Roadshow Linha RM: Inovação, Experiências Fluig e mais
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O documento discute as seguintes soluções da TOTVS para o segmento de Construção e Projetos: 1) Integração das soluções com o Fluig para melhorar a experiência colaborativa; 2) Atualização da base de dados de preços, insumos e composições para orçamentos; 3) Módulo TOP Mobile para controle e acompanhamento de projetos na mobilidade.
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- 1. ROADSHOW LINHA RM C&P #TOTVSV12TEM INOVAÇÃO, NOVEMBRO 2014
- 2. HOJE FALAREMOS SOBRE 1. EXPERIENCIAS FLUIG 2. TOTVS OBRAS E PROJETOS 3. TOTVS INCORPORAÇÃO
- 4. SEGMENTO C&P TOTVS OBRAS E PROJETOS 12.1+Simples+Ágil+Essencial Desafios: Promover uma experiência colaborativa no uso nas nossas soluções Solução: Integração ao Fluig disponibilizando Consultas Rápidas, Worrkflows além das demais experiências oAcesso rápido aos projetos oAprovação da medição de contratos forma prática e rápida oAcesso na Nuvem / Mobilidade o + SIMPELS +AGIL - Agilidade e praticidade no processo de aprovação. o+ ESSENCIAL - Coibir desvios financeiros na medição da obra. o+ CLOUD – Onde estiver, via Notebook, Tablet, Smartphone 1 2 Widgets de Consulta RápidaWorkflow Objetivos Vantagens
- 5. Experiências Fluig Consulta rápida a projetos Integração com o Fluig configurada no TOP Visão dos projetos diretamente no Fluig Projetos podem ser consultados e abertos diretamente do Fluig SEGMENTO C&P TOTVS OBRAS E PROJETOS 12.1
- 6. Workflow de aprovação de Liberação de Medição do Contrato. Medição do contrato Liberação com Geração do Workflow Aprovação / Reprovação por Alçada. Experiências Fluig SEGMENTO C&P TOTVS OBRAS E PROJETOS 12.1
- 7. SEGMENTO C&P TOTVS GESTÃO DE ESTOQUE, COMPRAS E FATURAMENTO 12.1+Simples+Ágil+Essencial Desafio: Otimizar a gestão dos processos de Estoques, Compras e Faturamentos Solução: Integração do TOTVS Gestão de Estoque, Compras e Faturamento com o Fluig oRealizar aprovações de compras, despesas, adiantamentos entre outras de forma ágil. oAcesso na Nuvem / Mobilidade oConsultas Rápidas de Estoque e Processos em andamento oControle do processo de compras, despesas e adiantamentos oAgilidade na avaliação oConsultas de Estoques, Compras em andamentos entre outras oFlexibilidade na criação de workflows e suas alçadas de aprovação 2 Objetivos Vantagens
- 8. SEGMENTO C&P TOTVS GESTÃO DE ESTOQUE, COMPRAS E FATURAMENTO 12.1 WORKFLOW DE APROVAÇÃO DE COMPRAS Principais Características Processos na nuvem Workflow personalizável Controle de alçadas Controle de acessos
- 9. TOTVS OBRAS E PROJETOS
- 10. +Conectado +Cloud +Simples +Ágil +Essencial Desafios: Manter atualizadas as bases de dados de Preços, Insumos e Composições para Orçamentos Solução: Parceria para Integração do Totvs Obras e Projetos à base de dados TCPO da PINI o Propiciar orçamentos precisos e ágeis o Base de dados confiável e atualizada regularmente o Cotações de preços em vários estados o Orçamento de obras de Construção Civil e Infraestrutura o Preços atualizados sempre disponíveis para novos orçamentos o Construtoras com base de dados de Índices -> Atualização Preços o Construtoras sem base de dados -> Atualização Completa o Integração na nuvem SEGMENTO C&P TOTVS OBRAS E PROJETOS 12.1 Objetivos Vantagens
