Gestão de processos na Certificação
de Entidades Beneficentes de
Assistência Social
BPM Day Brasília
Assistência Social
Principais marcos legais da Assistência Social:
Sistema
de
Proteção
Social
Previdência
Saúde
Assistênci...
O que é CEBAS?
Certificação de Entidades Beneficentes de Assistência Social
 Instrumento federal para entidades sem fins ...
Quem são as entidades no
CEBAS?
• São 6.840 entidades, sendo que 5.622 usufruem dos efeitos da certificação na data de referência.
aguardando decisão: con...
As entidades pelo Brasil (CEBAS)
Entidades por UF e região (CEBAS)
UF Entidades % por UF
SP 2.755 32,3%
MG 1.587 18,6%
PR 905 10,6%
RS 588 6,9%
RJ 520 6,1%...
As entidades pelo Brasil (CEBAS)
pequeno I
pequeno
II
médio grande metrópole
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7,2% 10,5%
16,8%
29,4%17,5%
14,9%
1,9%
1,8%
a. Até R$ 50 mil
b. De R$ 50 a 100 mil
c. De R$ 100 a 200
mil
d. De R$ 200 a 5...
A transformação da
certificação
Justificativa do projeto
Razões de escolha da Certificação de Entidades Beneficentes de Assistência Social (CEBAS)
• Gestã...
SETEMBRO/14 OUTUBRO NOVEMBRO DEZEMBRO JANEIRO
Cronograma do projeto
Planejamento
S1 Entendimento da
Situação Atual
S2 Anál...
Objetivo do Trabalho
A partir da visão de futuro construída junto ao Secretário Executivo do MDS, definimos os objetivos e...
3. A arrecadação da cota patronal é o
grande risco do CEBAS
4. A política pública é o grande norte
do CEBAS
2. Não depende...
Esforço Realizado
Durante os dois meses iniciais do trabalho, a equipe realizou diversas reuniões com diferentes
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Seguindo o mesmo ritmo de decisão de maio a outubro/14, nunca seria possível reduzir o passivo, já que a
quantidade de sol...
Do início do trabalho até o momento, já houve redução do tempo de decisão no MDS. De 10 para 4,3 meses sem o
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Processo de Análise As Is
Havia duplicidade de atividades entre pré-análise e análise. Além disso, o ciclo de apreciação e...
Processo de Análise To Be
Eliminação de atividades sobrepostas e uso de bases de dados relacionadas às entidades de assist...
Resumos das Melhorias
A partir do diagnóstico e redesenho, estas melhorias foram implementadas com êxito e estão
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Grupos de trabalho
Ritos de
gestão
Análise de
perfil de risco
Supervisão
Comunicação
Painel de
gestão à vista
Diligências
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Cartilha e canais de comunicação
• Revisão da linguagem utilizada nas comunicações (site,
e-mails de diligências).
• Pergu...
Simplificação de modelos
• Redesenho dos modelos de pareceres, despachos e ofícios.
• Contribuição para melhor gestão das ...
Painel de gestão e cruzamentos de dados
• Definição de indicadores para o processo.
• Controle de fluxos.
• Referência em ...
Resultados em 2015
• Evidencia a entrada de requerimentos e as publicações ocorridas anualmente desde 2009.
2.327 2.490
1.291 1.186 751 1.343...
• Arquivados: motivados por perda de objeto ou a pedido da entidade.
• Encaminhados: processos enviados ao MEC ou MS para ...
Movimentação de processos
• No último ano, o redesenho permitiu ampliar a movimentação de processos, quase triplicando o v...
Projeção de fim do passivo CEBAS MDS
• Com uma média de 140 novos protocolos e de 639 decisões por mês, a expectativa é de...
Onde estão as entidades na SNAS?
CNEAS: 17.998
CEBAS: 8.560
SISC: 1.907
CENSO: 4.855
TOTAL: 21.462
entidades
CNEAS: Cadast...
Próximos passos
Automação do processo de
certificação (SCNEAS)
Supervisão ativa das entidades
certificadas
Integração entr...
Obrigado.
