O documento apresenta a evolução do Totvs Educacional, uma solução aprimorada para instituições de ensino, oferecendo tecnologia moderna e funcionalidades inovadoras para atender os desafios do setor educacional. A nova versão, que substitui os produtos RM Classis, é desenvolvida em .NET e promete uma base de dados unificada e melhor integração entre os diferentes módulos administrativos. Além disso, o documento aborda o processo de migração para essa nova solução, destacando a complexidade do procedimento e a importância de um planejamento cuidadoso.

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2. TOTVS Educacional
O que é?
Os mais de 15 anos de experiência no segmento
educacional levaram a TOTVS a conhecer os principais
desafios de uma Instituição de Ensino, por isso
ela sabe qual á a proposta de valor que precisa
oferecer ao segmento.
Neste sentido, o TOTVS Educacional é ideal para
Instituições de Ensino Básico, Superior, cursos de idiomas e centros de treinamento.
O TOTVS Educacional é uma nova versão dos produtos RM Clasiss Ensino Básico e RM
Ensino Superior, com nova tecnologia, novos conceitos, novas funcionalidades e uma
estrutura de dados mais moderna e aderente às evoluções do Segmento Educacional.
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3. TOTVS Educacional
Porque fazer o Upgrade para o TOTVS Educacional ?
Investimento TOTVS
Mais de 90% do investimento da TOTVS no segmento de educação é para o TOTVS
Educacional. 4.30 2.00
13.70
TOTVS Educacional
EAD
RM Classis ES
RM Classis EB
80.00
Mercado Internacional
É o produto TOTVS para o mercado internacional, com aderência já comprovada para a
Comunidade Européia e América Latina e clientes em Portugal e México. É a sua
ferramenta com as melhores práticas internacionais do segmento Educacional.
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4. TOTVS Educacional
Porque fazer o Upgrade para o TOTVS Educacional ?
TECNOLOGIA .NET (Microsoft)
100% .NET
 3 camadas, com cliente “magro” e servidores de aplicação
 Permite distribuição de processos
 Permite agendamento de execução de processos (assíncronos)
 Aplicações podem ser acessados remotamente através de um link de internet (mas o
front-end NÃO é um browser)
 Permite segurança SSL através de certificados entre cliente e servidor de aplicação
(próximas versões do RM)
 Instalação do RM nas estações clientes automatizada estilo “Windows Update”
(próximas versões do RM)
 Elimina o antigo “Modo Server” do RM
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5. TOTVS Educacional
Porque fazer o Upgrade para o TOTVS Educacional ?
ARQUITETURA 3 CAMADAS
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6. TOTVS Educacional
Porque fazer o Upgrade para o TOTVS Educacional ?
Interface Office 2007 Experience
Modo de trabalho similar ao Microsoft Office
 Interface familiar ao pacote Office
 Permite as pessoas se concentrarem em suas atividades de negócio em vez
de terem que dispersar esforços na procura por funcionalidades
 Recursos de Business Intelligence integrados permitem criação instantânea
de consultas, gráficos e relatórios, análises de indicadores e
acompanhamento de metas de maneira fácil, simples e objetiva
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7. TOTVS Educacional
Nova interface para as visões: mais informação e apoio nas tarefas
Recursos Gerenciais ao alcance de suas mãos
Vários anexos
podem ser
adicionados
Crie e
adicione
Consultas SQL
para
complementa
as visões
Visão de dados padrão: quando padrão do RM
navegamos pelos registros, os dados
dos anexos são atualizados
automaticamente
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8. TOTVS Educacional
Nova interface para as visões: mais informação e apoio nas tarefas
Recursos Gerenciais ao alcance de suas mãos
Crie e
adicione
Gráficos para
complementa
os cadastros
padrão do RM
Visão de dados padrão: quando
navegamos pelos registros o gráfico
anexo é atualizado automaticamente
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9. TOTVS Educacional
Nova interface para as visões: mais informação e apoio nas tarefas
Recursos Gerenciais ao alcance de suas mãos
Crie e
adicione
Gráficos de
Indicadores de
Desempenho
para
complementar
os cadastros
padrão do RM
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10. TOTVS Educacional
Nova interface para as visões: mais informação e apoio nas tarefas
Adicione
Mapas do
Google para
visualização
dos endereços
da visão
principal
Quando navegamos pelos registros o mapa
é automaticamente atualizado para o novo
endereço
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11. TOTVS Educacional
Business Intelligence Self-Service
Todos estes recursos mostrados até agora compõem o BI Self-Service do RM:
 Simples, objetivo e eficiente
 Ao alcance do usuário
Saiba mais em:
www.tecnologiatotvs.net | totvsconnect.blogspot.com | www.totvs.com.br/totvs2011
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12. TOTVS Educacional
Conheça a nova Central do Aluno: Tudo ao alcance de um clique
Dados pessoais, acadêmicos, financeiros e
recursos gerenciais configuráveis: Consultas
SQL, Gráficos e Relatórios.
