Manual de redação

MANUAL DE REDAÇÃO
DE DOCUMENTOS
COMERCIAIS

Belo Horizonte
2014
MANUAL DE REDAÇÃO
DE DOCUMENTOS
COMERCIAIS
CENTRO UNIVERSITÁRIO NEWTON PAIVA
organizaÇÃO
Mírian Lúcia Brandão Mendes

MANUAL DE REDAÇÃO DE
DOCUMENTOS COMERCIAIS
Copyright©2014 by Núcleo de Publicações Acadêmicas
do Centro Universitário Newton Paiva
Belo Horizonte
2014
ISBN 978-85-98299-40-2

DIRIGENTES DO CENTRO UNIVERSITÁRIO NEWTON PAIVA
Presidente do Grupo Splice
Antônio Roberto Beldi
Reitor
João Paulo Beldi
Vice-Reitora
Juliana Salvador Ferreira de Mello
Diretor Administrativo e Financeiro
Marcelo Vinícius Santos Chaves
Secretária Geral
Jacqueline Guimarães Ribeiro
expediente
Coordenadora do Curso de Secretariado
Leda Cintia Assis de Souza
organizadora:
Professora Mírian Lúcia Brandão Mendes
colaboradores:
Alunas do 3º período do Curso de Secretariado 2013/1
Assessoria Pedagógica - Núcleo Acadêmico:
Carmeci Maria Lourdes Freitas
Apoio técnico:
Núcleo de Publicações Acadêmicas do Centro Universitário Newton Paiva
Cinthia Mara da Fonseca Pacheco
Editora de Arte e Projeto Gráfico:
Helô Costa - Registro Profissional: 127/MG

Sabemos que a escrita é fundamental no exercício de várias profissões, mas a
escrita não se restringe àqueles que têm o dom para tal, como alguns reconhecidos
jornalistas, escritores, e poetas. Em lugares como escritórios, repartições públicas e
escolas também sempre haverá pessoas redigindo para informar, orientar, ordenar ou
comunicar, ou seja, produzindo documentos empresariais.
Ao contrário da redação literária, a redação empresarial dispensa o emprego de
figuras e jogos de palavras, pois o seu objetivo é apresentar um texto que, também,
colabore para a projeção da organização.
Nessa perspectiva, o curso de Secretariado do Centro Universitário Newton Paiva
elaborou este Manual com o objetivo de expor, de modo sucinto, alguns modelos de
documentos comerciais que podem funcionar como guia de consulta para profissionais
que queiram se orientar na escrita de textos empresariais.
Esperamos, com este Manual de Redação de Documentos Empresariais, facilitar
a escrita não só dos profissionais do Secretariado, mas de todas as pessoas que
procuram conhecimento nesse seguimento da nossa língua.
Leda Cíntia Assis de Souza
Coordenadora do Curso de Secretariado

1. A COMUNICAÇÃO ADMINISTRATIVA........................................................................10
2. MODELOS DE DOCUMENTOS COMERCIAIS..........................................................11
2.1. Carta.....................................................................................................................11
2.2. Ata.......................................................................................................................13
2.3. Atestado..............................................................................................................14
2.4. Aviso.....................................................................................................................15
2.5.Bilhete...................................................................................................................16
2.6. Circular.................................................................................................................17
2.7.Contrato................................................................................................................18
2.8. Convocação.........................................................................................................20
2.9. Declaração...........................................................................................................21
2.10. Ordem e Serviço................................................................................................22
2.11. Procuração.........................................................................................................23
2.12. Protocolo............................................................................................................24
2.13. Memorando........................................................................................................25
2.14. Nota Promissória...............................................................................................26
2.15. Recibo................................................................................................................27
2.16. Regulamento......................................................................................................28
3. Considerações Finais.........................................................................................29
4.Referências............................................................................................................30

