O documento descreve a implementação do Programa 10S no Sindvendas para promover a qualidade total. O programa envolve 10 sensos como Utilização, Organização, Limpeza, Padronização e Autodisciplina para melhorar o ambiente de trabalho e atendimento. Após a implantação, houve aumento da produtividade, satisfação dos funcionários e imagem da organização.

1. Amanda Feitoza de Oliveira
PROGRAMA 10S
EM BUSCA DA QUALIDADE TOTAL
SINDVENDAS – Sindicato dos Representantes Comerciais do Estado do Ceará
FORTALEZA
2011
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2. INTRODUÇÃO
Em 2010, o Sindvendas tomou uma difícil decisão: precisava mudar, mas não sabia
ao certo como nem por onde começar. Fisicamente, o ambiente interno precisava passar
por algumas modificações estruturais para comportar colaboradores, equipamentos e
materiais de trabalho, o que poderia vir a interferir no clima organizacional. Por outro lado,
externamente, novas estratégias para captação e fidelização de associados tinham que ser
implementadas.
Foi quando, através de uma colaboradora, tomou conhecimento de um programa
chamado 10S, que prometia uma considerável melhoria no quadro interno das empresas,
através de medidas simples, mas que envolviam uma reeducação e uma mudança de
postura diante da forma de encarar a vida.
O Programa 10S é uma variação do seu par 5S, nascido no Japão da Segunda
Guerra, originalmente criado para a reconstrução industrial e rapidamente disseminado pela
iniciativa pública como ferramenta de gestão. A grosso modo, o programa engloba um
conjunto de técnicas para organizar melhor o local de trabalho e tornar o colaborador mais
motivado e comprometido.
O que levou o Sindvendas a adotar este modelo foi a busca pela excelência e
Qualidade Total, pois sabe-se que um ambiente saudável é diretamente proporcional a uma
equipe igualmente saudável e um trabalho mais produtivo. A proposta visou tornar o local de
trabalho mais limpo, organizado e seguro, onde o colaborador pudesse se sentir mais
confortável consigo mesmo e com os demais, respeitando-se a lógica do trabalho de cada
um. Conseqüentemente, esperava-se também um atendimento muito mais diferenciado ao
representante comercial.
Além disso, o Programa 10S proporcionou ao Sindvendas uma visão mais
sistêmica de suas ações, com a consciência de que todos os seus processos estão
integrados e de que os colaboradores são o seu maior patrimônio.
Os investimentos feitos na estrutura física (instalações, equipamentos, layout)
trouxeram uma harmonia visual importante no cartão de visita do Sindvendas, mas a maior
mudança, sem dúvida, deu-se no aspecto humano: uma mudança de comportamento, uma
cultura de participação e incentivo à inovação, uma maior integração dos colaboradores com
a missão da empresa, objetivos sendo alcançados e resultados muito mais perceptíveis.
A implantação do Programa 10S foi feita em 2010, na sede de Fortaleza/CE.
PROGRAMA 10S NO SINDVENDAS
1º - Senso de Utilização
Realização do Dia da Bermuda, em 07/06/2010, com uma faxina geral envolvendo
a equipe de sete colaboradoras. Pela quantidade de materiais a serem descartados e com
todos os equipamentos para serem religados e mesas para serem montadas, o Dia da
Bermuda só terminou no dia seguinte.
Os materiais em excesso foram separados em três grupos: descarte total (lixo),
arquivamento em almoxarifado e destinados a outro setor / pessoa. Papéis e plásticos foram
doados a recicladores ambulantes que trabalham nas imediações.
Nas mesas de trabalho, sobrou apenas o necessário, para facilitar a movimentação
no dia a dia. Nas gavetas, o material importante à realização do trabalho. Nos
computadores, papéis de parede personalizados e padrão para toda a equipe.
Resultados:
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3. Aumento da produtividade, pois retirou-se o excesso de materiais, o que
agilizou o trabalho.
Ganho de espaço físico no setor de Atendimento, com a realocação das
mesas de trabalho, criando um “balcão” de Atendimento ao Público. Também realocou-se os
arquivos de associados, que ficaram mais perto do Atendimento.
Diminuição de custos, pois verificou-se que muitos dos recursos disponíveis
poderiam ser reaproveitados, evitando o gasto desnecessário.
Melhor definição dos espaços, principalmente no setor de Marketing /
Telemarketing, com aproveitamento dos espaços para os arquivos.
Eliminação de móveis em excesso. No Atendimento, saiu uma mesa redonda
que ocupava muito espaço e um suporte para impressora que ficou sem lugar com a nova
ordenação do layout. No Marketing, o púlpito foi para o auditório e os banners de parceiros
foram guardados no almoxarifado.
Melhor visualização do local de trabalho, que ficou mais leve, mais agradável
e menos entulhado.
Diminuição do risco de acidentes com a eliminação de móveis que ficavam
nos corredores de circulação.
