O documento fornece orientações sobre como estruturar a participação de uma empresa em feiras e eventos, abordando tópicos como estabelecer a estratégia, escolher a feira certa, planejar detalhes, divulgação, lançamento de produtos e acompanhamento de resultados.

1. Como estruturar
a participação da
sua empresa em
feiras e eventos?
Como estruturar
a participação da
sua empresa em
feiras e eventos?

2. Introdução
Você trabalha em uma locadora de equipamentos e
sua empresa nunca participou de um evento grande
do segmento, como uma Concrete Show,
Construction Expo, M&T Expo, Feloc, Ficons, entre
outras? Sua locadora não sabe o que está
perdendo!
Esse ebook te ajudará a construir essa nova
estratégia, para gerar novos resultados comerciais.
O intuito é descrever, de forma simples e objetiva,
um passo a passo eficiente e eficaz para a
participação da sua locadora, fazendo com que
realmente você colha frutos.
Aproveite cada palavra e ideia.
Obrigado!
Sisloc Softwares.

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Estabelecendo
a estratégia de
participação
“Se você criar um
caso de amor com seus
clientes, eles próprios
farão sua publicidade.”
Philip Kotler
Nem toda feira gera vendas ou locações imediatas.
Em alguns eventos, o investimento será apenas para gerar
mais leads qualificados, ou até mesmo para encontrar
com seus clientes e fornecedores. Feiras te ajudam a
estabelecer novos relacionamentos e fidelizar vários.
Por esse motivo, você precisa estabelecer a sua estratégia
para o ano. Um exemplo: sua empresa precisa estreitar os
relacionamentos com os já clientes? Ou sua empresa
precisa vender/locar mais equipamentos/serviços?
Estabelecer esse norte é fundamental para não cometer
erros e perder tempo e dinheiro.

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Escolhendo a feira
Importante:
Escolha a feira de acordo com a
sua estratégia de participação.
Procure em sites de pesquisa ou
peça indicações com seus clientes
e amigos. Procure com sindicados
do segmento o calendário anual de
eventos, será uma boa opção para
iniciar o planejamento.
Após essa captação de dados e
informações, entre em contato com
cada organizadora dos eventos
que você escolheu.
Peça o folder promocional, os
pacotes de valores (montagem
s i m p l e s o u e s p a ç o ) e a
opções/valores para pacotes de
merchandising. Analise o custo
benefício de cada opção e escreva
um resumo. Se você trabalha no
setor Comercial, de Comunicação
ou Administrativo, apresente para
a diretoria da empresa. Caso seja o
dono, esse resumo ajudará na
escolha.
Não invista em feiras que não
trarão nenhum benefício para
sua empresa!
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Planejando
cada detalhe
Planejar o evento vai além de apenas organizar
os fornecedores e participação: como será o
stand, o buffet, as recepcionistas, as formas de
divulgação, entre outros infinitos detalhes. Não
que esses detalhes são sejam importantes,
mas há assuntos muito mais complexos, como
a contrapartida.
Como falamos anteriormente, não são todas as
feiras que geram resultados comerciais
imediatos. Há feiras que geram apenas
contatos e sua empresa tem que estar
preparada para esse tipo de retorno.
Para aumentar as possibilidades o ideal é que
se convide prospects para visitar seu stand.
Não necessariamente eles vão fechar
contratos ou propostas abertas no exato
momento, mas vão dar mais ouvidos e
importância para sua empresa e seu
produto/serviço.
Em tempos difíceis se faça presente na mente
do seu contato: não desapareça!

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Checklist
Sua empresa estabeleceu a participação dos
eventos. Agora você precisa organizar todos
os fornecedores para começar a solicitar os
orçamentos e montar sua estrutura financeira
do evento.
Crie uma planilha para controlar todos os
custos e gastos.
Fornecedor / Item Quantidade
Valor
unitário
Valor total
Data de
entrega
Observações
Opção 1
Opção 2
Opção 3
Opção 1
Opção 2
Opção 3
Opção 1
Opção 2
Opção 3
Opção 1
Opção 2
Opção 3
Opção 1
Opção 2
Transporte Opção 3
Opção 1
Opção 2
Opção 3
Opção 1
Opção 2
Opção 3
Passagem aéreas
Blocos
Canetas de Plástico
Sacolas
Folders
Nome do Colaborador
Nome do Colaborador
Nome do Colaborador
Cordinhas de crachá
Coletor de dados
Mailing de prospects e
clientes
Internet Stand
Energia no stand
Água e desague no
stand
Extintor de incêndio no
stand
TV Stand
Taxa prefeitura (evento)
Credenciais terceiro
Inserção gratuita
catálogo
Estacionamento
Produtos lançados na
feira
Cartões de Visita
Brindes
Orçamentos e custos / Recursos / Cronograma
Descrição
Buffet
Uniformes equipe
Verificar no contrato da feira.
Montar e verificar, para envio de e-mails e peças.
Verificar com o organizador.
Verificar no contrato da feira.
Da promotora.
Para substituíção das cordinhas das credenciais.
Da promotora
Stand
Concrete Show
2015
Hospedagem
Atendimento
Segurança
Checar com o Comercial.
Solicitar com a promotora.
Promotora.
Do local do evento.
Verificar no contrato da feira.
Solicitar no contrato do stand, pois depende o layout planejado.

