Livros Fiscais e Plano de Contas

Anotações do Aluno
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Aula Nº 4 – Procedimentos e
Registros de Constituição - Livros
e Plano de Contas
Objetivos da aula:
Toda empresa necessita das mais variadas informações sobre as suas

Aula 04 - Procedimentos e Registros de Constituição - Livros e Plano de Contas
atividades, para o controle da administração, para acompanhamento dos
sócios, para obter crédito com fornecedores ou instituições financeiras, ou
ainda para o governo que está interessado em saber se suas operações foram
devidamente registradas, gerando os tributos dentro dos procedimentos
legais.

O objetivo desta aula é estudar os livros fiscais da empresa e seus objetivos,
iniciando, no final da aula, um estudo sobre o plano de contas da empresa
comercial, uma vez que, por meio desse plano, as operações serão
registradas de forma organizada para se transformarem em informações
relevantes dos usuários da Contabilidade.

Tenha uma ótima aula.

1. Introdução
Contabilidade Comercial

Como todos sabemos, nosso país tem uma das maiores cargas tributárias
do mundo. O empresário se vê em uma situação muito difícil quando se
trata da tributação sobre sua atividade comercial, procurando, em alguns
casos, maneiras ilícitas de diminuir sua carga tributária, pois, licitamente,
este não o consegue. O Estado passa, então, a assumir importante figura
nesse processo. O interesse da população está acima do interesse do
empresário e o Estado, por meio do fisco, tenta combater as fraudes,
dispondo de várias ferramentas como a obrigatoriedade de alguns livros

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fiscais, como veremos a seguir.

2. AUDITORIA FISCAL
Por intermédio da auditoria fiscal, os registros e demonstrações contábeis
são confirmados por exames dos documentos, livros e registros. Seu
objetivo é verificar o correto cumprimento das obrigações tributárias
estipuladas pela legislação.

O executor dessa atividade é o fiscal, que tem, como prerrogativas,
examinar e até reter ou apreender todos os livros contábeis e fiscais,

mercadorias, arquivos, inclusive os magnéticos, papéis e documentos de
efeitos comerciais e fiscais. Além disso, pode o fiscal realizar diligências ou
solicitar informações a pessoas jurídicas ou físicas sobre as atividades da
empresa que está sendo auditada.

3. LIVROS FISCAIS
Livros fiscais são os que armazenam todos os fatos relacionados com as
atividades da empresa que geram obrigações fiscais. Por meio desses
livros, obtêm-se as informações necessárias pelos usuários.
Como já dissemos, o Estado instituiu os livros fiscais, pois ele é um dos
grandes usuários de suas informações, exercendo, assim, sua atividade
de fiscalização do grande volume de recursos gerados pelas empresas,
acompanhando, no dia-a-dia, todas as transações realizadas pelas
empresas.

Desse modo, as secretarias de finanças das prefeituras, as secretarias da
fazenda dos estados e a secretaria da receita federal auditam todas as
transações das empresas e conferem todos os seus registros, validando-
os ou autuando as empresas que sonegaram informações ou prestaram
informações erradas.

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3.1. Alguns dos livros fiscais são:
3.1.1. Registro de Entradas

Neste livro, a empresa registra as aquisições realizadas, todas as mercadorias
e, principalmente, as em regime de Substituição Tributária.

As principais irregularidades encontradas neste livro são as referentes aos
cálculos dos impostos:

•se houve aproveitamento intempestivo do crédito fiscal;

•duplicidade de lançamentos de entradas;
•aproveitamento de créditos fiscais sem o documento original (quando
contém apenas a fotocópia);
•falta de registro de documento fiscal etc.

3.1.2. Registro de Saídas

Neste livro, temos os lançamentos que se originam das operações de
vendas realizadas pela empresa. Por meio dos registros de saídas, em
contrapartida com os registros de entradas, são apurados os débitos e
créditos fiscais, resultando no montante de impostos que a empresa vai
recolher ou recuperar.