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5 anos a 180 dias como a gestão de processos transformou a certificação de entidades de assistência social

  1. 1. Gestão de processos na Certificação de Entidades Beneficentes de Assistência Social BPM Day Brasília
  2. 2. Assistência Social Principais marcos legais da Assistência Social: Sistema de Proteção Social Previdência Saúde Assistência Social Política universal e não-contributiva, cujo objetivo é garantir a proteção social aos cidadãos, ou seja, apoio a indivíduos, famílias e à comunidade no enfrentamento de suas dificuldades, por meio de serviços, benefícios, programas e projetos.  Constituição Federal 1988  Lei Orgânica da Assistência Social 1993  Política Nacional de Assistência Social 2004  Norma Operacional Básica/SUAS 2012
  3. 3. O que é CEBAS? Certificação de Entidades Beneficentes de Assistência Social  Instrumento federal para entidades sem fins lucrativos que atuam com preponderância ou exclusividade nas áreas de saúde, educação ou assistência social.  O que representa para as entidades?  Reconhecimento na rede socioassistencial e sustentabilidade financeira  Isenção das contribuições sociais (cota patronal, SAT/RAT, terceiros, PIS, COFINS)  Priorização na celebração de parcerias com o poder público  Outros benefícios locais (tarifa social de luz, água, etc.)
  4. 4. Quem são as entidades no CEBAS?
  5. 5. • São 6.840 entidades, sendo que 5.622 usufruem dos efeitos da certificação na data de referência. aguardando decisão: concessões, originárias ou não, à espera de decisão. válidas: entidades que tem processo de renovação aguardando decisão de mérito. vigentes: certificações dentro de seu período de validade. 1.218 1.437 4.185 5.622 -700 300 1.300 2.300 3.300 4.300 5.300 6.300 entidades sem CEBAS entidades com CEBAS Situação CEBAS MDS (30/09/2015) aguardando decisão válida vigente
  6. 6. As entidades pelo Brasil (CEBAS)
  7. 7. Entidades por UF e região (CEBAS) UF Entidades % por UF SP 2.755 32,3% MG 1.587 18,6% PR 905 10,6% RS 588 6,9% RJ 520 6,1% SC 397 4,7% GO 224 2,6% BA 201 2,4% CE 189 2,2% MA 172 2,0% ES 146 1,7% PE 145 1,7% DF 139 1,6% MS 127 1,5% MT 85 1,0% PA 62 0,7% RN 45 0,5% PB 44 0,5% SE 38 0,4% AL 32 0,4% RO 32 0,4% AM 31 0,4% TO 27 0,3% PI 26 0,3% AC 8 0,1% AP 5 0,1% RR 2 0,0% Total 8.532 100,0% N CO NE SUL SE Entidades 167 575 892 1.890 5.008 % Entidades por região 2,0% 6,7% 10,5% 22,2% 58,7% % pop. brasileira 8,5% 7,5% 27,7% 14,3% 42,0% Distribuição regional das entidades • Maior distanciamento entre o número de entidades nas regiões N e NE em comparação ao percentual de população na região.
  8. 8. As entidades pelo Brasil (CEBAS) pequeno I pequeno II médio grande metrópole Entidades 1.535 1.488 998 2.019 2.492 % Entidades por região 18,0% 17,4% 11,7% 23,7% 29,2% % pop. brasileira 16,7% 16,4% 11,6% 25,9% 29,3% Distribuição das entidades por porte de município # Município Entidades % 1 SAO PAULO/SP 510 6,0% 2 RIO DE JANEIRO/RJ 276 3,2% 3 BELO HORIZONTE/MG 182 2,1% 4 BRASILIA/DF 139 1,6% 5 CURITIBA/PR 134 1,6% 6 SAO LUIS/MA 129 1,5% 7 CAMPINAS/SP 105 1,2% 8 PORTO ALEGRE/RS 102 1,2% 9 FORTALEZA/CE 85 1,0% 10 SALVADOR/BA 72 0,8% 11 BRASILIA DE MINAS/MG 66 0,8% 12 RECIFE/PE 65 0,8% 13 GOIANIA/GO 63 0,7% 14 RIBEIRAO PRETO/SP 50 0,6% 15 UBERLANDIA/MG 44 0,5% 16 FLORIANOPOLIS/SC 41 0,5% 17 LONDRINA/PR 40 0,5% 18 SAO JOSE DOS CAMPOS/SP 40 0,5% 19 CAMPO GRANDE/MS 40 0,5% 20 FRANCA/SP 40 0,5% • Os 20 municípios com mais entidades concentram 26,1% do universo de entidades da certificação.
