Gestao de Ocorrencias

Módulo - Gestão de Ocorrências
Gestão da Qualidade

Pauta da Reunião
. Apresentação dos Módulos MV – Sistema
Estratégico - Gestão de Ocorrências
. Registro de Ocorrência
. Gerenciamento das Ocorrências
. Relatórios - Ocorrências

Apresentação dos Módulos MV –
Sistema Estratégico;
✓ KPI (Key Performance Indicator) = Indicadores (Análises + dados + ações dos indicadores);
✓ Gestão de Documentos = Repositório de documentos institucionais;
✓ Gestão de Ocorrências = Anomalias (Eventos adversos + RNC);
✓ Gestão de Projetos = Planos de Ação;
✓ BSC = Planejamento Estratégico;
✓ Painel Dashboard = Gerenciamento de Pendências do Sistema;
✓ Análise Crítica = Apresentação de Indicadores em Reuniões;
✓ Gestão de Riscos = Mapeamento e Gerenciamento de Riscos (módulo não será
implantado neste momento).

Primeiramente desejamos boas vindas aos usuários do MV Soul - Sistema
Estratégico.
Neste módulo trabalharemos com os registros de anomalias (Eventos Adversos,
Farmacovigilância, Tecnovigilância, Hemovigilância e Relato de Não
Conformidade).
A seguir está o passo a passo para o manuseio do Sistema com as telas
devidamente identificadas.
Equipe Gestão da Qualidade

Registro de Ocorrências
1° Acesse a Intranet e o Sistema MV;
2°Acesse com seu Login e senha o “Sistema da Qualidade”.
Login: Matrícula / Senha do Primeiro Acesso: mv (Essa senha deverá ser alterada no primeiro
acesso)
1°
2°

Registro de ocorrências via Sistema da Gestão da Qualidade.
3° Ao entrar no sistema, acesse Gestão de Ocorrências;
4°Registrodo Ocorrências;
3°
4°

5°Ao abrir a tela de Registro de Ocorrências,automaticamente o sistema preenche os dados
do autor. (Organização + Setor + Nome completo)
Caso o autor desejar cadastrar a ocorrência de modo anônimo, basta deslocar a “chave” até a
barra ficar azul, fazendo com que os dados desapareçam (Organização + Setor + Nome
completo)

6°Preencha os seguintes campos: . Organização - Hospital SOCOR;
. Setor da Ocorrência (Local);
. Responsável do Setor;
*Campos obrigatórios para aceite da anomalia. Caso contrário a mesma será devolvida
para correçãodo autor.

7°Preencha os seguintes campos: . Tipo de Ocorrência;
. Ocorrência;
Os referidos campos já possuiopções
(padrões) cadastradasno sistema, o autor
terá que escolher a opção mais adequada à
notificação que deseja realizar. Os campos
não tem ordem de preenchimento,nos
próximos slides seguem alguns exemplos
que facilitará ao autor a seleção das
opções.
*Campos obrigatórios para aceite da
anomalia. Caso contrário a mesma
será devolvida para correção do autor.

7°Exemplos dos seguintes campos: . Tipo de Ocorrência;
. Ocorrência;
Repare que ao selecionar
Farmacovilância, o sistema já seleciona as
ocorrências vinculadas a eventos adversos
relacionados à medicações. (Outro
exemplo no próximo slide).
*Campos obrigatórios para aceite da
anomalia. Caso contrário a mesma
será devolvida para correção do
autor.

7°Exemplos os seguintes campos: . Tipo de Ocorrência;
. Ocorrência;
Caso o autor apresentar dúvidas quanto ao tipo
da ocorrência, o mesmo poderá selecionar a
ocorrência (Título) desejada e
automaticamenteo sistema irá selecionar o
tipo de ocorrência já vinculada ao título
selecionado (exemplo ao lado).
*Campos obrigatórios para aceite da anomalia.
Caso contrário a mesma será devolvida para
correção do autor.