As irregularidades encontradas neste livro são as mesmas referentes ao
livro de entrada.

3.1.3. Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de
Ocorrência

Um dos livros mais importantes para a fiscalização ou auditoria de uma
empresa, pois, é nele que ficam registrados:
• os resultados da última fiscalização (quais as contas verificadas, os
livros examinados, tipos de infrações cometidas pelo contribuinte
etc.);
• as informações correspondentes à última fiscalização;

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• informações sobre o regime especial concedido ou exigido pela
repartição fazendária.

3.1.4. Registro de Inventário

Neste livro, a empresa realiza o lançamento dos saldos das mercadorias
e materiais não comercializados ou consumidos durante o exercício
comercial.

O fisco toma alguns cuidados na verificação deste livro, entre eles:
• Verifica os cálculos etc.;

• Verifica a autenticação do livro no órgão competente;
• Verifica se os registros das mercadorias de entrada foram todos
realizados.

3.1.5. Registro de Apuração de ICMS

Este é o livro encarregado da conta corrente do ICMS. Por meio dos
registros de créditos e débitos, podemos apurar o saldo, verificando se é
devedor (a empresa terá que recolher impostos) ou credor (a empresa terá
saldo a transferir para o próximo período).

O fisco deve fazer algumas verificações, como:
• conferir os valores a serem recolhidos e as guias de recolhimento dos
respectivos impostos;
• a autenticação obrigatória pela autoridade competente;
• se os transportes dos livros de registro de entrada e saída estão

corretos, bem como seus saldos.

3.1.6. LMC - Livro de Movimentação de Combustível

O objetivo deste livro é o registro diário, pelo posto revendedor de
combustíveis líquidos e gasosos, dos estoques e de movimentação de
compra e venda de gasolina, óleo diesel, querosene iluminante, álcool
etílico hidratado carburante, mistura metanol/etanol/gasolina e gás
automotivo.

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3.1.7. CIAP - Livro de Controle de Crédito do Ativo Permanente

Este livro tem por objetivo o controle do crédito do ICMS relativo à aquisição
de bem destinado ao ativo permanente.

Todos os livros podem ser manuscritos por meio de modelos encontrados
nas papelarias, ou a empresa pode utilizar o Sistema Eletrônico de
Processamento de Dados (SEPD) para sua escrituração.

3.2. Formalidades e obrigações acessórias inerentes aos Livros
Fiscais

De acordo com artigo 119 do Regulamento do Imposto Sobre Operações
Relativas à Circulação de Mercadorias e Sobre Prestações de Serviços de
Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação – RICMS –,
em relação às obrigações acessórias relativas à confecção e manuseio dos
livros fiscais, são obrigações do contribuinte:

I - inscrever-se na repartição fiscal antes do início de suas atividades, na
forma estabelecida nos artigos 120 a 122;

II - solicitar autorização da repartição fiscal competente, para imprimir ou
mandar imprimir documento fiscal;

III - solicitar à repartição fiscal competente a autenticação de livros e
documentos fiscais, antes de sua utilização;

IV - manter em seu poder, devidamente registrados na repartição fiscal do
seu domicílio, os livros e documentos fiscais até que ocorra a decadência
dos créditos tributários decorrentes das operações a que se refiram,
observado o seguinte:

a) em se tratando de livros, o prazo contará a partir do último
lançamento nele consignado, quando obedecido o prazo legal de
escrituração;

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b) em se tratando de documento fiscal, o prazo ocorrerá a partir da
data de sua emissão;

V - exibir ou entregar ao Fisco, quando exigido ou solicitado, os livros e/ou
documentos fiscais, assim como outros elementos auxiliares relacionados
com sua condição de contribuinte;

VI - remeter à repartição fiscal de seu domicílio, quando de início e todas
as vezes que houver substituição, comunicação contendo dados do
responsável pela sua escrita contábil;

