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FGV/Bauru GPJ7 - CONCORRÊNCIA DE PROJETOS - MGM02




                                                  PROJETO ERPX
                                   Gerenciamento de Escopo
                                                                                Versão 2.0




                                                                                       Equipe 7
                                                              Alexandre Moisés de Goys
                                                                    Aline Sayuri Galelli
                                                       Natália Venanzoni Ferreira Corrêa
                                                                       Paulo José China


Código: 01/2011   Nome do documento:        Projeto:   Versão:2.0   Data: 01/01/2012
                  Gerenciamento de Escopo   ERPX                                         Página 1/45
Conteúdo

1. TERMO DE ABERTURA DO PROJETO ........................................................................ 4

1.1. TÍTULO DO PROJETO ........................................................................................................... 4
1.2. RESUMO DAS CONDIÇÕES DE QUE DEFINEM O PROJETO ................................................... 4
1.3. JUSTIFICATIVA (NECESSIDADE BÁSICA DA ORGANIZAÇÃO) ............................................... 4
1.4. DESCRIÇÃO DO PROJETO .................................................................................................... 4
1.5. NOME DO GERENTE DE PROJETO, SUAS RESPONSABILIDADES E AUTORIDADE ................ 5
1.6. PRINCIPAIS STAKEHOLDERS E SEUS INTERESSES............................................................... 5
1.7. PRODUTO E CRONOGRAMA BÁSICO ..................................................................................... 5
1.8. PREMISSAS E RESTRIÇÕES INICIAIS .................................................................................... 6
A. PREMISSA............................................................................................................................... 6
B. RESTRIÇÃO............................................................................................................................. 6
1.9. COMITÊ DE MUDANÇAS ....................................................................................................... 6
1.10. ESTIMATIVAS INICIAIS DE CUSTOS, RECURSOS E DURAÇÃO ............................................. 6
1.11. CONTROLE E GERENCIAMENTO DAS INFORMAÇÕES ........................................................ 7
1.12. RISCOS DE ALTO NÍVEL ..................................................................................................... 7
1.13. ACOMPANHAMENTO DO PROJETO .................................................................................... 7
1.14. REQUISITOS PARA APROVAÇÃO DO PROJETO.................................................................... 7
1.15. APROVAÇÃO DO TERMO DE ABERTURA ............................................................................ 7

2. MATRIZ DE RASTREABILIDADE DE REQUISITOS................................................. 8

2.1. REQUISITOS DO PROJETO ................................................................................................... 8
2.2. REQUISITOS DO PRODUTO .................................................................................................. 9

3. DECLARAÇÃO DE ESCOPO DO PROJETO .............................................................. 10

3.1 TÍTULO DO PROJETO ........................................................................................................ 10
3.2 PATROCINADOR ................................................................................................................ 10
3.3 GERENTE DE PROJETOS DESIGNADO E NÍVEL DE AUTORIDADE ..................................... 10
3.4 INTEGRANTES DA EQUIPE DO PROJETO E ORGANOGRAMA PRELIMINAR ..................... 10
3.5 COMITÊ DE MUDANÇAS .................................................................................................... 11
3.6 DESCRIÇÃO, OBJETIVO, JUSTIFICATIVA E PRODUTO DO PROJETO................................ 11
A. RESUMO DAS CONDIÇÕES DE QUE DEFINEM O PROJETO .................................................... 11
B. JUSTIFICATIVA (NECESSIDADE BÁSICA DA ORGANIZAÇÃO) .............................................. 11
C. DESCRIÇÃO DO PROJETO ..................................................................................................... 11
D. OBJETIVO DO PROJETO........................................................................................................ 11
E. PRODUTO E CRONOGRAMA BÁSICO...................................................................................... 12
3.7 EXPECTATIVA DO CLIENTE/PATROCINADOR .................................................................. 12
3.8 PREMISSAS E RESTRIÇÕES INICIAIS ................................................................................. 12
A. PREMISSA............................................................................................................................. 12
B. RESTRIÇÃO........................................................................................................................... 13
3.9 FATORES DE SUCESSO DO PROJETO ................................................................................. 13
3.10 FORA DO ESCOPO ............................................................................................................ 13
3.11. EAP PRELIMINAR ........................................................................................................... 14
3.11. RISCOS INICIAIS .............................................................................................................. 15
3.12. PRINCIPAIS ATIVIDADES, ESTRATÉGIAS E ENTREGAS .................................................... 15
B. PLANO DE ENTREGA E MARCOS DO PROJETO ...................................................................... 16



Código: 01/2011        Nome do documento:                   Projeto:         Versão:2.0      Data: 01/01/2012
                       Gerenciamento de Escopo              ERPX                                                            Página 2/45
C.  COMPOSIÇÃO BÁSICA DA EQUIPE ........................................................................................ 16
D.  ESCOPO INICIAL DOS MÓDULOS A SEREM IMPLEMENTADOS ........................................... 17
3.13. PRINCIPAIS STAKEHOLDERS E SEUS INTERESSES........................................................... 20
3.14. ORÇAMENTO E CRONOGRAMA BÁSICO ............................................................................ 20
3.15. CONTROLE E GERENCIAMENTO DAS INFORMAÇÕES ...................................................... 20
3.16. APROVAÇÃO DA DECLARAÇÃO DE ESCOPO DO PROJETO ............................................... 21

4. EAP E DICIONÁRIO DA EAP ........................................................................................ 22

4.1. EAP HIERÁRQUICA .............................................................................................................. 22
4.2. EAP HIERÁRQUICA ............................................................................................................. 26

5. PLANO DE GERENCIAMENTO DO ESCOPO ........................................................... 38

5.1.    OBJETIVOS ........................................................................................................................ 38
5.2.    GERENCIAMENTO DO ESCOPO .......................................................................................... 38
5.3.    REUNIÕES ......................................................................................................................... 39
5.4.    GERENCIAMENTO DE COMUNICAÇÕES .......................................................................... 39
A.     FLUXO PARA CONTROLE DE MUDANÇAS ............................................................................ 40
5.5.    LIÇÕES APRENDIDAS ......................................................................................................... 40
5.6.    MUDANÇAS NO PLANO DE GERENCIAMENTO DE ESCOPO ................................................. 41

6. ANEXOS: MODELOS DE DOCUMENTOS .................................................................. 42

6.1.     ATA DE REUNIÃO ............................................................................................................. 42
6.2.     SOLICITAÇÃO DE MUDANÇA DE ESCOPO DO PROJETO ................................................. 43
6.3.     FORMULÁRIO DE REGISTRO DE MUDANÇAS................................................................... 44
6.4.     FORMULÁRIO DE LIÇÕES APRENDIDAS .......................................................................... 45




Código: 01/2011        Nome do documento:                    Projeto:        Versão:2.0       Data: 01/01/2012
                       Gerenciamento de Escopo               ERPX                                                            Página 3/45
1. TERMO DE ABERTURA DO PROJETO
                  Implantação de um sistema ERP - ERPX


Empresa           IMPORTEX LTDA                                        Versão 2.0

Autor             GP                                                      Data 01/01/2012

Aprovador         Diretor Executivo - Dex                       Confidencial ( )Sim (x )Não

    1.1.          Título do Projeto
Implantação de um Sistema ERP – ERPX (CP/CR/Contabilidade/Faturamento)

    1.2.          Resumo das condições de que definem o projeto
A empresa Importex Ltda, uma empresa de médio porte de importação de artigos de
decoração de baixo valor financeiro da China, é composta por 90 funcionários e,
atualmente, possui um ambiente de sistema de informação fragmentado (sistema
legado).

Tal sistema resulta em retrabalho, falhas nos processos, redundância, pouca agilidade
na     obtenção     de     informações,     e    por    conseqüência     perda     na
produtividade/competitividade.

Visando suprir a necessidade de gerenciamento dos processos – de forma integrada,
não redundante, consistente e segura, a empresa optou pela implantação de um
sistema ERP nos processos de contas a pagar, receber, contabilidade e faturamento.

    1.3.          Justificativa (Necessidade básica da organização)
A empresa Importex Ltda, solicita que seja feita a implementação de um sistema de
gestão (ERP) na empresa, visando atender a sua demanda por integração entre os
processos de contabilidade, contas à pagar, contas a receber e faturamento.

Ela possui sistemas legados para gestão dos processos atuais.

Com esse projeto espera-se uma aumento de produtividade de 20% a.a., melhoria na
agilidade da geração de informações gerenciais em 50% e integração total e
disponibilidade de informações em tempo real aos usuários envolvidos nos processos
propostos (CP/CR/Contabilidade/Faturamento), garantindo a competividade da
empresa no mercado.

    1.4.          Descrição do projeto
O projeto deve prover a implantação do ERP nos módulos de contas a pagar, receber,
contabilidade e faturamento.

Consiste na análise estratégica da implantação, seleção e definição do
ERP/fornecedor, configuração, customização, testes, treinamento dos usuários e
operacionalização do ERP para atender as necessidades da empresa.



Código: 01/2011   Nome do documento:        Projeto:   Versão:2.0   Data: 01/01/2012
                  Gerenciamento de Escopo   ERPX                                       Página 4/45
1.5.          Nome do Gerente de Projeto, suas responsabilidades e autoridade
O Sr. GP será o gerente deste projeto, tendo autoridade para utilizar os recursos
financeiros da empresa, conforme limitação do orçamento do projeto e fluxo de caixa
da empresa.
Está autorizado a recrutar pessoal dos departamentos para compor a equipe do
projeto e trabalhar na definição dos fornecedores. Deverá planejar e controlar o
projeto, visando o sucesso do empreendimento, que significa cumprir o escopo do
projeto de acordo com orçamento, cronograma e qualidade previamente
estabelecidos.