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13. TOTVS Educacional
Conheça a nova Central do Aluno: Tudo ao alcance de um clique
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14. TOTVS Educacional
Conheça a nova Central do Aluno: Tudo ao alcance de um clique
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15. TOTVS Educacional
Conheça a nova Central do Aluno: Tudo ao alcance de um clique
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16. TOTVS Educacional
Conheça a nova Central do Aluno: Tudo ao alcance de um clique
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17. TOTVS Educacional
Conheça a nova Central do Aluno: Tudo ao alcance de um clique
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18. TOTVS Educacional
Conheça a nova Central do Aluno: Tudo ao alcance de um clique
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19. TOTVS Educacional
Comparativo com as outras versões
Diferencial RM Classis EB e ES TOTVS Educacional
Tecnologia Desenvolvido em Delphi, usando BDE para acesso Desenvolvido na plataforma Microsoft .NET, usando
ao banco de dados. Tecnologia que esta sendo a linguagem C#. Umas das tecnologia mais
descontinuada pela TOTVS e já foi abandonada pela modernas para desenvolvimento de sistemas,
fabricante, Borland. amplamente utilizada no mundo e para onde a
TOTVS esta migrando seus produtos da linha RM.
Produto único para vários Dois produtos distintos: RM Classis Ensino Básico e Aplicativo único que funciona para qualquer nível
níveis de ensino Ensino Superior. Para os clientes que possuem os de ensino. O mesmo é ajustado dinamicamente ao
dois níveis de ensino significa mais esforço para contexto (filial e nível de ensino) em que o usuário
implantação, treinamento e atualização de versões. está logado.
Para os desenvolvedores, homologadores,
comercial, etc., significa também maior esforço ou
trabalho dobrado.
Base de dados única Por limitações do modelo de dados atual, os dois Base única, com tabelas compartilhadas, mas
produtos não convivem harmonicamente na informações e parametrizações separadas por
mesma base de dados. Isto tem causado contexto (coligada + filial + nível de ensino).
transtornos, principalmente pelos clientes que
precisam de informações unificadas.
Multi-campi Grandes instituições, com vários campi (filiais), não Controle específico por campus (filial). Criação e
conseguem ter um controle acadêmico preciso por configuração dos campi (filiais) pela própria
campus. Todas as informações são vistas e, muitas instituição.
vezes alteradas, em qualquer campus da coligada.
Isto gera confusão, poluição de informações e
aumenta a probabilidade de erros.
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20. TOTVS Educacional
Comparativo com as outras versões
Diferencial RM Classis EB e ES TOTVS Educacional
Aluno como pessoa Além da redundância de informações, decorrente do O aluno e o professor podem ser a mesma "pessoa",
fato de o aluno não ser conceitualmente uma exercendo várias papéis na instituição com um único
especialização da entidade "pessoa" na base de dados registro.
RM, não é possível um acompanhamento da trajetória
global do aluno na instituição. É muito difícil ter um
histórico único do aluno que iniciou no ensino infantil,
fundamental, médio, superior e ainda se tornou
funcionário da instituição sem uma referência única, no
caso "pessoa".
Maior integração com os outros Algumas integrações com os outros produtos da Linha Maior e melhores integrações com outros produtos da
produtos da Linha RM RM são limitadas ou pouco exploradas. da Linha RM como Folha de Pagamento, Automação de
Ponto, CRM, Financeiro, Contábil (com integração direta
para atender regime de competência), Faturamento
(emissão de NFe), Avaliação e Pesquisa, Biblioteca,
Processo Seletivo, Patrimônio e Microsiga Protheus.
Integração financeira Temos, ainda hoje, diversos problemas referentes à Não existe mais redundância ou réplica de informações
integração financeira, sendo o principal deles a réplica e entre o financeiro e acadêmico. Todo o controle
sincronização das informações financeiro é tratado, exclusivamente, pelo módulo
financeiro da RM. Criamos para isto um novo conceito no
financeiro: "boletos".
