O Reality Check é uma ferramenta de gestão ágil construída em equipe, tendo como objetivo verificar o quanto uma entrega continua factível dado o contexto do projeto. A ideia central desta ferramenta é manter o alinhamento, concedendo visibilidade sobre o andamento do projeto.

1. Alinhando expectativas de prazo com o
Reality Check
17 de Março de 2018 | Agile Day Interior (Bauru)

2. Henrique A. de Oliveira
Agile Project Manager na Plataformatec

3. PROPOSTA ● Contexto e propósito
● Criando um quadro de Reality Check
● Mantendo o Reality Check
● Processo resumido
● Dicas gerais
● Exemplos (situações)
3

4. Reality Check
4
O Reality Check é uma ferramenta de gestão ágil construída em equipe,
tendo como objetivo verificar o quanto uma entrega continua factível
dado o contexto do projeto. A ideia central desta ferramenta é manter o
alinhamento, concedendo visibilidade sobre o andamento do projeto.

5. O Reality Check!
5

6. 1. Projeto de desenvolvimento de software
2. Utilizado em um projeto com prazos "agressivos"
3. Pouca margem de mudança no escopo (lançamento de produto)
4. O time trabalhava em modelo de Squad
5. Entre 08 e 10 pessoas no time
6. Tínhamos outras práticas (quadro Kanban, reuniões Scrum e métricas)
Contexto
6

7. ● Quando vocês irão finalizar a entrega do projeto?
● O time irá atender ao prazo estipulado?
● Vocês conseguirão entregar até a data acordada?
Para pensar...
Você já pensou que muitos problemas relacionados com
essas perguntas são causados por falta de alinhamento
na expectativa da data de entrega?
7

8. Para pensar...
Na maioria das vezes, é mais relevante para o projeto
deixar as expectativas de data de entrega bem alinhadas
do que efetivamente cumprir um prazo inicialmente
empurrado para a entrega do projeto.
Exceções?
8

9. Mostrar a realidade do que está acontecendo no
time, concedendo visibilidade quanto ao prazo!
Propósito
● Sempre deixar antecipada a potencial data de entrega
● Cria um vínculo de parceria e responsabilidade (time e cliente)
● Pode empoderar a equipe?!
9

10. Criar o quadro

11. Criando o quadro
1. Primeiramente, tenha o escopo em algum nível de detalhe. Exemplos:
a. Histórias de Usuário oriundas de um Story Mapping
b. Um conjunto de Requisitos Funcionais do sistema
c. Pacotes de Trabalho de uma EAP (WBS)
2. Escreva os itens em post-its e, se possível, deixe todos priorizados
3. Tenha um espaço físico para manter o quadro
Não pode ser virtual?
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12. Criando o quadro
Quanto mais longo o período, menos assertivo!
A1
A2
A3
#05 #06#04 #12
Todos os itens que, juntos,
formam todo o escopo da(s)
entrega(s) do projeto
Post-its que representam os
períodos do projeto. Semanas!
A última semana do projeto e a
data de entrega acordada (prazo)
Atenção com a
extensão dos períodos
12

13. Criando o quadro (períodos)
Semana #04
22/01 - 26/01
4 dias
Identificação do número da
semana, desde o início da
contagem no Reality Check
até a semana do prazo
Dias da respectiva semana
Quantidade de dias
úteis na semana
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14. Criando o quadro (demandas)
Demandas
(História de Usuário;
Requisito, etc.)
Demandas de
Back-end
Demandas de
Front-end
Demandas de
UX/UI
Categorizar. Exemplo:
14

15. Criando o quadro
A4 A5 B1
A1 A2 A3
C1 C2
B2 B3
C3
B4
Importante:
#04 #05 #06
Os post-its são colocados nas semanas em que terminam!
● O time precisa ter
autonomia
● Todos devem estar
presentes
● Observar o histórico
de Throughput
A2
B1
C2
A3
B2 C3C1
A4
B3
15

16. Quadro montado!
#04 #05 #06
A2
B1
C2
A3
B2 C3C1
A4
B3
#07 #08 #09
A1 A5
A6
No exemplo, a equipe está
na semana #04 e avaliando
todas as próximas semanas
B6
B5 A7
A8
C5
C4
B4
C6 A9
B7
B8
16

17. Criando o quadro
A ideia não é ter precisão na distribuição dos itens no
quadro, mas sim identificar se seria possível atingir o
objetivo se a realidade acontecesse daquela maneira.
Ótimo momento para negociar prazo e/ou escopo!
17

18. Manter o quadro

19. 1. Cada post-it pode ser customizado com outras informações
2. Pode existir um facilitador que realize a manutenção do quadro (diário)
3. A equipe deve criar uma periodicidade para atualizar o quadro (semanal)
4. O time poderá avaliar se o planejado está coerente com a realidade
Mantendo o quadro
19

20. Atributos nas demandas
Desenvolver...
Quadro com...
M
Semana #08
Demandas em
progresso (WIP)
Demandas com
algum bloqueio
Semana, ou dia, de início
de desenvolvimento (LT)
"Tamanho" da demanda
(quando há estimativa)
Pendências ou
dependências externas
20

21. Nota de percepção
2,4
Equipe técnica
2
3
3
1
3
1
2 3
4
Notas individuais. Cada
pessoa do time, de forma
anônima, determina uma
nota sobre sua percepção
em ser possível atingir a
meta com base na
distribuição realizada
É oportuno que notas extremas
(1 e 4) sejam comentadas. Se
necessário, altere o quadro
21