  9. 9. 7,2% 10,5% 16,8% 29,4%17,5% 14,9% 1,9% 1,8% a. Até R$ 50 mil b. De R$ 50 a 100 mil c. De R$ 100 a 200 mil d. De R$ 200 a 500 mil e. De R$ 500 mil a 1 milhão f. De R$ 1 a 5 milhões g. De R$ 5 a 10 milhões h. Acima de R$ 10 milhões Entidades por receita anual 0,1% 2,8% 4,5% 8,7% 8,9% 18,1% 56,8% Internacional Pública (países estrangeiros, ONU) Internacional Privada (entidades e O.I.s) Privada (doações eventuais) Própria (prestação de serviços) Privada (doações e parcerias) Própria (mensalidades/doações dos membros) Pública (subvenções, convênios e parcerias) Principal fonte de financiamento • 63,9% das entidades na base da certificação possuem receita anual de até R$ 500 mil. • 81,4% não ultrapassam de R$ 1 milhão. • Em relação à origem dos recursos, as fontes públicas predominam com 56,8% enquanto as fontes próprias e privadas predominam como principal fonte em 40,3% das entidades.
  10. 10. A transformação da certificação
  11. 11. Justificativa do projeto Razões de escolha da Certificação de Entidades Beneficentes de Assistência Social (CEBAS) • Gestão por processos numa organização funcional: mudança de paradigma • Existência de elevado passivo na área • Escopo restrito com definição clara dos atores envolvidos • Patrocínio da liderança Adesão a Ata de Registro de Preços MPOG)
  12. 12. SETEMBRO/14 OUTUBRO NOVEMBRO DEZEMBRO JANEIRO Cronograma do projeto Planejamento S1 Entendimento da Situação Atual S2 Análise de Alinhamento S3 Análise de Melhorias S6 Plano de Implantação S5 Desenho da Situação Futura S4 Análise de Quantidade de Recursos De jan/2015 a ago/2015 ocorre o período de monitoramento mensal e calibração das melhorias.
  13. 13. Objetivo do Trabalho A partir da visão de futuro construída junto ao Secretário Executivo do MDS, definimos os objetivos e norte do trabalho Objetivo Central: Cumprir o tempo de decisão previsto por lei (6 meses) Objetivo para o Legado: Reduzir o tamanho do Passivo Objetivo para o Futuro: Reduzir a quantidade de Diligências Norte do Projeto Aumentar a agilidade, transparência e segurança do processo
  14. 14. 3. A arrecadação da cota patronal é o grande risco do CEBAS 4. A política pública é o grande norte do CEBAS 2. Não depender de mudanças na legislação 1. Não depender do aumento do quantitativo de pessoas Premissas das Soluções Para a construção das soluções, utilizamos algumas diretrizes como premissas, para que o trabalho realizado fosse efetivo e as soluções fossem implantadas com maior facilidade
  15. 15. Esforço Realizado Durante os dois meses iniciais do trabalho, a equipe realizou diversas reuniões com diferentes atores do processo afim de entender a realidade interna e externa do problema - Entrevista qualitativa com 9 Entidades - Reunião do CNAS - 3 Reuniões com MS - Reunião com o MEC - Reunião com um Órgão Gestor e CMAS - 300+ horas de reunião com a Equipe da DRSP - Grupos de Trabalho para o desenho das soluções - Pesquisa quantitativa com Entidades com e sem CEBAS
  16. 16. Estado Número de Entidades % Acre 14 0% Alagoas 18 1% Amapá 7 0% Amazonas 27 1% Bahia 116 4% Ceará 85 3% Distrito Federal 50 2% Goiás 91 3% Espírito Santo 90 3% Maranhão 35 1% Mato Grosso 36 1% Mato Grosso do Sul 80 3% Minas Gerais 512 18% Pará 41 1% Paraíba 37 1% Paraná 350 12% Pernambuco 92 3% Piauí 28 1% Rio de Janeiro 175 6% Rio Grande do Norte 36 1% Rio Grande do Sul 214 7% Rondônia 23 1% Roraima 8 0% São Paulo 1.080 37% Santa Catarina 148 5% Sergipe 29 1% Tocantins 27 1% A entidade opera a nível Nacional ou Internacional 63 2% Representatividade da pesquisa