- 11. A integração com a PINI é bastante simples: Uma interface de atualização Conectado direto ao servidor PINI Sem necessidades de troca de arquivos INTEGRAÇÃO COM A BASE TCPO DA PINI Sobre o TCPO: Preços Insumos Recursos e seus índices de produtividade Composições Preços nas 26 regiões metropolitanas do brasil SEGMENTO C&P TOTVS OBRAS E PROJETOS 12.1 Orçamento assertivo com preços atualizados com o mercado. - Índice de 5% de erro no orçamento - Gasto de 10 mil/mês com orçamentista - Necessário obtenção de pelo menos 500 preços para uma obra de edificação residencial - 15 dias para realização do orçamento de uma obra de edificação residencial
- 12. +Simples+Ágil+Essencial Desafios: Necessidade de uma maior flexibilidade ao trabalhar com cronogramas Solução: Flexibilização da entrada do cronograma com a importação de cronogramas via Excel o Ampliar as interfaces de entrada de cronograma o Permitir o uso do Excel como ferramenta de excelência o Permitir o planejamento por qualquer grandeza (percentual, quantidade ou valor) o Flexibilidade na forma de importar os cronogramas em Excel para o TOP o Agilidade no planejamento e replanejamento detalhado de atividades. o Processo amigável para o usuário 12 SEGMENTO C&P TOTVS OBRAS E PROJETOS 12.1 Objetivos Vantagens
- 13. IMPORTAÇÃO CRONOGRAMA VIA EXCEL Simples assim: Planeje no MS Excel Escolha o Arquivo Informe a coluna de tarefas Informe o Período Inicial Determine as Grandezas Pronto!!! SEGMENTO C&P TOTVS OBRAS E PROJETOS 12.1
- 14. SEGMENTO C&P TOTVS OBRAS E PROJETOS 12.1+Simples+Ágil+Essencial Desafios: Garantir a produção e entrega de insumos fabricados sob encomenda dentro do prazo e custo planejados Solução: Incorporação do conceito ETO – Engenharia sob encomenda ao TOTVS Obras e Projetos o Evitar atrasos nos projetos por falta dos insumos; o Permitir integração entre o planejamento do projeto e a produção o Garantir que as alterações no processo de produção sejam refletidas automaticamente no planejamento do projeto o Módulo de fácil utilização para controle de fábricas pré-fabricados. o Evitar Desperdícios e Estoques Altos o Agilidade e precisão no replanejamento das atividades do projeto como consequência da mudança da programação de produção o Completo controle da necessidade de produção do projeto 12 Objetivos Vantagens
- 15. ETO ENGENHARIA SOB ENCOMENDA SEGMENTO C&P TOTVS OBRAS E PROJETOS 12.1 Funcionalidades que compõem a ETO Consulta de Demanda de Produção Pedido de Produção Rastreabilidade da Produção Integração com Planejamento Apropriação de Custos de Produção
- 16. SEGMENTO C&P TOTVS OBRAS E PROJETOS 12.1+Simples+Ágil+Essencial Desafios: Aprimorar a integração de contratos de insumos com a Gestão de Suprimentos / Faturamento Solução: Detalhamento do Faturamento de Contrato de Insumos o Permitir o detalhamento dos serviços contratados no momento do faturamento o Precisão no processo de faturamentos de insumos para os projetos o Melhoria na apuração fiscal e contábil. Objetivos Vantagens
- 17. Contrato de Insumos SEGMENTO C&P TOTVS OBRAS E PROJETOS 12.1 Melhoria no Processo: Cada Equipamento ou mão de obra pode estar ligado a um serviço Ao Faturar o contrato o serviço ligado ao Equipamento ou Mão de obra será enviado a Nota com o valor medido.
