Preprint, postprint ou versão final? O desafio na gestão da informação no RIA e a promoção do acesso aberto

preprint, postprint
ou versão final?
o desafio na gestão da informação no RIA e a promoção do acesso aberto

universidade de aveiro sbidm serviços de biblioteca,
informação documental
e museologia

preprint, postprint ou versão final?
o desafio na gestão da informação no RIA e a promoção do acesso aberto

Sumário:

RIA – Repositório Institucional da Universidade de Aveiro: apresentação e
funcionalidades

Validação de documentos: problemas e desafios num mundo em mudança

A nossa estratégia de ação: comunicar é fundamental!

Serviços de biblioteca, informação documental e museologia da Universidade de Aveiro
2012
2012

RIA
Repositório Institucional da Universidade de Aveiro

http://ria.ua.pt
2012

RIA
apresentação e funcionalidades

RIA – Repositório Institucional da Universidade de Aveiro - http://ria.ua.pt

2012

RIA

RIA:

- baseado em software DSPACE, desenvolvimento próprio

- instalação de add-ons partilhados pela equipa de configuração do Repositório
Científico de Acesso Aberto de Portugal (RCAAP) – http://www.rcaap.pt

- formação e recolha de boas práticas com a equipa da Uminho

- integração de documentos no RCAAP

2012

RIA

Depósito de artigos em auto arquivo inicia em Outubro de 2011
docentes, investigadores e bolseiros-investigadores com afiliação à UA

Depósito de dissertações de mestrado e teses de doutoramento
realizado pela equipa das bibliotecas da UA

2012

RIA
A estrutura do repositório reflete a lógica organizacional da UA

Comunidades = departamentos, escolas politécnicas, unidades de investigação

Coleções = tipologia de documentos

2012

RIA
Desenvolvimento e implementação de funcionalidades:

Criação de workflows de depósito simplificados

mecanismo que o investigador pode ativar no momento do depósito, que realiza
uma importação de um ficheiro com os artigos da sua autoria após uma pesquisa
em bases de dados como a Web of Science (THOMSON) e a SCOPUS (Elsevier) -
formato RIS, formato standard para troca de dados.

2012

RIA
Funcionalidade de embargo

implementação no software que suporta o RIA - DSPACE, de um mecanismo que
permite a restrição de acesso aos documentos depositados (embargo) por
períodos de 6 meses, 1 ano e 2 anos e acesso restrito

2012

RIA
Controlo de autoridade (autores)

resulta de uma integração com o sistema de informação para a gestão de
utilizadores em toda a UA (registo central de utilizadores). Consiste na
associação, no momento do arquivo, dos nomes dos autores a um número de
identificação único (IUPI).O controlo de autoridade de autores, tanto no processo
de auto arquivo, como no depósito de teses, é obrigatório.

2012

validação de documentos:
problemas e desafios num mundo em mudança

2012

validação de documentos
verificação dos metadados

Controlo de qualidade: os metadados de todos os registos depositados no RIA
são verificados pela equipa de validação

a) Verificação dos campos de preenchimento obrigatório
- autoria
- título do publicação
- ano da publicação
…

2012

verificação dos metadados

b) Validação do campo autoria e respetiva ligação (controlo de autoridade)

c) Enriquecimento do registo com dados adicionais - valor acrescentado
- URL da página do editor ou DOI
- Campo de ligação OpenAIRE
- palavras-chave e resumo
- financiadores/ patrocinadores
…

2012

definição dos níveis de acesso

Definição do nível de acesso ao documento em função das versões depositadas

Um dos passos essenciais e mais exigentes no processo de validação e controlo
de qualidade no RIA

A disponibilização do maior número de documentos em acesso aberto é uma das
premissas neste processo

2012



Os problemas e desafios diferem caso se tratem de documentos recentes ou
retrospetivos.

- a funcionalidade de importação de registos diretamente de bases de dados
bibligráficas aumenta o número de documentos retrospetivos no RIA, para os
quais a definição do nível d acesso é mais problemática face às lacunas de
informação

2012



Questões:

- que versão foi depositada – preprint, postprint ou versão final?

- o nível de acesso definido pelo autor no momento do depósito é adequado?

2012



Questões:

- qual a política definida pela revista em que o artigo foi publicado?

- o autor possui o “copyright agreement” – contratos assinados com a editora?

2012



A tarefa de verificação das políticas de copyright não é linear face às diferentes
tipologias de documentos depositados e às lacunas de informação.
Exige à equipa:

- competências ao nível dos mecanismos de publicação científica

2012



- know-how para interpretação clara das questões ligadas ao copyright

- flexibilidade e rapidez

- comunicação direta com os depositantes

2012

desafios

Definição de uma estratégia clara e eficaz que permita estabelecer um desejado

equilíbrio entre as limitações legais de acesso aos
documentos e a promoção do acesso aberto.

2012

A nossa estratégia de ação:
comunicar é fundamental!
2012


Estratégia passa por:

- Objetivo comum: promoção do acesso aberto e reforço da visibilidade da
produção científica da UA

2012



- Aposta na formação da equipa de validação de metadados e verificação
competências ao nível das questões de direitos de autor conhecer os
mecanismos da publicação científica;

- Reforço da comunicação interna e incentivo à equipa

2012



- Eficácia no serviço de Helpdesk e informação

inspirar confiança aos depositantes antes, durante e após o processo
de depósito

clarificação das políticas de copyright: apoiar os autores na
interpretação dos contratos com os editores

2012



- Comunicação próxima com os depositantes no momento da validação:
solicitação da versão legítima para acesso aberto, por email ou telefone

2012



- Formação, apoio e divulgação

promover/reforçar junto dos autores as vantagens do acesso aberto

sessões presenciais

2012



- Formação, apoio e divulgação

tutoriais e documentos de apoio

página do facebook RIA – noção de comunidade
http://www.facebook.com/riarepositorio

2012

Obrigada pela atenção

Ana Bela Martins abela@ua.pt
Bella Nolasco bellanolasco@ua.pt
Diana Silva dianasilva@ua.pt

Serviços de Biblioteca, Informação Documental e Museologia
da Universidade de Aveiro
http://www.ua.pt/sbidm/biblioteca
http://ria.ua.pt

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