  17. 17. Seguindo o mesmo ritmo de decisão de maio a outubro/14, nunca seria possível reduzir o passivo, já que a quantidade de solicitações era superior ao número de decisões. Diagnóstico do Passivo 838 308 827 327 190 105 167 72 118 497 595 solicitação autuados análise apreciação Gargalos do Passivo 2014 (mai-out) Renovação Concessão Outros Passivo 1.028 531 994 399 -497 +463 -595 Tempo para zerar o passivo: ∞
  18. 18. Do início do trabalho até o momento, já houve redução do tempo de decisão no MDS. De 10 para 4,3 meses sem o passivo, e de 47 para 28 com o passivo. Solicitar Certificação Realizar Triagem Analisar Solicitações Solicitação Recebida Solicitação vira Processo Processo entra na Análise Retorno de Diligência Término da Análise Apreciação e Decisão 3 meses 37 meses Expedição de Diligência TEMPO MÉDIO ATUAL PARA DECISÃO mesesmeses sem passivo com passivo 23,7 meses 10 4728,054,36 3 meses1,4 meses Tempo de decisão
  19. 19. Processo de Análise As Is Havia duplicidade de atividades entre pré-análise e análise. Além disso, o ciclo de apreciação e decisão era longo e se repetia na Coordenação, Departamento e Secretaria. Por último, o tratamento de denúncias era desconexo com os demais processos AnálisePré-Análise Checklist Documental Análise Parecer Apreciação e Decisão Tratar denúncias
  20. 20. Processo de Análise To Be Eliminação de atividades sobrepostas e uso de bases de dados relacionadas às entidades de assistência social para a apreciação e decisão, além da definição de parâmetros de supervisão. Requisitos Legais Checklist Documental Análise de Atividade Parecer Apreciação e Decisão Análise Classificação do Risco Supervisão Recurso SISC CENSO SUAS Instrução de processos Comunicação externa (entidades, outros órgãos federais) Controle de processos e documentos Monitoramento da certificação Apreciação (alto risco) e Decisão
  21. 21. Resumos das Melhorias A partir do diagnóstico e redesenho, estas melhorias foram implementadas com êxito e estão agrupadas entre incrementais e disruptivas. Solicitar Certificação Realizar Triagem Analisar Solicitações Analisar Recursos Tratar Denúncias ã Melhorias Incrementais Melhorias Disruptivas Criação da Cartilha CEBAS e ativação de canais de comunicação Simplificação do Modelo de Parecer e Ofício de Diligência Utilização de Painel de Gestão à Vista Criação de Ritos de gestão da equipe Instauração do Processo de Supervisão Apreciação fundamentada em cruzamento de dados Criação do e-mail diligência CEBAS Revisão do Processo de Análise de Recursos
  22. 22. Grupos de trabalho Ritos de gestão Análise de perfil de risco Supervisão Comunicação Painel de gestão à vista Diligências • Participação de toda a equipe (melhoria do clima organizacional). • Soluções propostas internamente (empoderamento).
  23. 23. Cartilha e canais de comunicação • Revisão da linguagem utilizada nas comunicações (site, e-mails de diligências). • Perguntas e respostas que orientam o pedido de certificação, identificadas a partir das dúvidas mais frequentes e com modelos dos documentos obrigatórios • Ativação de notícias no site do MDS e publicações nas redes sociais.
