O documento discute vários aspectos relacionados ao planejamento e implementação de uma intranet corporativa. Aborda tópicos como o que é uma intranet, estruturação de conteúdos, gestão de portais, fatores críticos de sucesso e avaliação. Também fornece checklists e orientações gerais para a construção de uma intranet eficaz.
Respublica - Um Olhar sobre a Administração - 1992
Como construir uma intranet de sucesso
1. INTRANET / Luís Vidigal 11
INTRANET
Luís Vidigal
INA – 15 de Novembro de 2010
2. INTRANET / Luís Vidigal 2
Programa
• O que é uma Intranet
• Construção de uma Intranet
• Factores Críticos de Sucesso
• Regras e Princípios a adoptar
• Avaliação da Intranet
• Estruturação de Conteúdos
• Gestão de um Portal Intranet
• Personalização e Customização
• A Intranet na Web 2.0
4. INTRANET / Luís Vidigal 4
Funcionários
Organização
Funcionários
Trabalho
Funcionários
Funcionários
Funcionários
Vida Pessoal
Relações na Intranet
5. INTRANET / Luís Vidigal 5
Intranet
Funcionários
Internet
Extranets
Colaborarcom mail,
forum de discussão,
chat e conferências
Comunicaçõese
Colaboração
Sistemas
de e-mail
e voice mail
existentes
Acesso universalà
visualização e uso de
dados do negócio
Operações e
Administração
Bancos de dados
e Aplicações
organizacionais
existentes
Criar, editar e
compartilhar
documentos
Edição de páginas
na rede
HTML
MS Office
e outro tipo de
documentos
Administraçãocentra-
lizada de utilizadores,
segurança,cataloga-
ção e tráfego
Gestão da
Intranet
Hardware
e Redes
existentes
F
I
R
E
W
A
L
L
Clientes e
Parceiros
6. INTRANET / Luís Vidigal 6
Rumo à cooperação e à mobilidade
Nómadas
Silos Amontoados
Equipas
Virtuais
Cultura Cooperativa
Mobilidade
7. INTRANET / Luís Vidigal 7
Como justificar um Portal Intranet
• Motivos Operacionais
– Melhor e mais rápido acesso aos dados (local,
remoto e em movimento)
– Publicação global de perguntas e respostas
• Motivos Financeiros
– Permite interrogar via Web quase todas as bases
de dados da organização (OLAP)
• Motivos de Suporte
– Reduz o custo de suporte através de aplicações
baseadas na Web
– Cria uma central de apoio à auto-aprendizagem
(e-Learning, Guias, FAQs, etc.)
8. INTRANET / Luís Vidigal 8
Quando sei que um Portal Intranet
foi bem sucedido
• Quando se deixar de explicar o que é
um Portal
• Quando o Portal não tiver de procurar
conteúdos e os conteúdos
procurarem o Portal
• Quando passar a ser o primeiro lugar
para procurar informação e serviços
9. INTRANET / Luís Vidigal 9
O Portal é diferente na Intranet
ou na Internet?
• Os utilizadores são diferentes
• As tarefas são diferentes
• A quantidade e a qualidade da informação
são diferentes
– Repositórios múltiplos, alta performance,
qualidade dos resultados de pesquisa, etc.
11. INTRANET / Luís Vidigal 11
Condições para criação de uma Intranet
• Acesso à informação
Difunde regularmente informações actualizadas para numerosas pessoas?
Os funcionários passam muito tempo a procurar informação e documentação
que lhes são úteis?
Será desejável partilhar informação entre diversas pessoas de diversos
serviços?
• Benefícios para a organização
As ferramentas e métodos de trabalho estão actualizados e as pessoas estão
preparadas?
Os funcionários trabalham cada vez mais em colaboração?
Pressente-se a necessidade de melhorar a qualidade e eficácia do serviço?
• Benefícios técnicos
A administração do sistema de informação do serviço é pesada e complexa?
A arquitectura técnica impõe constrangimentos para fazer evoluir o sistema de
informação?
A direcção adere aos objectivos e apoia o projecto?
Sim ou Não?
12. INTRANET / Luís Vidigal 12
Estágios de maturidade de um Portal
• Conteúdo Estático (Geração “Post-it”)
– Missão, estrutura, história da organização
– Localização de serviços, telefones, endereços, etc.
– Newsletters, calendário de eventos, manuais e
procedimentos, FAQ
– Recrutamento e mobilidade de pessoal
– Difusão de documentos
• Conteúdo Interactivo (Geração “Use-it”)
– Correio electrónico, Help desk, motores de pesquisa, e-
learning, formulários dinâmicos, chats, foruns, etc.