22. Mantendo o quadro (1ª semana)
#04 #05
A2
C2 B2C1
A4
B3
B1
A3
C3
#06
#04
D: Sistema
Pagamento
#04
2,4
22

23. Mantendo o quadro (2ª semana)
#04 #05
A2C2 B2C1
A4
B3 A3
C3
#06
#04
D: Sistema
Pagamento
#04
#04
#05
#04
D1
2,3
23
2,4
B1

24. Mantendo o quadro (3ª semana)
#04 #05
A2C2 B2C1
A4
B3 A3
C3
#06
#04
#04
#04
#05
#04
D1
D2
D3
#05
3,0
24
2,32,4

25. Situação do quadro na 4ª semana (#07)
#04 #05 #06
A2
B1
C2
A3
B2 C3C1
A4
B3
#07 #08 #09
A1 A5
A6 B6
B5
A7
A8
C5
C4 B4
C6 A9
B7
B8
D2
D3
#04
#04 #05
D1
#05 #04
#04
#05
Dep
Pen
#07
#06
D4
D5
03 histórias foram despriorizadas
do quadro para que o time tente
cumprir o prazo de entrega
2,4 2,3 3,0 2,8
25

26. Comparativo (03 primeiras semanas do quadro)
#04 #05 #06
A2C2
A3
B2 C3C1
A4
B3
D2
D3
#04
#04 #05
D1
#05 #04
#04
2,4 2,3 3,0
26
#04 #05 #06
A2
B1
C2
A3
B2 C3C1
A4
B3
No início da semana #04 No início da semana #07
Não é previsto vs realizado!

27. Mantendo o quadro
VISIBILIDADE
27

28. Criar o quadro
Resumindo...
Detalhar escopo
# # #
1
2
3
4
Atualizar os status dos itens (WIP, Semana, etc.)
Analisar os próximos períodos (semanas)
Redistribuir os itens (se necessário)
Calcular nota de percepção
Manter o quadro
Cerimônia Ferramenta
Semanalmente
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29. Dicas e exemplos

30. ★ Algum membro do projeto (um facilitador, por exemplo) pode manter o
quadro atualizado durante a semana
○ Atualizar em cada item a semana de início, bloqueios, pendências, etc.
○ Marcar os itens concluídos
★ O facilitador precisa apoiar o time em momentos de debates quanto a
prazos, pois é normal que o cliente queira a entrega dentro do prazo inicial
○ Horas extras
○ Alocação de mais pessoas no projeto (pode ser bom também)
○ Questionamentos sobre comprometimento (não é um contrato)
Dicas gerais
30

31. Dicas gerais
★ Evite identificar a pessoa que está desenvolvendo cada item do escopo.
Cuidado para que a ferramenta não se torne um artefato de cobranças
★ O Reality Check não precisa ser utilizado em todas as entregas do projeto
★ Tenha cuidado para que a ferramenta não se transforme em um objeto de
gestão empurrada
○ Product Owner e Product Managers não podem escolher posicionamento
de itens. O foco deles deve ser a priorização
○ Em alguns contextos, pode ajudar no empoderamento da equipe técnica
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32. Dicas gerais
★ Tenha outras ferramentas para a gestão do projeto. O propósito do Reality
Check é agregar, e não substituir outras técnicas
# # #
Kanban para Software "A"
Kanban para Software "B"
Reunião Diária
Retrospectivas
★ Quando há muitos itens, é possível organizar o quadro em raias (categorias)
★ Não coloque itens relacionados a negócios no quadro. O foco deve ser
demandas técnicas (histórias de usuário, requisitos funcionais, etc.)
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33. Dicas gerais
★ Todos podem ficar um pouco "perdidos" durante a montagem do quadro.
Duas ações podem ajudar:
○ Se a montagem do quadro for realizada logo na primeira semana do
projeto, busque individualizar a alocação das primeiras demandas
○ Se o projeto já estiver em andamento, comece pelos itens que já estão
em desenvolvimento (preferível)
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34. 34
#08
A4
#09 #10#07
Contexto: Throughput médio dos períodos: 03 histórias. A natureza/tamanho das histórias são semelhantes.
Todas as demais variáveis se mantiveram. Escopo pouco negociável. Quais estratégias para a situação abaixo?
3,1 2,8
C1
#05
D1
A1 B1
#06
#06
A2 A3
B2
#06
#07
A5
D2
A6 A7
A8 A9B4
B3 B5 B6
#06 #08
Atenção ao Throughput
por categoria
Exemplos de estratégias
(uma ou mistas):
1. "Quebrar" algumas histórias em histórias menores, e priorizar
2. Negociar o prazo da entrega (+1 semana?). Horas extras? Cuidado!
3. Alocar mais pessoas para demandas independentes ao contexto

35. 35
#05 #06 -1 #07 -1#04
Contexto: o lead time médio está estável (12 dias úteis para amarelos) e com baixo D.V. Throughput médio:
02 histórias. São 02 desenvolvedores, 01 entrará de férias na semana #06. Como estamos com o prazo?
A1 A2
A8
A9A3 A4 A5 A6
Exemplos de estratégias
(uma ou mistas):
1. A6/A8 precisam de atenção. Programação em par? Alocar alguém no projeto?
2. Reordenar as histórias (trocar A4 pela A9, por exemplo)
3. Negociar o prazo da entrega (01 mês adiantado)
#03
B1

36. Thanks :)
henrique.oliveira@plataformatec.com.br
http://blog.plataformatec.com.br/2017/11/alinhando-expectativas-de-prazo-com-o-reality-check/