O documento discute a administração e controle de estoques em unidades de armazenamento de materiais no município do Rio de Janeiro. Ele estabelece normas para registro, controle e movimentação de materiais de acordo com a Resolução CGM No 365/2001. Também descreve os processos de inventário físico, baixa e alienação de itens, e discute os custos logísticos associados ao armazenamento e movimentação de materiais.

1. Unidade 6 – Administração e controle
6.1 - Inventário - Resolução CGM Nº 365/2001
A Controladoria Geral do Município do Rio de Janeiro, através da Resolução CGM Nº 365 de
27/dez/2001, instituiu normas para o Registro, o Controle a Movimentação de materiais existentes
nas Unidades Armazenadoras de Materiais municipais, para fins de contabilidade, apropriação de
custos e prestação de contas da Gestão.
Unidade Armazenadora de Materiais (Almoxarifados e Farmácias) é o local onde ocorre a guarda
de material para consumo, em função da natureza do mesmo e do volume do estoque existente,
independentemente da formalização institucional do setor de guarda de material na respectiva
estrutura do Órgão.
São passíveis de registro todas as entradas e saídas de materiais para consumo, excetuando-se
aqueles materiais para consumo imediato, com destinação específica.
Outra exceção que dispensa o registro de entradas e saídas de materiais para consumo é quando
ocorrem movimentações abaixo de R$ 8.000,00 (oito mil reais) por mês ou R$ 96.000,00 (noventa
e seis mil reais) por ano.
Entrada de bens e produtos são as oriundas de compras, transferências ou doações.
A finalidade fundamental do Inventário Físico é a de confrontar e acertar as quantidades de
materiais estocados na Unidade Armazenadora de Materiais com os registros de controle de
estoque.
Outra finalidade importante é a de verificar a existência de itens sem utilização e que podem ser
considerados em disponibilidade para outros órgãos, e mesmo aqueles itens que podem ser
baixados do estoque. Na Prefeitura do Rio de Janeiro este levantamento de materiais sem
movimentação ou que só tenham movimentado 10% (dez porcento) no período de 6 (seis) meses é
obrigatório, conforme Resolução Nº 365/2001.
Etapas do inventário físico
O Inventário Físico pode ter cinco etapas conforme abaixo:
a) Planejamento do Inventário Físico: consiste no levantamento de pessoal necessário à contagem
física dos itens estocados com dimensionamento de tempo e da ordem da contagem em cada
local;
b) Levantamento Físico: consiste na contagem, medição ou pesagem, de acordo com as Unidades
de Fornecimento (peças, metro quadrado, quilograma, litros, etc.). É a mais demorada.
c) Apuração: é a fase em que confrontam as quantidades de materiais levantadas com os saldos
dos registros de controle. As eventuais diferenças devem ser analisadas para identificar suas
causas e estabelecidas correções nos procedimentos operacionais padrões. Dependendo da
diferença uma nova recontagem deverá ser efetuada.
d) Regularização das Diferenças: as diferenças depois de apuradas devem ser regularizadas com
a emissão de Documento de Movimentação de Material pela Unidade Armazenadora de Materiais.
e) Relatório Inventário Geral do Material: contendo código do material, descrição do material,
unidade de fornecimento, quantidade em estoque, valor unitário e o valor total, depois de apuradas
e saneadas as divergências apuradas no Inventário Físico.