• Conteúdo Extranet (Geração “Sell-it”)
13. INTRANET / Luís Vidigal 13
Fases de implementação de um Portal
• Iniciação
– Identificar e recrutar um “sponsor”
• Contagio
– Alcançar “massa crítica”
• Controlo
– Estabelecer procedimentos e normas
• Integração
– Acesso igual para todos os utilizadores à
memória da organização
14. INTRANET / Luís Vidigal 14
Condições de sucesso para
construir um Portal Intranet
15. INTRANET / Luís Vidigal 15
O que se deve fazer no início
• Perceber as expectativas da audiência
• Clareza no que pode ser disponibilizado
• Visão de longo prazo e conteúdo encorajador no
curto prazo
• Envolver o Portal no trabalho do dia-a-dia
• Facilidade de utilização
• Envolver toda a gente a todos os níveis
• Honestidade e credibilidade no que se promete
• Actualização diária
Intranet Academy
16. INTRANET / Luís Vidigal 16
7 passos para o sucesso
de um Portal
1. Acabar com o papel
2. Criar um fórum para as “melhores práticas”
3. Partilhar a ribalta
4. Personalizar as notícias
5. Não apostar apenas num canal
6. Catalogar e utilizar motores de busca
7. Tornar o Portal irresistível
17. INTRANET / Luís Vidigal 17
Lamentos de um Portal
“Era bom que os nossos funcionários e
utilizadores perdessem algum tempo a
explorar o site”
“O Portal está repleto de material
extremamente útil, mas as pessoas
limitam-se a ver a página principal”
18. INTRANET / Luís Vidigal 18
Novas formas
de
Comunicação
E-Mail
Audio e Video
Conferência
Cartas
Telefone
Fax
Face-a-face
Redes Sociais
19. INTRANET / Luís Vidigal 19
Como construir um Portal
para comunicar melhor?
20. INTRANET / Luís Vidigal 20
As 6 fases clássicas de um “Projecto”
1 Entusiasmo
6 Honra e Glória
aos não Envolvidos
5 Castigo do Inocentes4 Procura dos Culpados
3 Reconhecimento2 Confusão
21. INTRANET / Luís Vidigal 21
Fases da implementação
de um Portal Intranet
1. Identificar a funcionalidade pretendida
2. Conhecer a audiência
3. Criar um piloto para demonstração
4. Definir políticas e procedimentos
5. Facilidades e aplicações atraentes
6. Serviços de valor acrescentado
7. Comunicar
8. Evangelizar
22. INTRANET / Luís Vidigal 22
Fases de evolução
de um Portal Intranet
• Pioneirismo
– Qualquer pessoa motivada pelas TIC cria uma “montra”
• Comunicação
– Instrumento privilegiado de comunicação interna (mail,
agenda, etc.)
• Profissionalismo
– Coexistência de várias Intranets na organização
• Institucionalização
– A estrutura adapta-se à Intranet e explora ao máximo as
suas potencialidades
23. INTRANET / Luís Vidigal 23
Os serviços de um Portal
Forrester Research
• Acesso às informações
• Desenvolvimento de aplicações
• Listas
• Trabalho cooperativo
• Partilha da informação
• Segurança
• Administração
• Transporte
24. INTRANET / Luís Vidigal 24
Esquema geral da iniciativa Portal
Comunicação
Gestão / Pilotagem
Estudo de
Impacto
Formação
Especificação
das
Necessidades
Estudo de
Oportunidade
Primeiro
Protótipo
Realização
Dados
Técnicos
OrganizaçãodoProjecto
Teste
Difusão
25. INTRANET / Luís Vidigal 25
Uma arquitectura de referência para o Portal
26. INTRANET / Luís Vidigal 26
Checklist para o Planeamento
• Objectivo
• Audiência
• Abordagem
• Grau de envolvimento
• Temas
• Estrutura (Achatar ou aprofundar)
• Métodos de desenvolvimento
27. INTRANET / Luís Vidigal 27
Barreiras para a implementação do Portal
• Será que vão usar?
• Apoio da direcção
• Retorno do investimento
• Objectivos pouco claros
• Tecnologia versus soluções de gestão
28. INTRANET / Luís Vidigal 28
Será que vão usar?
1. Conhecer a audiência
2. Criar um piloto para demonstração
3. Facilidades e aplicações atraentes
4. Serviços de valor acrescentado
5. Comunicar
6. Evangelizar
29. INTRANET / Luís Vidigal 29
Apoio da direcção
1. Criar um piloto para demonstração
2. Definir políticas e procedimentos
3. Facilidades e aplicações atraentes
4. Serviços de valor acrescentado
5. Comunicar
6. Evangelizar
30. INTRANET / Luís Vidigal 30
Retorno do investimento
Objectivos pouco claros
Tecnologia versus soluções de gestão
1. Identificar a funcionalidade pretendida
2. Serviços de valor acrescentado
3. Comunicar
31. INTRANET / Luís Vidigal 31
• Quem publica?
– Departamentos
– Secções
– Pessoas
• O que deve ser publicado?