    1.6.          Principais stakeholders e seus interesses
Função                   Nome           Grau de            Interesse              e-mail
                                        importância
Diretor Executivo        Dex            Alto               Patrocinador           d.ex@importex.com
Gerente do               GP             Alto               Gerenciar              gp@importex.com
Projeto                                                    projeto
Gerente de TI            GFti           Alto               Prover estrutura       gf.ti@importex.com
Gerente de               GFcp           Médio              Prover                 gf.cp@importex.com
Aquisições                                                 aquisições
Gerente de RH            GFrh           Médio              Prover recursos        gf.rh@importex.com
Gerente                  GFfin          Alto               Prover verba           gf.fin@importex.com
Financeiro


    1.7.          Produto e cronograma básico
                  Produto: Implantação de um sistema ERP (em produção)
                                                                                 Meses
                                                           10
                                                           11
                                                           12
                                                           13
                                                           14
                                                           15
                                                           16
                                                           17
                                                           18
                                                           1
                                                           2
                                                           3
                                                           4
                                                           5
                                                           6
                                                           7
                                                           8
                                                           9




Aprovação Termo de abertura
Planejamento
Estudo de viabilidade
Mapeamento dos processos
Seleção e Contratação do
ERP/Consultoria
Workshop
Definição e Modelagem ERP
Configuração ERP
Customizações ERP
Testes unitários/ajustes
Capacitação do usuário final
Testes integrados/ajustes
Go Live (em produção)
Acompanhamento Pós Go-Live (garantia)
Encerramento/Lições aprendidas




Código: 01/2011   Nome do documento:            Projeto:      Versão:2.0   Data: 01/01/2012
                  Gerenciamento de Escopo       ERPX                                          Página 5/45
1.8.         Premissas e restrições iniciais
              a. Premissa
Infra-estrutura de rede da empresa disponível e operante.
Será disponibilizada uma sala para utilização exclusiva da equipe de projeto, bem
como, disponibilização de infra-estrutura física (servidores, computadores e rede).
Será disponibilizado para a equipe do projeto, um usuário chave de cada área:
faturamento, contas à pagar, contabilidade e contas à receber. (garantia de no mínimo
50% de disponibilidade para participação no tempo do projeto)
Os key users selecionados deverão estar disponíveis até o fim do projeto.
Disponibilidade de recursos necessários ao projeto.
Disponibilidade de utilização da intranet da empresa para divulgação de informações.
Livre acesso às áreas para levantamento de informações.
A Empresa possui as licenças dos sistemas operacionais, banco de dados e outros
tantos softwares, bem como, equipamentos e estrutura necessária para instalação do
ERP.
O horário de trabalho do projeto respeitará o calendário da empresa (8h/dia), 5 dias na
semana. Horas extras serão permitidas mediante justificativa e autorização do GP e
GFrh.
As atas de reunião deverão ser registradas pelo GP e devidamente assinadas pelos
presentes.
A Diretoria analisará em até 5 dias úteis o estudo de viabilidade, dando nesse prazo a
resposta para continuidade ou não do projeto


              b. Restrição
O software deverá estar em operação em 18 meses à partir da aprovação do termo de
abertura.
Orçamento limitado a R$ 1.500.000,00.
A empresa fornecedora do ERP deve ser uma empresa nacional.
Implementação do ERP exclusivamente nos módulos de: contas à receber/pagar,
contabilidade e faturamento.
O gerenciamento do projeto deverá ser feito utilizando-se a metodologia do PMI
(PMBok)

    1.9.          Comitê de mudanças
Composto pelo Dex, GP, GFin e equipe do projeto. Será responsável pela análise e
aprovação das mudanças, mediante fluxo de controle de mudanças a ser definido no
projeto.
Reunião semanal ou quando solicitada pelo GP.

    1.10.         Estimativas iniciais de custos, recursos e duração
Duração inicial de 18 meses / Orçamento de R$ 1.500.000,00.




Código: 01/2011   Nome do documento:        Projeto:   Versão:2.0   Data: 01/01/2012
                  Gerenciamento de Escopo   ERPX                                       Página 6/45
1.11.         Controle e gerenciamento das informações
Toda documentação gerada no projeto será armazenada em um diretório da rede (uso
exclusivo da equipe de projeto), com as devidas políticas de acesso e backup
implementadas.

O acesso aos documentos será restrito a equipe do projeto. Os documentos devem
seguir os modelos/padrões informados pelo GP.

    1.12.         Riscos de alto nível
Mudança do planejamento estratégico da empresa durante o projeto.
Perda do patrocinador
Perda dos funcionários envolvidos na implantação do ERP
Resistência dos funcionários na implantação do ERP
Dificuldade de integrar o ERP com os outros sistemas legados da organização

    1.13.         Acompanhamento do projeto
O GP deve criar na intranet da empresa, um ambiente que contenha informações para
o acompanhamento do projeto pelos principais envolvidos.

    1.14.         Requisitos para aprovação do projeto
Serão realizadas reuniões quinzenais, a nível executivo, de acompanhamento do
projeto.
Nas reuniões devem ser apresentados pelo GP, relatórios de desempenho do projeto,
contendo comparativo de realizado x previsto (custo/tempo/escopo) e projeção
atualizada para o término do projeto.
No caso de desvios no comparativo previstos x realizado, o mesmo deve ser
justificado e apresentado um plano de ação.
    1.15.         Aprovação do Termo de Abertura


Data: 01/01/2012

Autorização



_________________________
Dex - Diretor Executivo




Código: 01/2011   Nome do documento:        Projeto:   Versão:2.0   Data: 01/01/2012
                  Gerenciamento de Escopo   ERPX                                       Página 7/45
2. MATRIZ DE RASTREABILIDADE DE REQUISITOS
                     Implantação de um sistema ERP - ERPX


Empresa              IMPORTEX LTDA                                         Versão 2.0

Autor                GP                                                        Data 31/01/2012

Aprovador            Diretor Executivo - Dex                        Confidencial ( )Sim (x )Não



         2.1.        Requisitos do Projeto
 Stakeholder           Requisito detalhado     Categoria                Prioridade         Critério de aceitação
Diretor             O ERP deverá estar Patrocinador                     Alta               Atender custos e
executivo         - implantado em até 18                                                   prazos.
Dex                 meses.
                    O orçamento para o
                    projeto é R$ 1.500.000,00.

Gerente         de     Prover a gerenciamento e Gestão                  Alta               Criação
Projeto                controle do projeto                                                 planejamento      de
                                                                                           projeto
                       Priorizar os processos e                                            Controle          de
                       opções embutidas no ERP                                             customizações
                                                                                           Controle do projeto
Gerente                Prover      liberação     de Prover              Alta               Atender orçamento
Financeiro             recursos financeiros         recursos                               e fluxo de caixa
                                                    financeiros                            previsto

Gerente                Prover os recursos para Apoio                    Média              Equipe de trabalho
Funcionais             trabalhar no projeto.                                               formada (key users
                                                                                           selecionados)
Gerente    de          Assinar contratos dos Suporte                    Alta               Contratos assinados
Aquisições             softwares/infra requeridos técnico
Gerente                Capacitação da equipe Prover                     Médio              Equipe de projeto
Recursos               para execução do projeto recursos                                   treinada.
Humanos
                       Capacitação               dos                                       Funcionários
                       funcionários             para                                       treinados            e
                       utilização do ERP,      antes                                       avaliados.
                       do GO live.




Código: 01/2011      Nome do documento:         Projeto:   Versão:2.0   Data: 01/01/2012
                     Gerenciamento de Escopo    ERPX                                              Página 8/45
2.2.        Requisitos do Produto
 Stakeholder            Requisito detalhado    Categoria               Prioridade         Critério de aceitação
Gerente               Suporte a transações Prover                      Alta               No      mínimo      3
financeiro            multimoedas           recursos                                      moedas.
                                            financeiros

Gerente         de    Sistema fácil de ser Prover                      Médio              Interfaces gráficas
RH                    utilizado, facilitando o recursos                                   Navegação simples e
                      trabalho do funcionário humanos                                     direta
                      com interface amigável                                              Manuais fáceis de
                                                                                          utilizar
Gerente de TI         Escalabilidade            e Prover               Alta               Gestão de senhas
                      segurança                   recursos de TI                          Rotinas de backup
                                                                                          Recuperação         de
                                                                                          dados,
Gerente TI            Aplicativos customizáveis Prover         Alta                       Analistas           de
                          /                      customizações                            sistemas treinados
                       Código dos aplicativos                                             na ferramenta de
                       Disponíveis          para                                          desenvolvimento do
                      customizações utilizando-                                           ERP.           Fontes
                      se de recursos interno                                              disponíveis      para
                      (analistas de sistemas).                                            manutenção.




Código: 01/2011      Nome do documento:        Projeto:   Versão:2.0   Data: 01/01/2012
                     Gerenciamento de Escopo   ERPX                                              Página 9/45
3. DECLARAÇÃO DE ESCOPO DO PROJETO
                                            Projeto ERPX


Empresa           IMPORTEX LTDA                                               Versão 2.0

Autor             GP                                                             Data 31/01/2012

Aprovador         Diretor Executivo – Dex                              Confidencial ( )Sim (x )Não

3.1 Título do Projeto
Implantação de um Sistema ERP - ERPX

3.2 Patrocinador
Sr. Dex, Diretor Executivo da empresa e chefe do comitê de mudanças

3.3 Gerente de projetos designado e nível de autoridade
O Sr. GP será o gerente deste projeto, tendo autoridade para utilizar os recursos
financeiros da empresa, conforme limitação do orçamento do projeto e fluxo de caixa
da empresa.

Está autorizado a recrutar pessoal dos departamentos para compor a equipe do
projeto e trabalhar na definição dos fornecedores. Deverá planejar e controlar o
projeto, visando o sucesso do empreendimento, que significa cumprir o escopo do
projeto de acordo com orçamento, cronograma e qualidade previamente
estabelecidos.

3.4 Integrantes da equipe do projeto e organograma preliminar
A equipe será composta por pessoas da área de TI, compras, RH, contas a receber,
contas a pagar, controladoria e faturamento


                                               Sr. Dex
                                             Patrocinador
                                             Patrocinador


                                                GP
                                             Gerente de
                                              Projeto


                     GFcp                GFfin               GFti            GFrh
                    Área de             Área de           Área de TI       Recursos
                   Aquisições          Finanças                            Humanos




Código: 01/2011   Nome do documento:           Projeto:       Versão:2.0   Data: 01/01/2012
                  Gerenciamento de Escopo      ERPX                                           Página 10/45
3.5 Comitê de mudanças
Composto pelo Dex, GP, GFin e equipe do projeto. Será responsável pela análise e
aprovação das mudanças, mediante fluxo de controle de mudanças a ser definido no
projeto.
Reunião semanal ou quando solicitada pelo GP.


3.6 Descrição, objetivo, justificativa e produto do projeto

    a. Resumo das condições de que definem o projeto
A empresa Importex Ltda, uma empresa de médio porte de importação de artigos de
decoração de baixo valor financeiro da China, é composta por 90 funcionários e,
atualmente, possui um ambiente de sistema de informação fragmentado (sistema
legado).

Tal sistema resulta em retrabalho, falhas nos processos, redundância, pouca agilidade
na     obtenção     de     informações,     e    por    conseqüência     perda     na
produtividade/competitividade.

Visando suprir a necessidade de gerenciamento dos processos – de forma integrada,
não redundante, consistente e segura, a empresa optou pela implantação de um
sistema ERP nos processos de contas a pagar, receber, contabilidade e faturamento.

    b. Justificativa (Necessidade Básica da Organização)
A empresa Importex Ltda, solicita que seja feita a implementação de um sistema de
gestão (ERP) na empresa, visando atender a sua demanda por integração entre os
processos de contabilidade, contas à pagar, contas a receber e faturamento.

Ela possui sistemas legados para gestão dos processos atuais.

Com esse projeto espera-se uma aumento de produtividade de 20% a.a., melhoria na
agilidade da geração de informações gerenciais em 50% e integração total e
disponibilidade de informações em tempo real aos usuários envolvidos nos processos
propostos (CP/CR/Contabilidade/Faturamento), garantindo a competitividade da
empresa no mercado.

    c. Descrição do projeto
O projeto deve prover a implantação do ERP nos módulos de contas a pagar, receber,
contabilidade e faturamento.

Consiste na análise estratégica da implantação, seleção e definição do
ERP/fornecedor, configuração, customização, testes, treinamento dos usuários e
operacionalização do ERP para atender as necessidades da empresa.

    d. Objetivo do projeto
Melhorar os processos operacionais e administrativos da empresa, usando tecnologia
de informação através da utilização do ERP, visando integrar os processos de negócio
da empresa e apoiar decisões estratégicas.