8°Preencha os seguintes campos: Método da detecção da ocorrência;
. Ação imediata;
. Título da Ocorrência (deve ser o mesmo do campo “Ocorrência”)
. Data do ocorrido; (Preenchimento automático)
. Hora (aproximada do ocorrido); (Preenchimento automático)
*Campos obrigatórios para aceite da anomalia. Caso contrário a mesma será devolvida para correção do
autor.

9°Após preenchimento dos campos anteriores, é hora da descrição/relato da ocorrência. Conformejá
padronizado pela Instituição é necessário que o mesmo seja DETALHADO contendo todas as
informações pertinentes para auxiliar na rastreabilidadee consequentementea tratativa mais eficaz para
a anomalia. Lembrando quediferente do SAS o autor não irá classificaro dano ao registrar a ocorrência,
esta etapa será realizada pela Gestão da Qualidadena etapa de Avaliação.
autor.

10°Eventos Adversos: após preenchimento do relato o autor deverá selecionar o paciente
pelo qual a notificação foi direcionada, mesmo que já tenha descrito no relato da notificação.
No sistema MV todas as notificações de eventos adversos são lincadas com os atendimentos
do prontuário do paciente.
OBS: Este formulário só aparecerá em casos em que o tipo de ocorrência for um EA (Evento
Adverso). Em casos de NC (Não Conformidade) não aparecerá ao autor.
autor.

11°Caso houver necessidade de inserir anexos (documentos/evidências) que pertençam a
notificação,o autor deverá clicar no campo “selecionar arquivos” e anexar o documento já
salvo no computador.

12°Após FINALIZAR preenchendo todos os campos do registro. O autor deverá SALVAR.
Caso contrário a notificação não será lançada no sistema.

. Registros de Ocorrências no PEP;

Registro de Ocorrências no PEP
1° Acesse a Intranet e o Sistema MV;
2°Acesse com seu Login e senha o “Sistema MV PEP”.
1°
2°
Registro de ocorrênciasvia MV PEP (Prontuário Eletrônico).

Registro de ocorrênciasvia MV PEP (Prontuário Eletrônico).
3° Selecionar o paciente desejado;
4°Entrar no prontuário do paciente selecionado;
5° Ao entrar no prontuário, acesse “Sistema da Qualidade”;
6°Registro de Ocorrência;
5°
6°

7°O registro ocorrerá da mesma forma como explicado anteriormente (sistema de gestão).
O autor deverá preencher os campos obrigatórios, conforme ordem abaixo.
*
9

8 °Ao notificar as ocorrências diretamente no Prontuário do paciente selecionado,
automaticamente o sistema já preenche todos os dados do paciente facilitando para o autor a
procura do mesmo. No campo “Dados do paciente”, basta digitar o nº de atendimento
novamente. Segue abaixo:

9°Após o registro completo, não se esqueça de SALVAR.

. Gerenciamento de Ocorrências
(Monitoramento);

Gerenciamento de Ocorrências (Monitoramento)
1°Gerenciamento da Ocorrência: Após notificação concluída a ocorrência irá para a tela de
gerenciamento. Onde será feito todo o processo de andamento da ocorrência.
. Aceite;
. Análise e Ação;
. Aprovação;
. Arquivo;
Nesta tela também serão visualizadas as ocorrências
que não foram “aceitas” e devolvidas pela Gestão da
Qualidade.
Fique atento!

2°
2°Após clicar no “Gerenciamento de Ocorrências” irá abrir esta tela, onde todas as ocorrências notificadas
estão alocadas, de acordo com cada etapa.