– Políticas
– Aplicações
– Literatura
– Manuais
– Formas de contacto
• Que ferramentas?
– Editores HTML
– Interfaces com bases de dados
– Interfaces com formulários
– Java applets, Java scripts, etc
Orientações gerais para o Portal
32. INTRANET / Luís Vidigal 32
Orientações gerais para o Portal
• Os conteúdos são afectados por
direitos de autor?
• São permitidas páginas pessoais?
• Sites de adultos são permitidos?
• Existe uma política de e-Mail?
• Quais as ligações externas à Internet
33. INTRANET / Luís Vidigal 33
Acesso aos conteúdos
• Nível “Todo Público”
– Todos os utilizadores da organização acedem
livremente a todas as páginas de informação
• Nível “Serviço”
– Conteúdos específicos para os utilizadores de
um serviço
• Nível “Espaço Privado”
– Acessível somente a um grupo de utilizadores
determinado
34. INTRANET / Luís Vidigal 34
Princípios a respeitar na organização
e gestão de um Portal
• Princípio da Propriedade
– Um serviço não deve substituir-se a um outro
• Princípio da Responsabilidade
– Cada serviço garante a fiabilidade, actualidade e
evolução dos conteúdos que lhe dizem respeito
• Princípio da Coerência
– Coordenação da apresentação dos conteúdos e
integração de novos serviços e funcionalidades (carta
gráfica, modos de navegação, princípios de
apresentação, etc.)
35. INTRANET / Luís Vidigal 35
Atingir a massa crítica no Portal
Conteúdo
útilerelevante
Valor
para o
negócio
36. INTRANET / Luís Vidigal 36
Avaliação regular do impacto e utilização do Portal
• Medidas quantitativas
– Qual a evolução do número de acessos?
– Porque é que uma dada mudança de conteúdo não teve
repercussão sobre o número de acessos?
– Quais são as áreas mais consultadas?
• Medidas qualitativas
– Quis são os utilizadores que mais utilizam o Portal?
– Quais são as questões e observações mais efectuadas pelos
utilizadores?
– Os utilizadores sentem-se satisfeitos com os serviços actuais?
– Como se pode construir uma FAQ a partir da análise das
questões?
• Adaptação do conteúdo aos utilizadores
– Quais as áreas a suprimir ou a acrescentar?
– Quais as informações susceptíveis de interessar?
37. INTRANET / Luís Vidigal 37
Medidas de acompanhamento na
construção da Intranet
• Acções de comunicação
– Objectivos
– Princípios
– População-alvo
– Quais mensagens e em que momentos
• Acções de formação
– Objectivos pedagógicos
– População-alvo
– Descrição dos módulos de formação
– Elaboração do plano
• Aspectos técnicos
– Normas
– Protocolos
– Linguagens
– Ferramentas de pesquisa e navegação
– Arquitectura técnica
– Segurança
38. INTRANET / Luís Vidigal 38
Vantagens das ferramentas de Portal
• Trabalho remoto
• Recuperação de informação finalizada ou em andamento,
porque o conteúdo gerado é armazenado em base de dados
permanentemente disponível na Intranet / Internet
• Velocidade de atualização das informações
• Eliminação de custos de conversão para o padrão HTML
• Separação entre forma e conteúdo, garantindo padronização
visual e facilidade de utilização
• Atualização de informações por utilizadores não técnicos
• Criação de um fluxo de trabalho colaborativo e organizado
• Evolução constante da ferramenta
• Libertação da equipe técnica interna para outros serviços de
maior valor acrescentado;
• Produto pronto, permitindo o seu uso imediato.
39. INTRANET / Luís Vidigal 39
Conteúdos
A intranet como ferramenta por excelência de partilha
de informação deve permitir a gestão de conteúdos
através de mecanismos de publicação, gestão de
segurança e segmentação de audiências baseado
na estrutura organizacional da organização.
A gestão de conteúdos pressupõe ainda a utilização
de ferramentas que permitam notificar em tempo real
individualmente cada colaborador sempre que sejam
disponibilizados novos conteúdos e tarefas do seu
interesse.
