Tipos de documentos e sua utilização no Sistema Eletrônico de Informações. Saiba mais no Curso SEI: https://goo.gl/IQ1r79

1. TIPOS DE DOCUMENTOS E SUA UTILIZAÇÃO NO
SISTEMA ELETRÔNICO DE INFORMAÇÕES
Preparado por:
Equipe do Processo Eletrônico e
Coordenadoria de Gestão de Documentos Públicos – CGDP
Secretaria Municipal de Gestão
Prefeitura de São Paulo
1ª Edição (teste)
Abril/2015

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GESTÃO DOCUMENTAL DO PROCESSO ELETRÔNICO
PROCESSO ADMINISTRATIVO FÍSICO E PROCESSO ADMINISTRATIVO ELETRÔNICO
DIFERENÇAS E SEMELHANÇAS PROCESSUAIS
Atos processuais e documentos administrativos
O processo administrativo exige a prática de atos processuais, entendidos como “uma série de atos
precedentes necessários para a apuração dos fatos, averiguação da norma legal aplicável, apreciação dos
aspectos concernentes à oportunidade e conveniência. Essa série de atos constitui o processo, que vai
culminar com a edição de um ato administrativo.” (DI PIETRO, 2013, p. 686). No processo administrativo
físico os atos processuais são dispostos nas chamadas “Folhas de Informação”.
As folhas de informação são simplificadamente o meio físico por meio da qual as cotas, informações,
pareceres, encaminhamentos, termos e manifestações em geral, por parte dos servidores públicos, são
instruídos nos autos do processo administrativo, conforme disposto no Decreto nº 51.714/10.
Nesse âmbito, documento é entendido como tudo aquilo que se leva para dentro do processo
administrativo físico para fins de comprovação legal: cópia de documentos, fotos, CD, DVD, plantas, etc.
Documento, então, é tudo aquilo que não é folha de informação!
No Sistema Eletrônico Integrado- SEI, por sua vez, todos os atos processuais inseridos no processo
eletrônico são nomeados documentos. Diferenciamos apenas os documentos internos, gerados no editor de
texto do sistema e assinados com assinatura eletrônica, e documentos externos, gerados fora do sistema
(como planilhas do Excel e arquivos PDF).
Tendo isso em vista, é necessário adaptar e esclarecer os conceitos com os quais esses atos
processuais serão utilizados no SEI!
Segue abaixo lista com os documentos disponíveis nos sistema eletrônico, suas nomenclaturas e os
usos.

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DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
Seguem alguns conceitos extraídos a partir da bibliografia de referência que poderão sanar dúvidas a
respeito dos tipos de documentos disponíveis no SEI e a forma correta de utilizá-los na elaboração e
encaminhamento de atos administrativos processuais no Sistema Eletrônico de Informação.
Ata: documento que registra resumidamente as ocorrências, deliberações, resoluções e decisões de
reuniões ou assembleias;
Decisão tributária: trata de matéria tributária em processos administrativo-fiscais, previstos na Lei Federal
nº. 5.172/66 e administrados pela Secretaria Municipal de Finanças e Desenvolvimento Econômico;
Decreto: atos individuais (dirigidos a pessoa ou grupo de pessoas determinada) ou gerais (contendo normas
gerais e abstratas que se dirigem a todas as pessoas que se encontram na mesma situação), emanados do
Chefe do Poder Executivo (Prefeito) (DI PIETRO, 2013, p. 241);
Despacho: é o ato administrativo que contém decisão, proferida por autoridade administrativa, dando
solução ao pedido original do processo administrativo;
Despacho interlocutório: é a emissão de decisão parcial, proferida por autoridade administrativa
competente por parte do conteúdo a ser analisado, que subsidiará a tomada de decisão no despacho final;
Encaminhamento: documento que expressa o encaminhamento à próxima unidade que deverá responder
ao processo quando não couber o uso de nenhum outro tipo de documento;
Informação: documento em que o servidor subordinado, atendendo à solicitação de alguma autoridade,
presta esclarecimentos e elucida algum ponto impreciso sobre uma situação;
Justificativa: documento utilizado para esclarecer de forma sucinta a abertura de ato normativo ao chefe do
executivo municipal;
Nota Técnica: ato com finalidade de analisar e/ou justificar tecnicamente a proposição de ato normativo ou
de contrato administrativo. A nota técnica é um documento complementar que respalda, em termos
técnicos, um ato decisório;
Parecer: manifestação de órgão técnico sobre assuntos submetidos à sua consideração. Exemplo: parecer
sobre a contratação de prestação de serviços;

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Requerimento: petição de caráter individual que tem a finalidade de solicitar reconhecimento/concessão de
um direito, legalmente previsto, a autoridade hierárquica competente. Exemplo: Requerimento de
Afastamento de Servidor;
Solicitação: documento que inicia o processo administrativo eletrônico no qual a unidade interessada
solicita à outra unidade ou órgão de competência a anuência, efetivação, análise, etc., do pedido em
questão para atender a necessidade administrativa. Exemplo: Solicitação de crédito adicional suplementar
orçamentário;

