G2KA e-Doc - Gestão de Documentos Fiscais eletronicos de Entrada

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Documentos Eletrônicos de Entrada

Nota Fiscal eletrônica (NF-e)
Nota Fiscal de Serviços eletrônica (NFS-e)
Conhecimento de Transporte eletrônico (CT-e)

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SUMÁRIO

1 CONCEITUAL ....................................................................................................................... 3
1.1 OBRIGATORIEDADE DO ENVIO DOS DOCUMENTOS ELETRÔNICOS............................ 3
1.1.1 NOTA FISCAL ELETRÔNICA (NF-E) ......................................................................... 3
1.1.2 NOTA FISCAL DE SERVIÇOS ELETRÔNICA (NFS-E) ................................................. 3
1.1.3 CONHECIMENTO DE TRANSPORTE ELETRÔNICO (CT-E) ....................................... 4
1.2 O QUE FAZER COM OS DOCUMENTOS ELETRÔNICOS RECEBIDOS? ........................... 4
1.3 MODELO OPERACIONAL DE RECEPÇÃO DOS DOCUMENTOS ..................................... 4
2 SOLUÇÃO G2KA RECEPÇÃO e-DOC..................................................................................... 6
2.1 MONITORAMENTO DE ENDEREÇO DE E-MAIL ............................................................ 6
2.2 RECEPÇÃO DOS DOCUMENTOS ELETRÔNICOS ........................................................... 7
2.3 OPERAÇÕES ................................................................................................................. 7
2.4 FUNCIONALIDADES ESPECIAIS ..................................................................................... 9
2.5 REQUISITOS DE HARDWARE E SOFTWARE .................................................................. 9

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1 CONCEITUAL

1.1 OBRIGATORIEDADE DO ENVIO DOS DOCUMENTOS ELETRÔNICOS

Com as datas de obrigatoriedade definidas estão apenas a Nota Fiscal eletrônica (a nível
nacional) e a Nota Fiscal de Serviços eletrônica (conforme a legislação de cada município). O
Conhecimento de Transporte eletrônico ainda não possui uma obrigatoriedade, mas vários estados já
aderiram ao modelo eletrônico e disponibilizam o ambiente para empresas voluntárias a emissão.

Para as empresas que já procedem com a emissão, seja sob obrigatoriedade ou como
voluntárias, há regras estabelecidas em lei que regem como os documentos eletrônicos emitidos
devem ser disponibilizados aos clientes compradores ou tomadores de serviços.

1.1.1 NOTA FISCAL ELETRÔNICA (NF-E)

O Ajuste SINIEF 8, de Julho de 2010 estabeleceu a obrigatoriedade da disponibilização do
arquivo eletrônico (XML) da NF-e ao destinatário (empresa compradora) e ao respectivo
transportador contratado logo após a sua autorização de uso pela SEFAZ.

Caput da Cláusula 7ª: “O emitente da NF-e deverá, obrigatoriamente, encaminhar ou
disponibilizar download do arquivo da NF-e e seu respectivo Protocolo de Autorização de Uso ao
destinatário e ao transportador contratado, imediatamente após o recebimento da autorização de
uso da NF-e”.

Fonte: http://www.fazenda.gov.br/confaz/confaz/ajustes/2010/aj_008_10.htm.

1.1.2 NOTA FISCAL DE SERVIÇOS ELETRÔNICA (NFS-E)

A Nota Fiscal de Serviços eletrônica vem sendo adotada por alguns municípios, cada qual com
a sua legislação. Diferentemente da NF-e e do CT-e, não há na NFS-e uma padronização nos layouts
de arquivos, estando livre para cada prefeitura implantar o seu modelo.

Dependendo do município, não há uma obrigatoriedade quando a guarda dos documentos
eletrônicos emitidos, nem a necessidade de disponibilização do arquivo eletrônico da NFS-e ao
tomador do serviço. Nestes casos, é a própria prefeitura que efetua os dois procedimentos.

