O documento descreve 4 ferramentas para organização de procedimentos e métodos em empresas: Quadro de Distribuição de Trabalho (QDT), Fluxograma, Formulários e Manuais. O QDT estabelece as tarefas e tempo gasto por funcionários. Fluxogramas representam processos por meio de símbolos. Formulários padronizam informações. Manuais fixam normas e procedimentos a serem seguidos.

1. ORGANIZAÇÃO DE PROCEDIMENTOS E
MÉTODOS
Juliana Benicio
Milla Benicio
Raphaela Reis
Aula 2

2. Organograma
Fluxograma
QDTFormulários
Manuais

3. Quadro de Distribuição do Trabalho – QDT - É a ferramenta que
estabelece as tarefas efetuadas dentro de uma determinada área,
especificando quanto tempo é gasto por cada um dos funcionários na
atividade total e individualmente.
• Promover uma boa e equilibrada distribuição do trabalho
• Identificar quais atividades consomem o tempo de cada um dos
funcionários.
• Definir quem faz o quê.
• Definir quantas horas totais no período (dia/semana/mês) cada funcionário
dedica ao trabalho.
• Definir as atividades mais importantes.
QDT

4. ETAPAS:
1. O Levantamento das tarefas de cada empregado durante um certo
espaço de tempo e do respectivo tempo gasto em cada uma delas.
2. Identificação de grupos de tarefas similares que constituem atividades do
órgão, constadas na prática.
3. Transposição dos dados colhidos nas etapas anteriores e um esforço
adicional de mera soma dos totais de horas das tarefas e dos serviços.
4. Reflexão e ação
QDT

5. QDT

6. QDT

7. QDT

8. QDT

9. Apontar os sistemas de responsabilidade e autoridade da empresa
Sistema de autoridades – resultado da distribuição do poder, constituído por:
amplitude administrativa ou de controle, níveis hierárquicos, delegação e
centralização ou descentralização.
Autoridade é o direito de tomar decisões, de dar ordens e requerer obediência,
ou simplesmente o direito de desempenhar um trabalho que foi designado. A
Autoridade pode ser formal ou informal.
• A autoridade formal representa a delegada pelo superior hierárquico
imediato.
• A autoridade informal é uma espécie de “autoridade adquirida” que é
desenvolvida por meio de relações informais entre as pessoas da empresa.

12. Fluxograma
São representações gráficas das sequências de operações de um processo.
• Maior rapidez na descrição dos métodos administrativos;
• Facilitar a leitura e o entendimento;
• Facilitar a localização e a identificação dos aspectos mais importantes;
• Permitir uma maior flexibilização;
• Permitir um melhor grau de análise;
• Visualizar, de maneira mais nítida, a sequência de atividades de um processo,
permitindo aos funcionários perceberem seus clientes e fornecedores;
• Verificar se tais atividades estão sendo executadas da maneira mais eficiente,
pelos órgãos e pessoas adequados, permitindo identificar desvios no processo;
• Verificar se há duplicidade de execução, retrabalho ou passos dispensáveis e
assim por diante;
• Treinar novos funcionários.

13. Fluxograma
Simbologia

14. Fluxograma

15. Fluxograma

16. Um documento padronizado, estruturado segundo sua finalidade específica,
possuindo caraterísticas e campo apropriados, destinado a receber,
preservar e transmitir informações.
1) Maior segurança informacional;
2) Maior economia de tempo;
3) Facilitar o fluxo de informações na empresa;
4) Evitar escrituração de dados e informações de maneira repetitivo;
5) Facilitar a compreensão e o entendimento;
6) Facilitar o tratamento de dados e de informações.
Formulários

17. Formulários

18. Manual é todo e qualquer conjunto de normas, procedimentos, funções,
atividades, políticas, objetivos, instruções e orientações que devem ser
obedecidas e cumpridas pelos funcionários.
• Fixação de critérios e padrões;
• Possibilitam adequação, coerência e continuidade nas normas e nos
procedimentos pelas várias unidades organizacionais da empresa;
• Evitam discussões e equívocos;
• Possibilitam treinamentos aos novos e antigos funcionários da empresa;
• Representam um instrumento de consulta e orientação;
• Representam uma restrição para a improvisação; e

19. Desvantagens:
• Quando não são atualizados adequada e permanentemente, perdem
rapidamente o seu valor;
• São, em geral, pouco flexíveis;
• Quando muito sintéticos, tornam-se pouco úteis e, por outro lado, quando
muito detalhados, correm o risco de se tornarem obsoletos diante de quaisquer
mudanças pequenas;

20. Tipos de Manuais:
• Manual de organização
• Manual de Normas e Procedimentos
• Manual de Políticas e Diretrizes
• Manual do Empregado
• Manual de Instruções Especializadas

21. Elabore 4 ferramentas para organização de procedimentos e métodos, tendo
em vista cada situação problema apresentada na aula 1
Prática