2. 6.2 - Baixa e Alienação
Operações usuais nas Unidades Armazenadoras de Materiais:
I - ALIENAÇÃO - é a transferência do domínio do material para terceiros, decorrentes de:
a) Doação: recebimento ou disponibilização de material próprio, de ou para outra Entidade,
que ocasionará acréscimo ou decréscimo ao estoque, cumpridas as disposições legais;
b) Venda: forma de alienação do estoque que gera receita financeira para a Entidade;
c) Permuta: disponibilização do material em contrapartida de outro ativo de mesmo valor.
II - BAIXA: é a redução efetuada no Estoque, decorrente de:
a) Obsolescência: descontinuação prematura do uso do material, ocasionada por sua
desclassificação tecnológica, provocada pelo surgimento de material mais moderno ou melhor
adaptado;
b) Imprestabilidade: mudança irreversível das características do material, ocorrida
involuntariamente, por força do acondicionamento indevido, fenômenos climáticos, prazo de
validade expirado, ação de agentes patológicos ou acidentes;
c) Dano: mudança irreversível das características do material, ocasionada pela ação de
terceiros, por má utilização, falta de zelo, desconhecimento do material ou descaso com a coisa
pública;
d) Desuso: material que, embora com características físicas inalteradas e não obsoleto,
tem seu uso descontinuado por redução ou alteração nas atividades da Entidade;
e) Extravio: desvio de material, passível de apuração de responsabilidade.
III - DEVOLUÇÃO: é o retorno do material já distribuído, da Unidade Consumidora de Materiais
para a Unidade Armazenadora de Materiais.
IV - TRANSFERÊNCIA: é a movimentação de material com troca de responsabilidade de uma
Unidade Administrativa ou órgão equivalente para outra, dentro da mesma Entidade.
V - AJUSTE CONTÁBIL: é o ajuste de informação já contabilizada, referente a valor ou quantidade,
que poderá refletir lançamento de Entrada ou de Saída.
VI - ESTORNO: é a correção de lançamento indevido no sistema de Almoxarifado.
VII - PERDAS POR DESGASTE NATURAL: é o desgaste resultante da ação de elementos da
natureza.

3. 6.3 - Custos Logísticos
Recapitulando que a utilização militar de logística trata de:
- Planejamento e realização de projeto e desenvolvimento, obtenção, armazenamento, transporte,
distribuição, reparação, manutenção e evacuação de material (para fins operacionais e
administrativos);
- Recrutamento, incorporação, instrução e adestramento, designação, transporte, bem estar,
evacuação, hospitalização e desligamento de pessoal;
- Aquisição ou construção, reparação, manutenção e operação de instalações e acessórios
destinados a ajudar o desempenho de qualquer função militar;
- Contrato ou prestação de serviços.
A mesma utilização da logística acima descrita dá-se também nas Organizações, com
praticamente as mesmas definições só que com um diferencial: em todas as definições há a alusão
para os custos menores, ou, a um custo razoável, preços competitivos, ou, ainda, tarifas aceitáveis;
em resumo: não há nenhuma dúvida de que um dos principais quesitos no que diz respeito à
Logística gira em torno de Custos.
Custos da logística
Ao longo dos anos, vários estudos foram feitos para determinar os custos da logística para a
economia e para as empresas individuais. De acordo com o FMI - Fundo Monetário Internacional, o
custo da logística representa, em média, 12% (doze por cento) do PIB - Produto Interno Bruto
mundial.
Atividades primárias para alcance dos objetivos logísticos de custo e nível de serviço:
- Transportes;
- Manutenção de estoques, e
- Processamento de pedidos
Alguns estudiosos da matéria estimam que a armazenagem e manuseio de mercadorias podem
absorver de 12 a 40% (doze a quarenta por cento) das despesas logísticas da Organização,
dependendo da atividade desenvolvida.
As maiores contribuições da logística para o dia-a-dia da Organização é o valor agregado aos
produtos através do serviço que esta presta ao seu cliente, um exemplo é o prazo reduzido na
entrega, mas, saber onde está localizado o produto dentro da sua estrutura de armazenagem,
fazer a entrega atendendo o pedido de maneira rápida e precisa, permitindo uma grande facilidade
no momento que o pedido é originado, são os maiores destaques no que diz respeito a nível de
serviço.
Em suma, a logística como a conhecemos hoje tem a missão de ajudar Organizações a melhorar
seu nível de serviço reduzindo custos de operações. Sempre que a questão operacional de uma
empresa entra em discussão, surge a necessidade de decisões especiais de custos na logística, o
que envolve ponto de equilíbrio, até que ponto estamos investindo e em que ponto estamos tendo
retorno do capital investido ou que temos de investir para garantir nossos serviços. Sabemos que a
logística é uma ferramenta estratégica para aumentar a oferta de produtos e serviços e reduzir
custos, pois estuda os vínculos existentes entre os elos da cadeia e os analisa de forma a melhorá-
los e torná-los mais eficientes em termos de qualidade e de custos.
Na nova era dos mercados competitivos e globalizados, o aspecto Custo vem cada vez mais
assumindo uma importância significante na busca frenética das Organizações por maior eficiência
e produtividade. Porém, ao objetivarem a redução de custos, as Organizações vêm focando no

