliobase”.
Na equipa da Biblioteca, são indicados como elementos responsáveis pela catalogação de
documentos as professoras Margarida Mota e Anabela Pinto e a assistente operacional Marília
Fernandes.
9

2.3.1 – Catalogação de monografias
1
Referir-se-ão apenas as autorias principais, salvo se o co-autor vier mencionado na página
de rosto:
• a menção de edição será feita a partir da 1ª edição;
• a ilustração só será mencionada quando for importante no documento;
• só deve ser referido um local de edição e um editor.
Na equipa da Biblioteca, são indicados, como elementos responsáveis pela catalogação de
documentos, as professoras Margarida Mota e Anabela Pinto e a assistente operacional Marília
Fernandes.
2.3.2 - Documentos áudio
2
Quando esta informatização for iniciada numa primeira fase, destacam-se os seguintes
procedimentos:
• é obrigatória a indicação geral da natureza do documento;
• só se mencionará a edição a partir da 2ª;
• só deve ser referido um local de edição e um editor;
• é obrigatório mencionar a informação respeitante à colecção.
Só na segunda fase de informatização do catálogo se discriminarão:
1
Consultar Anexo A
2
Os documentos áudio e vídeo ainda não começaram a ser inseridos no catálogo.
10

- os títulos de cada um dos temas que compõem o documento;
- os vários autores e intérpretes de trechos musicais, que devem ser
exaustivamente mencionados, de modo a facilitar a pesquisa.
2.3.3 - Documentos vídeo
Quando esta informatização for iniciada numa primeira fase, destacam-se os seguintes
procedimentos:
• deve dar-se indicação da natureza geral do documento;
• é obrigatório mencionar o título original em nota (campo 304);
• serão considerados autores principais o realizador e o produtor. Nos documentários
científicos considerar-se-ão outros autores e os conselheiros técnicos;
• só se indica a edição a partir da 2ª;
• Só deve ser indicado um editor e um local de edição;
• deve ser dada a informação que diz respeito à colecção.
Só na segunda fase de informatização do catálogo se discriminarão exaustivamente de
modo a facilitar a pesquisa:
- realizadores, produtores, intérpretes, guionistas;
- os vários autores e intérpretes de trechos musicais.
2.4 – Classificação
Na classificação dos documentos é utilizada a Classificação Decimal Universal (CDU), cuja
grande finalidade é facilitar a arrumação por assuntos ou por grandes áreas temáticas,
contribuindo para optimizar a recuperação do documento.
11

Para a classificação deve utilizar-se a CDU – Classificação Decimal Universal, que
hierarquiza as áreas do conhecimento nas seguintes classes:
0 GENERALIDADES. ORGANIZAÇÃO. INFORMAÇÃO. DOCUMENTAÇÃO
1 FILOSOFIA. PSICOLOGIA
2 RELIGIÃO. TEOLOGIA
3 CIÊNCIAS SOCIAIS. DIREITO. ARTE E CIÊNCIA MILITARES. FORÇAS ARMADAS.
CONSUMO. EDUCAÇÃO. ENSINO. ETNOGRAFIA. USOS E COSTUMES
5 MATEMÁTICA. CIÊNCIAS NATURAIS. FÍSICA. QUÍMICA. CIÊNCIAS BIOLÓGICAS EM
GERAL. ANTROPOLOGIA. ECOLOGIA
6 CIÊNCIAS APLICADAS. MEDICINA. TECNOLOGIA
7 ARTE. DESPORTO. ARQUITECTURA. PINTURA. MÚSICA. CINEMA
8 LÍNGUA. LINGUÍSTICA. LITERATURA
9 GEOGRAFIA. BIOGRAFIAS. HISTÓRIA. MONOGRAFIAS
2.5 – Indexação
Aguarda-se o catálogo interconcelhio para a indexação dos documentos sendo utilizados
thesaurus ou listas de descritores e termos de indexação, de acordo com os conteúdos
curriculares e o perfil dos nossos utilizadores, tendo em vista a resposta às suas pesquisas, por
assunto.
A indexação é uma das formas de descrição do conteúdo do documento; no entanto,
distingue-se da classificação porque esta visa a organização do conhecimento, enquanto a
12