- 18. SEGMENTO C&P TOTVS OBRAS E PROJETOS 12.1+Simples+Ágil+Essencial Desafios: Gerir a execução das atividades de recursos especializados nos projetos Solução: Criação da TIMESHEET – Ferramenta que possibilita uma gestão mais eficiente destes recursos oGestão mais eficiente dos prazos, custos e dedicação dos recursos oAutonomia dos recursos especializados no apontamento oAcompanhamento através dos indicadores recomendados pelo PMI (IDP, IDC etc) oIntegração com contratos de terceirização oMelhor aproveitamento dos recursos dentro do projeto, com a identificação rápida de atrasos e improdutividade oGestão eficiente de subcontratação de mão de obra, oferecendo todo o controle para o processo de faturamento de contrato. 1 2 Objetivos Vantagens
- 19. Timesheet SEGMENTO C&P TOTVS OBRAS E PROJETOS 12.1 Funcionalidades Timesheet : Definição de Equipes Monitor de Tarefas Apontamentos ágeis Gestão de Custo Análise de Valor Agregado Integração com Contratos Gestão de Equipes Visões diferenciadas para o líder da equipe
- 21. SEGMENTO C&P TOTVS INCORPORAÇÃO 12.1+Simples+Ágil+Essencial Desafios: Fornecer ao Mercado uma solução que unifique a Gestão de Incorporação e Locação de Imóveis. Solução: Criação de uma nova solução para a Gestão de Locação oAtender ao segmento imobiliário disponibilizando soluções objetivas e aderentes para administração de Imóveis Próprios, de Terceiros e em Sociedade oPode ser utilizado junto com a Incorporação ou de forma isolada oAdministração de Imóveis próprios e de Terceiros, ou em sociedade da imobiliária com Terceiros. oMantêm um registro completo das despesas repassadas ao Locatário e ao Locador. 1 2 Objetivos Vantagens
- 22. PRINCIPAIS CADASTROS SEGMENTO C&P TOTVS INCORPORAÇÃO 12.1 ImóveisLocador (es) Beneficiário(s) Contrato de Administração Procurador(es) Fiadores Corretores(s) Contrato de Locação Locatário(s) Garantias Comissões Despesas por Tipo Locadores Locatários Beneficiários Imóveis Contrato de Administração Contrato de Locação Eventos Financeiros
- 23. SEGMENTO C&P TOTVS INCORPORAÇÃO 12.1+Simples+Ágil+Essencial Desafios: Ter o registro de Conta Corrente do Imóvel, do Locador e do Locatário Solução: Evento Financeiro - Centraliza todas as cobranças aos seus clientes (Locadores ou Locatários) oCentralização da conta corrente : Imóvel Locador Locatário oAcesso rápido a ficha financeira dos contratos oPermite a confecção de relatórios de forma ágil e simples por imóvel, locador ou locatário; oRastreabilidade de todas as cobranças feitas aos clientes; Conta Corrente do Imóvel Conta Corrente do Locador Conta Corrente do Locatário Objetivos Vantagens
- 24. GESTÃO DE DESPESAS SEGMENTO C&P TOTVS INCORPORAÇÃO 12.1 As despesas tratadas como Eventos Financeiros podem ser cobradas tanto do Locador quanto do Locatário Reformas $ Custos Reformas estruturais são cobrados do locador Luvas $ Cobrado do Locatário e repassado ao Locador Taxa de Incêndio $ Tributo municipal geralmente cobrado do Locatário Manutenções São comuns consertos de por danos causados pelo locatário que uma vez feitos pela imobiliária serão cobrados no aluguel IPTU IPTU $ Imposto Predial e Territorial Urbano cobrado do Locatário Lançamentos Financeiros de Cobrança do Aluguel Lançamentos Financeiros de Repasse
- 25. Processo nativo de integração financeira com as soluções RM e Protheus. INTEGRAÇÃ0 FINANCEIRA
- 26. TOP MOBILE Muito mais que um sistema de mobilidade! TOP MOBILE é um módulo de Controle e Acompanhamento de Projetos!
- 27. Necessidade de Mobilidade Informações devem ser colhidas na obra
- 28. TOP MOBILE - Funções 8:30 PM TOP MOBILE Medição do Avanço Físico Apropriação da Mão de Obra Apropriação de Equipamentos Ciclo de Transporte
- 29. No Escritório
- 30. Planilha de Atividades e Folha Tarefa A planilha de atividades é a origem para folha tarefa.
- 31. Folha Tarefa Programação das quantidades a serem executadas na folha tarefa
- 32. Planejamento de Mão de Obra No planejamento das folhas tarefas, é feito o planejamento das atividades das equipes, associando-se equipes as TAREFAS.