4. tradicional custo do produto ou serviço e se esquecem ou dimensionam mal os Custos
relacionados à logística.
Quando falamos em Custos Logísticos, a primeira idéia que vem à cabeça é o Custo com Frete ou
Transportes. Apesar deste ser o mais significativo, os Custos Logísticos não se resumem somente
a isso. Podemos identificar Custos na Armazenagem, nos Estoques, no Processamento,
informatizado ou não, de Pedidos e, é claro, no Transporte.
Os Custos relacionados à armazenagem são aqueles que são aplicados nas estruturas e
condições necessárias para que a Organização possa guardar seus produtos adequadamente.
Fazem parte deste tipo de Custo: o aluguel e/ou manutenção do armazém, os custos com
aquisição de paletes, custos com equipamentos de manuseio, custos com energia elétrica, água,
esgoto, custo com pessoal do armazém, etc.
Já os Custos com Estoques são aqueles que são gerados a partir da necessidade de estocar os
materiais. Nesta categoria, com certeza o mais expressivo é aquele em que a Organização perde
imobilizando o capital em estoque em vez de aplicar esse valor no mercado financeiro, ganhando a
remuneração dos juros, ou aplicando em outras atividades e programas. Existem outros Custos
com Estoques como as perdas e roubos, a própria depreciação dos materiais, etc.
No que diz respeito aos Custos relacionados à emissão de pedidos, seus valores são
inexpressivos em relação aos demais. Todos os gastos relacionados à emissão de pedidos na
Organização devem ser computados nesta categoria. São considerados Custos com Emissão de
Pedidos: O salário do comprador, o aluguel do espaço destinado ao setor de compra, os papéis
usados na emissão do pedido, utilização de sistemas informatizados, etc.
Por fim o mais importante de todos: os custos com Transportes. Vamos dividi-lo em duas
abordagens: O custo do frete do fornecedor até aos locais indicados pela nossa Organização e
quando a distribuição intra Organização se dá com veículos próprios ou locados.
No primeiro caso, o valor do frete já está incluído no custo do produto quando de sua aquisição.
Quando adquirimos produtos e a distribuição fica por conta do fornecedor até às nossas Unidades
os custos destes produtos tendem a ser maiores do que quando são entregues de maneira
centralizada ou regionalizada.
No segundo caso, também, todos os custos com frota própria como a depreciação dos veículos,
pneus, combustíveis, custo de oportunidade dos veículos, salários, manutenção, etc. incidem no
Custo Logístico. Da mesma forma que os custos com frota locada ou um esquema misto, também.
Uma vez identificado quais são os Custos Logísticos, as Organizações devem atentar para aqueles
que geralmente não são computados por serem quase imperceptíveis.
Um caso clássico é o Custo de Oportunidade. Apesar de ser chamado de custo, na verdade o que
ocorre é que a empresa deixa de ganhar com juros financeiros imobilizando o capital em estrutura
(armazém, paletes e estruturas de armazenagem), máquinas e equipamentos (empilhadeiras e
esteiras), veículos (caminhões), etc.
Quanto maior for o juro no país, maior será o Custo de Oportunidade. Em se tratando de Brasil,
onde os juros são altíssimos, os Custos de Oportunidade associados à Logística são relativamente
altos se comparados com outros países.
Um outro Custo Logístico de fácil identificação, mas de agregação nem tanto, é o de depreciação
de máquinas, equipamentos e veículos. Apesar deste custo ser contabilizado na forma tradicional,
raramente é alocado como Custo da Logística e conseqüentemente não é agregado aos custos
dos produtos, sendo considerado como despesa fixa.

5. As Organizações devem conhecer profundamente seus próprios Custos Logísticos, para que
passem a ter condições de estabelecer metas de diminuição e repassar os ganhos para a Cadeia
como um todo. Assim, outras Organizações pertencentes à Cadeia absorvem as novas práticas,
reduzem seus Custos Logísticos, contribuindo para a competitividade da Cadeia.
Na moderna concepção do Gerenciamento da Cadeia de Suprimento, os Custos Logísticos devem
ser bem dimensionados e controlados, mesmo que haja concorrência entre as Organizações, há
necessidade de se fazer mais e com menor custo, além de liberar recursos para outras áreas da
Organização, mormente em se tratando de recursos públicos e finitos.

