- O documento discute a técnica de produtividade pessoal chamada GTD (Getting Things Done), que ensina como assumir o controle da vida sem estresse através de foco e organização. - GTD é apresentado como uma arte marcial para o trabalho, envolvendo coleta, processamento e organização de tarefas, além de revisão constante para manter tudo em ordem. - Os princípios-chave incluem resolver compromissos internos, usar a mente de forma adequada e transformar distrações em ações definidas

1. GTD - Getting Things Done
Assuma o controle de sua vida, com foco e
sem estresse. E faça tudo acontecer!
Tema: Produtividade Pessoal Por: Itamar Vieira

2. Sumário
• Produtividade: Eficiência x distrações
• GTD como uma arte marcial no trabalho
• Aspectos da auto gestão
• Os modelos de GTD
• Ferramentas
• Referências
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3. Produtividade:
Eficiência x distração
• Eficiência é inversamente proporcional à
distração
• Sua habilidade de gerar eficiência e
produtividade é diretamente proporcional à
sua habilidade de se concentrar
• Sua habilidade de se concentrar é
diretamente proporcional à sua habilidade de
eliminar distrações
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4. De onde vem as distrações?
• Boa parte da perda de foco vem de
– Compromissos não gerenciados
– Conflitos internos não resolvidos
– Tarefas não realizadas
– Deveres não cumpridos
• A mente não evoluiu para gerenciar esse tipo
de situações
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5. Porque algumas coisas não
saem da nossa cabeça?
• Falta de um sistema confiável para lembrar
os resultados e as ações necessárias
• Falta de decisão sobre o próximo
passo, ação física. Se você não der atenção
apropriada para aquilo que chamou a sua
atenção, isso vai tomar mais atenção do que
merece
• Falta de clareza sobre os resultados
pretendidos.
• A sua mente exige a atenção para o que ela
está tentando te lembrar. Se você não lidar
com isso o resultado será o estresse 5

6. Como trabalhar menos
e produzir mais
• O psicólogo K. Anders Ericsson realizou um estudo onde afirma
que as pessoas com maior produtividade são aquelas que
trabalham menos, mas de forma focada.
• O estudo foi publicado na revista Psychological Review e foi
realizado após Ericsson analisar um grupo de músicos. A análise
constatou que os músicos que praticavam durante 4 horas e
paravam para descanso se destacavam mais em relação aos que
gastavam 7 horas na mesma atividade.
• Ele revelou também que foram analisadas pessoas de outras
áreas, como autores de novela. Segundo ele, estes autores
mudam a maneira de trabalhar para escreverem os capítulos
finais das novelas. Eles passam a dedicar menos horas à
atividade, porém, tem maior produtividade durante este tempo.

7. GTD como uma arte marcial
no trabalho
• “ Trabalho é qualquer coisa que precisa ser
feita e que você se comprometeu em fazer”
• Mind like water ou munshin (japonês)
– Uma resposta apropriada ao que esteja presente
para você a cada momento
– Também significa sem mente (sem pensamentos)
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8. Princípios básicos do GTD
• Resolver os compromissos internos
– Se está na sua mente, sua mente está ocupada e não está clara
– Identificar o compromisso e decidir as ações para cumpri-lo
– Criar um sistema para lembrar e revisar cada uma das ações
• Usar adequadamente o poder da mente
– Precisamos educar a nossa mente
– Eu não sou a minha mente, ela é apenas uma grande ferramenta
• O verdadeiro trabalho da atividade do conhecimento
– A tarefa não é dada, ela deve ser determinada
– Não há certezas, só há possibilidades
– Refletir sobre os resultados do nosso trabalho
• Transformação da “tralha”
– “tralha” é tudo que você deixa entrar no seu mundo mental sem definir
resultado/destino e próxima ação
– não é necessariamente ruim

9. Aspectos da auto gestão
• Controle – compromisso focado e consciente
com todas as opções de ação em qualquer
hora ou lugar
– Quando é que as pessoas mais se sentem
satisfeitas no seu trabalho?
– Estado de fluxo
• Perspectiva – Clareza e alinhamento sobre
decisões, prioridades e princípios
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10. Os modelos do GTD:
Para obter controle e perspectiva
• Fluxo de Trabalho (workflow)
Cinco etapas chaves do processo de controle
• Horizontes de Foco
Seis níveis de perspectivas para se trabalhar
• Método Natural de Planejamento