VII - comunicar à repartição fazendária as alterações contratuais e
estatutárias, bem como as mudanças de domicílio fiscal, venda, fusão,
cisão, transformação, incorporação, sucessão motivada pela morte do
titular, transferência de estabelecimento, encerramento ou suspensão de
atividade, no prazo de 48 (quarenta e oito) horas após a ocorrência do
fato, observado o disposto no art. 123;

VIII - escriturar os livros e emitir documentos fiscais, observadas as
disposições constantes dos Capítulos próprios deste Regulamento;

XI - exibir a outro contribuinte a FIC, nas operações que com ele realizar;

XIII – comunicar, imediatamente, à repartição fiscal de seu domicílio
o extravio ou perecimento de livros e documentos fiscais, bem como o
roubo ou inutilização do equipamento ECF, observado o disposto nos §§
1º e 2º deste artigo;

XV - cumprir todas as exigências fiscais previstas na legislação tributária;

Art. 268. Os livros fiscais, que serão impressos e de folhas numeradas
tipograficamente, em ordem crescente, só serão usados depois de visados
pela repartição do domicílio fiscal do contribuinte.

§ 1º Os livros fiscais terão suas folhas encadernadas, de forma a impedir
sua substituição.

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§ 2º O “visto” será gratuito e aposto em seguida ao termo de abertura
lavrado pelo contribuinte, juntamente com a apresentação do
livro anterior a ser encerrado, desde que não se trate de início de
atividade.
§ 3º Para os efeitos do parágrafo anterior, os livros a serem encerrados
serão exibidos à repartição competente do Fisco dentro de 05
(cinco) dias, contados da data do último lançamento.

3.3. Prazo para escrituração

a) Os lançamentos nos livros fiscais não podem atrasar mais que 5 dias,

exceção feita ao livro Registro de Inventário, que tem prazo de 60 dias do
fechamento do Balanço Contábil ou do último dia do ano civil, quando a
empresa não realizar escrituração contábil.

3.4. Perda, extravio ou inutilização de livros fiscais

Em caso de perda, extravio ou inutilização dos livros fiscais, o contribuinte
deve:

a) Efetuar a imediata publicação da ocorrência em jornal de circulação em
todo o Estado.
b)Comunicar por escrito à repartição fiscal de sua circunscrição
em 15 dias, a contar da ocorrência, da seguinte forma:
•mencionar a espécie, o número de ordem e demais características do
livro;
•informar o período a que se referir a escrituração do livro;

•declarar, expressamente, a possibilidade ou não de se refazer a
escrituração em 45 dias;
•informar a existência ou não de débito de imposto, qual o período e o
valor (se existir);
•anexar as publicações no jornal e no Diário Oficial.

O contribuinte fica obrigado, no prazo de 45 dias contados da ocorrência,
a comprovar os valores das operações a que se referir ao livro. A não

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comprovação ou insuficiência ou inidoneidade das provas, implicará o
arbitramento do ICMS.

3.5. Livros escriturados por Sistema Eletrônico de Processamento
de Dados (SEPD)

Para utilizar o SEPD - Sistema de Processamento de Dados - na escrituração
de livros fiscais, é necessário solicitar autorização, devendo-se tomar os
seguintes cuidados:
• A seqüência numérica dos livros deverá ser continuada, observando-
se o último Livro Fiscal manual utilizado.

• Os livros fiscais escriturados por SEPD devem ser enfeixados ou
encadernados, respeitando-se as regras:
- Os formulários (folhas) de cada livro são numerados pelo sistema,
em ordem consecutiva de 1 a 999.999, reiniciada a numeração
quando atingido o limite.
- Cada livro deve ser enfeixado por exercício de apuração, em grupo
de, no máximo, 500 (quinhentas) folhas.
- há a prerrogativa de se enfeixar ou encadernar, mensalmente, e
reiniciar a numeração mensal ou anualmente.
- Cada livro possuirá seu próprio Termo de Abertura e
Encerramento.
- Dois ou mais livros diferentes de um mesmo exercício podem ser
enfeixados ou encadernados juntos, em um único volume, de
no máximo 500 folhas, desde que separados por contracapas
com identificação do tipo de livros fiscal e expressamente
relacionados na capa da encadernação.