  24. 24. Simplificação de modelos • Redesenho dos modelos de pareceres, despachos e ofícios. • Contribuição para melhor gestão das atividades, evitando sobreposição de tarefas.
  25. 25. Painel de gestão e cruzamentos de dados • Definição de indicadores para o processo. • Controle de fluxos. • Referência em outros bancos de dados da Secretaria Nacional de Assistência Social.
  26. 26. Resultados em 2015
  27. 27. • Evidencia a entrada de requerimentos e as publicações ocorridas anualmente desde 2009. 2.327 2.490 1.291 1.186 751 1.343 1.008 1 123 1.535 162 1.225 4.263 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 (acum.) Histórico de requerimentos e publicações CEBAS MDS REQUERIMENTOS ARQUIVAMENTOS PUBLICAÇÕES
  28. 28. • Arquivados: motivados por perda de objeto ou a pedido da entidade. • Encaminhados: processos enviados ao MEC ou MS para julgamento de mérito ou a pedido da entidade. • Publicações: decisões publicadas no D.O.U., incluindo recursos SNAS. * Em fevereiro e agosto, as publicações ocorreram no mês posterior das análises por restrições de agenda interna. ** Para primeira análise estão sendo distribuídos os processos protocolados em jun/jul de 2015. jan/15 fev/15 * mar/15 abr/15 mai/15 jun/15 jul/15 ago/15 * set/15 decisões 692 51 667 977 679 869 759 209 851 arquivados 194 0 133 133 56 58 9 19 encaminhados 55 46 14 29 142 221 147 209 5 publicações 443 5 520 815 481 590 603 827 692 51 667 977 679 869 759 209 851 0 200 400 600 800 1.000 1.200 Processos decididos CEBAS MDS
  29. 29. Movimentação de processos • No último ano, o redesenho permitiu ampliar a movimentação de processos, quase triplicando o volume de processos analisados. • Com isso, o número de processos nunca distribuídos foi reduzido e restringe-se a 43 processos. Abaixo o desdobramento do passivo nas fases. 367 1.401 164 811 374 49 423 146 200 1.063 2.884 0 500 1.000 1.500 2.000 2.500 3.000 30/jun/2014 30/jun/2015 Análise técnica Suspensos Apreciação Aprovação Recursos 43 1.170 120 479 61 185 65 71 15 AGUARDANDO ANÁLISE ANÁLISE TÉCNICA SUSPENSO POR MANIFESTAÇÃO SUSPENSO POR DILIGÊNCIA APRECIAÇÃO APROVAÇÃO AGUARDANDO PRAZO RECURSAL RECURSOS SNAS RECURSOS GM
  30. 30. Projeção de fim do passivo CEBAS MDS • Com uma média de 140 novos protocolos e de 639 decisões por mês, a expectativa é de encerrar o passivo até dezembro deste ano. 140 140 140 140 2.169 1.530 891 252 639 2.309 1.670 1.031 392 set/15 out/15 nov/15 dez/15 novos requerimentos passivo (saldo últ. dia do mês) média de decisões/mês em 2015
  31. 31. Onde estão as entidades na SNAS? CNEAS: 17.998 CEBAS: 8.560 SISC: 1.907 CENSO: 4.855 TOTAL: 21.462 entidades CNEAS: Cadastro Nacional de Entidades de Assistência Social. CENSO SUAS 2014: recenseamento dos equipamentos privados de acolhimento e de convivência e fortalecimento de vínculos. CEBAS: Certificação de Entidades Beneficentes de Assistência Social. SISC: Sistema de Informações do Serviço de Convivência e Fortalecimento de Vínculos.
  32. 32. Próximos passos Automação do processo de certificação (SCNEAS) Supervisão ativa das entidades certificadas Integração entre CEBAS e CNEAS Difusão da experiência dentro e fora do MDS Escritório de gestão
  33. 33. Obrigado. DOUGLAS G. CARNEIRO douglas.carneiro@mds.gov.br JAMES T. DA SILVA james.silva@mds.gov.br

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