indexação tem como objectivo permitir acessos múltiplos ao documento, de acordo com os
assuntos nele focados. Trata-se aqui de escolher os termos que representam os conceitos
contidos num documento e de seleccionar aqueles que se revelam pertinentes do ponto de vista
do utilizador.
Na análise das monografias deve recorrer-se a uma leitura superficial, uma vez que é
impossível ler, na íntegra, todos os documentos que dão entrada na biblioteca. Nesta leitura ter-
se-á em conta:
• o título do documento;
• a introdução (normalmente, é aí que o autor explica o que pretende com uma obra) e a
conclusão (onde se explica, frequentemente, se os objectivos foram atingidos).
2.6- Cotação
A cota é a notação que possibilita a identificação, arrumação e a rápida localização dos
documentos na Biblioteca. É, por assim dizer, a morada do Documento.
O código utilizado para arrumação nas estantes é o recomendado - Classificação
Decimal Universal (CDU).
A cotação consegue-se pela atribuição de uma notação alfanumérica que inclui referências
à notação numérica da classe ou subclasse do conhecimento, representada na classificação e
identificada previamente no documento, mais a utilização das três primeiras letras do apelido do
autor e as três primeiras letras do título. Da sua combinação resulta a cota, a qual visa recuperar
o documento e estabelecer uma ordem de arrumação. Nos casos em que o autor é uma
colectividade, na cota colocar-se-á a sigla da instituição que a identifica (ex: OCDE Organização
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para a Cooperação e Desenvolvimento Económico). Terminado este processo de tratamento
documental, o documento encontra-se em condições de ser arrumado e de se encontrar
disponível para consulta.
2.7- Arrumação
A arrumação dos documentos é efectuada com base na cota, utilizando a CDU.
Estão arrumados por assunto e, dentro deste, por ordem alfabética do apelido do autor.
Visto que os documentos se encontram em livre acesso, é de particular importância a
sinalização das estantes/prateleiras.
Etapas inerentes à operacionalização da arrumação:
a) identificar os grandes temas dos documentos entrados, na Biblioteca, para a produção
de títulos que servirão para sinalizar as estantes/prateleiras com as classes da CDU;
b) as estantes devem ter a indicação das grandes classes da CDU mas, nas prateleiras só
se criarão subclasses se o número de títulos existentes o justificar.
A colocação dos livros nas estantes obedece ainda ao seguinte critério: da esquerda para
a direita e de cima para baixo (em forma de Z).
Quando há muitos títulos do mesmo autor, esses documentos serão colocados,
preferencialmente, em prateleiras individuais identificadas com o nome do autor.
14

Nota: Quanto ao material não livro, por razões de segurança, deverá ser implementada a
estratégia de expor ao público, para livre manuseamento, os invólucros desses documentos, sem
o conteúdo (miolo), estando este guardado para empréstimo quando solicitado.
2.8– Difusão da Informação
A difusão da informação da BE decorrerá da seguinte forma:
 disponibilização, logo que possível, de um atalho que permita o acesso ao catálogo
online;
3
 manutenção, igualmente, de uma etiqueta própria “Novidades” e/ou “Divulgação”, no
blogue das Bibliotecas, “Letras à Espreita”, onde serão destacadas as novidades chegadas às
bibliotecas, assim como informações e orientações importantes para os utilizadores;
 manutenção de um expositor onde se poderão ver diversas informações, curiosidades e
novidades;
 divulgação das novas aquisições, através de exposição dos documentos em local
sinalizado;
 revisão e actualização da sinalética colocada nas estantes e nas prateleiras;
 organização de um índice com as notações da CDU e as respectivas descrições;
 produção de um guia de utilizador da BE a distribuir no início do ano lectivo aos novos
utilizadores do espaço das BE.
3
Esta difusão só será possível após a implementação do catálogo concelhio, diligência que está a ser efectuada no presente ano
lectivo.
15