3.6. Prazo para escrituração para Sistema Eletrônico de
Processamento de Dados (SEPD)

O contribuinte tem o prazo de 10 dias úteis, contados do encerramento do
período de apuração, para manter disponível, em seu estabelecimento, as
respectivas folhas dos livros fiscais.

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4. DOCUMENTOS FISCAIS
São documentos que se destinam a comprovar os lançamentos sujeitos
à fiscalização. A empresa deve manter um Arquivo Fiscal, exclusivamente
destinado a reunir a documentação objeto de fiscalização.

4.1. A Nota Fiscal

A legitimidade deste documento é conferida por meio de autorização de
impressão, feita em 3 vias, uma da repartição, outra do contribuinte e outra
da gráfica impressora. Sua utilização depende de autenticação da repartição

fiscal responsável.

É o documento mais importante do campo tributário exigido pela legislação,
fazendo parte das obrigações acessórias, que, na maioria das vezes, gera
obrigação principal, em se tratando de operação tributável.

4.1.1. Nota Fiscal – Modelo 1 ou 1ª

É emitida por empresas comerciais ou industriais, servindo para as entradas
ou saídas de mercadorias. Seu formulário é padronizado,apresentando
campos que identificam informações referentes à circulação das
mercadorias sujeitas ao IPI e ICMS.

4.1.2. Nota Fiscal – Modelo 2

Emitida, exclusivamente, para consumidor final, gerando apenas débito

fiscal.

4.1.3. Nota Fiscal – Modelo Único

Serve para substituir as séries acima citadas, gerando crédito fiscal quando
destinada a um outro comerciante.

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4.1.4. Máquina Registradora – Cupom ou Ticket

Este documento substituiu a nota fiscal Modelo 2, sua liberação depende
de autorização especial de órgão da Secretaria da Fazenda a empresas
que vendam, exclusivamente, a consumidores e que apresentem um valor
considerável de vendas, exigindo um processo rápido de atendimento.

4.1.5. Nota Fiscal – Avulsa

É utilizada, exclusivamente, pelo fisco nas operações sem documento fiscal
e produtos primários, quando o contribuinte não é inscrito no cadastro do

Estado.

4.1.6. Nota Fiscal – Jogos Soltos

São as notas fiscais datilografadas ou informatizadas, impressas, são
autenticadas pela repartição fiscal e também estão sujeitas às mesmas
exigências legais.

4.2. Credibilidade dos Documentos Fiscais

O fisco destina uma atenção especial para a credibilidade do documento
fiscal. Assim que agentes fiscais se deparam com uma nota fiscal, são
induzidos, quase que intuitivamente, à análise do documento. Para
certificarem-se da credibilidade do documento fiscal, os agentes fiscais
observam suas características intrínsecas e extrínsecas como:

• razão social do emitente;
• inscrição do emitente;
• tipo de nota fiscal;
• quantidade de notas confeccionadas;
• data da confecção;
• empresa destinatária;
• inscrição da destinatária;
• localização da destinatária;

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• tipo de mercadoria;
• quantidade física e monetária da mercadoria;
• ICMS destacado;
• carimbos afixados durante o trânsito da mercadoria etc.

Muitos detalhes devem ser averiguados para certificar a autenticidade do
documento fiscal, pois a nota fiscal é o meio pelo qual o contribuinte dá
evidência de suas atividades, registra suas operações comerciais.

4.2.1. A Nota Fiscal “Fria”

Notas fiscais “frias” são emitidas com o objetivo de fraudar o fisco. Sua
falsidade está ligada diretamente ao emitente que já não existe para o
Estado, não tendo recolhido os talonários quando do encerramento de
suas atividade à repartição fiscal, conservando-os para oferecer crédito
fiscal para outras empresas, envolvendo uma transação ilícita.

