G2KA e-DOC - Gestão de Documentos Fiscais eletrônicos de Entrada (NF-e, NFS-e e CT-e) Recebe, valida e armazena de forma automática os documentos fiscais eletrônicos de entrada; Atendimento das regras de negócio e legislação da guarda de documentos fiscais eletrônicos; Funcionamento independente do sistema emissor de NF-e, NFS-e ou CT-e utilizado pela empresa. Benefícios: - Agilidade e dinamismo nos processos; - Segurança e organização das informações; - Integração com Sistemas de Gestão. Conheça mais sobre a solução especialista da G2KA na apresentação ou entre em contato: Telefone: (47) 3035-7882 E-mail: comercial@g2ka.com.br

1. G2KA e-DOC
Gestão de Documentos Fiscais eletrônicos
de Entrada (NF-e, NFS-e e CT-e)

2. Como está a gestão de
documentos fiscais eletrônicos
em sua empresa?
Você é RESPONSÁVEL pela área FISCAL, CONTÁBIL ou de TI de sua empresa?
Você já parou para AVALIAR como está a EFICÁCIA dos PROCESSOS de seu setor
e/ou equipe?
O PROCESSO ATUAL de sua empresa é realmente SEGURO?
Já identificou quais PONTOS pode MELHORAR e APERFEIÇOAR? Quais são?
Será preciso DESENVOLVER novos processos ou AUTOMATIZAR os atuais?
Você está ciente de que há OBRIGAÇÕES legais referentes a GUARDA dos
documentos fiscais eletrônicos recebidos?
Você tem CONHECIMENTO de quais são as OBRIGAÇÕES legais?

3. Por que automatizar a
recepção de documentos
fiscais eletrônicos?
A guarda dos documentos fiscais eletrônicos recebidos é OBRIGAÇÃO das
empresas;
O Fisco pode AUTUAR e MULTAR empresas caso elas não efetuem o
armazenamento de todos os documentos fiscais eletrônicos recebidos;
Muito TEMPO é GASTO em PROCESSOS MANUAIS de recepção, validação e
armazenamento de documentos fiscais eletrônicos recebidos;
Processos manuais são mais suscetíveis a ERROS;
As PESSOAS devem ser RESPONSÁVEIS por ATIVIDADES GERENCIAIS e alocadas
em atividades que AGREGAM valor à empresa.

4. PROBLEMAS
ENFRENTADOS
PELAS EMPRESAS

5. Falta de padrão no processo
de recepção de documentos
fiscais eletrônicos
Os arquivos enviados por fornecedores são encaminhados aleatoriamente (por
dia, semana, mês...);
Os arquivos são disponibilizados por meios diferentes (e-mail, FTP, Portal Web,
Pen Drive, CD...);
Há mais de um setor efetuando a recepção dos arquivos eletrônicos;
Não há uma definição de quais são as pessoas responsáveis pela execução do
processo de recepção;
Na maioria das vezes não há um processo de recepção de documentos fiscais
eletrônicos.

6. Longo tempo empregado para
realização do processo de
conferência
A consulta do status dos documentos fiscais eletrônicos é realizada manualmente
a cada documento recebido;
A verificação da validade dos documentos auxiliares recebidos é feita através da
digitação da chave de acesso;
Não há confirmação de que o arquivo eletrônico emitido foi realmente
disponibilizado pelo fornecedor, prestador de serviços ou transportador;
O lançamento das informações no Sistema de Gestão (ERP) é feito de forma
manual ou simples importação.

7. Probabilidade de erros na
digitação manual das
informações de entrada
Informações erradas podem gerar um efeito cascata nos processos internos;
Problemas no controle de estoque devido a entrada errada das quantidades dos
produtos adquiridos;
Erro nos fechamentos contábeis devido a entrada errada de valores e alíquotas
das notas e conhecimentos eletrônicos;
Lançamentos de valores e quantidades em centros de custos errados;
Digitação da Natureza de Operação errada;
Falhas na amarração da nota de compra com a ordem de compra / pedido.

