O documento propõe uma solução de e-procurement para otimizar os processos de compras de uma empresa, reduzindo as atividades operacionais em até 60% e os custos de materiais em até 9%. A solução integra o ERP da empresa a um portal colaborativo de compras para automatizar o processo de cotações e melhorar a visibilidade sobre as compras.

1. TOTVS CAAS – Ambiente Colaborativo de Compras
São Paulo, 04 de novembro de 2009

2. Agenda
DESAFIO: SOLUÇÃO PARA GESTÃO DE SUPRIMENTOS
PARCERIA
A SOLUÇÃO PROPOSTA
ARQUITETURA E INTEGRAÇÃO COM ERP
RESULTADOS ESPERADOS
METODOLOGIA DE IMPLANTAÇÃO
2

3. 3
Desafios Gestão de Suprimentos
Desenvolver uma solução para as principais dificuldades da área de suprimentos
Pilares Operação Visibilidade Redução de Custos
• Quanto tempo o time de • É possível medir a redução de
• Temos certeza que o fornecedor compras se dedica às atividades custo de aquisição dos materiais
recebeu o pedido? estratégicas? por categoria de compras?
Necessidades
• Como ter garantias que o • Temos como medir o tempo • Estamos conseguindo tempo
fornecedor entendeu exatamente gasto em cada etapa do processo para desenvolver novos
as condições do pedido? de compras e na comunicação com fornecedores visando redução de
os fornecedores? custos e melhoria no nível de
serviços?
• É possível avaliar se as cotações
estão “viciadas”, ou seja, estamos • Conseguimos identificar
cotando e comprando com os oportunidades para transformar • Quantos TPs anuais são
mesmos fornecedores? algumas compras spots em realizadas por categoria de
contratos de fornecimento? materiais?
Causas

4. 4
Operação
No macro processo de compras a atividade de cotações é o maior tomador de tempo
Macro Processo de Compras
Requisição Aprovação Cotação Compra Pagamento
Usuários Área de Compras Contas a Pagar
60% 54%
Dentro do macro processo de
compras, as cotações são 50%
responsáveis por 54% do tempo
40%
gasto no processo de compras
28%
30%
20%
8% 8%
10%
2%
0%
Fonte: WEBB

5. 5
Visibilidade
As tomadas de preços por diferentes canais de comunicação impede a geração de
dados operacionais que forneçam informações ao gestor
Comunidade de
Fornecedores
Comprador

6. 6
Redução de Custos
As atividades operacionais eliminam tempo para atividades estratégicas que visam
redução do custo
Comunidade de
Compradores Fornecedores

7. 7
Parceria
Atividades Principais Breve Histórico
A TOTVS fornece ao mercado soluções + 9 anos de experiência, suportando com sucesso
administrativas, sistêmicas, de processos, de iniciativas de empresas líderes de vários
desempenho e de infra-estrutura, em seis ramos segmentos da indústria;
de negócios: software, tecnologia, BPO,
consultoria, infra-estrutura e educação a Portfólio completo em Suprimentos e Logística,
distância, que garantem maior competitividade e abrangendo desde o diagnostico até a
permite a cada cliente focar em sua atividade-fim implantação e operação das iniciativas;
A TOTVS é uma empresa de software, inovação, Prestação de serviços otimizada por uma Central
relacionamento e suporte à gestão. Sua atividade de Operações que garante melhores práticas,
principal é o desenvolvimento de software, ganho de escala e auditabilidade (SAS 70-II);
complementada com modelo expandido de
negócios. É líder absoluta no Brasil tendo + 450 profissionais com ampla experiência e
alcançado 38,03% de share de mercado. É a 9ª enfoque prático na abordagem e captura
maior empresa de ERP do mundo e 1ª sediada em das oportunidades;
países emergentes. Possui atualmente uma
carteira com mais de 22.900 clientes ativos e Foco na geração efetiva de valor, garantido pelo
conta com o apoio de quase nove mil compartilhamento de riscos e beneficios com
participantes. seus clientes.