Entretanto, é uma boa prática das empresas preocupar-se com o armazenamento seguro de
uma cópia dos arquivos autorizados e proceder também com o envio dos mesmos aos respectivos
tomadores dos serviços prestados.

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1.1.3 CONHECIMENTO DE TRANSPORTE ELETRÔNICO (CT-E)
O Ajuste SINIEF 4, de Abril de 2009 estabeleceu a obrigatoriedade da disponibilização do
arquivo eletrônico (XML) do CT-e ao tomador do serviço logo após a sua autorização de uso pela
SEFAZ.

Caput da Cláusula 8ª: “O emitente do CT-e deverá encaminhar ou disponibilizar download do
arquivo eletrônico do CT-e e seu respectivo Protocolo de Autorização de Uso ao tomador do serviço,
observado leiaute e padrões técnicos definidos em Ato COTEPE”.

Fonte: http://www.fazenda.gov.br/confaz/confaz/ajustes/2007/..%5C2009%5CAJ_004_09.htm.

1.2 O QUE FAZER COM OS DOCUMENTOS ELETRÔNICOS RECEBIDOS?

As regras definidas nos Ajustes SINIEF 8 e 4 determinam que tanto o emitente, quanto o
destinatário, ou o tomador do serviço, deverão manter os arquivos eletrônicos sob sua guarda e
responsabilidade, pelo prazo estabelecido na legislação tributária, mesmo que fora da empresa,
devendo ser disponibilizado para a Administração Tributária quando solicitado.

Mesmo recebendo em mãos uma via impressa do DANFE ou DACTE, os mesmos não podem
ser armazenados como documento fiscal, ambos não possuem esta finalidade. Eles são meramente
instrumento para acompanhar o tráfego da mercadoria, desde sua origem até o seu destino.

Na Nota Fiscal de Serviços eletrônica, o prestador de serviços gera e disponibiliza ao tomador
uma via impressa (ou digital) do RPS (Recibo Provisório de Serviços). O prestador de serviços terá um
prazo, estabelecido pela legislação municipal, para transferir este RPS para a prefeitura e assim obter
o documento da NFS-e. Em paralelo, o tomador poderá utilizar a identificação deste RPS para
verificar na prefeitura se a NFS-e foi gerada corretamente.

Como na NFS-e não há a obrigatoriedade da disponibilização dos arquivos eletrônicos, nem um
padrão entre os layouts de arquivos, o tomador do serviço deve solicitar aos seus prestadores que tal
documento seja devidamente enviado assim que o mesmo for gerado pela prefeitura. Esta é uma
atividade a ser desenvolvida individualmente pelo tomador com cada prestador.

1.3 MODELO OPERACIONAL DE RECEPÇÃO DOS DOCUMENTOS

De maneira simplificada, o processo de recepção dos documentos eletrônicos acontece da
seguinte forma:

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1. A empresa destinatária ou tomadora do serviço recebe em um endereço de e-mail o
arquivo eletrônico Autorizado pela SEFAZ (NF-e ou CT-e) ou gerado pela Prefeitura (NFS-e);
2. A empresa efetua o armazenamento seguro deste documento;
3. A empresa faz uma consulta junto ao órgão autorizador (SEFAZ origem) ou gerador
(Prefeitura) para identificar a autenticidade/validade do documento recebido;
4. A empresa utiliza as informações do documento recebido para dar entrada de tais dados
em seu(s) sistema(s) de gestão.

Geralmente, os passos 3 e 4 são feitos manualmente. Isso ocorre, pois a empresa recebe
também uma via de um Documento Auxiliar e utiliza este documento para a consulta e para entrada
das informações em seu(s) sistema(s) de gestão.

Para apenas um documento, este é um processo simples de ser feito, mas considerando um
grande volume de documentos, pode se tornar inviável. Frente a essa situação é interessante
implantar mecanismos que possam automatizar essas etapas.