Integração contábil Toda feita via módulo financeiro (RM Fluxus). Isto faz Parte da configuração (defaults contábeis) é feita no
com que seja mais complexa a implantação e o módulo acadêmico, simplificando o processo de
entendimento, pois o uso de fórmulas se faz necessário integração "acadêmico x financeiro x contábil".
em alguns casos. Integração contábil direta, permitindo a contabilização
de provisão de contrato, apropriação mensal da
prestação de serviço e contabilização por regime de
competência.
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21. TOTVS Educacional
Comparativo com as outras versões
Diferencial RM Classis EB e ES TOTVS Educacional
Disciplina "forte" Temos as disciplinas "fortes" na matriz curricular nos A disciplina no ensino superior é "forte", ou seja, possui
dois sistemas (básico e superior), ou seja, os atributos atributos independente da matriz, mas no ensino básico
pertencem à disciplina da matriz. Para o ensino superior, continua sendo "forte" na matriz (é o correto para
este conceito não é o correto e dificulta a oferta de ensino básico). Desta forma, a oferta das disciplinas no
disciplinas (turmas/disciplinas), pois exige ensino superior, passa a ter como opcional o vínculo com
obrigatoriamente uma referência à matriz. Com isto, a matriz.
não conseguimos tratar naturalmente os cursos livres ou
de extensão, que não possuem referência a nenhum
curso da instituição.
Matrícula livre/isolada Para um aluno efetuar uma matrícula, obrigatoriamente Contempla-se o conceito de matrícula isolada, bastando
deve estar associado a um curso da instituição. Não se informar apenas o aluno e a turma que o mesmo fará.
contempla o conceito de matrícula isolada, onde um Continua-se com todo controle acadêmico e financeiro
aluno cursa disciplinas sem estar vinculado em algum das turmas normais, pois a estrutura interna utilizada é a
curso da instituição. mesma.
Turma livre Existe toda uma estrutura com novas tabelas e Como não é obrigatório informar a matriz na oferta de
implementações para tratamento de turmas livres ou uma disciplina (turma/disciplina), o conceito de "turma
mistas (utilizado no ensino básico). mista" passa a existir de forma natural.
Entidade turma Embora exista o conceito de turmas, não existe esta Entidade existente em qualquer nível de ensino.
entidade no ensino superior.
Turma gerencial Não existe este conceito nesta versão. As turmas/disciplinas podem ser agrupadas quando não
as vagas disponíveis não são totalmente preenchidas,
não sendo necessário trocar o alunos de turma. Isso
facilita a gestão dessas turmas, economizando recursos,
como salas e professores, por exemplo.
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22. TOTVS Educacional
Comparativo com as outras versões
Diferencial RM Classis EB e ES TOTVS Educacional
Template de etapas Existem modelos de etapas a serem usados na Modelos de etapas simultâneos para qualquer nível de
instituição por período letivo (ensino superior) ou por ensino, além disso, pode-se personalizar as etapas de
curso (ensino básico). Não existe os dois conceitos avaliação para cada turma/disciplina.
simultâneos para nenhum dos níveis de ensino.
Número de etapas e provas Número fixo de etapas e de provas. Limitado a 20 etapas Número ilimitado de etapas e provas.
flexível e 20 provas.
Entidade períodos Na matriz, embora exista o conceito de "período", não Existe a entidade períodos.
existe a entidade. Por não existir a entidade, algumas
parametrizações como "carga horária de disciplinas
optativas a ser cumprida em determinado período" não
é possível.
Optativas e eletivas da matriz As disciplinas optativas e eletivas se confundem com as As disciplinas obrigatórias, optativas e eletivas da matriz
disciplinas obrigatórias da matriz. Todas as optativas e são tratadas separadamente. A matriz é composta pelas
eletivas disponíveis na instituição, aparecem como obrigatórias; tem também uma lista de optativas e
disciplinas da matriz, em um período específico. eletivas "agregadas" e não "parte" da mesma.
Equivalências de disciplinas Existe somente equivalência entre disciplinas de Opções de equivalências por disciplina, por disciplinas da
matrizes curriculares. matriz curricular e por aluno.
Currículo individual Não existe esta funcionalidade nessa versão. É possível criar currículos diferenciados para cada aluno,
com disciplinas diferentes da matriz curricular original,
carga horária diferenciada, etc.
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23. TOTVS Educacional
Comparativo com as outras versões
Diferencial RM Classis EB e ES TOTVS Educacional
Apuração de resultados Hoje existem vários itens de menu que executam algum Todas as apurações feitas na mesma tela.
centralizada tipo de apuração de resultados, como: cálculo de
médias, cálculo de médias finais, cálculo do coeficiente
de rendimento e cálculo da média global. Alguns
usuários acham confuso a utilização destas apurações
que, geralmente, não são feitas separadamente.