40. INTRANET / Luís Vidigal 40
Aumentar a eficiência
• Gestão de despesas
• Gestão de férias
• Comunicação de faltas
• Marcação de recursos
• Requisição ao economato
• Informação dimensional
• Sites de equipas
• NewsLetters
• Organograma
• Personalização e segurança
41. INTRANET / Luís Vidigal 41
Template de apresentação
Cabeçalho
Conteúdo
Menu
Rodapé
42. INTRANET / Luís Vidigal 42
Template de carregamento
Associações
Título
Resumo
Texto
43. INTRANET / Luís Vidigal 43
Exemplo de um template de carregamento de conteúdos
44. INTRANET / Luís Vidigal 44
Produção
distribuída de
conteúdos
49. INTRANET / Luís Vidigal 49
Integração Identidade
Uniformidade
Facilidade Inovação
Economia
de escala
Velocidade
Agilidade
Coordenação
Estratégia
Autonomia
departamental
50. INTRANET / Luís Vidigal 50
Administrador
Web
Mapas dos
Publicadores
Mapas dos
Editores
Conteúdos
51. INTRANET / Luís Vidigal 51
Planear global / actuar local
Incrementalismo lógico
52. INTRANET / Luís Vidigal 52
Organizar para achatar
(Variedade horizontal)
a
b
c
d
Bem-vindos
a b c d
53. INTRANET / Luís Vidigal 53
Organizar em profundidade
(Subordinação vertical)
Bem
vindos
1 2 3
1.1 1.2 3.1 3.2
1.1.1 1.1.2 3.1.1 3.1.2 3.1.3
Nível 1
Nível 2
Nível 3
Nível 4
56. INTRANET / Luís Vidigal 56
Métodos de desenvolvimento
• Alfabético
• Analogia
• Divisão e classificação
• Do geral para o específico
• Geográfico
• Mais importante, menos importante
• Persuasivo
• Atracção aleatória
• Cronologia inversa
• Retórica
57. INTRANET / Luís Vidigal 57
Conteúdos
• Estáticos
– Direitos e obrigações, políticas e procedimentos,
formulários, organogramas, revistas, templates,
mapas, etc.
• Dinâmicos
– Listas telefónicas, correios internos, escalas, planos
e relatórios de projectos, etc.
• Muito dinâmicos
– Cotações da bolsa, localização de viaturas, alertas
de funcionamento, circulação e afectação diária de
pessoal
58. INTRANET / Luís Vidigal 58
Intranets por grandes funções
Sistemas de
Informação
Produção
Estudos
Qualidade
Logística e
Compras
Comunicação
Documentação
Comerciais e
Marketing
Finanças
Recursos
Humanos
Pilotagem
Estratégia
59. INTRANET / Luís Vidigal 59
Pilotagem e estratégia
• Ferramentas Data Mining
• Partilha de agendas
• Informar calendários de grandes acções e
projectos
• Relatórios, apresentações institucionais e
história
• Tele-distribuição de modelos de
apresentações para uso generalizado
60. INTRANET / Luís Vidigal 60
Finanças
• Procedimentos financeiros
• Plano de contabilidade
• Relatórios de actividade para contabilidade
analítica
• Orçamento
• Execução orçamental
• Comparações com exercícios anteriores
61. INTRANET / Luís Vidigal 61
Recursos Humanos
• Publicação das vagas
• Gestão da formação e estágios
• Organogramas de pessoal
• Gestão de viagens
• Cadastro
• Simulação de cálculo de reformas e outras
• Actividades extra-profissionais
• Explicação sobre remunerações
• Assistência médica e acção social
• Descrição de funções e categorias
• Caixa de ideias e sugestões
62. INTRANET / Luís Vidigal 62
Comunicação e documentação
• Apresentação de valores da organização e sua identidade
• Difusão de comunicados
• Actualidades internas e externas
• Revista de imprensa
• Carta gráfica e modelos de documentos
• Serviço de mensagens
• Jornal interno multimédia
• Anúncio e acompanhamento de eventos
• Bases de dados documentais
63. INTRANET / Luís Vidigal 63
Serviços gerais, logística e compras
• Lista (utilizadores) da organização
• Serviço de encomendas e de compras de equipamentos e
abastecimentos
• Sistema de pedidos de intervenção
• Gestão de salas de reuniões, material, viaturas...