6. 6.4 - Indicadores de Desempenho
Começaremos citando a máxima de que aquilo que não pode ser medido não pode ser avaliado e,
conseqüentemente as ações tomadas podem causar prejuízos, os mais variados, ao tomador da
decisão e ao objeto dessa decisão
As Organizações cada vez mais percebem a necessidade de implementação de novas tecnologias
e novas práticas de gestão. As melhorias ou sua falta acabam por impactar toda a cadeia produtiva
onde a Organização está inserida.
Para que estas melhorias ou ações implementadas não falhem, torna-se necessário um
acompanhamento constante para medir e avaliar os seus resultados. A utilização de Indicadores
de Desempenho busca cumprir este papel, dentro do processo de melhoria contínua.
Indicadores de Desempenho são indicadores quantitativos que permitem mensurar as ações nos
processos, ou seja, permitem que os gestores avaliem as ações e melhorias implementadas.
Um modelo para avaliar o desempenho em uma cadeia produtiva considera os seguintes
parâmetros:
1 – necessidade de identificar e estabelecer indicadores para cada fator condicionante da
competitividade, relacionados à dimensão da Organização, que engloba produtividade, capacidade
gerencial, qualidade, logística interna, marketing e capacidade de inovação;
2 – necessidade do acompanhamento global, que implica na condição de conhecer a
performance de cada um dos elos, que no conjunto são determinantes da competitividade da
cadeia produtiva;
3 – necessidade de um modelo de indicadores que sejam passíveis de comparação, em
relação a si próprio ou à sua evolução em relação a indicadores equivalentes de organizações
similares, nacionais ou de outros países, consideradas benchmark, ou seja, verificar o que as
Organizações líderes no seu segmento de mercado estão utilizando como processos e adaptar o
modelo, de acordo com as características da Organização.
Como vimos no tópico anterior, temos três áreas onde devemos atuar para montar os Indicadores
de Desempenho, que são:
- Transportes;
- Armazenagem/manutenção de estoques, e
- Processamento de pedidos
Na área de Transportes é fundamental conhecer e cadastrar todos os eventos importantes que
ocorrem quando da distribuição física dos produtos, no âmbito da PCRJ.
- Levantar os custos com transportes a partir de frota própria e da frota locada para fins de
comparação de custos, incluindo custos com mão-de-obra, combustível, taxas, licenciamento,
percentual de oferta dos serviços (% de contratação de veículos x necessidades ou frota própria x
% de veículos efetivamente em serviço excluídos tempos de paradas para manutenção e/ou
reparos);
- Comparar os custos dos produtos quando a entrega é feita pelos fornecedores nas nossas
Unidades com aqueles quando a entrega é centralizada e/ou regionalizada (Unidades
Armazenadoras Regionais);