3°Etapa “EM ESPERA”: Estão as ocorrências que estão aguardando o aceite da Qualidadee/ou observação
direcionado para o autor (possíveis adequações).
Ícones que poderão ser utilizados:
Atualizar a tela;
Visualizar as ocorrências arquivadas;
Exportar (Relatórios das ocorrências de acordo com os
filtros, ao lado);
Visualizar as ocorrências;
Workflow: Status e usuário que executou cada etapa;
Nota: se há alguma mensagem enviada na ocorrência, por um dos
executores;
Impressão da ocorrência;
Visualização do Plano de Ação cadastrado na ocorrência;
Os Campos acima são os filtros para gerenciar as ocorrências em qualquer etapa da tela.
O usuário poderá pesquisar pelo nome da ocorrência, código e data (inicial e limite) .Importante ressaltar que ao acessar o
sistema automaticamente puxará a data vigente, sendo assim o usuário terá que modificar a mesma.

3°Etapa “EM ESPERA”: Ressaltamos que o sistema MV não permite que o autor entre na anomalia e edite a mesma depois
de já ter salvo e finalizado.
Diante disto destaca-se a importância do relato ser mais completo possível, com riqueza de detalhes contendo todas as
informações pertinentes ao registro.
Nos casos em que a Gestão da Qualidade registre uma observação para o autor verificar no relato, o mesmo deverá
verificar/acompanhar a mensagem descrita no Ícone (notas).

3° Etapa “EM ESPERA”: Caso o autor queira também deixar uma mensagem, ele poderá registrar no mesmo local
(Notas). Completando os campos “Título” “Descrição” e não se esqueça de salvar.
Conforme informado o sistema NÃO permite a edição da ocorrência já SALVA, diante disto é necessário que o autor registre
uma NOVA ocorrência, contendo as adequações necessárias. Só assim a ocorrência “inadequada” poderá ser
recusada/arquivada pela Gestão da Qualidade.

4°Etapa “Análise”: Nesta etapa estão as ocorrências que foram aceitas pela qualidadee encaminhadas ao
gestor da área para análise de causa raiz e proposição de ação.
Para realizar a análise da ocorrência, o responsáveldeverá clicar no ícone de visualização.

4°Etapa “Análise”: Para facilitar ao responsávela localizaras anomalias para realização da análise, o mesmo
poderá filtrar as ocorrências através do ícone e clicar na opção “Sou Responsável”. Assim aparecerá
somente as anomalias de sua responsabilidade(aguardando a construção da análise), conformeimagem
abaixo.

5°Etapa “Análise”- Preencher os seguintes campos:
. Informações: Campo aberto para descrição da análise crítica (investigação dos fatos).
. Formulário: O formulário só aparecerá em casos de notificações classificadas como EA, formulário este embasado no
Protocolo de Londres (fatores contribuintes que levaram a ocorrência do EA). Lembrando que nenhum campo deve ficar
aberto, caso não houver o mais adequado o responsável deverá assinalar NA e obrigatoriamente justificar a ausência dos
fatores contribuintes no campo aberto anterior “informações”, conforme já padronizado na Instituição.

5°Etapa“Análise”- Preencher os seguintes campos:
. Análise: Após preencher os campos anteriores “Informações”e “Formulário” (somente em casos de EA) o
usuário deverá se direcionar ao campo “Análise”.
• Tipo de Análise: Selecionar “CAUSA RAIZ”
• Causa Raiz: Selecionar o M que mais se adequa a investigação realizada

• Causa Raiz: Após selecionar o M desejado, clicar em Adicionar. Lembrando que podem ser selecionados
quantos M’s o usuário desejar e abrir plano de ação para cada um deles (se julgar necessário).
IMPORTANTE!
Para conclusão da análise de causa raiz, o usuário
deve preencher todos os campos anteriores
descritos.
Caso não for preenchido a aba “ANÁLISE” e não
selecionar nenhum M não é possível que o usuário
cadastre Plano de Ação para a anomalia.
IMPORTANTE!
Em casos de EA o usuário deverá selecionar o que mais se
adequa a análise realizada, caso nenhum se adequar o NSP
padronizou que deverá ser assinalado qualquer M referente ao
Meio Ambiente (conforme adaptado também no SAS).
* Ressaltamos que o sistema sofreu adequações conforme a
nossa realidade, para nos atender de forma mais efetiva.