Código: 01/2011   Nome do documento:        Projeto:   Versão:2.0   Data: 01/01/2012
                  Gerenciamento de Escopo   ERPX                                       Página 11/45
e. Produto e cronograma básico

                  Produto: Implantação de um sistema ERP (em produção)
                                                                          Meses




                                                       10
                                                       11
                                                       12
                                                       13
                                                       14
                                                       15
                                                       16
                                                       17
                                                       18
                                                       1
                                                       2
                                                       3
                                                       4
                                                       5
                                                       6
                                                       7
                                                       8
                                                       9
Aprovação Termo de abertura
Planejamento
Estudo de viabilidade
Mapeamento dos processos
Seleção e Contratação do
ERP/Consultoria
Workshop
Definição e Modelagem ERP
Configuração ERP
Customizações ERP
Testes unitários/ajustes
Capacitação do usuário final
Testes integrados/ajustes
Go Live (em produção)
Acompanhamento Pós Go-Live (garantia)
Encerramento/Lições aprendidas




3.7 Expectativa do cliente/patrocinador
Projeto em conformidade com Termo de abertura
Projeto dentro do prazo e orçamento previstos.


3.8 Premissas e restrições iniciais
      a. Premissa
Infra-estrutura de rede da empresa disponível e operante.
Será disponibilizada uma sala para utilização exclusiva da equipe de projeto, bem
como, disponibilização de infra-estrutura física (servidores, computadores e rede).
Será disponibilizado para a equipe do projeto, em regime de dedicação exclusiva, um
profissional (key user) de cada área: faturamento, contas à pagar, contabilidade e
contas à receber.
Os key users selecionados deverão estar disponíveis até o fim do projeto.
Disponibilidade de recursos necessários ao projeto.
Disponibilidade de utilização da intranet da empresa para divulgação de informações.
Livre acesso às áreas para levantamento de informações.


Código: 01/2011   Nome do documento:        Projeto:   Versão:2.0   Data: 01/01/2012
                  Gerenciamento de Escopo   ERPX                                       Página 12/45
A Empresa possui as licenças dos sistemas operacionais, banco de dados e outros
tantos softwares, bem como, equipamentos e estrutura necessária para instalação do
ERP.
O horário de trabalho do projeto respeitará o calendário da empresa (8h/dia), 5 dias na
semana. Horas extras serão permitidas mediante justificativa e autorização do GP e
GFrh.
As atas de reunião deverão ser registradas pelo GP e devidamente assinadas pelos
presentes.
A Diretoria analisará em até 5 dias úteis o estudo de viabilidade, dando nesse prazo a
resposta para continuidade ou não do projeto

         b. Restrição
O software deverá estar em operação em 18 meses à partir da aprovação do termo de
abertura.
Orçamento limitado a R$ 1.500.000,00..
A empresa fornecedora do ERP deve ser uma empresa nacional.
Implementação do ERP exclusivamente nos módulos de: contas à receber/pagar,
contabilidade e faturamento.
O gerenciamento do projeto deverá ser feito utilizando-se a metodologia do PMI
(PMBok)


3.9 Fatores de sucesso do projeto
Cumprimento do prazo e orçamento previamente definidos
Todos os módulos implantados estarem em operação.
Todos os processos de negócio dos módulos implantados, tenham sido mapeados,
analisados.
Todos os usuários que utilizarão o ERP tenham sido treinados; e a nota da avaliação
aplicada ao final do treinamento seja no mínimo 8 (numa escala de 0 a 10)
Melhora na satisfação/percepção do usuário. Tais indicadores serão definidos durante
o projeto, para medição (comparativo antes x depois)
Melhora do desempenho dos processos operacionais. Tais indicadores serão definidos
durante o projeto, para medição (comparativo antes x depois)


3.10 Fora do escopo
Não será feito mapeamento/análise/otimização, dos processos que não serão
implementados pelo ERP. Isso será feito somente nos processos de contas a pagar,
receber, contabilidade e faturamento.
Somente os usuários que utilizarão o ERP terão direito a treinamento. Casos
excepcionais serão permitidos mediante autorização do GP
As despesas com pessoal e recursos internos não serão consideradas dentro do
orçamento do projeto




Código: 01/2011   Nome do documento:        Projeto:   Versão:2.0   Data: 01/01/2012
                  Gerenciamento de Escopo   ERPX                                       Página 13/45
3.11. EAP Preliminar




Código: 01/2011   Nome do documento:        Projeto:   Versão:2.0   Data: 01/01/2012
                  Gerenciamento de Escopo   ERPX                                       Página 14/45
3.11.                Riscos iniciais
Mudança do planejamento estratégico da empresa durante o projeto.
Perda do patrocinador
Perda dos funcionários envolvidos na implantação do ERP (gerentes/Key users)
Resistência dos funcionários na implantação do ERP
Falta de apoio da alta direção
Dificuldade de integrar o ERP com os outros sistemas legados da organização
Falta de aderência do ERP aos processos da organização.
Custo para implementação do ERP, ultrapassar o orçamento


                3.12.                Principais atividades, estratégias e entregas

O mapeamento, análise e otimização dos processos atuais, são fatores críticos para o
sucesso do projeto.


                a. Produtos e Sub-produtos

                            Implementação              dos            módulos
             Produto




                            CP/CR/Contabilidade/Faturamento do ERP na empresa
                            (operando em produção)

                            Estudo de viabilidade
                            Plano do gerenciamento do projeto
                            Mapeamento dos processos da empresa
                            Workshops
             Sub-produtos




                            Definição e modelagem ERP
                            Instalação do ERP (ambientes de teste e produção)
                            Configuração, testes, customizações, documentação                     e
                            homologação do ERP
                            Treinamento dos usuários
                            Go live – em produção
                            Garantia pós Go Live
                            Lições aprendidas




Código: 01/2011             Nome do documento:         Projeto:   Versão:2.0   Data: 01/01/2012
                            Gerenciamento de Escopo    ERPX                                       Página 15/45
b. Plano de entrega e marcos do projeto


                                                                       Término
                   Termo de abertura aprovado                          01/01/2012
                   Estudo de viabilidade                               31/01/2012
                   Aprovação Plano de gerenciamento do                 31/01/2012
                   projeto
                   Mapeamento dos processos                            28/02/2012
                   Contratação ERP/Consultoria                         15/03/2012
                   Workshops                                           30/04/2012
                   Análise de Aderência ao ERP                         20/04/2012
                   Aprovação da Modelagem de Processos                 30/04/2012
                   Proposta
                   Instalação do ERP (ambientes de teste e             15/04/2012
                   produção)
                   Configuração, testes, customizações,                28/02/2013
                   documentação e homologação do ERP
                   Treinamento dos analistas de TI para                01/01/2013
                   desenvolvimento de aplicações no ERP.
                   Treinamento dos usuários                            01/03/2013
                   Implantação - Go live                               15/04/2013
                   Encerramento/ Lições aprendidas                     31/06/2013




              c. Composição básica da equipe

         A equipe do projeto será composta pelos e usuários chave da empresa e
         consultores especializados contratados.


            EQUIPE DA CONSULTORIA
            01 Consultor Contábil Sr.(Contabilidade)
            01 Consultor Financeiro Sr. (Contas a Receber e Contas a Pagar)
            01 Consultor Distribuição Sr. (Faturamento)
            02 Consultores Técnicos (Programadores)
            01 Gerente de Projeto
            01 Consultor DBA

            EQUIPE DA IMPORTEX
            01 Usuário Chave de Contabilidade
            01 Usuário Chave de Contas a Receber
            01 Usuário Chave de Contas a Pagar
            01 Usuário Chave de Faturamento
            01 Gerente de projeto (TI)
            02 Analistas Funcionais (TI)
            02 Analistas técnicos (Programadores)
            01 DBA
            01 Analista de Infra-estrutura




Código: 01/2011   Nome do documento:        Projeto:   Versão:2.0   Data: 01/01/2012
                  Gerenciamento de Escopo   ERPX                                       Página 16/45
d. Escopo inicial dos módulos a serem implementados

                Atividades                                                  Critérios de Aceite
                     Mapeamento dos processos “as is”                      - Documentos contendo
                       (documentos com fluxos e modelagem)                  modelagem “as is”, análise
                     Avaliação de aderência ao ERP                         de     aderência,        e
                     Modelagem dos processos “to be”                       modelagem “to be”
                       (documentos com fluxos e modelagem)
                     Análise/Definição da Integração com                   - ERP módulo contábil
                       Sistema Legado (demais módulos da                    configurado e operante
                       empresa)
                     Configuração/Parametrização do ERP                    -    Mapa     de      testes
CONTABILIDADE




                           o Constantes da Contabilidade                    preenchidos,      contendo
                           o Instruções       de     contabilização         evidências e assinaturas de
                             automática                                     aprovação do usuários
                           o Centros de Custo                               chave.
                           o Plano de Contas
                           o Fechamento               Mensal/Anual           - Usuários Treinamento,
                             (relatórios obrigatórios)                      com nível de satisfação do
                           o Interface com Soluções Fiscais                 usuários de no mínimo 70%
                             (Obrigações fiscais Sped Fiscal)               (questionário)
                     Testes Unitários (consultores e analistas de
                       TI)
                     Testes Integrados (usuários chave)
                     Treinamento usuários chave e analista de
                       TI




Código: 01/2011           Nome do documento:        Projeto:   Versão:2.0   Data: 01/01/2012
                          Gerenciamento de Escopo   ERPX                                       Página 17/45
   Mapeamento dos processos “as is”                     - Documentos contendo
                     (documentos com fluxos e modelagem)                  modelagem “as is”, análise
                    Avaliação de aderência ao ERP                        de    aderência,         e
                    Modelagem dos processos “to be”                      modelagem “to be”
                     (documentos com fluxos e modelagem)
                    Análise/Definição da Integração com                  -    ERP     módulo    CP
                     Sistema Legado (demais módulos da                    configurado e operante
                     empresa)
                    Configuração/Parametrização do ERP                   -    Mapa      de     testes
                         o Constantes do Contas a Pagar                   preenchidos,      contendo
                         o Instruções      de      contabilização         evidências e assinaturas de
                            automática                                    aprovação do usuários
CONTAS A PAGAR




                         o Pagamento Eletrônico (Pagamento                chave.
                            Escritural)
                         o Entrada de Vouchers Manuais (Com                - Usuários Treinamento,
                            desconto, Pagamento Automático,               com nível de satisfação do
                            Parcelas Flexíveis, Grupos de                 usuários de no mínimo 70%
                            Pagamento)                                    (questionário)
                         o Processamento em Lotes
                         o Processamento de final de período
                         o Aprovação e contabilização de lotes
                            contábeis
                         o estorno de vouchers
                         o controle de Adiantamentos a
                            fornecedores (Standard)
                         o Rotinas de baixas manuais
                    Testes Unitários (consultores e analistas de
                     TI)
                    Testes Integrados (usuários chave)
                    Treinamento usuários chave e analista de
                     TI