11. Gerenciando o fluxo de trabalho
• Coletar - fisicamente e digitalmente
• Processar – tornar claro o significado de
cada item
– Listas do tipo “To Do” geralmente NÃO dão certo
porque não são processadas
• Organizar – ter um sistema que indique onde
cada item deve ser armazenado
• Revisar – manter o sistema em ordem
• Fazer – tomar ações fisicamente
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12. Fluxo GTD & Horizontes de Foco
P
Propósito/Princípios E
R
Visão S
P
Metas E
C
Áreas de foco/Responsabilidade
T
Projetos I
Coletar/ Processar/ Revisar/ V
Registrar Esclarecer Organizar Refletir Fazer/Ações A
CONTROLE

14. Coletar
• Cada veio aberto deve estar em seu sistema
de coleta e fora da sua cabeça
• Você deve ter o menor número possível de
caixas de coleta que possa sobreviver
• Você deve esvaziá-la regularmente

15. Processar
• Comece do topo
• Processe um item de cada vez
• Nunca coloque algum item de volta no container
• Se algum item requer alguma ação
– Faça, se levar menos que dois minutos, OU
– Delegue, OU
– Adie
• Se um item não requer alguma ação:
– Jogue fora, OU
– Classifique-o como Algum Dia/Talvez, OU
– Arquive-o, caso sirva como material de referência
• Se tomar menos de dois minutos do seu tempo para realizar
algo, deve ser feito imediatamente. A regra de dois minutos é
uma orientação, abrangendo aproximadamente o tempo que
seria necessário para adiar alguma ação

16. Organizar
• Listas que podem ser usadas para acompanhar os itens que
estão esperando por alguma ação
– Próximas Ações - Para todo o item que requer atenção, decida qual é
a próxima ação que pode ser tirada daquele item
– Projetos - Todo o veio aberto na sua vida ou trabalho que requer mais
de uma ação para ser realizado se torna um projeto
– Em Espera - Quando uma ação é delegada para alguém, ou então é
necessário aguardar algum evento externo antes de levar adiante
algum projeto
– Algum Dia/Talvez - Coisas que devem ser feitas em algum momento
da sua vida, mas não agora.
• Um calendário é importante para monitorar suas reuniões e
compromissos, no entanto, não utilize para manter listas de
ações
• O ponto-chave final de organização do GTD é um sistema único
de arquivamento. Este deve ser fácil, simples e divertido

17. Revisar
• As listas de ações e lembretes serão de pouca
utilidade se não for revisto, pelo menos diariamente,
ou sempre que possível. Dado o tempo, energia e
recursos disponíveis num determinado momento,
deve-se decidir a mais importante tarefa a ser feita
imediatamente, e fazê-la
• A disciplina de GTD exige que todas as ações,
projetos e itens em espera sejam revistos pelo
menos uma vez por semana, tendo a certeza que
todas as novas tarefas ou eventos futuros sejam
inscritas no sistema, e que tudo está atualizado

18. : Construindo o horizonte de foco
• 50 mil pés: Propósito e princípios (Vida)
• 40 mil pés: Visão (longo prazo 3-5 anos)
Por onde começar?
• 30 mil pés: Metas (curto e médio 1-2 anos)
• 20 mil pés: Áreas de responsabilidade
• 10 mil pés: Projetos atuais
• Decolagem: Próximas Ações
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19. : Seis níveis de foco
• Quanto mais alto, maior o campo de visão e mais
geral o quadro de nossas vidas
• Considerando projetos, ações, negócios e
compromissos inacabados (veios abertos), e outras
entradas com diferentes "alturas“
• Revisar com foco em diferentes níveis. A perspectiva
adquirida a partir dessas análises deverá conduzir
suas prioridades, o que, por sua vez, determina a
prioridade de cada uma das funções e compromissos
recolhidas durante o processo do fluxo de trabalho
• Determinar o contexto da respectiva tarefa e colocá-
la em uma lista apropriada.

20. Fazer
• Qualquer sistema organizacional não é bom
se é necessário um tempo extenso gasto na
organização de tarefas ao invés de realmente
executá-las
• Se você puder executar o sistema de forma
simples, fácil e divertida você estará menos
inclinado à procrastinação ou se
sobrecarregar com muitos veios abertos

21. : Planejamento Natural
• Para quando é necessário mais
planejamento e estudo
• Foco "vertical" ao planejar projetos e pensar
por meio de tópicos
• Cinco etapas do planejamento
1. Definir o propósito e princípio
2. Visualizar o resultado desejado
3. Brainstorm ou consenso
4. Organizar
5. Identificar próximas ações

22. Ferramentas
• Google Gmail – praticando GTD
• Ema Dox GTD

23. Referências
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24. Grato pela sua atenção!
Alguma pergunta?
itamar@ema.net.br