- 33. No Canteiro
- 34. MEDIÇÃO DE AVANÇO FÍSICO TOP MOBILE
- 35. Apontamento de Mão de Obra TOP MOBILE
- 36. Apontamento de Equipamentos TOP MOBILE
- 37. Ciclo de Transporte TOP MOBILE
- 38. Custo Real TOP MOBILE Integra vários sistemas: 8:30 PM TOP MOBILE TOTVS Obras e Projetos Mobilidade Folha de Pagamento Ponto do Funcionário Manutençao de Ativos
- 39. Projeto Piloto TOP MOBILE Está acontecendo Projeto Piloto de Mobilidade OAS Em Produção Integrações entre Mobilidade x TOP x Manutenção de Frotas x Folha Protheus. Relatórios de Custos serão apurados em Dez/14
- 40. Obrigado ;) Alaim Porto Alvarenga Petrus Evangelista INOVAÇÃO alaim.alvarenga@totvs.com.br petrus@totvs.com.br
Notas do Editor
- O desafio é colocar em prática o conceito
- WFs 290 273
- A administração de compras é uma atividade fundamental para uma gestão eficaz das empresas, estando também relacionada à competitividade e ao sucesso da organização. A aquisição de produtos e serviços representa um fator decisivo na atividade de uma empresa, pois podem gerar redução nos custos e melhorias consideráveis nos lucros. É muito importante para a empresa ter um controle efetivo do processo de compras e para isso necessitam de uma ferramenta que auxilie neste controle de maneira prática, ágil e que permita flexibilidade. A TOTVS, procurando atender as necessidades de seus clientes, integrou o seu sistema de Gestão de Compras ao Fluig, que é uma plataforma web onde é permitido a configuração e manipulação de solicitações, oferecendo controle de acessos por grupos. Através dessa integração, é possível criar Workflows de aprovação de compras, seja para fazer cotações ou para faturamento de movimentos. O Workflow é criado automaticamente no Fluig após serem incluídas movimentações no sistema de Gestão de Estoque, Compras e Faturamento, sendo que o processo de compras somente poderá ser concluído após a aprovação do Workflow, conforme alçadas definidas pela empresa.
- Empresas do Segmento de Construção e Projetos precisam manter uma base atualizada de preços de insumos e composições Preços variam de estado para estado e da Construção Civil e Infraestrutura Manter estas bases atualizadas requer um grande esforço e agilidade Necessidade de uma ferramenta que traga precisão e agilidade na atualização Parceria TOTVS com a PINI - empresa de informação especializada no setor de construção A TCPO – Tabela de Composições de Preços para Orçamentos É atualizada mensalmente - 26 capitais Apoia as empresas de Construção Civil e Infraestrutura na estimativa do custo Clientes TOP podem contratar o serviço em quantas praças tiver obras Objetivos Disponibilizar uma ferramenta que traga precisão e agilidade na atualização Integrar com uma base de dados confiável e atualizada regularmente Integrar com uma base que tem os preços atualizados em vários estados Integrar com uma base que atenda a obras de Construção Civil e Infraestrutura A integração é realizada por meio da nuvem descartando qualquer necessidade de manipulação de arquivos por parte do usuário. Tudo é transparente e funciona de forma muito simples a partir do desejo do usuário de trazer os preços, insumos e composições cotados pela PINI na praça escolhida. Com nossa solução, pequenas e grandes construtoras sem tornam mais competitivas na geração de orçamentos que de forma geral são os motores que movem estas empresas, gerando novos negócios de construção.
- Importar arquivo de excel. Parametros 2,1,0,8 Um dos grandes desafios enfrentados pelas empresas é a adaptação de seus funcionários às mudanças de tecnologia, processos e ferramentas. Cada vez mais as empresas têm necessidade de integração e agilidade, para isso é fundamental que quem utiliza seus sistemas se adaptem a estas mudanças. Pensando em tornar está adaptação mais confortável, o TOTVS Obras e Projetos (TOP) permite, em algumas de suas funcionalidades, a integração com planilhas do MS Excel. Uma destas funcionalidades é a Importação de Cronograma via Excel. Por meio dela o usuário podia até hoje importar só os percentuais lançados em planilhas do MS Excel para o cronograma planejado do seu projeto. Foram incluídas as opções de importar por quantidade e valor A interface deste processo é muito simples. Basta selecionar a planilha MS Excel, parametrizar qual será a linha inicial e quais as colunas da planilha Excel serão utilizadas e, por fim, definir em qual grandeza os valores serão salvos no cronograma. A planilha do MS Excel será preenchida com o código de cada tarefa, o período de cronograma que cada tarefa tem início e os percentuais/ quantidades/valores que serão lançados em cada período do cronograma planejado. Para facilitar o preenchimento desta planilha, o TOP permite a exportação das atividades do projeto para o MS Excel de uma forma muito simples e flexível, utilizando os recursos já disponíveis no ERP TOTVS. Uma única planilha do MS Excel poderá ser preenchida com diversas tarefas e, em uma única execução deste processo de importação, todas as tarefas lançadas na planilha terão seus cronogramas preenchidos ou atualizados.