Código: 01/2011         Nome do documento:        Projeto:   Versão:2.0   Data: 01/01/2012
                        Gerenciamento de Escopo   ERPX                                       Página 18/45
   Mapeamento dos processos “as is”                     - Documentos contendo
                       (documentos com fluxos e modelagem)                  modelagem “as is”, análise
                      Avaliação de aderência ao ERP                        de    aderência,         e
                      Modelagem dos processos “to be”                      modelagem “to be”
                       (documentos com fluxos e modelagem)
                      Análise/Definição da Integração com                  - ERP módulo CR contábil
                       Sistema Legado (demais módulos da                    configurado e operante
                       empresa)
                                                                           -    Mapa      de     testes
                      Configuração/Parametrização do ERP                   preenchidos,      contendo
                           o Configuração das Constantes do                 evidências e assinaturas de
                              Contas a Receber                              aprovação do usuários
                           o Configuração das Instruções de                 chave.
CONTAS A RECEBER




                              contabilização automática
                           o Entrada de Faturas (Padrão,                    -   Usuários Treinamento,
                              Periódicas, Rápida, Multimoeda,               com nível de satisfação do
                              Com Impostos, Parcelas Fixas,                 usuários de no mínimo 70%
                              etc.)                                         (questionário)
                           o Entrada de Faturas manuais
                           o Endosso de Duplicatas
                           o Recebimento Eletrônico
                           o Aprovação e contabilização de lotes
                              contábeis
                           o Revisão das regras de data de
                              vencimento
                           o Controle de impostos
                           o Gerenciamento de Crédito e
                              Cobrança
                           o Rotina de Baixa Manual
                      Testes Unitários (consultores e analistas
                       de TI)
                      Testes Integrados (usuários chave)
                      Treinamento usuários chave e analista de
                       TI

                      Tratamento das operações com pedidos de              - Documentos contendo
                       vendas                                               modelagem “as is”, análise
                      Tratamento das operações de transferência            de    aderência,         e
                       de materiais/bens de ativo                           modelagem “to be”
                      Faturamento de Serviços e faturamento da
                       Base (Emissão de notas fiscais)                      - ERP módulo Faturamento
                   
FATURAMENTO




                       Geração de NF Eletrônica 2.0                         contábil configurado   e
                      Treinamento usuários chave e analista de             operante
                       TI
                      Testes Unitários (consultores e analistas de         -    Mapa      de     testes
                       TI)                                                  preenchidos,      contendo
                      Testes Integrados (usuários chave)                   evidências e assinaturas de
                                                                            aprovação do usuários
                                                                            chave.

                                                                            -   Usuários Treinamento,
                                                                            com nível de satisfação do
                                                                            usuários de no mínimo 70%
                                                                            (questionário)

Código: 01/2011           Nome do documento:        Projeto:   Versão:2.0   Data: 01/01/2012
                          Gerenciamento de Escopo   ERPX                                       Página 19/45
                Ambientes
Infra / DBA (*)          Instalação do ERP                                                                                                                                         operantes          e
                         Criação do ambiente de desenvolvimento e                                                                                                                  acessíveis       aos
                          ambiente de produção.                                                                                                                                     usuários (equipe de
                         Configuração Banco de Dados.                                                                                                                              projeto)
                                                                                                                                                                                   ERP acessível ao
                                                                                                                                                                                    usuário final no Go
                                                                                                                                                                                    live)




                          3.13.                     Principais stakeholders e seus interesses

Função                                        Nome                              Grau de                            Interesse                                               e-mail
                                                                                importância
Diretor Executivo                             Dex                               Alto                               Patrocinador                                            d.ex@importex.com
Gerente do                                    GP                                Alto                               Gerenciar                                               gp@importex.com
Projeto                                                                                                            projeto
Gerente de TI                                 GFti                              Alto                               Prover estrutura                                        gf.ti@importex.com
Gerente de                                    GFcp                              Médio                              Prover                                                  gf.cp@importex.com
Aquisições                                                                                                         aquisições
Gerente de RH                                 GFrh                              Médio                              Prover recursos                                         gf.rh@importex.com
Gerente                                       GFfin                             Alto                               Prover verba                                            gf.fin@importex.com
Financeiro
Consultoria                                   Cons                              Alto                               Prover                                                  A definir
                                                                                                                   implementação


                          3.14.                     Orçamento e cronograma básico

O orçamento do projeto é de R$1.500.000,00. O projeto prevê um investimento
adicional de até R$100.000. O fluxo de desembolso previsto é de:

                                                                       Fluxo de desembolso previsto
Mês               1       2      3            4           5            6            7             8            9            10           11           12           13                14           15          16          17          18
R$
                                                                                                                            100.000,00

                                                                                                                                         100.000,00

                                                                                                                                                      100.000,00
                                                          150.000,00

                                                                       100.000,00

                                                                                    100.000,00

                                                                                                  100.000,00

                                                                                                               100.000.00




                                                                                                                                                                       100.000,00




                                                                                                                                                                                                                                      105.000,00
                                                                                                                                                                                      90.000,00

                                                                                                                                                                                                  85.000,00

                                                                                                                                                                                                              90.000,00
                                  30.000,00

                                              70.000,00




                                                                                                                                                                                                                          90.000,00
                  0,00

                          0,00




                          3.15.                     Controle e gerenciamento das informações

Toda documentação gerada no projeto será armazenada em um diretório da rede (uso
exclusivo da equipe de projeto), com as devidas políticas de acesso e backup
implementadas.

O acesso aos documentos será restrito a equipe do projeto. Os documentos devem
seguir os modelos/padrões definidos no planejamento do projeto.



Código: 01/2011                  Nome do documento:                                              Projeto:                   Versão:2.0                Data: 01/01/2012
                                 Gerenciamento de Escopo                                         ERPX                                                                                                         Página 20/45
3.16.        Aprovação da Declaração de Escopo do Projeto

Data: 31/01/2012

Autorização



_________________________
Dex - Diretor Executivo




Código: 01/2011   Nome do documento:        Projeto:   Versão:2.0   Data: 01/01/2012
                  Gerenciamento de Escopo   ERPX                                       Página 21/45
4. EAP E DICIONÁRIO DA EAP
                  Implantação de um sistema ERP - ERPX
Empresa           IMPORTEX LTDA                                        Versão 2.0

Autor             GP                                                      Data 31/01/2012

Aprovador         Diretor Executivo - Dex                       Confidencial ( )Sim (x )Não


4.1. EAP Hierárquica
1 Implantação ERPX

1.1 Gerenciamento do Projeto
       1.1.1 Reunião de início do projeto – Kick off
       1.1.2 Escopo
       1.1.3 Tempo
       1.1.4 Custo
       1.1.5 Integração
       1.1.6 Riscos
       1.1.7 Qualidade
       1.1.8 Comunicação
       1.1.9 Monitoramento e Controle

1.2 Definição
       1.2.1 Definição do escopo do produto
       1.2.2 Análise dos impactos
       1.2.3 Comprometimento com o projeto
       1.2.4 Formação da equipe
       1.2.5 Apresentação da Definição
       1.2.6 Entregue – Definição

1.3 Estudo de viabilidade
       1.3.1 Relatório técnico preliminar
       1.3.2 Medida dos impactos nos negócios
       1.3.3 Avaliação do custo
       1.3.4 Relatório consolidado
       1.3.5 Apresentação do estudo
       1.3.6 Entregue – Relatório de Estudo de viabilidade

1.4 Mapeamento dos processos Importex
      1.4.1 Definição da metodologia de mapeamento
      1.4.2 Apresentação da metodologia
      1.4.3 Levantamento de processos
      1.4.4 Relatório analítico de processos
      1.4.5 Validação do mapeamento
      1.4.6 Apresentação do mapeamento
      1.4.7 Entregue - Relatório de Mapeamento dos processos

Código: 01/2011   Nome do documento:        Projeto:   Versão:2.0   Data: 01/01/2012
                  Gerenciamento de Escopo   ERPX                                       Página 22/45
1.5 Seleção do ERP
       1.5.1 Request for proposal
       1.5.2 Análise propostas
              1.5.2.1 Análise custos
                      1.5.2.1.1 Custos preparação
                      1.5.2.1.1.1 Reestruturação dos processos
                      1.5.2.1.1.2 Treinamento
                      1.5.2.1.1.3 Infra-estrutura
                              1.5.2.1.1.3.1 Aquisição de novo hardware
                              1.5.2.1.1.3.2 Aquisição de banco de dados
                              1.5.2.1.1.3.3 Atualização da rede
                      1.5.2.1.2 Custos implantação
                              1.5.2.1.2.1 Consultorias
                              1.5.2.1.2.2 Customização
                              1.5.2.1.2.3 Integração
                              1.5.2.1.2.4 Testes
                      1.5.2.1.3 Custos Operação
              1.5.2.2 Análise características
                      1.5.2.2.1 Funcionalidade
                      1.5.2.2.2 Usabilidade
                      1.5.2.2.3 Manutenibilidade
              1.5.2.3 Análise proposta implantação
                      1.5.2.3.1 Metodologia de desenvolvimento dos trabalhos
                      1.5.2.3.2 Ferramentas de suporte ao projeto
                      1.5.2.3.3 Estratégia implantação
              1.5.2.4 Entregue - Relatório Análise das Propostas
       1.5.3 Relatório da seleção
       1.5.4 Entregue – Seleção do ERP

1.6 Contratação do ERP
      1.6.1 Redação contrato
      1.6.2 Negociação do contrato
      1.6.3 Parecer jurídico
      1.6.4 Assinatura do contrato
      1.6.5 Entregue – Contratação do ERP

1.7 Preparação da implantação
       1.7.1 Quebra de resistências
       1.7.2 Workshop
               1.7.2.1 Instalação das DEMOS
               1.7.2.2 Módulos Funcionais
               1.7.2.3 Programação/Desenvolvimento
               1.7.2.4 DBA/Infra
               1.7.2.5 Avaliação dos workshops
               1.7.2.6 Termo de Aceite - Workshop
       1.7.3 Infra-estrutura
               1.7.3.1 Aquisição de novo hardware
               1.7.3.2 Atualização do banco de dados


Código: 01/2011   Nome do documento:        Projeto:   Versão:2.0   Data: 01/01/2012
                  Gerenciamento de Escopo   ERPX                                       Página 23/45
1.7.3.3 Atualização da rede
                 1.7.3.4 Entregue - Infra estrutura
         1.7.4 Instalação Software
         1.7.5 Validação instalação
         1.7.6 Entregue – Preparação da Implantação

1.8 Modelagem
      1.8.1 Aderência Processos ERP x Legado
      1.8.2 Migração dados sistema legado
      1.8.3 Interface com sistema legado
      1.8.4 Validação da modelagem proposta
      1.8.5 Apresentação da modelagem proposta
      1.8.6 Termo de Aceite –Modelagem

1.9 Configuração
      1.9.1 Cadastro Geral
      1.9.2 Contas à pagar
      1.9.3 Faturamento
      1.9.4 Contas à receber
      1.9.5 Migração de dados sistema legado
      1.9.6 Teste unitário
      1.9.7 Correções / Ajustes
      1.9.8 Entregue – Configuração

1.10 Customização
      1.10.1 Adaptações ERP
      1.10.2 Desenvolvimento Interface Sistema legado
      1.10.3 Teste unitário
      1.10.4 Entregue – Customização