Redução do tempo de procura de pastas e arquivos.
2º - Senso de Organização
Com a grande quantidade de materiais descartados, ganhou-se muito mais espaço
para reorganizar os equipamentos, móveis e materiais de trabalho. A maior mudança foi no
setor de Atendimento, que teve seu layout totalmente reformulado. Formou-se um “balcão”
de Atendimento com três mesas de frente pra porta. Retirou-se todos os banners e
propagandas de parceiros pregadas nas paredes e foram comprados um grande mural e
expositores em tamanho A3 de acrílico para a divulgação dos serviços e convênios. A
DVDteca ganhou mais uma estante com DVDs de treinamento e caixas personalizadas de
plástico. Os materiais dos convênios ficaram mais próximos do Atendimento, em armários
com identificações internas.
No Marketing / Telemarketing, as gavetas com as pastas dos associados ganharam
nova etiqueta de identificação, bem como uma melhor ordenação das caixas com arquivos
morto e materiais do Marketing.
No RH, a mudança de um armário de uma parede para a outra proporcionou um
ambiente igualmente mais organizado e harmônico.
Resultados:
Mais rapidez para encontrar documentos nos arquivos dos associados e
materiais de insumo no RH. Este tempo economizado com a procura agilizou também o
atendimento ao cliente. Aumentou-se a produtividade e diminui-se o cansaço físico e mental.
Controle maior dos materiais, equipamentos e documentos.
Com uma visualização melhor dos materiais, foram evitadas compras
desnecessárias.
3º - Senso de Limpeza
Cada colaborador passou a zelar mais pela sua área de trabalho. A limpeza é feita
tanto na chegada do colaborador ao seu ambiente de trabalho quanto na saída. As áreas
comuns, como o banheiro, também passaram a ser mais observadas.
Os coletores ficam em locais de fácil visualização, incentivando a coleta seletiva de
materiais.
Resultados:
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4. Colaboradores mais satisfeitos por trabalharem num ambiente limpo e que
lhes proporcione mais qualidade de vida.
Melhoria das áreas comuns com a conscientização de que todos são co-
responsáveis pelos ambientes da empresa.
Aumento da vida útil dos equipamentos.
Diminuição do desperdício.
Prevenção da poluição.
Melhoria da imagem do Sindvendas junto aos seus públicos.
4º - Senso de Padronização
Com o objetivo de proporcionar mais valor e excelência aos seus públicos, o
Sindvendas está desenvolvendo o seu Planejamento Estratégico 2011-2014. Em ações
paralelas, mas totalmente alinhadas ao posicionamento deste novo Sindvendas, cada setor
está desenvolvendo o seu Plano de Ação, com a descrição de sua identidade,
responsabilidades, objetivos específicos, metas e acompanhamento de indicadores.
São realizados treinamentos periódicos sobre o Plano Estratégico e Reuniões de
Avaliação Interna para análise dos indicadores.
Com a gradual padronização, o próximo passo está sendo realizado por cada setor,
que está desenhando seus processos para uma melhor visualização da metodologia de
trabalho.
Resultados:
O setor de Comunicação criou um Mural de Comunicação Interna, no corredor
de circulação, onde estão definidos espaços para as informações e acompanhamentos de
cada setor, SEGS, 10S, aniversariantes do mês e políticas de RH.
O RH criou um Manual de Conduta Ética, que já foi apresentado para equipe
e está em fase de aprovação final pela diretoria.
O Marketing está fazendo um acompanhamento mais de perto dos
indicadores prioritários.
A equipe de Atendimento tem muito mais visão do funcionamento da empresa
com os padrões alinhados.
5º - Senso de Autodisciplina
O Programa 10S passa por ciclos periódicos de avaliação, onde são analisadas as
melhorias e propostas novas ações para cumprimento do programa.
Com o Plano Estratégico sendo disseminado para as colaboradoras, tomou-se
muito mais conhecimento do funcionamento dos setores, das responsabilidades, dos
objetivos a serem alcançados.
Isso gerou também muito mais participação e envolvimento. Foi criada uma Caixa
de Ideias para fomentar a criatividade das colaboradoras e um blog, inicialmente restrito a
divulgações do programa 10S, mas hoje ampliado para comunicação interna.
Resultados:
Maior conscientização das colaboradoras sobre o seu papel e
responsabilidades dentro da empresa.
Desenvolvimento profissional e pessoal, uma vez que as lições aprendidas
podem ser aplicadas também à rotina familiar.
Aumento do nível de satisfação e motivação, gerando uma maior participação
das colaboradoras nas decisões, mais entrosamento e profissionais muito mais valorizados.
6º - Senso de Determinação e União
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5. Tomando por princípio que o exemplo vem de cima, o Sindvendas tem procurado
engajar sua diretoria nos princípios da qualidade, de forma a envolver todos na importância
e na busca pela excelência.