10
Comunicar significa interação, troca de mensagens, tornar comum. Nas empresas,
essa comunicação pode ser interna e externa. A comunicação interna escrita é
realizada por meio de memorandos, circulares, avisos, e-mails entre outros; já a
externa pode ser feita por meio de cartas, declarações e publicações. Entretanto,
para atingir seus objetivos, é preciso que a escrita desses documentos obedeça a
certas normas e orientações quanto à elaboração, como a clareza, a objetividade,
a concisão e a coerência.
1. A COMUNICAÇÃO ADMINISTRATIVA
Elementos importantes da escrita segundo Mírian Gold:
Clareza
A clareza é o resultado de dois elementos fundamentais:
a) educar a nossa capacidade de organização mental;
b) aprender a colocar convenientemente em execução o material idiomático.
É necessário pensar no que se deseja dizer e procurar ser o mais objetivo possível
na construção das sentenças, valendo-se de uma linguagem simples e sem
excesso de palavras.
Objetividade
Para se expressar com objetividade, deve-se estar atento para expor ao destinatário
as ideias relevantes, ou seja, as principais, retirando do texto todas as informações
consideradas supérfluas, que levam o leitor a perder o foco do assunto tratado.
Concisão
Concisão consiste em informar o máximo com economia de palavras, eliminando
termos supérfluos e a adjetivação exagerada. Procura-se informar o que se deseja sem
os subterfúgios e clichês. Devem-se evitar períodos extensos, pois a concisão confere
clareza à frase.
Coerência
A língua escrita exige um rigor e uma disciplina de expressão maior do que a língua
falada. Na redação empresarial, os textos devem organizar-se de forma ordenada, com
ideias expostas de modo claro e lógico, pois coerência e clareza formam um todo.

11
2.1 CARTA
Uma carta é mais do que um punhado de termos e expressões. Ela desperta no
receptor impressões e emoções. Segundo Enéas Martins de Barros (1988, p. 13),
a carta dirige-se a um público certo, com uma mensagem de recíproco interesse;
impõe-se resposta e com seu trânsito obrigatório, se bem redigida, se dotada de
criatividade, promove a imagem do emitente e resulta, necessariamente, em lucro.
A carta comercial apresenta as seguintes orientações estéticas e formais:
- Impressão de um lado apenas do papel.
- 20 a 25 linhas por página.
- Margens: direita (3 cm); esquerda (3 cm); superior (3 cm); inferior (3 cm).
- Uso-se espaços duplos ou 1,5; entre os parágrafos, é costume duplicar esse
espaço interlinear.
- O vocativo de uma carta tem, depois de si, dois-pontos.
2. MODELOS DE DOCUMENTOS
EMPRESARIAIS

mANUAl DE REDAçãO DE
DOCUmENTOS COmERCIAIS
12
A seguir, um exemplo de carta comercial:

13
2.2 ATA
Ata é um registro em que se relata pormenorizadamente o que se passou em uma
reunião, assembleia ou convenção.
Uma de suas particularidades é que a ata deve ser assinada pelos participantes
da reunião.
São elementos básicos de uma ata:
- Hora, dia, mês e ano da reunião (por extenso).
- Local da reunião.
- Relação e identificação das pessoas presentes.
- Declaração do presidente e secretário.
- Ordem do dia.
- Fecho.

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2.3 ATESTADO
Atestado é a declaração, o documento firmado por uma autoridade em favor de
alguém ou algum fato de que se tenha conhecimento. É um documento oficial com
que se certifica, afirma, assegura, demonstra alguma coisa que interessa a outrem.

15
2.4 AVISO
O aviso caracteriza-se como informação, comunicado de uma pessoa para outra.
Como uma das principais funções do aviso é comunicar com eficácia, advindo
daí economia de tempo, favorecem a consecução desse objetivo o texto breve e a
linguagem clara.

16
2.5 bIlHETE
Bilhete é uma carta simples e breve, sem as fórmulas das cartas ordinárias. É um
aviso escrito em que se anota algum fato para ser levado ao conhecimento de outra
pessoa, mas de modo apressado.

17
2.6 CIRCUlAR
A circular caracteriza-se como uma comunicação (carta, manifesto ou ofício),
que, reproduzida em muitos exemplares, é dirigida a várias pessoas ou a um órgão.
Serve para transmitir avisos, ordens ou instruções. Em geral, contém assunto de
interesse geral.
Tratando-se de carta-circular, o redator deve escrever de maneira que o receptor
tenha a impressão de que foi redigida especialmente para ele.

18
2.7 CONTRATO
Contrato é um documento resultante de um acordo entre duas ou mais pessoas
que transferem uma para a outra, algum direito ou se sujeitam a alguma obrigação.

19

20
2.8 CONVOCAçãO
Convocação é uma forma de comunicação escrita em que se convida ou chama
alguém para uma reunião. Na elaboração do texto, é necessário especificar local, data,
finalidade. O objetivo da convocação deve ser reconhecido prontamente.