• Causa Raiz: Após selecionado o M corretamente, é hora de cadastrar o Plano de Ação para o ocorrência.
Excluir a Causa Raiz selecionada;
Adicionar Plano de Ação;
Associar o Plano de Ação aos que já foram
cadastrados;
Visualizar Plano de Ação
cadastrado/iniciado;
Para adicionar o Plano de Ação, é necessário que o usuário clique no 2º ícone . Conformeinformado
anteriormente.
É permitido que o usuário cadastremais de uma ação na causa raiz selecionada, mais de uma causa raiz (M) e
abrir planos de ações diferentes caso o usuário sentir necessidade.
“M” Selecionado
Significado dos ícones

• Plano de Ação: Ao selecionar o ícone “Adicionar Plano de Ação” abrirá a tela para ser preenchida.
Preencha os seguintes campos: . Título (Código da ocorrência) e o nome do Plano de Ação, caso houver mais de uma
ação é necessário colocar .1,.2,.3 na frente para ordenar as ações, exemplo: 459.1, 459.2,459.3; (próximo slide)
. Data de início;
. Data de Execução (caso já foi
concluída);
. Descrição: Campo aberto para
explicação do Plano de Ação
cadastrado em geral.;
. Orçamento (se houver);
. Custo (se houver);

. Grupo do Projeto: nesta parte o usuário deve selecionar o grupo pelo qual a ação cadastrada está
direcionada (Imagem abaixo.)

• Plano de Ação: Na mesma tela, também deverá ser preenchida a aba “ANÁLISE”, onde o responsávelpelo
cadastro do plano de ação deverá utilizar uma das metodologias para elaboração do PLA. Utilizado no
exemplo 5W2H, vai da escolha do responsávelqualutilizar.

• Plano de Ação: Após feito todo o preenchimento necessário, o usuário deve clicar em salvar e posteriormente fechar a
tela.

• Plano de Ação: Para visualizar ainda na tela da análise da notificação, o usuário deve ir na tela de
“PROJETOS”.

7°Após concluir a análiseda ocorrência, o responsáveldeve clicar em “SALVAR” e “AVANÇAR” para
finalização da etapa.
Importantelembrarque o sistema não possuisalvamento automático, sendo assim é necessário que o
usuário salve e logo em seguida clicar em avançar. Caso não o faça a análise continuará “presa” ao
responsável.
Após conclusão para sair da página, basta clicar no ícone azul.
Pronto agora sua análise está
concluída!
A Gestão da Qualidade irá verificar e
aprovar, para arquivamento da
ocorrência!

8°Plano de Ação:
• Plano de Ação: Para alimentar o PLA cadastrado (da anomalia) já encaminhado à Gestão da Qualidade
basta o usuário pesquisar pelo título, código da ocorrência e data, na tela de Gerenciamento de
ocorrências na aba FINALIZADAS e clicar no ícone verde (visualização do PLA). Lembrando que para
facilitar o responsáveldeverá filtrar “Sou responsável”.

• Plano de Ação: Ao clicar no ícone verde (visualização dos PLA), abrirá esta tela para alimentar o PLA
cadastrado. Dê 2 cliques no PLA selecionado.

• Plano de Ação: Ao clicar no PLA selecionado é necessário atualizara data da execução e descrever no
campo aberto “DESCRIÇÃO” a conclusão e/ou andamento do plano proposto.
• Importantelembrar que após alimentar o PLA é obrigatório SALVAR. O sistema não possuimecanismo de
salvamento automático.

9°Caso a Gestão da Qualidaderecuse a análiserealizada.
A mesma retornará para a tela de análise e o responsávelterá que refazer a mesma.
1º Print: Para visualizar a mensagem que a Gestão da Qualidade justificou a recusa da análise basta clicar no ícone
(conforme imagem abaixo).
2º Print: Em seguida aparecerá a mensagem escrita para o setor com as orientações da Gestão da Qualidade para
execução da análise.
Análise verificada/concluída basta SALVAR e AVANÇAR.