Facilidade no cadastro de bolsa de Temos um cadastro de tipos de bolsas e outro cadastro O responsável pela bolsa de crédito é referenciado no
crédito separado (bolsa de crédito) para associar o próprio cadastro de tipos de bolsas.
cliente/fornecedor à bolsa.
Contrato personalizado por aluno Temos planos de pagamentos fixos e planos por serviço. Montagem do contrato com suas respectivas parcelas
Embora os planos por serviço sejam muito flexíveis, não individualizado por aluno. Existe um template de plano
exime o usuário de montar e manter uma árvore de de pagamento para facilitar quem trabalha com os
serviços. Caso um aluno opte por uma forma de mesmos, entretanto é possível que cada aluno monte
pagamento que não exista na árvore de serviços, é seu plano de pagamento.
necessário a inclusão desta forma previamente na
mesma.
Múltiplos responsáveis financeiros Único responsável financeiro por aluno. É usada uma Para cada parcela do contrato, podemos ter um ou vários
solução paliativa para tratar mais de um responsável responsáveis com percentuais distintos de pagamento.
financeiro através do conceito de bolsas de crédito.
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24. TOTVS Educacional
Comparativo com as outras versões
Diferencial RM Classis EB e ES TOTVS Educacional
Faixas de crédito Contemplado na forma de um plugin para este recurso. Recurso do sistema.
Utilizado em instituições que trabalham com cobrança
de mensalidades por créditos. Definem-se faixas de
créditos, por curso, em cada período letivo com valores
distintos para os créditos de cada faixa.
Portal Acadêmico Portal separado do Portal RM, pois continua Portal integrado ao Portal RM, portanto com o mesmo
desenvolvido utilizando tecnologias ASP.NET 1.1 e layout e utilizando-se dos mesmos serviços, além de uma
Delphi, além de ter um layout ultrapassado. tecnologia mais evoluída e recursos mais modernos
como Ajax e RSS.
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25. TOTVS Educacional
FAQ - Como fazer o Upgrade para o TOTVS Educacional?
• O que é mais importante no processo de Upgrade?
O mais importante neste processo é entender que o TOTVS Educacional é uma nova
versão com evoluções tecnológicas, porém com uma estrutura de dados diferente. São
novas tabelas e novos conceitos. Praticamente é uma nova implantação.
• Como é feita a migração de dados?
Existe um importador de dados, com layout de arquivos TXT. Porém a TOTVS não oferece
nenhuma ferramenta de extração de dados das versões RM Classis Ensino Básico e RM
Classis Ensino Superior.
Além disso, existe um Migrador de dados, que é um produto que migra os dados das
tabelas do RM Classis EB e ES para o TOTVS Educacional.
• Quais os principais pontos de atenção quanto ao uso deste Migrador de dados?
Um Migrador de dados como este, é um produto extremamente complexo, que precisa
lidar com um conjunto muito grande de variações de dados existentes nas bases dos
nossos clientes. Por isso, cada migração é uma nova realidade de execução do migrador.
Isso quer dizer que em cada projeto podem surgir situações ainda não previstas e
conseqüentemente não tratadas pelo Migrador.
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26. TOTVS Educacional
FAQ - Como fazer o Upgrade para o TOTVS Educacional?
• Como podem ter situações não tratadas, qual a menor forma de conduzir um processo
de venda e execução do Upgrade?
O ideal é termos um planejamento prévio e que considere que a validação da migração é
um processo cíclico, e que o número de repetições desse processo varia de acordo com a
complexidade e tamanho da base de dados do cliente.
Uma métrica para servir como base é um ciclo de 3 validações, cada validação com 1
semana de trabalhos (conversão + ajustes + validação dos dados).
Neste cenário, uma migração prévia é um bom ponto de partida para mensurar os prazos
de uma o período de validação. O CDBH pode dar apoio nessa migração prévia, fazendo a
migração em BH e já sinalizando quais são os pontos de atenção ou já identificando
situações não tratadas anteriormente. Caso esse apoio seja necessário, é interessante
avisar com antecedência, para que haja um planejamento. O contato com o CDBH pode
ser feito com o Rafael Pinheiro (rafael.pinheiro@totvs.com.br)
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27. TOTVS Educacional
FAQ - Como fazer o Upgrade para o TOTVS Educacional?
• Em quais cenários o Conversor já foi usado com sucesso?