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MUDANÇAS NA TRAMITAÇÃO DO PROCESSO ADMINISTRATIVO FÍSICO PARA O SEI!
Procedimentos Atividades Padrão Como fica no SEI!
Requerimento de
autuação
- Solicitar a unidade de autuação a abertura de
processo.
- Não é mais necessário o requerimento de
autuação;
- Abertura de um processo é realizada pela
unidade através do sistema, em “Iniciar
Processo”.
Autuação - Enviar para a unidade de autuação o
requerimento (solicitação) e os documentos
necessários;
- A unidade de autuação devolve o processo
para a unidade solicitante com o número do
processo e a paginação sequencial.
- A própria unidade solicitante prepara
todos os documentos necessários para a
abertura de processo;
- Ao criar um processo “Iniciar Processo” o
SEI gerará automaticamente um número
de processo;
- Vantagens: redução de gastos com papel
e capa dos processos, maior agilidade na
autuação e tramitação, e fim da duplicação
de números dos processos.
Instrução/Junção - A unidade solicitante faz junção de todos os
documentos e/ou a junção da folha de
informação. Esse procedimento deve ser
realizado por uma única pessoa, recebendo a
mesma assinatura durante a junção;
- A folha de informação é colocada a partir da
segunda tramitação do processo e deve estar
juntada após os documentos inseridos, quando
houver. Nela, estão presentes os
encaminhamentos e pareceres da unidade;
- Em caso de retirada de documento do
processo (desentranhamento) é necessário
fazer um termo de desentranhamento na folha
de informação, colocando no lugar do
documento retirado uma cópia.
- Como nos processos em papel, os
documentos devem ser incluídos no
sistema de acordo com a ordem de
apresentação;
- Cada nova informação é incorporada com
um novo documento;
- Não há mais necessidade de
desentranhamento em processo;
- Não há mais o risco de perda de folhas de
processos e erros de paginação;
- Ciência não precisa ser mais em
documentos. Através do recurso “Ciência”
é possível dar ciência no processo;
- Não há mais carimbos;
- Agora a assinatura é digital.

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Procedimentos Atividades Padrão Como fica no SEI
Tramitação - Depois da autuação e junção, o
processo é enviado à unidade que irá
analisá-lo primeiramente. Com isso,
tem-se o início da tramitação do
processo.
- Não haverá risco de tramitação “em mãos”;
- Não há mais processo em “trânsito” (tramitado
pela origem e não recebido no órgão de destino);
- Tramitação para mais de uma unidade (“Bloco
Assinatura” e “Enviar Processo”);
- Os pareceres, encaminhamentos e o despacho
final são incluídos no processo pelas unidades.
Encerramento
/Reabertura
- Após providências de publicação,
entrega de documentos, prazo para
recursos e outros, o processo poderá
ser arquivado;
- Os processos administrativos
somente serão desarquivados
mediante solicitação devidamente
justificadas de agentes públicos
ocupantes de cargo de chefia ou de
nível hierárquico igual ou superior.
- Os processos são concluídos nas unidades;
- Não é mais preciso enviar ofício para Divisão dos
Processos Municipais, pedindo o desarquivamento
e justificando o motivo da reativação do processo;
- Processos podem ser reabertos no sistema, não
há mais um procedimento formal.
Vistas em
Processo
- A vista em processo se dá sob o
controle do servidor municipal no
recinto da unidade e o interessado
pode tomar apontamentos e,
mediante requerimento, fotografar,
escanear etc.
- Há um módulo de consulta externa;
- O pedido de vista a processos restritos deve ser
juntado ao processo.

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REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Brasil. Congresso. Senado. Manual de padronização de atos administrativos normativos. — Brasília : 2012.
Brasil. Presidência da República. Manual de redação da Presidência da República / Gilmar Ferreira Mendes e
Nestor José Forster Júnior. 2. ed. rev. e atual. – Brasília : Presidência da República, 2002.
Brasil. Tribunal Superior Eleitoral. Manual de padronização de atos oficiais administrativos do Tribunal
Superior Eleitoral. Organização e texto-base: Reivaldo Vinas. 2. ed. rev. e ampl. Brasília: [TSE/SGI, 2009.]
Di Pietro, Maria Sylvia Zanella. Direito Administrativo. 26ª ed. São Paulo: Atlas, 2013.
São Paulo (Estado). Escola Fazendária do Estado de São Paulo. Manual de redação dos atos oficiais e de
comunicação da Secretaria da Fazenda. - São Paulo: Fazesp, 2008.
São Paulo (Município). Secretaria Municipal de Finanças e Desenvolvimento Econômico. Manual de Redação
de Atos Oficiais e Correspondências. São Paulo, 2013.