7. Na área de Armazenagem/Manutenção de Estoques é fundamental conhecer e cadastrar todos os
eventos importantes que ocorrem quando da armazenagem dos produtos nas Unidades
Armazenadoras de Materiais da PCRJ.
- Levantar os custos de manutenção de estoques na Unidade Armazenadora de Materiais,
basicamente: os Giros de Estoque, materiais inservíveis, obsoletos, sem utilização, perdas,
desvios, furtos; custos com serviços públicos (telefonia, comunicação de dados, energia elétrica,
gás, aluguel); manutenção predial; custos com mão-de-obra própria e terceirizada; custos com
equipamentos de manuseio de materiais, custo com estantes, paletes, prateleiras, etc.
- Na área de Processamento de Pedidos, apesar de seus valores serem inexpressivos em relação
aos demais custos logísticos, devem ser levantados para análise de possíveis distorções.
- Levantar os salários dos servidores envolvidos com as aquisições, o aluguel do espaço destinado
ao setor de compra, os papéis usados na emissão do pedido, utilização de sistemas
informatizados, etc.
Finalmente, de posse destes dados cadastrais dos custos podemos estabelecer Indicadores de
Desempenho, estabelecer estratégias de distribuição de materiais, aí incluída a regionalização de
Unidades Armazenadoras de Materiais, baseados em:
- Tempo de Atendimento dos pedidos;
- Índice de Eficácia de Atendimento dos pedidos: que depende da fixação do Tempo Padrão de
Atendimento (3 a 5 dias, a ser fixado pelo Almoxarifado junto com o pessoal de gestão de
suprimentos do Órgão);
- Nível de Serviço: número de requisições atendidas em relação às requisições efetuadas
- Acurácia do Inventário ou Indicador de Eficácia do Inventário: quantidade de itens com saldo
correto em relação ao total de itens em estoque;
- Custo de transporte para entrega dos pedidos;
- Custo médio por Unidade Armazenadora de Materiais;
- Índice de Rotatividade ou Giro de Estoque;
- Custo de um determinado produto quando entregue diretamente pelo fornecedor e quando
distribuído pela PCRJ;
- Custo médio de determinado produto armazenado pela PCRJ.
Alguns exemplos e aplicações dos indicadores e sua aplicação na PCRJ:
1 – Cálculo do Tempo médio de Atendimento e Índice de Eficácia no Atendimento dos pedidos
oriundos das Unidades Consumidoras de Material pelas Unidades Armazenadoras de Materiais,
visando a otimizar o atendimento:
TmAt = Σ (Req. Atend. em n dias x n dias)
Σ Req. Atend.
Onde: TmAt = Tempo médio de Atendimento em dias
Σ = somatório
Req. Atend. = Quantidade de requisições atendidas
n = número de dias para o atendimento
IEAt = TmAt ≤ 1 (sendo o ideal um valor menor que 1)
TPAt
Onde: IEAt = Índice de Eficácia no Atendimento
TmAt = Tempo médio de Atendimento em dias
TPAt = Tempo Padrão de Atendimento em dias

8. Exemplo:
Calcular o Tempo médio de Atendimento das Requisições listadas abaixo e o Índice de Eficácia no
Atendimento, sendo sido estabelecido o Tempo Padrão de Atendimento em 3 dias pelo Órgão de
gestão de suprimentos junto com o Almoxarife.
5 Requisições atendidas em 2 dias
4 Requisições atendidas em 1 dia
5 Requisições atendidas em 3 dias
TmAt = Σ (Req. Atend. em n dias x n dias) = 5 x 2 + 4 x1 + 5 x 3 = 29 = 2,07 ≈ 2 dias
Σ Req. Atend. 5+4+5 14
IEAt = TmAt = 2 = 0,67
TPAt 3
2 – Avaliar o Nível de Serviço calculando o percentual de requisições atendidas em relação às
requisições solicitadas;
NS = nº Requis. Atendidas x 100
nº de Requis. Solicitadas
3 – Avaliar a Acurácia (IA) do Inventário Físico calculando a quantidade de itens com saldo correto
em relação ao total de itens em estoque, não só nas épocas de inventário físico, mas em períodos
determinados;
IAc = nº itens com saldo correto x 100
nº itens em estoque
4 – Avaliação dos custos de transporte para entrega dos pedidos, a partir dos Boletins Diários de
Entrega;
Este Indicador é utilizado por empresas com grandes estoques e que trabalham com frota própria
ou terceirizada através de roteirização pré-definidas, com vistas à maior eficácia na distribuição dos
seus produtos. Na PCRJ este custo já está embutido nos preços dos licitantes quando de suas
propostas de preços nas licitações. Encontra-se em fase de estudo na Coordenadoria Geral do
Sistema de Infra-estrutura e Logística um sistema de logística integrado que contemple a logística
de suprimentos e de distribuição, hoje também conhecida no meio como Engenharia Simultânea, já
que envolve todo o fluxo de informações e fluxo de materiais da Cadeia Logística ou de
Suprimentos.
5 – Avaliação o Índice de Rotatividade ou Giro de Estoque que significa quantas vezes suprimos
nossos estoques ao longo de determinado período. Note-se que, quanto maior o índice, melhor
para a Organização.
Nota: Outros dado importante sobre estoques: quanto menor a quantidade de material estocado,
desde que garantido o abastecimento, mais vantajoso para a Organização, haja vista que, isto
implica menor custo, em função de menor valor imobilizado, menor área para armazenagem etc.

9. O Índice de Rotatividade do Estoque pode ser calculado pela fórmula:
IRE = MC
EM
onde: IRE = Índice de Rotatividade do Estoque
MC = Material Consumido no período (em unidades de material)
EM = Estoque Médio no período considerado (em unidades de materiais)