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2 SOLUÇÃO G2KA RECEPÇÃO e-DOC
Os Documentos Eletrônicos que as empresas recebem de seus fornecedores e prestadores de
serviços podem ser importados para dentro da base de dados do G2KA e-Doc. Ele possui recursos
que automatizam o recebimento desses documentos, facilitando a administração e centralizando os
arquivos fiscais eletrônicos em um único banco de dados.

O G2KA Recepção e-Doc tem como objetivo facilitar a gestão dos documentos eletrônicos
recebidos, sejam eles NF-e, NFS-e ou CT-e. Através dele é possível receber, armazenar e validar1 os
documentos eletrônicos sem a necessidade de interação manual por parte de um operador. Ao final
do processo, ele pode disponibilizar as informações de cada documento para que o sistema de
gestão (ERP) possa importar os dados.

2.1 MONITORAMENTO DE ENDEREÇO DE E-MAIL

Para configurar a recepção dos documentos eletrônicos através do G2KA e-Doc é necessário
criar uma conta de e-mail específica para recebimento dos arquivos. Os fornecedores e prestadores
de serviços deverão ser instruídos a encaminhar os e-mails com arquivos para este endereço
eletrônico. Após criado o endereço de e-mail padrão, é necessário configurar o G2KA e-Doc para que
efetue o monitoramento deste endereço e assim receba os arquivos anexos (arquivos XML com as
informações da NF-e, NFS-e ou CT-e).

Figura 1 – Configurando conta de e-mail para monitoramento.

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Só é possível efetuar a validação de documentos correspondentes a Nota Fiscal eletrônica (NF-e) ou Conhecimento de
Transporte eletrônico (CT-e). O modelo da Nota Fiscal de Serviços eletrônica (NFS-e) não disponibiliza recursos técnicos
para a validação junto aos diferentes municípios.

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2.2 RECEPÇÃO DOS DOCUMENTOS ELETRÔNICOS

Uma vez configurada a conta de monitoramento, o G2KA e-Doc passa a recepcionar todos os
e-mails encaminhados para esta conta. Ao identificar um e-mail contendo um arquivo XML, dentro
dos padrões de layout de documentos fiscais eletrônicos, ele procede com o download,
armazenamento, validação e notificação.

Figura 2 – Notificação de documentos recebidos.

O G2KA e-Doc funciona de forma autônoma, ou seja, sem a necessidade de intervenções por
parte dos usuários. Ele efetua todos os procedimentos e operações de forma automática, e os
usuários podem ver os resultados através de suas telas de consulta e acompanhamento.

2.3 OPERAÇÕES

Podemos chamar de operações todos os procedimentos, processos ou atividades que o G2KA
e-Doc efetua automaticamente. Em linhas gerais, ele efetua 5 (cinco) principais operações: recepção,
download, armazenamento, validação e notificação.

Recepção: é a operação que efetua o recebimento de todos os e-mails encaminhados para a
conta de monitoramento. É no processo de recepção que o G2KA e-Doc verifica se as mensagens
recebidas possuem ou não documentos eletrônicos a serem importados.

Download: é a operação que obtém o arquivo anexo no e-mail e disponibiliza o mesmo para
armazenamento na base de dados. Esse processo é feito de forma automática quando o G2KA e-Doc
identifica que os arquivos anexos são documentos fiscais eletrônicos, caso contrário, deixa todas as
mensagens em uma caixa temporária para que o usuário possa verificar o conteúdo e definir o
destino de cada e-mail.

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Armazenamento: é a forma que o G2KA e-Doc efetua a guarda segura dos documentos
eletrônicos recebidos. Todos os arquivos identificados são salvos no banco de dados e ficam
disponíveis para a validação junto ao órgão autorizador.