• Locais de implantação da organização
• Ficheiro de fornecedores
• Gestão de stocks e armazenamento
64. INTRANET / Luís Vidigal 64
Estudos
• Estabelecer e animar fóruns temáticos
• Utilizar funções de groupware para o trabalho
colaborativo
• Acompanhamento de projectos
• Criar bases de conhecimento partilháveis
65. INTRANET / Luís Vidigal 65
Qualidade
• Normas e procedimentos da organização
• Sistema de apoio à condução dos projectos e das
actividades operacionais
• Definir e difundir o referencial da organização
66. INTRANET / Luís Vidigal 66
Portal do Funcionário (B2E)
Empregado >
Empresa (E2B)
Empregado > Posto
de Trabalho (E2W)
Empregado >
Empregado (E2E)
Empregado >
Vida Pessoal (E2P)
Liga o empregado
com ferramentas e
informação geral da
organização
Liga os empregados
com ferramentas
orientadas ao seu
posto de trabalho,
com base no
conhecimento
organizacional
Liga o empregado
com outros
empregados e grupos
organizacionais
Liga o empregado
com informação geral
e produtos/serviços
existentes fora da
organização
Accenture
67. INTRANET / Luís Vidigal 67
Empregado > Empresa (E2B)
Benefícios
• Seguros
• Reforma/Fundo Pensões
• Férias/Baixas
• Subsídio Estudo
• Perfil do Empregado/Família
• Actividades patrocinadas
• Donativos
• Realocação
Salários
• Recibos
• Pagamentos Directos
• Impostos
• Fiscalidade
• Folha de Ponto
• Despesas
• Horas Extra
Recrutamento/Acolhimento
• Vagas Internas
• Cartas de Recomendação
• Acolhimento novos empregados
• Desempenho
• Plano de Carreiras e Desenvolvimento (link à Formação)
• Gestão por Objectivos
• Avaliação de Desempenho
• Compensações
Biblioteca Corporativa
• Políticas e Procedimentos
• Relatórios Anuais
• Directório de Facilities
• Organogramas
Comunicação Corporativa
• Press Releases
• Mudanças Internas
• Questionários
• Caixa de Sugestões
• Eventos Corporativos
Accenture
68. INTRANET / Luís Vidigal 68
Empregado > Posto de Trabalho (E2W)
GestãoConhecimento
• Link à BibliotecaCorporativa
• BibliotecasExternas
• Best Practices
• Informação de Concorrentes
• Templatese Formulários
Aprendizagem/Formação
• Catálogo de Cursos/Calendário
• Curriculum
• Inscrições
• Resultados
• Suporte ao Desempenho
• Administraçãoda Formação
CRM
• Históricode contactos
• Perfil de Clientes
• Ferramentas de Venda
• Data Warehousing
Agênciade Viagens
• Perfil do Viajante
• Reservas
• Marcações
Tecnologia
• Contactos
• Help desk
• Seguimento de ajudas
• Links à Formação e à Comunicação Corporativa
Procurement
GestãoProjectos
• Orçamento
• Equipa
• Documentação
• Workflow
• Relatórios
• Plano de Trabalho
FerramentasEspecíficas da Função
• Gestão Financeira
• Gestão da Cadeia Logística
Gestãoda Força de Vendas
• Gestão da Produção
• Gestão de Recursos Humanos
• Entre outras...
Accenture
69. INTRANET / Luís Vidigal 69
Empregado > Empregado (E2E)
Calendário
• Pessoal
• Projectos
• Departamento
• Viagens
Comunicação Individual
• Interna
• Externa
Comunicação Geral
• Empresa
• Departamento
• Posto de Trabalho
Teaming/Colaboração
• Grupos de Discussão
• Jornais electrónicos
• Mensagens (tempo real e email)
• Conferências Web-based
Accenture
70. INTRANET / Luís Vidigal 70
Empregado > Vida Pessoal (E2P)
Finanças
• Poupança e Investimentos
• Impostos
• Reforma
• Casa/Mudanças
• Colégios
• Bancos (on-line)
• Seguros Não Corporativos
• Compra de Carro
Bem Estar
• Saúde/Especialistas
• Saúde Mental
• Dietas & Exercício
• Gestão do Stress
Família
• Solteiros
• Bebés
• Adolescentes
• Terceira Idade
Compras
• Localização de Lojas
• Compras Pessoais
• Comparação de Preços
• Descontos
Vida Quotidiana
• Agenda/Compromissos
• Notícias
• Tempo
• Horóscopos
• Programas TV
Tempos Livres e Viagens Pessoais
• Restaurantes
• Viagens Pessoais
• Atracções Locais
- "Cinemas
- "Galerias de Arte
• Clubes Desportivos
DocumentaçãoConfidencial
• Fotos
• Documentos(ex.Testamentos)
• Passwords
DesenvolvimentoPessoal
• Pesquisas
• Formação
• Educação
Accenture
71. INTRANET / Luís Vidigal 71
Quais são as aplicações
mais comuns na Intranet?
• Páginas de Informação
• (evitando a desactualização, a sobrecarga e o caos na gestão
da informação)
• Aplicações cooperativas
– Messaging (e-Mail);
– Colaboração assíncrona (“livros de visitas”, grupos de discussão,
newsgroups, etc.);
– Colaboração síncrona (chat, whiteboard, conferências
electrónicas, audio e videoconferências, workflow, groupware,
gestão documental, etc.).
• Aplicações mais ou menos críticas, ligadas ao negócio da
organização.
72. INTRANET / Luís Vidigal 72
Estágios de Maturidade Tecnológica
Acesso à
Informação
Comunicar
Trabalhar juntos
Automatizar os
Processos
Interactividade
Impacto
73. INTRANET / Luís Vidigal 73
1 - Disponibilizar informações
• Permanentes
– Descrição sumária da organização, dos serviços
prestados e da história
– Obras de referência
– Guia de Procedimentos
• Temporárias
– Acontecimentos
– Avisos de concurso
– Vagas
– Acções de Formação
– Actualidades dos departamentos
74. INTRANET / Luís Vidigal 74
2 - Comunicar e trabalhar juntos
• Trocar mensagens de e-Mail
• Partilhar agendas e convocar reuniões
• Fórum
• Trabalhar em documentos partilhados
• Áudio e videoconferência
• Votações electrónicas
• etc.