1.11 Implementação
       1.11.1 Capacitação Usuário Final
              1.11.1.1 Preparação Treinamento
              1.11.1.2 Treinamento Operacional
              1.11.1.3 Treinamento Gerencial
              1.11.1.4 Avaliação do Treinamento
              1.11.1.5 Entregue - Relatório de Capacitação Usuário Final
       1.11.2 Teste integrado
       1.11.3 Definição Go no Go
       1.11.4 Go Live
              1.11.4.1 Preparação Go Live
              1.11.4.2 Instalação Produção
                      1.11.4.2.1 Banco de dados
                      1.11.4.2.2 Software
                      1.11.4.2.3 Entregue - Instalação Produção
              1.11.4.3 Migração Dados do Sistema Legado
              1.11.4.4 Validação Inicial - Produção
              1.11.4.5 Correções / Ajustes
              1.11.4.6 Entregue - Go Live


Código: 01/2011   Nome do documento:        Projeto:   Versão:2.0   Data: 01/01/2012
                  Gerenciamento de Escopo   ERPX                                       Página 24/45
1.11.5 Termo de Aceite – Implementação

1.12 Acompanhamento
       1.12.1 Inicial Pós - Go live
       1.12.2 Garantia
       1.12.3 Correções / Ajustes
       1.12.4 Termo de Aceite – Acompanhamento

1.13 Encerramento
       1.13.1 Documentação
       1.13.2 Lições aprendidas
       1.13.3 Reunião de encerramento
       1.13.4 Contratos
       1.13.5 Divulgação dos resultados
       1.13.6 Termo de Aceite do Projeto




Código: 01/2011   Nome do documento:        Projeto:   Versão:2.0   Data: 01/01/2012
                  Gerenciamento de Escopo   ERPX                                       Página 25/45
4.2. EAP Hierárquica
1 Implantação ERPX                        Descrição:
                                          Duração:
                                          Critérios de aceitação:
                                          Recursos:
1.1 Gerenciamento do Projeto              Descrição:
                                          Duração:
                                          Critérios de aceitação:
                                          Recursos:
1.1.1 Reunião de início do projeto – Kick Descrição:
off                                       Duração:
                                          Critérios de aceitação:
                                          Recursos:
1.1.2 Escopo                              Descrição:
                                          Duração:
                                          Critérios de aceitação:
                                          Recursos:
1.1.3 Tempo                               Descrição:
                                          Duração:
                                          Critérios de aceitação:
                                          Recursos:
1.1.4 Custo                               Descrição:
                                          Duração:
                                          Critérios de aceitação:
                                          Recursos:
1.1.5 Integração                          Descrição:
                                          Duração:
                                          Critérios de aceitação:
                                          Recursos:
1.1.6 Riscos                              Descrição:
                                          Duração:
                                          Critérios de aceitação:
                                          Recursos:
1.1.7 Qualidade                           Descrição:
                                          Duração:
                                          Critérios de aceitação:
                                          Recursos:
1.1.8 Comunicação                         Descrição:
                                          Duração:
                                          Critérios de aceitação:
                                          Recursos:
1.1.9 Monitoramento e Controle            Descrição:
                                          Duração:
                                          Critérios de aceitação:
                                          Recursos:
1.2 Definição                             Descrição:

Código: 01/2011   Nome do documento:        Projeto:   Versão:2.0   Data: 01/01/2012
                  Gerenciamento de Escopo   ERPX                                       Página 26/45
Duração:
                                                       Critérios de aceitação:
                                                       Recursos:
1.2.1 Definição do escopo do produto                   Descrição:
                                                       Duração:
                                                       Critérios de aceitação:
                                                       Recursos:
1.2.2 Análise dos impactos                             Descrição:
                                                       Duração:
                                                       Critérios de aceitação:
                                                       Recursos:
1.2.3 Comprometimento com o projeto                    Descrição:
                                                       Duração:
                                                       Critérios de aceitação:
                                                       Recursos:
1.2.4 Formação da equipe                               Descrição:
                                                       Duração:
                                                       Critérios de aceitação:
                                                       Recursos:
1.2.5 Apresentação da Definição                        Descrição:
                                                       Duração:
                                                       Critérios de aceitação:
                                                       Recursos:
1.2.6 Entregue - Definição                             Descrição:
                                                       Duração:
                                                       Critérios de aceitação:
                                                       Recursos:
1.3 Estudo de viabilidade                              Descrição:
                                                       Duração:
                                                       Critérios de aceitação:
                                                       Recursos:
1.3.1 Relatório técnico preliminar                     Descrição:
                                                       Duração:
                                                       Critérios de aceitação:
                                                       Recursos:
1.3.2 Medida dos impactos nos negócios                 Descrição:
                                                       Duração:
                                                       Critérios de aceitação:
                                                       Recursos:
1.3.3 Avaliação do custo                               Descrição:
                                                       Duração:
                                                       Critérios de aceitação:
                                                       Recursos:
1.3.4 Relatório consolidado                            Descrição:
                                                       Duração:
                                                       Critérios de aceitação:
                                                       Recursos:


Código: 01/2011   Nome do documento:        Projeto:      Versão:2.0   Data: 01/01/2012
                  Gerenciamento de Escopo   ERPX                                          Página 27/45
1.3.5 Apresentação do estudo             Descrição:
                                         Duração:
                                         Critérios de aceitação:
                                         Recursos:
1.3.6 Entregue – Relatório de Estudo de Descrição:
viabilidade                              Duração:
                                         Critérios de aceitação:
                                         Recursos:
1.4 Mapeamento dos processos Importex    Descrição:
                                         Duração:
                                         Critérios de aceitação:
                                         Recursos:
1.4.1 Definição da metodologia de Descrição:
mapeamento                               Duração:
                                         Critérios de aceitação:
                                         Recursos:
1.4.2 Apresentação da metodologia        Descrição:
                                         Duração:
                                         Critérios de aceitação:
                                         Recursos:
1.4.3 Levantamento de processos          Descrição:
                                         Duração:
                                         Critérios de aceitação:
                                         Recursos:
1.4.4 Relatório analítico de processos   Descrição:
                                         Duração:
                                         Critérios de aceitação:
                                         Recursos:
1.4.5 Validação do mapeamento            Descrição:
                                         Duração:
                                         Critérios de aceitação:
                                         Recursos:
1.4.6 Apresentação do mapeamento         Descrição:
                                         Duração:
                                         Critérios de aceitação:
                                         Recursos:
1.4.7 Entregue - Relatório de Mapeamento Descrição:
dos processos                            Duração:
                                         Critérios de aceitação:
                                         Recursos:
1.5 Seleção do ERP                       Descrição:
                                         Duração:
                                         Critérios de aceitação:
                                         Recursos:
1.5.1 Request for proposal               Descrição:
                                         Duração:
                                         Critérios de aceitação:


Código: 01/2011   Nome do documento:        Projeto:   Versão:2.0   Data: 01/01/2012
                  Gerenciamento de Escopo   ERPX                                       Página 28/45
Recursos:
1.5.2 Análise propostas                                Descrição:
                                                       Duração:
                                                       Critérios de aceitação:
                                                       Recursos:
1.5.2.1 Análise custos                                 Descrição:
                                                       Duração:
                                                       Critérios de aceitação:
                                                       Recursos:
1.5.2.1.1 Custos preparação                            Descrição:
                                                       Duração:
                                                       Critérios de aceitação:
                                                       Recursos:
1.5.2.1.1.1 Reestruturação dos processos               Descrição:
                                                       Duração:
                                                       Critérios de aceitação:
                                                       Recursos:
1.5.2.1.1.2 Treinamento                                Descrição:
                                                       Duração:
                                                       Critérios de aceitação:
                                                       Recursos:
1.5.2.1.1.3 Infra-estrutura                            Descrição:
                                                       Duração:
                                                       Critérios de aceitação:
                                                       Recursos:
1.5.2.1.1.3.1 Aquisição de novo hardware               Descrição:
                                                       Duração:
                                                       Critérios de aceitação:
                                                       Recursos:
1.5.2.1.1.3.2 Aquisição de banco de dados              Descrição:
                                                       Duração:
                                                       Critérios de aceitação:
                                                       Recursos:
1.5.2.1.1.3.3 Atualização da rede                      Descrição:
                                                       Duração:
                                                       Critérios de aceitação:
                                                       Recursos:
1.5.2.1.2 Custos implantação                           Descrição:
                                                       Duração:
                                                       Critérios de aceitação:
                                                       Recursos:
1.5.2.1.2.1 Consultorias                               Descrição:
                                                       Duração:
                                                       Critérios de aceitação:
                                                       Recursos:
1.5.2.1.2.2 Customização                               Descrição:
                                                       Duração:


Código: 01/2011   Nome do documento:        Projeto:      Versão:2.0   Data: 01/01/2012
                  Gerenciamento de Escopo   ERPX                                          Página 29/45
Critérios de aceitação:
                                        Recursos:
                                        Recursos:
1.5.2.1.2.3 Integração                  Descrição:
                                        Duração:
                                        Critérios de aceitação:
                                        Recursos:
1.5.2.1.2.4 Testes                      Descrição:
                                        Duração:
                                        Critérios de aceitação:
                                        Recursos:
1.5.2.1.3 Custos Operação               Descrição:
                                        Duração:
                                        Critérios de aceitação:
                                        Recursos:
1.5.2.2 Análise características         Descrição:
                                        Duração:
                                        Critérios de aceitação:
                                        Recursos:
1.5.2.2.1 Funcionalidade                Descrição:
                                        Duração:
                                        Critérios de aceitação:
                                        Recursos:
1.5.2.2.2 Usabilidade                   Descrição:
                                        Duração:
                                        Critérios de aceitação:
                                        Recursos:
1.5.2.2.3 Manutenibilidade              Descrição:
                                        Duração:
                                        Critérios de aceitação:
                                        Recursos:
1.5.2.3 Análise proposta implantação    Descrição:
                                        Duração:
                                        Critérios de aceitação:
                                        Recursos:
1.5.2.3.1          Metodologia       de Descrição:
desenvolvimento dos trabalhos           Duração:
                                        Critérios de aceitação:
                                        Recursos:
1.5.2.3.2 Ferramentas de suporte ao Descrição:
projeto                                 Duração:
                                        Critérios de aceitação:
                                        Recursos:
1.5.2.3.3 Estratégia implantação        Descrição:
                                        Duração:
                                        Critérios de aceitação:
                                        Recursos:


Código: 01/2011   Nome do documento:        Projeto:   Versão:2.0   Data: 01/01/2012
                  Gerenciamento de Escopo   ERPX                                       Página 30/45
1.5.2.4 Entrega - Relatório Análise das Descrição:
Propostas                               Duração:
                                        Critérios de aceitação:
                                        Recursos:
1.5.3 Relatório da seleção              Descrição:
                                        Duração:
                                        Critérios de aceitação:
                                        Recursos:
1.5.4 Entregue – Seleção do ERP         Descrição:
                                        Duração:
                                        Critérios de aceitação:
                                        Recursos:
1.6 Contratação do ERP                  Descrição:
                                        Duração:
                                        Critérios de aceitação:
                                        Recursos:
1.6.1 Redação contrato                  Descrição:
                                        Duração:
                                        Critérios de aceitação:
                                        Recursos:
1.6.2 Negociação do contrato            Descrição:
                                        Duração:
                                        Critérios de aceitação:
                                        Recursos:
1.6.3 Parecer jurídico                  Descrição:
                                        Duração:
                                        Critérios de aceitação:
                                        Recursos:
1.6.4 Assinatura do contrato            Descrição:
                                        Duração:
                                        Critérios de aceitação:
                                        Recursos:
1.6.5 Entregue – Contratação do ERP     Descrição:
                                        Duração:
                                        Critérios de aceitação:
                                        Recursos:
1.7 Preparação da implantação           Descrição:
                                        Duração:
                                        Critérios de aceitação:
                                        Recursos:
1.7.1 Quebra de resistências            Descrição:
                                        Duração:
                                        Critérios de aceitação:
                                        Recursos:
1.7.2 Workshop                          Descrição:
                                        Duração:
                                        Critérios de aceitação:


Código: 01/2011   Nome do documento:        Projeto:   Versão:2.0   Data: 01/01/2012
                  Gerenciamento de Escopo   ERPX                                       Página 31/45
Recursos:
1.7.2.1 Instalação das DEMOS                           Descrição:
                                                       Duração:
                                                       Critérios de aceitação:
                                                       Recursos:
1.7.2.2 Módulos Funcionais                             Descrição:
                                                       Duração:
                                                       Critérios de aceitação:
                                                       Recursos:
1.7.2.3 Programação/Desenvolvimento                    Descrição:
                                                       Duração:
                                                       Critérios de aceitação:
                                                       Recursos:
1.7.2.4 DBA/Infra                                      Descrição:
                                                       Duração:
                                                       Critérios de aceitação:
                                                       Recursos:
1.7.2.5 Avaliação dos workshops                        Descrição:
                                                       Duração:
                                                       Critérios de aceitação:
                                                       Recursos:
1.7.2.6 Aceite - Workshop                              Descrição:
                                                       Duração:
                                                       Critérios de aceitação:
                                                       Recursos:
1.7.3 Infra-estrutura                                  Descrição:
                                                       Duração:
                                                       Critérios de aceitação:
                                                       Recursos:
1.7.3.1 Aquisição de novo hardware                     Descrição:
                                                       Duração:
                                                       Critérios de aceitação:
                                                       Recursos:
1.7.3.2 Atualização do banco de dados                  Descrição:
                                                       Duração:
                                                       Critérios de aceitação:
                                                       Recursos:
1.7.3.3 Atualização da rede                            Descrição:
                                                       Duração:
                                                       Critérios de aceitação:
                                                       Recursos:
1.7.3.4 Entregue - Infra estrutura                     Descrição:
                                                       Duração:
                                                       Critérios de aceitação:
                                                       Recursos:
1.7.4 Instalação Software                              Descrição:
                                                       Duração:


Código: 01/2011   Nome do documento:        Projeto:      Versão:2.0   Data: 01/01/2012
                  Gerenciamento de Escopo   ERPX                                          Página 32/45
Critérios de aceitação:
                                       Recursos:
1.7.5 Validação instalação             Descrição:
                                       Duração:
                                       Critérios de aceitação:
                                       Recursos:
1.7.6 Entregue – Preparação da Descrição:
Implantação                            Duração:
                                       Critérios de aceitação:
                                       Recursos:
1.8 Modelagem                          Descrição:
                                       Duração:
                                       Critérios de aceitação:
                                       Recursos:
1.8.1 Aderência Processos ERP x Legado Descrição:
                                       Duração:
                                       Critérios de aceitação:
                                       Recursos:
1.8.2 Migração dados sistema legado    Descrição:
                                       Duração:
                                       Critérios de aceitação:
                                       Recursos:
1.8.3 Interface com sistema legado     Descrição:
                                       Duração:
                                       Critérios de aceitação:
                                       Recursos:
1.8.4 Validação da modelagem proposta  Descrição:
                                       Duração:
                                       Critérios de aceitação:
                                       Recursos:
1.8.5 Apresentação da modelagem Descrição:
proposta                               Duração:
                                       Critérios de aceitação:
                                       Recursos:
1.8.6 Aceite – Definição e modelagem   Descrição:
                                       Duração:
                                       Critérios de aceitação:
                                       Recursos:
1.9 Configuração                       Descrição:
                                       Duração:
                                       Critérios de aceitação:
                                       Recursos:
1.9.1 Cadastro Geral                   Descrição:
                                       Duração:
                                       Critérios de aceitação:
                                       Recursos:
1.9.2 Contas à pagar                   Descrição:


Código: 01/2011   Nome do documento:        Projeto:   Versão:2.0   Data: 01/01/2012
                  Gerenciamento de Escopo   ERPX                                       Página 33/45
Duração:
                                         Critérios de aceitação:
                                         Recursos:
1.9.3 Faturamento                        Descrição:
                                         Duração:
                                         Critérios de aceitação:
                                         Recursos:
1.9.4 Contas à receber                   Descrição:
                                         Duração:
                                         Critérios de aceitação:
                                         Recursos:
1.9.5 Migração de dados sistema legado   Descrição:
                                         Duração:
                                         Critérios de aceitação:
                                         Recursos:
1.9.6 Teste unitário                     Descrição:
                                         Duração:
                                         Critérios de aceitação:
                                         Recursos:
1.9.7 Correções / Ajustes                Descrição:
                                         Duração:
                                         Critérios de aceitação:
                                         Recursos:
1.9.8 Aceite - Configuração              Descrição:
                                         Duração:
                                         Critérios de aceitação:
                                         Recursos:
1.10 Customização                        Descrição:
                                         Duração:
                                         Critérios de aceitação:
                                         Recursos:
1.10.1 Adaptações ERP                    Descrição:
                                         Duração:
                                         Critérios de aceitação:
                                         Recursos:
1.10.2 Desenvolvimento Interface Sistema Descrição:
legado                                   Duração:
                                         Critérios de aceitação:
                                         Recursos:
1.10.3 Teste unitário                    Descrição:
                                         Duração:
                                         Critérios de aceitação:
                                         Recursos:
1.10.4 Aceite – Customização             Descrição:
                                         Duração:
                                         Critérios de aceitação:
                                         Recursos:


Código: 01/2011   Nome do documento:        Projeto:   Versão:2.0   Data: 01/01/2012
                  Gerenciamento de Escopo   ERPX                                       Página 34/45
1.11 Implementação                               Descrição:
                                                 Duração:
                                                 Critérios de aceitação:
                                                 Recursos:
1.11.1 Capacitação Usuário Final                 Descrição:
                                                 Duração:
                                                 Critérios de aceitação:
                                                 Recursos:
1.11.1.1 Preparação Treinamento                  Descrição:
                                                 Duração:
                                                 Critérios de aceitação:
                                                 Recursos:
1.11.1.2 Treinamento Operacional                 Descrição:
                                                 Duração:
                                                 Critérios de aceitação:
                                                 Recursos:
1.11.1.3 Treinamento Gerencial                   Descrição:
                                                 Duração:
                                                 Critérios de aceitação:
                                                 Recursos:
1.11.1.4 Avaliação do Treinamento                Descrição:
                                                 Duração:
                                                 Critérios de aceitação:
                                                 Recursos:
1.11.1.5 Entregue - Relatório                 de Descrição:
Capacitação Usuário Final                        Duração:
                                                 Critérios de aceitação:
                                                 Recursos:
1.11.2 Teste integrado                           Descrição:
                                                 Duração:
                                                 Critérios de aceitação:
                                                 Recursos:
1.11.3 Definição Go no Go                        Descrição:
                                                 Duração:
                                                 Critérios de aceitação:
                                                 Recursos:
1.11.4 Go Live                                   Descrição:
                                                 Duração:
                                                 Critérios de aceitação:
                                                 Recursos:
1.11.4.1 Preparação Go Live                      Descrição:
                                                 Duração:
                                                 Critérios de aceitação:
                                                 Recursos:
1.11.4.2 Instalação Produção                     Descrição:
                                                 Duração:
                                                 Critérios de aceitação:


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1.11.4.2.3 Entregue - Instalação Produção Descrição:
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1.11.4.3 Migração Dados do Sistema Descrição:
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1.11.4.4 Validação Inicial - Produção     Descrição:
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1.11.4.5 Correções / Ajustes              Descrição:
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1.11.4.6 Entregue - Go Live               Descrição:
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1.11.5 Aceite - Implementação             Descrição:
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1.12 Acompanhamento                       Descrição:
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1.12.1 Inicial Pós - Go live              Descrição:
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1.12.2 Garantia                           Descrição:
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1.12.3 Correções / Ajustes                Descrição:
                                          Duração:


Código: 01/2011   Nome do documento:        Projeto:   Versão:2.0   Data: 01/01/2012
                  Gerenciamento de Escopo   ERPX                                       Página 36/45
Critérios de aceitação:
                                                       Recursos:
1.12.4 Aceite – Acompanhamento                         Descrição:
                                                       Duração:
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1.13 Encerramento                                      Descrição:
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1.13.1 Documentação                                    Descrição:
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1.13.2 Lições aprendidas                               Descrição:
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1.13.3 Reunião de encerramento                         Descrição:
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1.13.4 Contratos                                       Descrição:
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1.13.5 Divulgação dos resultados                       Descrição:
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1.13.6 Termo de Aceite do Projeto                      Descrição:
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                                                       Recursos:




Código: 01/2011   Nome do documento:        Projeto:      Versão:2.0   Data: 01/01/2012
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FGV Bauru GPJ7 - Plano de Gerenciamento de Escopo v2 - Disciplina Concorrência de Projetos