8. Armazenamento não
automatizado
O armazenamento dos arquivos eletrônicos é feito manualmente (CTRL+C /
CTRL+V dos arquivos);
Não são efetuados backups dos documentos fiscais eletrônicos recebidos;
Geralmente são arquivados apenas os Documentos Auxiliares (DANFE, DACTE,
DANFSE) e não o documento fiscal eletrônico (arquivo XML);
Há grande dificuldade no momento de recuperar/buscar informações (procura
manual pelas notas e/ou conhecimentos eletrônicos);
Não há padrões de armazenamento e também não há um local único para a
guarda dos documentos fiscais eletrônicos.

9. Falta de segurança na guarda
das informações
Não há utilização de Banco de Dados;
As informações são apenas armazenadas em diretórios/pastas de um ou mais
computador(es) na rede;
Não há um repositório exclusivo para documentos fiscais eletrônicos;
As informações ficam armazenadas em locais diferentes;
São utilizados computadores comuns e não servidores;
Não há rotinas de backup que garantam a guarda dos arquivos eletrônicos;
Há baixa confiabilidade no processo de armazenamento e guarda dos
documentos.

10. Sistemas tradicionais de
ERP/TMS não possuem
automatização
Gestão de documentos fiscais eletrônicos não é o foco dos Sistemas de Gestão
Empresarial (ERP) ou de Transportes (TMS).
Sistemas de Gestão são especialistas em regras de negócio, não em
documentação fiscal eletrônica;
Gestão de documentos fiscais eletrônicos demanda alto investimento (custo) em
desenvolvimento e manutenção;
Desenvolvimento de softwares específicos requer profissionais especializados nos
assuntos (NF-e, NFS-e e CT-e);
As obrigações legais não agregam diferenciais aos Sistemas de Gestão.

11.  Recebe, valida e armazena de forma automática os
documentos fiscais eletrônicos de entrada;
 Atendimento das regras de negócio e legislação da
guarda de documentos fiscais eletrônicos;
 Funcionamento independente do sistema emissor
de NF-e, NFS-e ou CT-e utilizado pela empresa.

12. BENEFÍCIOS

13. Agilidade e dinamismo nos
processos
Recebimento automático dos arquivos eletrônicos enviados por fornecedores,
prestadores de serviços e transportadores;
Validação automática dos documentos fiscais eletrônicos junto ao órgão
autorizador (Secretaria de Fazenda);
Centralização da recepção dos arquivos XML referente a NF-e, NFS-e e CT-e;
Redução de tempo nas atividades de conferência e validação de cada documento
fiscal eletrônico recebido;
Possibilidade de utilizar leitores de código de barras para identificar os arquivos
eletrônicos recebidos.

14. Segurança e organização das
informações
Armazenamento centralizado dos arquivos XML referente a NF-e, NFS-e e CT-e;
Uso de Banco de Dados para o armazenamento seguro dos documentos fiscais
eletrônicos recebidos;
Organização dos arquivos eletrônicos, rapidez e facilidade no acesso as
informações fiscais;
Identificação de problemas relacionados a autenticidade, formato e conteúdo dos
arquivos XML;
Cumprimento das obrigações legais relacionadas a conferência e guarda dos
documentos fiscais eletrônicos, evitando autuações e multas.

15. Integração com
Sistemas de Gestão
Disponibilização dos arquivos válidos para integração com o Sistema de Gestão;
Automatização da entrada dos documentos fiscais recebidos;
Facilidade no lançamento das informações dos documentos fiscais eletrônicos
diretamente no ERP ou TMS;
Redução, ou até mesmo eliminação, da necessidade de digitação manual das
notas e conhecimentos eletrônicos recebidos.

16. FLUXO DE PROCESSOS

17. Fluxo de Processos

18. Clientes

19. “O processo de lançamento de uma nota
fiscal demorava até 20 minutos e caiu para
apenas 2. Também eliminamos o atraso na
entrada das informações em nosso ERP, agora
todo nosso processo é feito de forma
automatizada.”
Renato Luiz Fontoura, Desenvolvimento de Softwares
O Grupo Paranatrator é especialista em
vendas e manutenção de máquinas
agrícolas. É formado por várias
empresas e parceiro de muitas marcas
mundiais. Ao automatizar o processo
de recepção, validação e
armazenamento dos documentos
fiscais, a Paranatrator obteve uma
economia de 95% no tempo de seu
processo operacional.