8. 8
A Solução Proposta
Trata-se de uma solução de E-procurement nativo dos ERPs TOTVS com uma camada
de serviços associados e informações gerenciais
Compradores Ambiente Colaborativo de Compras Mercado
Profissionais Fornecedor
Informações Gerenciais
Relatórios Indicadores de Melhorias
específicos performance constantes
Serviços Associados
Follow up: cotação On Boarding de Treinamento e Monitoramento
e pedido fornecedores G. da mudança de exceções
Produtos
Base adicional de
Produtos Integrados
fornecedores

9. 9
A Solução Proposta
O produto suporta a efetiva otimização do processo de cotações e permite a
maximização dos resultados
Macro Processo de Compras
CENÁRIO ATUAL
Requisição Aprovação Cotação Compra Pagamento
Comprador
Faz follow up
Recebe Define Gera e envia Recebe Toma
com
requisições estratégia cotações cotações decisão
fornecedores
Macro Processo de Compras com o Portal de Compras CAAS
CENÁRIO FUTURO
Requisição Aprovação Cotação Compra Pagamento
Comprador
Faz follow up
Recebe Define Gera e envia Recebe Toma
com
requisições estratégia cotações cotações decisão
fornecedores
Ambiente Colaborativo Entende Faz follow up Recebe
cotações com cotações dos
de Compras disparadas fornecedores fornecedores

10. 10
Arquitetura e Integração
AMBIENTE COLABORATIVO DE COMPRAS
Integração Integração
ERP TOTVS – Portal Portal - Fornecedores
Usuários Fornecedores
Solicitação de compras
Cotação
Pedido
Conexão segura

11. 11
Resultados Esperados
Nossa experiência mostra que a automação do processo de cotação reduz em até 60%
as atividades operacionais e em até 9% o custo dos materiais/serviços
Ganhos do Projeto
• Otimização de processos e visibilidade à informações
• Redução do ciclo de compras
• Liberação de tempo dos compradores
• Maior eficiência nas negociações com fornecedores
• Diminuição do lead-time do processo de compra
• Maior transparência na divulgação de informações para clientes, fornecedores, investidores e
sociedade em geral
Case

12. 12
Metodologia de Implantação
O Portal de Compras demanda 3 etapas para implementação
1 - Integrar base de dados 2 - Criar acessos e preparar o 3 - Operacionalizar junto à
Cliente - Portal de Compras Ambiente comunidade
Atividades Principais Atividades Principais Atividades Principais
Inclusão dos dados cadastrais na base Definir perfis de acessos dos usuários Estabelecimento de conectividade
de dados do Portal de Compras entre os ambientes
Definir estrutura organizacional
Atualização das rotinas do processo espelho do Protheus Adesão e treinamento de
de suprimentos do Protheus para fornecedores e usuários
integração aos serviços do Portal de Validar sincronia entre Protheus e
Compras Ambiente de Negócio TOTVS CAAS Operação assistida para grupo inicial
e extensão da operação para toda a
Definição de conectividade entre comunidade (categorias e
Protheus e Portal de Compras fornecedores)
Cronograma de Implementação – 30 dias
15 dias
Integrar base de dados 1
10 dias
Criar acessos e preparar Ambiente 2
5 dias
Operacionalizar 3

13. 13
Contatos
André Adedo
adedo@totvs.com.br
Carlos Mattos
carlos.mattos@webb.com.br

14. Resumo Executivo
Cliente
Empresa do setor de siderurgia com atuação global e faturamento superior a 1 bilhão de reais
Alavancas de Valor
CASE
• Número de FTE evitados..................................................................................... 24
• Aumento na eficiência do comprador................................................................ 83%
• Redução no tempo médio de resposta de cotações......................................... 75%
• Aumento médio de respostas de cotações........................................................ 70%
Resultado
Itens de Pedidos Aprovados / FTE Eficiência do Comprador
100000
84182 83,6 %
80000 65025 68825
54167
60000
36356
40000 1580 2902
PAs PAs
20000
23 25 28 31 29
0
Produtividade Produtividade
2003 2004 2005 2006 2007
2003 2007
PO´s Buyers

15. 15
Visibilidade
Pedidos por Status Gasto por Categoria
Fornecedores Vencedores Lista de Solicitações de Cotações