  • 1. FGV/Bauru GPJ7 - CONCORRÊNCIA DE PROJETOS - MGM02 PROJETO ERPX Gerenciamento de Escopo Versão 2.0 Equipe 7 Alexandre Moisés de Goys Aline Sayuri Galelli Natália Venanzoni Ferreira Corrêa Paulo José China Código: 01/2011 Nome do documento: Projeto: Versão:2.0 Data: 01/01/2012 Gerenciamento de Escopo ERPX Página 1/45
  • 2. Conteúdo 1. TERMO DE ABERTURA DO PROJETO ........................................................................ 4 1.1. TÍTULO DO PROJETO ........................................................................................................... 4 1.2. RESUMO DAS CONDIÇÕES DE QUE DEFINEM O PROJETO ................................................... 4 1.3. JUSTIFICATIVA (NECESSIDADE BÁSICA DA ORGANIZAÇÃO) ............................................... 4 1.4. DESCRIÇÃO DO PROJETO .................................................................................................... 4 1.5. NOME DO GERENTE DE PROJETO, SUAS RESPONSABILIDADES E AUTORIDADE ................ 5 1.6. PRINCIPAIS STAKEHOLDERS E SEUS INTERESSES............................................................... 5 1.7. PRODUTO E CRONOGRAMA BÁSICO ..................................................................................... 5 1.8. PREMISSAS E RESTRIÇÕES INICIAIS .................................................................................... 6 A. PREMISSA............................................................................................................................... 6 B. RESTRIÇÃO............................................................................................................................. 6 1.9. COMITÊ DE MUDANÇAS ....................................................................................................... 6 1.10. ESTIMATIVAS INICIAIS DE CUSTOS, RECURSOS E DURAÇÃO ............................................. 6 1.11. CONTROLE E GERENCIAMENTO DAS INFORMAÇÕES ........................................................ 7 1.12. RISCOS DE ALTO NÍVEL ..................................................................................................... 7 1.13. ACOMPANHAMENTO DO PROJETO .................................................................................... 7 1.14. REQUISITOS PARA APROVAÇÃO DO PROJETO.................................................................... 7 1.15. APROVAÇÃO DO TERMO DE ABERTURA ............................................................................ 7 2. MATRIZ DE RASTREABILIDADE DE REQUISITOS................................................. 8 2.1. REQUISITOS DO PROJETO ................................................................................................... 8 2.2. REQUISITOS DO PRODUTO .................................................................................................. 9 3. DECLARAÇÃO DE ESCOPO DO PROJETO .............................................................. 10 3.1 TÍTULO DO PROJETO ........................................................................................................ 10 3.2 PATROCINADOR ................................................................................................................ 10 3.3 GERENTE DE PROJETOS DESIGNADO E NÍVEL DE AUTORIDADE ..................................... 10 3.4 INTEGRANTES DA EQUIPE DO PROJETO E ORGANOGRAMA PRELIMINAR ..................... 10 3.5 COMITÊ DE MUDANÇAS .................................................................................................... 11 3.6 DESCRIÇÃO, OBJETIVO, JUSTIFICATIVA E PRODUTO DO PROJETO................................ 11 A. RESUMO DAS CONDIÇÕES DE QUE DEFINEM O PROJETO .................................................... 11 B. JUSTIFICATIVA (NECESSIDADE BÁSICA DA ORGANIZAÇÃO) .............................................. 11 C. DESCRIÇÃO DO PROJETO ..................................................................................................... 11 D. OBJETIVO DO PROJETO........................................................................................................ 11 E. PRODUTO E CRONOGRAMA BÁSICO...................................................................................... 12 3.7 EXPECTATIVA DO CLIENTE/PATROCINADOR .................................................................. 12 3.8 PREMISSAS E RESTRIÇÕES INICIAIS ................................................................................. 12 A. PREMISSA............................................................................................................................. 12 B. RESTRIÇÃO........................................................................................................................... 13 3.9 FATORES DE SUCESSO DO PROJETO ................................................................................. 13 3.10 FORA DO ESCOPO ............................................................................................................ 13 3.11. EAP PRELIMINAR ........................................................................................................... 14 3.11. RISCOS INICIAIS .............................................................................................................. 15 3.12. PRINCIPAIS ATIVIDADES, ESTRATÉGIAS E ENTREGAS .................................................... 15 B. PLANO DE ENTREGA E MARCOS DO PROJETO ...................................................................... 16 Código: 01/2011 Nome do documento: Projeto: Versão:2.0 Data: 01/01/2012 Gerenciamento de Escopo ERPX Página 2/45
  • 3. C. COMPOSIÇÃO BÁSICA DA EQUIPE ........................................................................................ 16 D. ESCOPO INICIAL DOS MÓDULOS A SEREM IMPLEMENTADOS ........................................... 17 3.13. PRINCIPAIS STAKEHOLDERS E SEUS INTERESSES........................................................... 20 3.14. ORÇAMENTO E CRONOGRAMA BÁSICO ............................................................................ 20 3.15. CONTROLE E GERENCIAMENTO DAS INFORMAÇÕES ...................................................... 20 3.16. APROVAÇÃO DA DECLARAÇÃO DE ESCOPO DO PROJETO ............................................... 21 4. EAP E DICIONÁRIO DA EAP ........................................................................................ 22 4.1. EAP HIERÁRQUICA .............................................................................................................. 22 4.2. EAP HIERÁRQUICA ............................................................................................................. 26 5. PLANO DE GERENCIAMENTO DO ESCOPO ........................................................... 38 5.1. OBJETIVOS ........................................................................................................................ 38 5.2. GERENCIAMENTO DO ESCOPO .......................................................................................... 38 5.3. REUNIÕES ......................................................................................................................... 39 5.4. GERENCIAMENTO DE COMUNICAÇÕES .......................................................................... 39 A. FLUXO PARA CONTROLE DE MUDANÇAS ............................................................................ 40 5.5. LIÇÕES APRENDIDAS ......................................................................................................... 40 5.6. MUDANÇAS NO PLANO DE GERENCIAMENTO DE ESCOPO ................................................. 41 6. ANEXOS: MODELOS DE DOCUMENTOS .................................................................. 42 6.1. ATA DE REUNIÃO ............................................................................................................. 42 6.2. SOLICITAÇÃO DE MUDANÇA DE ESCOPO DO PROJETO ................................................. 43 6.3. FORMULÁRIO DE REGISTRO DE MUDANÇAS................................................................... 44 6.4. FORMULÁRIO DE LIÇÕES APRENDIDAS .......................................................................... 45 Código: 01/2011 Nome do documento: Projeto: Versão:2.0 Data: 01/01/2012 Gerenciamento de Escopo ERPX Página 3/45
  • 4. 1. TERMO DE ABERTURA DO PROJETO Implantação de um sistema ERP - ERPX Empresa IMPORTEX LTDA Versão 2.0 Autor GP Data 01/01/2012 Aprovador Diretor Executivo - Dex Confidencial ( )Sim (x )Não 1.1. Título do Projeto Implantação de um Sistema ERP – ERPX (CP/CR/Contabilidade/Faturamento) 1.2. Resumo das condições de que definem o projeto A empresa Importex Ltda, uma empresa de médio porte de importação de artigos de decoração de baixo valor financeiro da China, é composta por 90 funcionários e, atualmente, possui um ambiente de sistema de informação fragmentado (sistema legado). Tal sistema resulta em retrabalho, falhas nos processos, redundância, pouca agilidade na obtenção de informações, e por conseqüência perda na produtividade/competitividade. Visando suprir a necessidade de gerenciamento dos processos – de forma integrada, não redundante, consistente e segura, a empresa optou pela implantação de um sistema ERP nos processos de contas a pagar, receber, contabilidade e faturamento. 1.3. Justificativa (Necessidade básica da organização) A empresa Importex Ltda, solicita que seja feita a implementação de um sistema de gestão (ERP) na empresa, visando atender a sua demanda por integração entre os processos de contabilidade, contas à pagar, contas a receber e faturamento. Ela possui sistemas legados para gestão dos processos atuais. Com esse projeto espera-se uma aumento de produtividade de 20% a.a., melhoria na agilidade da geração de informações gerenciais em 50% e integração total e disponibilidade de informações em tempo real aos usuários envolvidos nos processos propostos (CP/CR/Contabilidade/Faturamento), garantindo a competividade da empresa no mercado. 1.4. Descrição do projeto O projeto deve prover a implantação do ERP nos módulos de contas a pagar, receber, contabilidade e faturamento. Consiste na análise estratégica da implantação, seleção e definição do ERP/fornecedor, configuração, customização, testes, treinamento dos usuários e operacionalização do ERP para atender as necessidades da empresa. Código: 01/2011 Nome do documento: Projeto: Versão:2.0 Data: 01/01/2012 Gerenciamento de Escopo ERPX Página 4/45
  • 5. 1.5. Nome do Gerente de Projeto, suas responsabilidades e autoridade O Sr. GP será o gerente deste projeto, tendo autoridade para utilizar os recursos financeiros da empresa, conforme limitação do orçamento do projeto e fluxo de caixa da empresa. Está autorizado a recrutar pessoal dos departamentos para compor a equipe do projeto e trabalhar na definição dos fornecedores. Deverá planejar e controlar o projeto, visando o sucesso do empreendimento, que significa cumprir o escopo do projeto de acordo com orçamento, cronograma e qualidade previamente estabelecidos. 1.6. Principais stakeholders e seus interesses Função Nome Grau de Interesse e-mail importância Diretor Executivo Dex Alto Patrocinador d.ex@importex.com Gerente do GP Alto Gerenciar gp@importex.com Projeto projeto Gerente de TI GFti Alto Prover estrutura gf.ti@importex.com Gerente de GFcp Médio Prover gf.cp@importex.com Aquisições aquisições Gerente de RH GFrh Médio Prover recursos gf.rh@importex.com Gerente GFfin Alto Prover verba gf.fin@importex.com Financeiro 1.7. Produto e cronograma básico Produto: Implantação de um sistema ERP (em produção) Meses 10 11 12 13 14 15 16 17 18 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Aprovação Termo de abertura Planejamento Estudo de viabilidade Mapeamento dos processos Seleção e Contratação do ERP/Consultoria Workshop Definição e Modelagem ERP Configuração ERP Customizações ERP Testes unitários/ajustes Capacitação do usuário final Testes integrados/ajustes Go Live (em produção) Acompanhamento Pós Go-Live (garantia) Encerramento/Lições aprendidas Código: 01/2011 Nome do documento: Projeto: Versão:2.0 Data: 01/01/2012 Gerenciamento de Escopo ERPX Página 5/45
