O documento descreve os benefícios de automatizar a emissão de notas fiscais eletrônicas com o software G2KA NF-e, incluindo aumento de agilidade nos processos, segurança e organização das informações fiscais, e integração com sistemas de gestão.

1. G2KA NF-e
Emissão e gestão de Notas Fiscais eletrônicas
de produtos (NF-e)

2. Como está a emissão de
notas fiscais eletrônicas
em sua empresa?
Você é RESPONSÁVEL pela área de FATURAMENTO ou de TI de sua empresa?
O faturamento de sua empresa é um processo de CRITICIDADE ALTA e merece maior
atenção?
Uma eventual PARADA no processo de faturamento pode PREJUDICAR as operações da
sua empresa?
Você já parou para CALCULAR o CUSTO de uma hora parada, sem poder FATURAR?
Em algum momento houveram PROBLEMAS? Como foram RESOLVIDOS?
Seu software de gestão ATENDE a todos os REQUISITOS da NF-E e necessidades
operacionais?
Você acha que é possível MELHORAR os processos existentes? Como?

3. Por que automatizar a
emissão de notas fiscais
eletrônicas?
A emissão de Notas Fiscais eletrônicas é OBRIGAÇÃO das empresas;
O Fisco pode AUTUAR e MULTAR empresas caso elas não efetuem a emissão de Notas
Fiscais eletrônicas ou a façam parcialmente;
As MULTAS podem chegar a 150% do VALOR do IMPOSTO devido;
Muito TEMPO é GASTO em PROCESSOS onde NÃO há automatização do envio da NF-e;
O processo de EMISSÃO e TRANSMISSÃO da NF-e são complementares e devem estar
integrados;
Processos manuais são mais suscetíveis a ERROS;
As PESSOAS devem ser RESPONSÁVEIS por ATIVIDADES GERENCIAIS e alocadas em
atividades que AGREGAM valor à empresa.

4. PROBLEMAS
ENFRENTADOS
PELAS EMPRESAS

5. Execução de processos
manuais
Não há automatização dos processos de geração da NF-e, assinatura digital,
transmissão e impressão do DANFE;
O arquivo eletrônico é encaminhado manualmente a partir de uma ferramenta de
e-mail (Outlook, GMail, WebMail, etc), quando deveria ser encaminhado pelo
emissor de NF-e logo após a autorização;
O retorno do envio do arquivo (autorização, rejeição ou denegação) é feito
individualmente;
Muitas vezes a emissão é feita através do software gratuito da Secretaria de
Fazenda.

6. Falta de integração no
processo de emissão
Não é desenvolvida uma integração consistente entre Sistema de Gestão e
software emissor de NF-e;
Não há um relacionamento entre as informações armazenadas no ERP e no
software emissor de NF-e;
O processo de emissão não é transparente ao usuário final;
Os usuários precisam interagir com 2 (dois) sistemas nas principais atividades do
processo;
Há falhas de comunicação entre os sistemas.

7. Soluções atuais não atendem
as necessidades
Quando houve a obrigatoriedade, empresas optaram por soluções paliativas;
Soluções limitadas a emissão da NF-e não conseguem atender processos de criticidade
alta;
Empresas com alto volume de emissão não conseguem processar suas notas em tempo
hábil, prejudicando o faturamento e o processo logístico;
Itens importantes como armazenamento seguro, operações B2B e emissão em
contingência não são atendidos por determinados softwares;
Algumas soluções de emissão não tratam a gestão de entrada de documentos fiscais
eletrônicos recebidos.

8. Insatisfação com o
atendimento prestado
Um dos principais fatores que levam as empresas a trocar um fornecedor é o mal
atendimento;
Empresas sem especialização;
Há demora no retorno de dúvidas ou correção de erros;
Há falhas nos atendimento da legislação;
Há falta de conhecimento da legislação referente a NF-e;
Muita insegurança no repasse de informações;
Profissionais inexperientes e sem acompanhamento.

9. Sistemas tradicionais de ERP
não possuem especialização
Gestão de Notas Fiscais eletrônicas não é o foco dos Sistemas de Gestão Empresarial
(ERP).
Sistemas de Gestão são especialistas em regras de negócio, não em Notas Fiscais
eletrônicas;
Gestão de Notas Fiscais eletrônicas demanda alto investimento (custo) em
desenvolvimento e manutenção;
Desenvolvimento de softwares específicos requer profissionais especializados no
assunto (NF-e);
As obrigações legais não agregam diferenciais aos Sistemas de Gestão.

10.  Efetua a assinatura, emissão e impressão das Notas
Fiscais eletrônicas de forma automática;
 Atende 100% das regras de negócio da NF-e e
legislação vigente;
 Adequado a todos os modelos de emissão em
contingência (FS-DA, DPEC e SCAN).

11. Benefícios
BENEFÍCIOS

12. Agilidade e dinamismo nos
processos
Processo de assinatura digital automatizada, permitindo assinar centenas de
documentos por minuto;
Pré-validação da estrutura dos arquivos XML antes de encaminhá-los a SEFAZ;
Transmissão instantânea das Notas Fiscais eletrônicas para os ambientes das
Secretarias de Fazenda;
Efetua o controle de contingência em todos os formatos disponíveis (FS-DA, SCAN
e DPEC);
Encaminha os arquivos XML aos clientes destinatários logo após a autorização;
Permite reduzir o tempo operacional em percentuais superiores a 50%.

13. Segurança e organização das
informações
Uso de Banco de Dados para o armazenamento seguro das Notas Fiscais
eletrônicas emitidas;
Registro e armazenamento do histórico das operações efetuadas sobre cada Nota
eletrônica emitida (autorização, cancelamento, impressão, etc);
Organização dos arquivos eletrônicos, rapidez e facilidade no acesso as
informações fiscais;
Cumprimento das obrigações legais relacionadas a emissão e guarda das Notas
Fiscais emitidas, evitando autuações e multas;
Compatível com o registro de eventos da 2ª geração da NF-e.

14. Integração com
Sistemas de Gestão
Permite integração com qualquer Sistema de Gestão;
Desenvolvimento e manutenção das regras de negócio e legislação do projeto de
Nota Fiscal eletrônica;
Integração compatível com diferentes tecnologias (TXT, XML, Webservices, Banco
de Dados);
Comunicação completa com os ambientes das Secretarias de Fazenda;
Desenvolvimento e manutenção das rotinas que tratam Certificação Digital e
assinatura de Notas Fiscais eletrônicas;
Atua como complemento ao Sistema de Gestão (módulo integrado).

15. FLUXO DE PROCESSOS

16. Fluxo de Processos

17. Clientes

18. Mini-Case “Gastávamos em torno de 3 horas para
transmissão, validação e impressão das notas
fiscais por dia, com o G2KA NF-e esse tempo foi
reduzido para 30 minutos. Esta redução permitiu
também diminuir a quantidade de pessoas
envolvidas neste processo, liberando-as para
outras atividades.”
Everton Silva, Tecnologia da Informação
Ganhos expressivos de agilidade foram
percebidos no processo operacional e os
responsáveis pela área podem contar
agora com controle total na gestão de
Notas Fiscais eletrônicas de saída.
Com a implantação do G2KA NF-e a Del
Rey obteve uma economia de 80% no
tempo de envio de suas Notas Fiscais
eletrônicas.