- Com base em uma análise de mercado, foi identificada pela TOTVS a necessidade de criar um processo para atender a Engenharia Sob Encomenda (Engineer to Order – ETO), ou seja, realizar a solicitação de ordens de produção para produtos por meio do TOTVS Obras e Projetos (TOP). ETO é caracterizado por um processo onde um produto é especificado, projetado e fabricado mediante encomenda (pedidos). Para realizar este processo, foi integrada ao TOP uma solução especializada em planejamento e controle da produção, tendo várias funcionalidades, como, por exemplo: Demanda: necessidade de um produto ou componente específico. Lead time: tempo computado entre o início da primeira atividade até a última, em uma série de atividades. Matéria-prima: componente utilizada para fabricar o produto Planejamento: processo de planejar e coordenar com base no tempo e recursos disponíveis Dessa forma, o cliente poderá acompanhar de dentro do TOP o andamento das suas ordens de produção para cada tarefa de seu projeto sem precisar de outra ferramenta. Tudo integrado para facilitar e agilizar o acompanhamento do projeto. Com o processo de ETO, o cliente terá o controle da sua produção de produtos além de relatórios para um melhor acompanhamento e monitoramento de sua produção, dando um suporte maior na execução de seus projetos.
- Dentro de um projeto a contratação de fornecedores de insumos é um processo crítico, pois um atraso pode afetar a realização das atividades dentro do prazo e custos planejados É essencial que as ferramentas de controle de projetos estejam bem integradas ao Controle de Compras, Estoques e Faturamento de forma a agilizar os processos envolvidos Atenta às necessidades dos seus clientes, a TOTVS incorporou no TOP uma melhoria para melhorar a integração dos Contratos de Insumos do TOP com os módulos de Materiais / Faturamento do ERP TOTVS Anteriormente, o processo verificava se o insumo relacionado ao contrato possuía um produto principal em seu cadastro. Caso nenhum produto principal estivesse cadastrado o usuário selecionava um produto padrão no formulário do processo para gerar o item de movimento relacionado ao insumo. De modo a melhorar a visualização e o desempenho do sistema foi implementada uma melhoria que permite ao usuário selecionar um produto principal para cada item do insumo, de modo a realizar, para cada insumo, um determinado item de movimento.
- O Desafio é permitir a gestão da execução das atividades de recursos especializados em um projeto, que, por serem recursos mais caros, requerem um controle individual de suas atividades Objetivos Permitir uma gestão mais eficiente dos prazos, custos e dedicação dos recursos especializados Permitir que os recursos especializados efetuem seus próprios apontamentos Gerar índices de desempenho relativos ao Prazo (IDP), Custo (IDC) e Dedicação (IDD) das tarefas e recursos Vincular os controles aos contratos destes recursos, permitindo a Gestão de Aquisições (medição, faturamento e pagamento) – neste caso para subcontratação de mão de obra especializada, muito comum nestes tipos de atividades.
- Monitor de tarefas permite ao Líder acompanhar de forma visual os recursos e tarefas, identificando de forma rápida o que está indo dentro do planejado e os desvios que podem comprometer o projeto.