2.9 – O Arquivo
O arquivo dos documentos reger-se-á pelas regras descritas no Plano de Desenvolvimento
da Colecção nos pontos relativos ao “Abate e desbaste da colecção” e
à “Preservação”.
As publicações periódicas são conservadas por um período de um ano, em depósito, para
posterior recolha dos artigos relevantes a incluir nos dossiês temáticos.
Os semanários serão eliminados anualmente, seguindo o mesmo critério de recolha de
artigos. Os jornais diários serão guardados durante um mês, seguindo-se o mesmo processo de
recolha de artigos pertinentes a incluir nos dossiês temáticos, após o que serão eliminados.
2.10 – Recortes para dossiês temáticos
Os dossiês temáticos a disponibilizar aos utilizadores na biblioteca poderão conter artigos
que vão saindo na imprensa, fotocópias de parte de um documento considerado importante para
uma dada temática; recompilação de materiais complementares (ex: folhetos, desdobráveis...).
O tratamento da informação que se vai recolhendo faz-se mediante a selecção de assuntos
pertinentes para o currículo, para a cultura geral, ou para o interesse dos utilizadores, tendo,
ainda, em conta os temas aglutinadores do Projecto Educativo.
Adoptar-se-ão os seguintes procedimentos:
• delimitar os assuntos a serem tratados e criar ou incluir (n)os respectivos dossiês
temáticos;
• seleccionar os artigos que vão surgindo em jornais e revistas (atenção à diversidade de
opiniões);
16

• recortar, aproveitar as folhas do jornal ou revistas que vão ser abatidas ou fotocopiar,
quando sejam para conservar;
• identificar a fonte, nome do jornal / revista / entidade …, e a data da publicação;
• dentro de cada dossiê, organizar os artigos cronologicamente, do mais antigo para o mais
recente;
• organizar ou actualizar um índice de que constará o número sequencial do documento, o
título, o autor e a proveniência.
17

Manual de Procedimentos
Anexo A
Campo ISBD Campo UNIMARC Aplicação
Facul. / Obrig
Observações
ISBN 010 O Sempre que exista $a; $z
Depósito Legal 021 F Caso não se consiga
identificar o ISBN e exista
depósito legal, o
preenchimento deve tornar-
se obrigatório
Língua de publicação 101 O $a; $c ( caso seja uma
tradução); outros dólares
caso se trate de
“ Monografias com várias
traduções”
País de Publicação 102 O $a; $b
Título e menção de
responsabilidade
200 O Os subcampos obrigatórios
são $a (título próprio), $d
( paralelo), $e (complemento
de título).
Subcampos obrigatórios da
menção de responsabilidade:
$f; $g
Edição 205 O Preenche-se sempre, mesmo
quando se trata da 1.ª ed.
Publicação 210 O Só os subcampos $a; $c e $d.
Quando não existem dados
relativos à edição, mas
apenas à impressão, os
subcampos passam a ser: $e;
$g; $h a seguir a [s.l., s.n.,
s.d.] e dentro de ()
Colação/ descrição
física
215 O Só os subcampos $a e $c
Colecção 225 O Só os subcampos $a e $v

Campo ISBD Campo UNIMARC Aplicação Facul. /
Obrig
Observações
Bloco de notas 300 O 300 para as notas gerais;
304 para as notas ao título
original caso se trate de uma
tradução;
Indexação /
Classificação
600 O Obrigatório o campo 606
(assunto). A desenvolver
como indicado em política de
indexação. Obrigatório o
campo 675 $a; $v e $ z
Bloco 700 700 O Apenas o 700
(responsabilidade principal)
701 ( co-responsabilidade) e
702 ( responsabilidade
secundária) escolhendo
sempre a forma invertida e
seguidos do código de função
$4. Caso se trate de uma
colectividade preenche-se o
campo 710, 711 e 712
Bloco 800 800 O Campo 801: $a e $b
Campo 966 966 O Subcampos: $a; $c; $d; $l (EB
2,3 Dr. J.D.S.) $s (nº de
registo) $ c ( nº de
exemplares existentes) $6 e
$9
19

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