75. INTRANET / Luís Vidigal 75
3 - Automatização dos processos
• Benefícios
– Máxima interacção
– Máximo impacte sobre a organização
– Ganhos económicos e de produtividade (tempo, dinheiro,
papel, etc)
– Máximo envolvimento dos utilizadores
• Exemplos
– Gestão do correio administrativo
– Gestão documental e de fluxos de trabalho
– Gestão dos pedidos de formação
– Gestão dos pedidos de viagens
– Gestão de encomendas
– etc
76. INTRANET / Luís Vidigal 76
Técnicas para fidelizar utilizadores da Intranet
1. Publique mensalmente uma Newsletter
(com tecnologia própria ou servindo-se das
mailing list gratuitas)
2. Faça uma sondagem de opinião rápida
(capazes de gerar avaliações e conteúdo
relevante para a Intranet)
3. Convide os utilizadores a acrescentar a página
aos Favoritos
4. Produza conteúdos com regularidade
(faça um calendário de actualizações e anuncie-o)
5. Construa um “Forum de Discussão”
(partilha de ideias, sugestões, dúvidas, etc.)
77. INTRANET / Luís Vidigal 77
Como fazer circular a informação?
• A Cultura da empresa (ou os Mitos)
• Os Homens (ou as Tribos)
• A Organização (e os Ritos)
• Os Instrumentos (e a Memória)
78. INTRANET / Luís Vidigal 78
Conceito de Portal
“portal is the most
abused term
in all of IT”
Phifer and Berg,
Gartner Group
Setembro 2000
80. INTRANET / Luís Vidigal 80
Mitos sobre os Portais
1. São baratos
2. As pessoas acedem naturalmente
3. São para grandes organizações
4. Mais um calão técnico (buzzword)
5. Independentes da plataforma
6. Precisam de ligação à Internet
7. Precisam de pouca manutenção
8. Não são seguros
9. São tarefas de informáticos
81. INTRANET / Luís Vidigal 81
Condições de sucesso para um Portal
1. Identificar claramente os objectivos e o
valor acrescentado que se espera obter
com o Portal
2. Pôr em execução uma iniciativa
estruturada e profissional
3. Utilizar o Portal como uma ferramenta de
melhoria da qualidade a vários níveis
4. Avaliar regularmente o impacto do Portal
82. INTRANET / Luís Vidigal 82
Objectivos e valor acrescentado
• Expectativas e necessidades dos utilizadores
– Que serviços podem interessar?
– Que novos serviços permitidos pelo Portal para facilitar e simplificar
o trabalho?
• Necessidades reais da estrutura
– Precisa comunicar melhor?
– Precisa ser modernizado?
– Quais as respostas do Portal?
• Modalidades de utilização e impacto
– Quem vai participar no projecto?
– Como é que os utilizadores se vão apropriar do projecto?
– Quais são as modalidades de acesso ao Portal?
– Quais os impactos da utilização do Portal na organização?
83. INTRANET / Luís Vidigal 83
Uma iniciativa estruturada e profissional
• Construir um site para enriquecer progressivamente
– Não espere por ter disponível todos os conteúdos
– Tente atingir um grau de interactividade suficiente à partida
• Crie uma estrutura de gestão do projecto
– Determine quem é o chefe do projecto
– Defina quem são os melhores intervenientes e qual o seu papel
– Crie parcerias entre os serviços utilizadores e a informática
– Implique as chefias desde o início e durante a vida do projecto
– Apoie-se num conselho coordenador para controlar o projecto
• Gestão de um projecto de mudança
– Comunique fortemente a todos os níveis
– Sensibilize toda a estrutura
– Forme a equipa do projecto e de seguida os utilizadores
84. INTRANET / Luís Vidigal 84
Ferramenta para melhorar a qualidade
• Fazer do Portal uma alavanca de modernização
– Desenvolva funcionalidades que facilitem e simplifiquem o trabalho
quotidiano
– Atenção às sobrecargas de trabalho resultantes da alimentação do
sistema
– Tente automatizar as tarefas de actualização e de difusão da
informação
• Adaptar a organização do trabalho à estrutura do meio
– Processo rápido de recolha, produção e validação da informação
– Actualize regularmente as várias rubricas
– Indique as datas de actualização das páginas, rubricas e do site
– Adapte o conteúdo do site sempre que se justifique
• Disponibilizar conteúdos claros e dinâmicos
– Plano do site legível e explícito
– Evite um “site vitrine” sem interactividade
– Não negligencie o lado estético
– Desenvolva produtos novos e apelativos para atrair o utilizador
85. INTRANET / Luís Vidigal 85
Avaliar o impacto da utilização
• Colocar dispositivos de medida quantitativa
– Qual a evolução do número de acessos
– Porque é que algumas alterações não afectaram os acessos
– Quais são as áreas mais consultadas
• Colocar dispositivos de medida qualitativa
– Quais são os públicos que mais consultam o Portal
– Quais são os comentários e as perguntas mais frequentes (FAQ)