A primeira fraude conhecida é a venda do direito do crédito fiscal, que,
conseqüentemente, dará condições de a empresa que adquiriu a nota
pagar menos impostos.

A segunda fraude é “esquentar” mercadorias sem nota fiscal, fazer com
que mercadorias roubadas, desviadas, contrabandeadas passem a ser
mercadorias com notas fiscais e livres para a comercialização.

4.2.2. Nota Fiscal Sem Valor Legal

É a nota fiscal revestida de todas as características exigidas pela legislação,
mas não respaldam determinadas transações comerciais. Por exemplo:
nota fiscal em nome de outra empresa, gerando crédito para a empresa
portadora; endereço da nota fiscal diferente do endereço em que está
sendo entregue a mercadoria etc.

4.2.3. Nota Fiscal Calçada

O emitente coloca um calço entre a primeira e a segunda via, preenchendo

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as vias com valores diferentes. A segunda via, que fica fixada no talonário, é
preenchida com um valor menor, com a finalidade de diminuir os impostos
a serem recolhidos.

Este procedimento caracteriza sonegação fiscal, ficando a empresa autora
sujeita a pesadas multas, além de implicações penais.

4.2.4. Nota Fiscal Desdobrada

É o desdobramento do jogo de nota fiscal, pondo um calço entre a 1ª e a
2ª vias, dividindo o jogo de notas em duas, a fim de ensejar condições de

atender a duas operações comerciais: a primeira para um destinatário; e a
segunda para um outro.

Na primeira operação, o contribuinte preenche as 1ª, 3ª e 4ª vias, que são
as que serão destacas e enviadas junto com a mercadoria.

Na segunda operação, o contribuinte preenche a 2ª via para outro
adquirente, que é a via que ficará fixada no talão e pela qual ele fará o
recolhimento do imposto devido, ficando, assim, a primeira obrigação
totalmente fora do recolhimento do imposto.
Essa prática também caracteriza a sonegação fiscal e expõe o emitente a
multas e implicações penais.

4.2.5. Nota Fiscal Paralela ou Duplicada

Trata-se da impressão de alguns jogos de notas fiscais, ou até mesmo de

um talão inteiro, de forma duplicada, ficando o contribuinte com dois
talões fiscais com a mesma numeração de notas.

É uma fraude que envolve a empresa emitente e a gráfica responsável pela
impressão dos talonários fiscais.

4.2.6. Notas Fiscais Canceladas

Ocorre quando o contribuinte emite a nota fiscal, entrega a mercadoria,

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a nota fiscal não passa pelo fisco e volta para o talão de notas, sendo
cancelada, como se a venda estivesse cancelada e, conseqüentemente,
fica “desobrigado” de fazer o recolhimento do imposto daquela nota
específica.

Por esse motivo, um grande número de notas fiscais canceladas nos
talões chama atenção do agente fiscal, havendo indícios de operações
irregulares.

4.3. Documentos Suspeitos de Idoneidade

Considera-se inidôneo o documento fiscal:

I - extraviado, adulterado ou inutilizado;
II - não enquadrado nas hipóteses dos tópicos anteriores e com
informações que não correspondam à real operação;
III - que for assim considerado em Resolução do Secretário de Estado
de Fazenda.

4.3.1. Recurso

Declarada a falsidade ou a inidoneidade de documento fiscal, qualquer
contribuinte interessado poderá recorrer dos fundamentos do ato
administrativo, no prazo de 10 (dez) dias, contados da publicação do ato
declaratório, apresentando:

I - petição dirigida à autoridade que o expediu; e

II - prova inequívoca da inexistência dos pressupostos para sua
publicação.

Reconhecida a procedência das alegações, a autoridade competente
retificará ou cancelará o ato, nos termos de resolução que disciplina a
matéria.