Relatórios - Ocorrências
10°Frequência: Este módulo é outro meio que o gestor
consegue emitir relatórios referente as ocorrências
cadastradas no sistema. A 1ª tela que irá abrir será um gráfico
conforme os filtros selecionados (Ícone Verde.)

Ao selecionar o ícone irá abrir a tela para o usuário selecionar os filtros e extrair do sistema o
relatório conformea sua necessidade. Após escolha dos filtros o usuário deverá clicar em “APLICAR”.

Após “APLICAR” os filtros o usuário poderá Gerar relatório onde o sistema estratifica todas as informações, Exportar o
gráfico dos filtros selecionados. Caso queira limpar os filtros basta clicar no ícone Limpar.
1.Relatório
2. Exportar

11°Registro: Nesta tela podemos selecionar uma ocorrência de sua
escolha e visualizar todas as informações pertencentes a ela, tais
como: . Ficha; Análise Mensal; Registro; Plano de Ação;
Antes de tudo Selecione a Organização “HOSPITAL SOCOR”

11°Registro: Nesta tela podemos selecionar uma ocorrência de sua escolha e visualizartodas as
informações pertencentes a ela, tais como:
. Análise Mensal (Período que a notificação foi registrada e analisada);

11°Registro: Nesta tela podemos selecionar uma ocorrência de sua escolha e visualizartodas as
informações pertencentes a ela, tais como:
. Registros (com a mesma classificação), podendo também filtrar por data;
. Plano de Ação vinculado a ocorrência;

Pontos de Atenção:
➢ Inicialmente todos os colaboradores (equipe multidisciplinar) terão acesso e poderão notificar EA/NC.
Posteriormente será disponibilizado também acesso aos parceiros internos (Ex: AXIAL) para registros de
EA/NC no sistema de gestão;
➢ A opção de registro de ocorrências no modo Anônimo é permitida, porém todos os outros campos do
formulário é obrigatório o seu preenchimento;
➢ Visando otimizar a tratativa da ocorrência é obrigatório o preenchimento dos dados do paciente ao
registrar o EA;
➢ O sistema NÃO permite a edição da ocorrência já SALVA, diante disto é necessário que o autor registre
uma NOVA ocorrência, contendo as adequações necessárias. Só assim a ocorrência “inadequada”
poderá ser recusada/arquivada pela Gestão da Qualidade;
➢ A metodologia “Protocolo de Londres” só será utilizada para análise de EA;
Módulo de Gestão de Ocorrências
(Registro do Ocorrências + Gerenciamento + Relatórios)

Pontos de Atenção:
➢ Para conclusão da análisede causa raiz, o usuário deve preencher todos os campos anteriores descritos.
Caso não for preenchido a aba “ANÁLISE” e não selecionar nenhum M não é possível que o usuário
cadastre Plano de Ação para a anomalia.
➢ Os campos que não estão descritos nos slides do treinamento para preenchimento não devem ser
preenchidos, caso contrário sua busca/ação não será efetivada corretamente;
➢ Devemos ter muita atenção para sempre que houverem lançamentos no sistema, salvar antes de fechar,
caso contrário o conteúdo lançado será perdido;
➢ Os acessos ao Sistema permanece sob responsabilidade de liberação da Equipe de TI.
Módulo de Gestão de Ocorrências
(Registro do Ocorrências + Gerenciamento + Relatórios)

Todas as dúvidas e orientações poderão ser realizadas
via telefone e e-mail junto à equipe da Gestão da Qualidade.
Estamos à disposição para atende-los quando necessário.
Gestão da Qualidade: 3330-3179
silvia.Noronha@socor.com.br
Izabella.lourenco@socor.com.br
Patricia.santos@socor.com.br
Lembramos que nossa equipe está assistindo toda a Instituição e por isso podem ocorrer
atrasos nos retornos. Pedimos que todos aguardem. Iremos retornar todas as dúvidas!

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