Além disso, os responsáveis pelos setores também têm procurado estimular as
colaboradoras para atitudes mais proativas, delegando responsabilidades e cobrando
resultados de forma criativa e dinâmica.
Resultados:
Diminuição da rotatividade de colaboradores, com um incremento na
qualificação da equipe.
7º - Senso de Treinamento
No ano passado, da implantação do Programa 10S, em junho/2010, até dezembro,
foram mais de 50 horas/aula de treinamento interno das colaboradoras do Sindvendas, fora
os cursos avulsos feitos externamente.
Resultados:
Colaboradoras treinadas em áreas específicas, melhorando suas
competências de trabalho.
Aumento da satisfação e motivação do colaborador com o trabalho e também
da produtividade.
8º - Senso de Economia e Combate aos Desperdícios
O Sindvendas iniciou uma redução no uso de material para escritório como,
reutilização do papel, diminuição no consumo de copos descartáveis, adesivo padronizado
nos interruptores e monitores de toda a sede com o lembrete de sempre desligar.
Resultados:
Redução do impacto ambiental, diminuindo a quantidade de detritos e do uso
de recursos não renováveis.
Economia de materiais de escritório e descartáveis.
9º - Senso de Princípios Morais e Éticos
O RH desenvolveu o Manual de Conduta Ética, com as políticas do Sindvendas. Foi
feita uma apresentação para a equipe de colaboradoras, explicando cada tópico.
Resultados:
Equipe mais comprometida com a empresa e consciente dos seus direitos e
deveres.
10º - Senso de Responsabilidade Social
O Sindvendas desenvolveu uma Cartilha de Reciclagem Ambiental com dicas
práticas sobre reciclagem, que é entregue a todos os colaboradores, bem como disponibiliza
para outros públicos externos.
Além disso, O Sindvendas disponibiliza para a comunidade do entorno da Casa do
Representante contêineres para coleta seletiva do lixo. Esta prática já foi divulgada nas
casas da redondeza e o Sindvendas faz a entrega do material recolhido para catadores da
região. Internamente, é feito o Descarte Consciente, uma campanha que estimula os
colaboradores a fazerem a coleta seletiva do lixo consumido no dia a dia.
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6. São realizadas também ações através do Calendário Verde do Sindvendas, como
Dia da Terra, Dia da Água, etc., o Sindvendas procura realizar alguma ação interna ou
extensiva ao representante comercial, procurando conscientizar para a causa ambiental.
O Sindvendas realiza periodicamente campanhas de coleta para ajudar instituições
beneficentes, como é o caso da Tampinha Solidária, que arrecada tampinhas plásticas para
o Lar Torres de Melo. Tem também a coleta de lixo eletrônico (lâmpadas fluorescentes,
pilhas e baterias), campanhas de arrecadação de donativos, etc.
Resultados:
Maior conscientização das colaboradoras sobre o seu papel e
responsabilidade
Consumo consciente dos materiais;
Reeducação ambiental;
Melhoria na Imagem Institucional do Sindvendas;
Transparência nas ações.
Preservação do Meio Ambiente.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
De acordo com os levantamentos feitos nas avaliações de auditoria, revelou-se
uma maior facilidade em aplicar os três primeiros sensos no dia a dia (Utilização,
Organização e Limpeza), tendo em vista que são sensos mais “mecânicos”. Pelo fato dos
demais sensos terem caráter mais subjetivo, percebe-se mais resistência à sua
aplicabilidade na rotina diária, fruto tanto da falta de compreensão prática quanto da cultura
individual.
Para 2011, o Sindvendas resolveu intensificar os esforços nos Sensos de
Padronização e Autodisciplina, acreditando serem estes a base para o sucesso de toda a
engrenagem.
O Sindvendas deverá buscar novas alternativas para elucidar as dúvidas
remanescentes com casos práticos e traçar um cronograma mais pontual para que o
objetivo seja atingido.
Uma das atividades previstas é a padronização de seus processos, onde cada
gestor de área deverá desenhar o passo a passo de suas atividades, especificando a
metodologia de cada trabalho. Desta forma, estaremos promovendo não só a padronização,
como também gerando o conhecimento coletivo sobre aquela atividade específica e
facilitando a transmissão deste conhecimento para futuros colaboradores, quando se fizer
necessário.
Atuando em sinergia, usaremos constantemente o Senso de Treinamento para
promover a qualificação máxima dos nossos colaboradores, não só para que pratiquem os
10S no ambiente de trabalho, mas principalmente para que o vejam como uma ferramenta
essencial na qualidade de vida.
BIBLIOGRAFIA
Manual de Orientação Programa 10S. Disponível em:
http://www.votuporanga.sp.gov.br/secretarias/administra/10s/manual_10s.pdf
Projeto pedagógico Viver 5S – Wagner Matias de Andrade
Programa 5S – Curso gratuito disponível em: http://www.sebrae.com.br/
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