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4.3.2. Prova

Os documentos falsos ou inidôneos fazem prova apenas a favor do Fisco.

Constatada a falsidade ou a inidoneidade de documento fiscal, nos termos
dos tópicos anteriores, a ação fiscal independe de ato declaratório prévio
que o tenha considerado falso ou inidôneo.

5. Plano de Contas
É o conjunto de contas, previamente estabelecido, para orientar a execução

da contabilidade de uma empresa.

O Plano de Contas é estruturado de forma ordenada e leva em consideração
algumas características fundamentais, tais como: tamanho da empresa,
ramo de atividade que a empresa opera, sistema contábil (equipamentos
contábeis), interesses dos usuários etc.

Será analisada cada característica individualmente para, a seguir, tratar-
se da codificação e estruturação de um Plano de Contas para empresa
comercial.

5.1. Ramo de Atividade

O plano de contas será elaborado de acordo com o objetivo e da forma
de operar de cada empresa, as características do seu ramo ou setor de

atividade.

Algumas contas são específicas a cada ramo de atividade, por exemplo a
conta “Estoque de Mercadorias” é específica da empresa que comercializa
mercadorias (empresa comercial), enquanto a conta “Estoque de Produtos
em Elaboração é específica da empresa que processa matérias-primas
(indústria). Ou ainda a conta “Imposto sobre Serviços” é específica de uma
empresa prestadora de serviços.

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5.2. Características Operacionais

Para produzir informações adequadas, o plano de contas deve ser
estreitamente adequado às características operacionais da empresa. Para
uma empresa comercial que só venda à vista, não é necessária a conta
“Duplicatas a Receber”. Uma empresa que comercialize suas mercadorias
em seu próprio Estado, com outros Estados e ainda exporte para diversos
países, na sua conta de “Receita Bruta” deverá fazer constar três itens: Vendas
no Estado, Vendas Interestaduais e Vendas no Mercado Externo.

No que tange a impostos, no plano de contas de uma indústria serão incluídas

as contas “ICMS a Recolher” (haverá comercialização de mercadorias), “IPI
a Recolher” (pela industrialização) e, se houver prestação de serviços de
assistência técnica, incluirá, ainda “ISS a Recolher”.

5.3. Interesse dos Usuários

No momento da planificação das contas, devem-se considerar os interesses
dos seus usuários: administradores, proprietários, governo, instituições
financeiras etc.

Desses usuários, o governo é o que leva mais vantagem, pois exige das
empresas prestarem certas informações, obrigando os contadores a dar
maior atenção na hora da preparação do plano de contas. No entanto, deve
o contador verificar, também, os interesses dos outros usuários, fazendo da
contabilidade e seus demonstrativos, instrumentos úteis para a tomada de
decisões da empresa.

Um proprietário de uma microempresa comercial poderia reivindicar da
sua contabilidade, para melhor tomada de decisão, os estoques a valores
de reposição (o quanto custaria para repor seu estoque), enquanto uma
instituição financeira que concede crédito à empresa poderia desejar saber
o estoque a valores de custo.

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Síntese
Nesta aula, estudamos os livros e documentos fiscais necessários para o
bom funcionamento de uma empresa comercial, o papel do agente fiscal
na preservação das receitas dos estados e a importância de um plano de
contas estruturado para registrar corretamente as operações e obter dos
demonstrativos produzidos pela contabilidade, informações úteis para
seus usuários (proprietários, governo, instituições financeiras etc.).

Na próxima aula, veremos Impostos e taxas sobre vendas.

Não perca!

Referências
IUDÍCIBUS, Sérgio de; MARION, José Carlos. Contabilidade Comercial. 4.
ed. São Paulo: Atlas, 2000.

JACINTHO, Roque. Contabilidade Comercial. 2. ed. São Paulo: Ática,
1987.

MARION, José Carlos. Contabilidade Empresarial. 10. ed. São Paulo: Atlas,
2003.

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