– Os utilizadores estão satisfeitos com os serviços actuais
– Como posso construir as FAQ a partir das perguntas colocadas
• Adaptar o conteúdo a partir dos desejos dos utilizadores
– Que área tirar ou acrescentar
– Quais são as informações susceptíveis de interessar os utilizadores
86. INTRANET / Luís Vidigal 86
1. O que é que a Organização ganha?
2. Quanto custa a criar?
3. Quanto custa a manter?
4. Será gerível?
5. Como se integra nos sistemas existentes?
6. Que formação é necessária?
7. Posso fazer outsourcing?
8. Como vai afectar a produtividade?
9. É seguro?
10.Quanto tempo demora a montar?
10 preocupações a ter em conta
na montagem de um Portal
87. INTRANET / Luís Vidigal 8787
1 - O que é que a Organização ganha?
Será possível quantificar benefícios como:
• Poupanças nos custos operacionais
• Redução da papelada
• Aumentar a qualidade do serviço ao cliente
• Rapidez e melhoria no acesso à informação
88. INTRANET / Luís Vidigal 8888
2 - Quanto custa a criar?
• Hardware
Servidor Web
Rede
• Software
Sistema Operativo
“Add-on”
Utilitários
• Mão-de-obra
Criação
Manutenção
89. INTRANET / Luís Vidigal 8989
3 - Quanto custa a manter?
Custos a longo prazo:
• Actualização do servidor e da rede para
responder ao aumento de tráfego
• Ferramentas de gestão e recursos humanos
necessários
• Licenças de software e custos de actualização
• Custos de publicação e arquivo da informação
90. INTRANET / Luís Vidigal 9090
4 - Será gerível?
• Um Portal é fácil de começar mas pode ser
um pesadelo à medida que cresce se não
forem planeados os seus custos
• Devem-se prever os aumentos de:
Tráfego
Produtores de informação
Utilizadores
• Deve-se tentar usar o trabalho em rede para
reduzir a quantidade de trabalho manual e
desmaterializar formulários
91. INTRANET / Luís Vidigal 9191
5 - Como se integra nos sistemas existentes?
• Verifique se as aplicações tradicionais em uso
(legacy systems) se integram no Portal (não
apenas aplicações em mainframe);
• É necessário adaptar também as aplicações
cliente-servidor mais recentes;
• Quase todos os fornecedores de sistemas de
gestão de bases de dados estão a adaptar os
interfaces para a Web;
• Entretanto terá de efectuar a réplica dos dados
para poderem ser acedidos via Web.
92. INTRANET / Luís Vidigal 9292
6 - Que formação é necessária?
Produtores de informação
• Como publicar na Web;
• Converter dados existentes (folhas de cálculo,
bases de dados, etc) para formatos aceitáveis.
Requisitos: Domínio de processadores de texto
ou outros editores tipo WYSIWYG.
Informáticos
–Como administrar o servidor;
–Como desenvolver aplicações para a Web.
Requisitos: Conhecimentos de administração de
redes e/ou programação em linguagens objecto.
93. INTRANET / Luís Vidigal 9393
7 - Posso fazer outsourcing?
• É uma opção
• Permite desenvolver mais depressa através da
incorporação de conhecimentos especializados
externos
• Alivia a carga interna de administração e
suporte
• Quando decidir abandonar o outsourcing:
• Verifique se tem internamente pessoas competentes
para assegurar o trabalho
• Verifique se dispõe de documentação adequada e
se tem capacidade para expandir
94. INTRANET / Luís Vidigal 94
8 - Como vai afectar a produtividade?
• Se bem construída, a Intranet pode
aumentar muito a produtividade
• Depende em grande parte do tipo de
sistemas que vai substituir e como
• Permite criar novos e melhores serviços
impossíveis de concretizar até aí.
95. INTRANET / Luís Vidigal 95
9 - É seguro?
• Será tão segura quanto o seu link mais fraco e
vulnerável, nomeadamente as pessoas que
usam e administram o Portal
• Utilize um servidor seguro, um firewall, acessos
protegidos por passwords e segurança física do
servidor;
• Tenha uma política de controlo de links a outros
servidores Internet menos seguros.
96. INTRANET / Luís Vidigal 96
10 - Quanto tempo demora a construir?
• Não muito, se for bem desenvolvido;
• Aproveite a sua rede TCP/IP existente;
• Depois de instalar o servidor Web instale
os browsers nos clientes;
• O arranque não demora muito nem custa
muito caro.