Grupo Ser Educacional (Faculdades Mauricio de Nassau)
9 unidades em várias cidades da região Nordeste
30.000 alunos ativos
Histórico de mais de 230.000 alunos e 10 anos de utilização do sistema
Tempo gasto no projeto de migração: 7 meses
FACPOLI - Faculdade Politécnica de Uberlândia (Uberlândia-MG)
1 unidade
2.000 alunos ativos
Histórico de mais de 10.000 alunos e 5 anos de utilização do sistema
Tempo gasto no projeto de migração: 2 meses
PUC - SP
1 coligada / 13 filiais
30.000 alunos ativos
Histórico de mais de 110.000 alunos e 6 anos de utilização do sistema
Tempo gasto no projeto de migração: 6 meses
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28. TOTVS Educacional
FAQ - Como fazer o Upgrade para o TOTVS Educacional?
• Outros clientes que já migraram:
SENAI – BA
FEBASP
• Qual o apoio que a TOTVS oferece neste processo?
No processo de importação, oferecemos o apoio da nossa equipe de suporte para tirar
dúvidas. No processo de migração, oferecemos o apoio da equipe de desenvolvimento para
analisar os erros encontrados e fazer algumas conversões de teste, desde que planejado com
antecedência.
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29. TOTVS Educacional
FAQ - Como fazer o Upgrade para o TOTVS Educacional?
• Tudo é migrado automaticamente?
Não. É importante ressaltar que no processo de importação ou migração, somente dados
são contemplados. Relatórios, Fórmulas, Consultas SQL, Gráficos, Cenários, etc. não são
migrados e precisam ser refeitos.
• Como funciona o treinamento na nova ferramenta?
Funciona como os outros produtos da Linha RM. O treinamento pode ser contratado
presencialmente ou via EAD.
• Quanto tempo leva um processo completo de Upgrade?
É muito difícil prever esse tempo. Na verdade, é um novo projeto de implantação, com
uma facilidade que é o migrador de dados. O processo como um todo precisa levar em
consideração os tempos de validação, treinamento, migração de dados, confecção dos
novos relatórios, fórmulas, etc.
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30. TOTVS Educacional
FAQ - Como fazer o Upgrade para o TOTVS Educacional?
• Como é a performance do Migrador?
O tempo de migração de dados varia muito de acordo com o volume de dados do cliente
e a infra-estrutura disponível. Seguem alguns números de referência:
 Base de 7 GB com 200 mil matriculas e 500 mil lançamentos:
12 hs migração - 3 maquinas paralelas
 Base de 200 GB com 1 milhão matriculas e 8 milhões lançamentos:
18 hs migração - 11 maquinas paralelas
• O migrador faz a unificação de bases? Ou seja, se eu tenho duas bases de dados ele
consegue migrar e unificar as bases?
Não. O migrador só migra para uma mesma base de dados e mesma coligada.
• Caso existam inconsistências na base de dados atual, o conversor corrige?
Não. Caso o conversor encontre alguma inconsistência ele gera um Log e o cliente
precisa fazer os ajustes na base atual para continuar a migração.
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31. TOTVS Educacional
FAQ - Como fazer o Upgrade para o TOTVS Educacional?
• Como conseguir o migrador?
Atualmente o migrador pode ser conseguido através do Suporte Educacional.
• Todas as funcionalidades do RM Classis EB e ES estão no TOTVS Educacional?
A TOTVS definiu que alguns poucos recursos não seriam implementados no TOTVS
Educacional, devido à especificidade deles ou pouca utilização pelo mercado nacional e
internacional. Alguns exemplos: Controle de acesso direto com integração com catraca
eletrônica, Organograma, Controle de entrega de material didático, Integração com MS
Excel e Diário ótico (os dois últimos estão sendo preteridos pelo mercado frente a utilização do Portal).
• As customizações feitas para o RM Classis EB e RM Classis ES funcionam para o TOTVS
Educacional?
Não. As customizações não são migradas pelo Migrador e não funcionam para a nova
versão. Algumas customizações feitas por limitações do RM Classis EB e RM Classis ES já
são supridas pelo TOTVS Educacional. Porém é preciso fazer uma análise criteriosa do
recurso no novo produto. Caso o recurso não seja atendido nativamente, a customização
precisa ser migrada. Neste caso, a equipe responsável pela customização precisa ser
acionada desde o início do projeto de Migração, para que todas as ações sejam
tomadas com antecedência.
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32. TOTVS Educacional
DÚVIDAS ?
Rafael Pinheiro
rafael.pinheiro@totvs.com.br