7. Saber escolher fornecedores
para as feiras é fundamental.
Separamos algumas dicas
para ajudar nesse processo:
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Após toda a estrutura criada, você vai fechar
os contratos com os prestadores de serviços
do evento. Procure contratar sempre com
antecedência, checando cada cláusula e
informação. O combinado não sai caro!
Selecione as pessoas que vão participar da
equipe de vendas e atendimento que
participarão da feira. Selecione pessoas do
comercial e de outros departamentos, várias
linguagens ajudam a você a se comunicar
melhor com seu prospect e cliente.
Já combine com essas pessoas com
antecedência. Adquira as passagens e
reserve hotéis. Providencie os uniformes. Tudo
com antecedência será mais fácil modificar,
se for necessário, e custará mais barato (ou
poderá ser parcelado).
Busque três fornecedores para cada
necessidade (por indicação ou site de
pesquisa).
Nem sempre o mais barato é o mais
interessante no custo beneficio.
Sempre confirme referencias com outros
clientes atendidos por esses fornecedores.

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Divulgação é a alma
do negócio
Lembre-se:
Fique Atento:
“Conversar não é apenas falar.
Conversar é ouvir, compreender
e interagir com a outra parte.”
Rafael Rez
Nunca menospreze um
estudante. Ele pode ser o
próximo inventor de um
negócio maravilhoso.
Atender os visitantes do seu
stand de forma extraordinária é
fundamental. Conversar, dar
atenção, apresentar pessoas
estratégicas, servi algo para
beber/comer, oferecer brindes,
se colocar à disposição, são
ações que fazem a diferença
nesse contato.
Divulgar uma feira é fundamental para o
sucesso do evento. Por isso, planeje uma
divulgação online e off-line. Abaixo algumas
dicas:
Caso você não trabalhe com uma agência
de publicidade, contrate uma para este
evento. Para a divulgação online você
deverá ter:
- E-mail teaser / 1 Banner Site / E-mail
convite clientes 1 (contando da feira e qual
é o stand) / E-mail convite clientes 2
(convidando para visitar o stand e
conhecer mais sobre nossos produtos) / E-
mail convite prospect (contando um pouco
sobre a feira, informando da participação e
convidando para fazer uma visita e
conhecer os produtos e serviços) / 2 E-
mails lembrete (uma semana antes do
evento e 3 dias antes do evento) / Banner e
avatar para mídias digitais / Posts mídias
digitais / Assinatura de e-mail / E-mail
agradecimento pela visita ao stand.
Para divulgação off-line investir em
outdoor, anúncios em revistas do
segmento e emissoras é um investimento
interessante. Lembre-se que essas
divulgações off-line são caras, então
invista se sua locadora tiver verbal
específica para esse tipo de trabalho.
Disparar releases da participação do
evento e dos produtos e serviços lançados
ajudará também para divulgação. Não
n e c e s s a r i a m e n t e g e r a r á m í d i a
espontânea. Um texto bom ajudará.

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Lançar um produto
ou serviço na feira
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Você preparou toda sua estrutura física e está
finalizando sua estrutura visual. Nesse momento
você deve pensar no produto ou serviço que vai
lançar e promover nesta feira. Isso é
fundamental. Um chamariz importante para o
crescimento da sua marca e aumento das
vendas da sua empresa.
Estabelece a sua campanha de divulgação e
identidade visual com essas informações.
Envolva seu comercial para que todos estejam
alinhados com valores do lançamento e
argumentos para vendas. Você é responsável
pelo sucesso deste evento!

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Para estabelecer a identidade visual, verifique o
fluxo de pessoas no corredor. Opte sempre em
colocar banners chamativos com frases simples e
diretas na direção desse fluxo. Chame atenção
visualmente optando por um layout de stand com
muita iluminação, com as cores da sua empresa,
imagens e informações escritas relevantes para
conquistar um visitante. Invista em merchandising
para divulgação da sua marca no espaço das
feiras, com balões infláveis, adesivos no chão,
distribuição de folders, entre outros.
Crie um stand que chame atenção
e tenha um diferencial

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Últimas preparações
para o evento
Cheque sua lista de fornecedores e ações para
que não se esqueça de nenhum detalhe. Entre
em contato com todos os parceiros e
fornecedores pelo menos sete dias antes do
evento relembrando dos detalhes. Envie um e-
mail para todos com a localização do stand e
seu contato.
Envie um e-mail para sua equipe com instruções
para o dia a dia do evento, seu contato, a
localização da feira e do stand dentro do
galpão, entre outros detalhes. Uma opção legal
é criar um grupo de Whatsapp com toda a
equipe, para uma comunicação rápida e em
tempo real.

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Mensuração
dos resultados
Toda sua campanha de divulgação
online ou off-line gerará relatórios de
engajamento. Esta é uma das formas
de checar o sucesso desse passo
importante. Para saber mais sobre a
aceitação do evento em si, envie um e-
mail de pesquisa para a lista que você
coletou de visitante. Eles responderão
o que acharam de mais relevante e
qual foi ao atendimento do evento.

13. Referências textuais
Tracto>http://www.tracto.com.br/25-dicas-para-participar-de-uma-feira-de-negocios/
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Glossário
Avatar: foto de perfil das mídias digitais.
CAEX: atendimento local da promotora. Lá você retira credenciais, realiza paga-
mentos de taxas de participação e encontra a equipe responsável pelo evento, caso
precise contatá-los.
Merchandising: publicidade paga local realizada pela montadora do evento. Um
exemplo: adesivos de chão colados pelas ruas da feira.
Off-line: não virtual.
Online: virtual/digital. No caso do texto, campanha vinculada em mídias digitais,
e-mail marketing, assinatura de e-mail, entre outros.

15. Belo Horizonte - MG
Rua Sergipe, 1087,
Funcionários, 30130-171
+55 31 3269-6600 – Belo Horizonte
+55 11 3508-8600 – São Paulo
+55 51 3103-0080 – Rio Grande do Sul
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Nextel: +55 31 7813-0937
ID: 123*49978