- O Novo módulo de Gestão de Locação Imobiliária vem de encontro a uma demanda do mercado de Incorporação mas também amplia a oferta para novos mercados. É comum que Incorporadoras tenham áreas da empresa para Vender Imóveis que construiu e também áreas para locação de imóveis próprios, de terceiros e em sociedade com outras empresas. Clientes com estas caraterísticas fazem parte da base TOTVS, assim o novo módulo permitirá que Incorporadoras que também administram a locação de imóveis possam ser atendidos com um único produto TOTVS. Com o novo recurso além de atender a base TOTVS permitindo abertura novas vendas “dentro de casa” abre um novo mercado de prospects. Clientes estes que ficam em dúvida pela solução TOTVS pois demandava m de maior especialização do produto. Além de Imobiliárias que também incorporam outro segmento aberto para vendas é o Corporativo que inclui Empresas com volume considerável de imóvel que alugam para empresas da própria Holding ou para franquiados. Exemplo: - Bancos que locam agencias e imóveis administrativos. (Bradesco) - Lojas de Varejo que possuem número considerável de lojas (casas Bahia, etc)
- O módulo abrange uma solução objetiva primando pelas principais operações do segmento, como: Cadastros de Imóveis próprios ou de Terceiros; Locadores (Proprietários): podem ser identificados os benefícios financeiros destes proprietário(s), como por exemplo um Pai que deseja que a receita do seu imóvel seja paga diretamente ao seus dois Filhos, com isso o sistema já gera um lançamento financeiro para cada filho ou qualquer outro beneficiário de acordo com o percentual atribuído, podendo ainda sobrar um percentual para o Pai; Locatários (inquilinos); Contrato de Administração: este contrato vem atender a necessidade de gestão de imóveis de terceiros. Neste recurso é possível que um ou mais locadores disponibilizem um ou N imóveis para que a Administradora faça locação, neste contrato tb fica estabelecida a taxa de administração e intermediação que a Imobiliária irá cobrar do proprietário; Contrato de Locação: que gerencia quais imóveis foram locados e para quem com suas devidas garantias (caução ou seguro fiança ou sessão fiduciária ou fiadores, etc) tudo de acordo com a lei do Inquilinato (LEI No 8.245, DE 18 DE OUTUBRO DE 1991.) Eventos Financeiros: Nos eventos financeiros serão registrados toda a movimentação financeira que é cobrada do Locatário e repassada ao Locador. Como despesas de IPTU, despesas de Reforma, cobrança de Luvas, taxa de incêndio, etc. até mesmo a própria cobrando do Aluguel e do repasse.
- A conta corrente é o registro de toda a movimentação financeira do Imóvel, do Proprietário (Locador) ou do Inquilino (Locatário)
- Evento Financeiro é onde serão cadastrados as despesas que foram pagas pela Imobiliária ou administradora e devem ser repassadas para o Locador ou Locatário; Ex: Reformas como de telhados que tragam valor agregado ao imóvel em geral são de responsabilidade do Proprietário (locador), mas se a Imobiliário arcar com o conserto terá o direito de cobrar em fatura a parte ou através de desconto no Valor do Aluguel que seria repassado ao Proprietário Luva: é o nome dado ao valor adiantado pago pelo inquilino ao locador ou sublocador, reservadamente, para assinatura de contrato de locação, além do aluguel mensal. É um costume que os proprietários de imóveis comerciais localizados em áreas muito valorizadas adquiriram, frente à grande demanda. A taxa de Incêndio é outro exemplo de cobrança atribuída ao imóvel mas que é repassada ao locatário, assim como o IPTU.
- O envio de Notas Fiscais de Serviço era uma funcionalidade já existente no ERP, porém o envio das NFS-e era feito manualmente, após a inclusão das movimentações. Dependendo do ramo de atividade da empresa, o volume de Notas Fiscais de Serviço emitidas é muito grande e neste caso, fazer o envio manual dessas notas às prefeituras é um trabalho que custa muito tempo, impactando na produtividade da empresa. Foi para atender a esses cliente que a TOTVS disponibiliza através do sistema de Gestão de Estoque, Compras e Faturamento o envio automático de NFS-e. Essa funcionalidade, além de trazer agilidade para a empresa, auxiliará na gestão e controle das NFS-e emitidas.
- O envio de Notas Fiscais de Serviço era uma funcionalidade já existente no ERP, porém o envio das NFS-e era feito manualmente, após a inclusão das movimentações. Dependendo do ramo de atividade da empresa, o volume de Notas Fiscais de Serviço emitidas é muito grande e neste caso, fazer o envio manual dessas notas às prefeituras é um trabalho que custa muito tempo, impactando na produtividade da empresa. Foi para atender a esses cliente que a TOTVS disponibiliza através do sistema de Gestão de Estoque, Compras e Faturamento o envio automático de NFS-e. Essa funcionalidade, além de trazer agilidade para a empresa, auxiliará na gestão e controle das NFS-e emitidas.