Validação: é o processo onde o G2KA e-Doc consulta na SEFAZ origem todos os documentos
eletrônicos armazenados no banco de dados. Esta consulta tem como objetivo verificar se o
documento recebido está realmente autorizado pelo Fisco. Este processo é feito somente quando os
documentos eletrônicos são NF-e ou CT-e. A validação da NFS-e não é feita, pois não há um padrão
adotado pelos municípios e muitas prefeituras não disponibilizam recursos para consulta.

Notificação: é feita para comunicar o usuário sobre o status de cada documento eletrônico
recebido. Esta notificação é feita em de 2 (duas) formas: via tela ou via arquivo texto. Através da tela
de consulta é possível verificar os documentos Válidos e Inválidos, já a notificação via arquivo texto
ocorre somente quando o documento recebido está válido e disponível para importação pelo
Sistema de Gestão (ERP).

Figura 3 – Notificação de status dos documentos recebidos.

Integração com o ERP: Os documentos fiscais eletrônicos válidos (recebidos e armazenados)
pelo G2KA e-Doc ficarão disponíveis para integração com o ERP. Desta forma é possível automatizar
o processo de entrada das informações gerenciais diretamente na base de dados do Sistema de
Gestão. O G2KA e-Doc fornece diferentes formas de integração2 com o ERP, uma delas é através da
gravação de arquivos XML, ou arquivos TXT, em uma pasta/diretório. Ele também permite a integrar
através do próprio banco de dados ou então por chamadas à Webservices.

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Consulte a equipe comercial da G2KA para verificar qual o formato mais viável para integração com seu ERP.

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2.4 FUNCIONALIDADES ESPECIAIS

O G2KA e-Doc possui alguns recursos exclusivos que lhe permitem efetuar a completa gestão
documentos fiscais eletrônicos recebidos. Essas funcionalidades permitem a tomada de ações,
execução de atividades de forma automatizada e ainda sinalizar processos com pendências. As
principais características do G2KA e-Doc são:

Caixa de pendências: Ela permite ao usuário identificar as questões que não puderam ser
tratadas pelo sistema, como documentos inválidos, e-mails sem documentos fiscais eletrônicos
anexos, documentos recebidos que não são destinados à empresa, entre outros.

Leitura de código de barras: Permite consultar os documentos eletrônicos através da leitura
de código de barras presente no documento auxiliar (DANFE, DACTE). Caso o documento consultado
não tenha sido recebido pelo G2KA e-Doc, é feita uma consulta na SEFAZ origem para identificar a
sua validade.

Cadastro de prestadores: Este recurso mantém os cadastros de prestadores de serviços que a
empresa contrata. Desta forma é possível gerir também os documentos ficais eletrônicos não
recebidos. Caso o prestador não envie a Nota Fiscal de Serviços eletrônica em determinado mês, o
G2KA e-Doc indicará como uma pendência.

Exportação unificada: Permite exportar as informações da NFS-e em um layout único (padrão
XML), de tal forma que o ERP consiga importar os dados da NFS-e de qualquer prefeitura.

2.5 REQUISITOS DE HARDWARE E SOFTWARE

As configurações de ambiente para execução do G2KA NF-e podem variar de acordo com a
necessidade de desempenho exigida pelo processo de faturamento do cliente. Relacionamos alguns
requisitos mínimos de um ambiente dedicado ao G2KA NF-e:

Servidor Hardware Mínimo de 2GB memória
1GB disco
Processador dual core (Intel/AMD)
Sistema Operacional Windows 7/XP/Vista/2003/2008 ou
Software
Linux
JVM (Java Virtual Machine) 1.6 (release 10) ou superior (SUN)
Apache Tomcat 5.5.XX
Banco de dados Oracle, MS-SQLServer, PostgreSQL ou MySQL
Browser IE 7, IE 8, Mozilla Firefox, Ópera, Safari, Google Chrome
Link de internet Mínimo de 1MB

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