21
2.9 DEClARAçãO
Declaração é prova escrita, documento, depoimento, explicação. Nela se
manifestam opinião, conceito, resolução ou observação.

22
2.10 ORDEm DE SERVIçO
É uma comunicação para que seja executada determinada tarefa. Em geral, encerra
orientação precisa para a execução de serviços ou cumprimento de obrigações.

23
2.11 PROCURAçãO
Procuração é um documento que uma pessoa passa a alguém para que possa
tratar de negócios em seu nome. É um documento em que se estabelece legalmente
essa incumbência, em que se outorga o mandato e se explicitam os poderes conferidos.

24
2.12 PROTOCOlO
Na Antiguidade, significava a primeira folha que se colava aos rolos de papiro,
com um resumo do conteúdo do texto manuscrito. Hoje, é o registro dos atos públicos
ou registro das audiências nos tribunais. Comercialmente, é assim denominado um
livro de registro da correspondência de uma empresa, ou um formulário em que se
registra saída ou entrada de objetos.

25
2.13 mEmORANDO
Na linguagem comercial, significa a nota ou a comunicação ligeira entre
departamentos de uma mesma empresa, ou entre a matriz e suas filiais e vice-versa,
ou entre as filiais.
É conhecido também como comunicado interno (CI).

26
2.14 NOTA PROmISSóRIA
É uma promessa de pagamento feita pelo próprio devedor ao credor em que ele
se obriga ao pagamento de uma soma prefixada.
A nota promissória é um título de crédito pelo qual alguém se compromete a pagar
a outrem, em determinado prazo, certa quantia de dinheiro.

27
2.15 RECIbO
Significa o documento em que se confessa ou se declara o recebimento de algo.
É um escrito particular.

28
2.16 REGUlAmENTO
É um conjunto de regras ou normas estabelecidas como necessárias a uma
organização; é um regimento em que se determinam o modo de direção, funcionamento
e outras exigências de uma empresa, associação ou entidade, ou de um concurso.

29
3. CONSIDERAÇÕES FINAIS
A maior dificuldade encontrada nas empresas é a falta de comunicação eficaz.
Como o profissional de secretariado é um centro de informações, faz a ligação entre o
gestor e os demais funcionários, nada mais útil e necessário que ele tenha sempre por
perto um Manual de Redação Comercial com os mais diversos tipos de documentos
para ajudar a empresa a se comunicar com mais clareza e transparência.
“Ao final deste trabalho pude reconhecer a necessidade de se ter um canal
adequado para cada tipo de comunicação. Com um Manual de Redação Comercial
sempre à mão, fica mais fácil identificar qual é o documento necessário para
cada situação”.
Rosana de Pádua Bícego
Aluna do Curso de Secretariado do Centro Universitário Newton Paiva
“Ao longo da execução do trabalho foi possível identificar a importância dos
documentos comerciais, pois estes são a imagem da organização e têm como
finalidade manter a comunicação entre as empresas, manter a comunicação
interna entre os colaboradores, reproduzir acontecimentos, registrar fatos e
assuntos de interesse da instituição, ajudar nas tomadas de decisões, solucionar
problemas, entre outros”.
Simone Araújo Souza
“A oportunidade de desenvolver este projeto no 3º período do curso de Tecnologia
em Secretariado é de um valor imensurável e a experiência adquirida será levada
por toda minha vida, pois será de grande valia para a minha vida profissional”.
Gabriela Caetano

30
4. REFERÊNCIAS
ANDRADE, Maria Margarida e MEDEIROS, João Bosco. Comunicação em Língua Portuguesa. 2 ed. São Paulo: Atlas,
2001.
CARNEIRO, Agostinho Dias. Redação em Construção. 1 ed. São Paulo: Moderna, 1997.
DISCINI, Norma. A comunicação nos textos. São Paulo: Contexto, 2005.
GOLD, Miriam. Redação Empresarial: escrevendo com sucesso na Era da Globalização. 2 ed. São Paulo: Makron
Books, 2002.
KURY, Adriano da Gama. Para falar e escrever melhor o português. 2 ed. Rio de Janeiro: Nova Fronteira, 2000.
MEDEIROS, João Bosco. Correspondência. 14 ed. São Paulo: Atlas, 2001.
MEDEIROS, João Bosco. Redação Empresarial. São Paulo: Atlas, 2010.
SERAFINI, Maria Teresa. Como escrever textos. 11 ed. São Paulo: Globo, 2001.

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