105. INTRANET / Luís Vidigal 105
Aspectos da Gestão de Projectos
PMBOK Guide
Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) - 2000 Edition
Âmbito Tempo Qualidade
Recursos
Financeiros
Integração Recursos
Humanos
Comunicação Risco Aquisições
107. INTRANET / Luís Vidigal 107
Segmentar Conteúdos e Serviços
Facilidade de Implementação
Alto
Alta
Baixo
Baixa
Conteúdos e Serviços
de alta prioridade
110. INTRANET / Luís Vidigal 110
Formatos das páginas
• Formatação
HTML - HyperText Markup Language
WML - Wireless Markup Language
• Formatação e Dados
XML - Extensible Markup Language
111. INTRANET / Luís Vidigal 111
Conceitos associados à Gestão de Conteúdos
• Integrated document management (IDM)
• Web content management (WCM)
• Records management (RM)
• Document capture
• Document-based collaboration
• Workflow (integrado com produtos IDM,
WCM e RM)
112. INTRANET / Luís Vidigal 112
Framework para a selecção de uma ferramenta
para a Gestão de Conteúdos
Gestão de
Conteúdos
Funcionalidade
Arquitectura
Técnica
Investimento
Serviço e
Suporte
Viabilidade
Visão
114. INTRANET / Luís Vidigal 114
Produção de conteúdos Web
• Produção para múltiplos canais
• Partilha a infra-estrutura da organização
• Autoria distribuída e suportada em
workflow e conteúdos partilhados
• Integrar uma grande variedade de
conteúdos e formatos (gráficos,
documentos Office, dados aplicacionais,
áudio, vídeo, Flash, etc.)
115. INTRANET / Luís Vidigal 115
O que é um Portal
• Customização
• Personalização
• Integração (dados, aplicações,
single sign-on)
• Suporte a comunidades online
116. INTRANET / Luís Vidigal 116
Características do Portal
• Personalização
– Informação guiada pelo computador, que
tenta “servir” o utilizador através de modelos
pré-estabelecidos
– “Inteligência Artificial”
• “Customização”
– Informação controlada pelo próprio utilizador,
que selecciona de entre as opções
apresentadas quais os caminhos a percorrer
– “Inteligência Natural”
117. INTRANET / Luís Vidigal 117
Pessoas
Diferentes
Necessidades
Diferentes
• Informações
• Serviços
Fontes
Diferentes
PORTAL
Acesso
Integrado
• Web Browser
• ...
118. INTRANET / Luís Vidigal 118
O que é o conteúdo
Qualquer objecto digital
• HTML, XML, qualquer texto
• Imagens
• PDF
• Formatos proprietários de documentos
• Áudio, vídeo
• Quaisquer outros bits!
119. INTRANET / Luís Vidigal 119
Funcionalidades relacionadas
com os conteúdos
• Agregar conteúdos
• Personalizar conteúdos
• Recomendar conteúdos
• Permitir aos utilizadores customizar
conteúdos
• Sumarizar conteúdos (Excertos)
120. INTRANET / Luís Vidigal 120
Conceito de Portal
• Conteúdos normalizados
• Pedaços de conhecimento
(excertos)
• Metadados sobre Direitos
(Personalização)
• Dados agregados
(Recomendação)
• Dados descritivos
(Customização, Personalização,
Recomendação)
• Colecta, normaliza e
publica conteúdos
• Facilita a colecta de dados
• Expõe pedaços de
conhecimento
• Expõe metadados
Portal
Content
Management
XML
121. INTRANET / Luís Vidigal 121
Portais
Gestão de
Conteúdos
Ferramentas
Colaborativas
Gestão do
Conhecimento
Gestão
DocumentalOrganizações
inteligentes
Smart
Enterprise
Suite
122. INTRANET / Luís Vidigal 122
Aplicações online
https://gmail.google.com
http://moneytracking.com
https://www.tractis.com
https://docs.google.com
http://www.acuityscheduling.com
Marcar reuniões
Fazer contratos
Ferramentas de Office
Correio electrónico
Preço de Viagens Aéreas
http://www.edreams.pt/
Monitorar preços
Apresentações de Slides
http://www.slideshare.net
123. INTRANET / Luís Vidigal 123
Processador de Texto
sempre disponível e partilhado
http://docs.google.com
Também
Apresentações,
Folhas de Cálculo,
Formulários, etc.
124. INTRANET / Luís Vidigal 124
Formulários no Google Docs
AGP - Tecnologias da Informação 2010 -
2011 - Luís Vidigal
129. INTRANET / Luís Vidigal 129
Ciclo de vida dos conteúdos
Criar Gerir Disponibilizar
Templates
Ferramentas de
Concepção
Ferramentas de
Produtividade
Metadados
Estruturação
de Texto
Segurança e
Controlo de Acessos
Check in e Check out
Pesquisa e
Recuperação
Workflow
Publicação na Web
XML e Web Services
Criação dinâmica
de Páginas
Personalização
Apresentação
Multi-canal
Regras de Negócio
Caching