  • 6. 1.8. Premissas e restrições iniciais a. Premissa Infra-estrutura de rede da empresa disponível e operante. Será disponibilizada uma sala para utilização exclusiva da equipe de projeto, bem como, disponibilização de infra-estrutura física (servidores, computadores e rede). Será disponibilizado para a equipe do projeto, um usuário chave de cada área: faturamento, contas à pagar, contabilidade e contas à receber. (garantia de no mínimo 50% de disponibilidade para participação no tempo do projeto) Os key users selecionados deverão estar disponíveis até o fim do projeto. Disponibilidade de recursos necessários ao projeto. Disponibilidade de utilização da intranet da empresa para divulgação de informações. Livre acesso às áreas para levantamento de informações. A Empresa possui as licenças dos sistemas operacionais, banco de dados e outros tantos softwares, bem como, equipamentos e estrutura necessária para instalação do ERP. O horário de trabalho do projeto respeitará o calendário da empresa (8h/dia), 5 dias na semana. Horas extras serão permitidas mediante justificativa e autorização do GP e GFrh. As atas de reunião deverão ser registradas pelo GP e devidamente assinadas pelos presentes. A Diretoria analisará em até 5 dias úteis o estudo de viabilidade, dando nesse prazo a resposta para continuidade ou não do projeto b. Restrição O software deverá estar em operação em 18 meses à partir da aprovação do termo de abertura. Orçamento limitado a R$ 1.500.000,00. A empresa fornecedora do ERP deve ser uma empresa nacional. Implementação do ERP exclusivamente nos módulos de: contas à receber/pagar, contabilidade e faturamento. O gerenciamento do projeto deverá ser feito utilizando-se a metodologia do PMI (PMBok) 1.9. Comitê de mudanças Composto pelo Dex, GP, GFin e equipe do projeto. Será responsável pela análise e aprovação das mudanças, mediante fluxo de controle de mudanças a ser definido no projeto. Reunião semanal ou quando solicitada pelo GP. 1.10. Estimativas iniciais de custos, recursos e duração Duração inicial de 18 meses / Orçamento de R$ 1.500.000,00. Código: 01/2011 Nome do documento: Projeto: Versão:2.0 Data: 01/01/2012 Gerenciamento de Escopo ERPX Página 6/45
  • 7. 1.11. Controle e gerenciamento das informações Toda documentação gerada no projeto será armazenada em um diretório da rede (uso exclusivo da equipe de projeto), com as devidas políticas de acesso e backup implementadas. O acesso aos documentos será restrito a equipe do projeto. Os documentos devem seguir os modelos/padrões informados pelo GP. 1.12. Riscos de alto nível Mudança do planejamento estratégico da empresa durante o projeto. Perda do patrocinador Perda dos funcionários envolvidos na implantação do ERP Resistência dos funcionários na implantação do ERP Dificuldade de integrar o ERP com os outros sistemas legados da organização 1.13. Acompanhamento do projeto O GP deve criar na intranet da empresa, um ambiente que contenha informações para o acompanhamento do projeto pelos principais envolvidos. 1.14. Requisitos para aprovação do projeto Serão realizadas reuniões quinzenais, a nível executivo, de acompanhamento do projeto. Nas reuniões devem ser apresentados pelo GP, relatórios de desempenho do projeto, contendo comparativo de realizado x previsto (custo/tempo/escopo) e projeção atualizada para o término do projeto. No caso de desvios no comparativo previstos x realizado, o mesmo deve ser justificado e apresentado um plano de ação. 1.15. Aprovação do Termo de Abertura Data: 01/01/2012 Autorização _________________________ Dex - Diretor Executivo Código: 01/2011 Nome do documento: Projeto: Versão:2.0 Data: 01/01/2012 Gerenciamento de Escopo ERPX Página 7/45
  • 8. 2. MATRIZ DE RASTREABILIDADE DE REQUISITOS Implantação de um sistema ERP - ERPX Empresa IMPORTEX LTDA Versão 2.0 Autor GP Data 31/01/2012 Aprovador Diretor Executivo - Dex Confidencial ( )Sim (x )Não 2.1. Requisitos do Projeto Stakeholder Requisito detalhado Categoria Prioridade Critério de aceitação Diretor O ERP deverá estar Patrocinador Alta Atender custos e executivo - implantado em até 18 prazos. Dex meses. O orçamento para o projeto é R$ 1.500.000,00. Gerente de Prover a gerenciamento e Gestão Alta Criação Projeto controle do projeto planejamento de projeto Priorizar os processos e Controle de opções embutidas no ERP customizações Controle do projeto Gerente Prover liberação de Prover Alta Atender orçamento Financeiro recursos financeiros recursos e fluxo de caixa financeiros previsto Gerente Prover os recursos para Apoio Média Equipe de trabalho Funcionais trabalhar no projeto. formada (key users selecionados) Gerente de Assinar contratos dos Suporte Alta Contratos assinados Aquisições softwares/infra requeridos técnico Gerente Capacitação da equipe Prover Médio Equipe de projeto Recursos para execução do projeto recursos treinada. Humanos Capacitação dos Funcionários funcionários para treinados e utilização do ERP, antes avaliados. do GO live. Código: 01/2011 Nome do documento: Projeto: Versão:2.0 Data: 01/01/2012 Gerenciamento de Escopo ERPX Página 8/45
  • 9. 2.2. Requisitos do Produto Stakeholder Requisito detalhado Categoria Prioridade Critério de aceitação Gerente Suporte a transações Prover Alta No mínimo 3 financeiro multimoedas recursos moedas. financeiros Gerente de Sistema fácil de ser Prover Médio Interfaces gráficas RH utilizado, facilitando o recursos Navegação simples e trabalho do funcionário humanos direta com interface amigável Manuais fáceis de utilizar Gerente de TI Escalabilidade e Prover Alta Gestão de senhas segurança recursos de TI Rotinas de backup Recuperação de dados, Gerente TI Aplicativos customizáveis Prover Alta Analistas de / customizações sistemas treinados Código dos aplicativos na ferramenta de Disponíveis para desenvolvimento do customizações utilizando- ERP. Fontes se de recursos interno disponíveis para (analistas de sistemas). manutenção. Código: 01/2011 Nome do documento: Projeto: Versão:2.0 Data: 01/01/2012 Gerenciamento de Escopo ERPX Página 9/45
  • 10. 3. DECLARAÇÃO DE ESCOPO DO PROJETO Projeto ERPX Empresa IMPORTEX LTDA Versão 2.0 Autor GP Data 31/01/2012 Aprovador Diretor Executivo – Dex Confidencial ( )Sim (x )Não 3.1 Título do Projeto Implantação de um Sistema ERP - ERPX 3.2 Patrocinador Sr. Dex, Diretor Executivo da empresa e chefe do comitê de mudanças 3.3 Gerente de projetos designado e nível de autoridade O Sr. GP será o gerente deste projeto, tendo autoridade para utilizar os recursos financeiros da empresa, conforme limitação do orçamento do projeto e fluxo de caixa da empresa. Está autorizado a recrutar pessoal dos departamentos para compor a equipe do projeto e trabalhar na definição dos fornecedores. Deverá planejar e controlar o projeto, visando o sucesso do empreendimento, que significa cumprir o escopo do projeto de acordo com orçamento, cronograma e qualidade previamente estabelecidos. 3.4 Integrantes da equipe do projeto e organograma preliminar A equipe será composta por pessoas da área de TI, compras, RH, contas a receber, contas a pagar, controladoria e faturamento Sr. Dex Patrocinador Patrocinador GP Gerente de Projeto GFcp GFfin GFti GFrh Área de Área de Área de TI Recursos Aquisições Finanças Humanos Código: 01/2011 Nome do documento: Projeto: Versão:2.0 Data: 01/01/2012 Gerenciamento de Escopo ERPX Página 10/45
  • 11. 3.5 Comitê de mudanças Composto pelo Dex, GP, GFin e equipe do projeto. Será responsável pela análise e aprovação das mudanças, mediante fluxo de controle de mudanças a ser definido no projeto. Reunião semanal ou quando solicitada pelo GP. 3.6 Descrição, objetivo, justificativa e produto do projeto a. Resumo das condições de que definem o projeto A empresa Importex Ltda, uma empresa de médio porte de importação de artigos de decoração de baixo valor financeiro da China, é composta por 90 funcionários e, atualmente, possui um ambiente de sistema de informação fragmentado (sistema legado). Tal sistema resulta em retrabalho, falhas nos processos, redundância, pouca agilidade na obtenção de informações, e por conseqüência perda na produtividade/competitividade. Visando suprir a necessidade de gerenciamento dos processos – de forma integrada, não redundante, consistente e segura, a empresa optou pela implantação de um sistema ERP nos processos de contas a pagar, receber, contabilidade e faturamento. b. Justificativa (Necessidade Básica da Organização) A empresa Importex Ltda, solicita que seja feita a implementação de um sistema de gestão (ERP) na empresa, visando atender a sua demanda por integração entre os processos de contabilidade, contas à pagar, contas a receber e faturamento. Ela possui sistemas legados para gestão dos processos atuais. Com esse projeto espera-se uma aumento de produtividade de 20% a.a., melhoria na agilidade da geração de informações gerenciais em 50% e integração total e disponibilidade de informações em tempo real aos usuários envolvidos nos processos propostos (CP/CR/Contabilidade/Faturamento), garantindo a competitividade da empresa no mercado. c. Descrição do projeto O projeto deve prover a implantação do ERP nos módulos de contas a pagar, receber, contabilidade e faturamento. Consiste na análise estratégica da implantação, seleção e definição do ERP/fornecedor, configuração, customização, testes, treinamento dos usuários e operacionalização do ERP para atender as necessidades da empresa. d. Objetivo do projeto Melhorar os processos operacionais e administrativos da empresa, usando tecnologia de informação através da utilização do ERP, visando integrar os processos de negócio da empresa e apoiar decisões estratégicas. Código: 01/2011 Nome do documento: Projeto: Versão:2.0 Data: 01/01/2012 Gerenciamento de Escopo ERPX Página 11/45
  • 12. e. Produto e cronograma básico Produto: Implantação de um sistema ERP (em produção) Meses 10 11 12 13 14 15 16 17 18 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Aprovação Termo de abertura Planejamento Estudo de viabilidade Mapeamento dos processos Seleção e Contratação do ERP/Consultoria Workshop Definição e Modelagem ERP Configuração ERP Customizações ERP Testes unitários/ajustes Capacitação do usuário final Testes integrados/ajustes Go Live (em produção) Acompanhamento Pós Go-Live (garantia) Encerramento/Lições aprendidas 3.7 Expectativa do cliente/patrocinador Projeto em conformidade com Termo de abertura Projeto dentro do prazo e orçamento previstos. 3.8 Premissas e restrições iniciais a. Premissa Infra-estrutura de rede da empresa disponível e operante. Será disponibilizada uma sala para utilização exclusiva da equipe de projeto, bem como, disponibilização de infra-estrutura física (servidores, computadores e rede). Será disponibilizado para a equipe do projeto, em regime de dedicação exclusiva, um profissional (key user) de cada área: faturamento, contas à pagar, contabilidade e contas à receber. Os key users selecionados deverão estar disponíveis até o fim do projeto. Disponibilidade de recursos necessários ao projeto. Disponibilidade de utilização da intranet da empresa para divulgação de informações. Livre acesso às áreas para levantamento de informações. Código: 01/2011 Nome do documento: Projeto: Versão:2.0 Data: 01/01/2012 Gerenciamento de Escopo ERPX Página 12/45
  • 13. A Empresa possui as licenças dos sistemas operacionais, banco de dados e outros tantos softwares, bem como, equipamentos e estrutura necessária para instalação do ERP. O horário de trabalho do projeto respeitará o calendário da empresa (8h/dia), 5 dias na semana. Horas extras serão permitidas mediante justificativa e autorização do GP e GFrh. As atas de reunião deverão ser registradas pelo GP e devidamente assinadas pelos presentes. A Diretoria analisará em até 5 dias úteis o estudo de viabilidade, dando nesse prazo a resposta para continuidade ou não do projeto b. Restrição O software deverá estar em operação em 18 meses à partir da aprovação do termo de abertura. Orçamento limitado a R$ 1.500.000,00.. A empresa fornecedora do ERP deve ser uma empresa nacional. Implementação do ERP exclusivamente nos módulos de: contas à receber/pagar, contabilidade e faturamento. O gerenciamento do projeto deverá ser feito utilizando-se a metodologia do PMI (PMBok) 3.9 Fatores de sucesso do projeto Cumprimento do prazo e orçamento previamente definidos Todos os módulos implantados estarem em operação. Todos os processos de negócio dos módulos implantados, tenham sido mapeados, analisados. Todos os usuários que utilizarão o ERP tenham sido treinados; e a nota da avaliação aplicada ao final do treinamento seja no mínimo 8 (numa escala de 0 a 10) Melhora na satisfação/percepção do usuário. Tais indicadores serão definidos durante o projeto, para medição (comparativo antes x depois) Melhora do desempenho dos processos operacionais. Tais indicadores serão definidos durante o projeto, para medição (comparativo antes x depois) 3.10 Fora do escopo Não será feito mapeamento/análise/otimização, dos processos que não serão implementados pelo ERP. Isso será feito somente nos processos de contas a pagar, receber, contabilidade e faturamento. Somente os usuários que utilizarão o ERP terão direito a treinamento. Casos excepcionais serão permitidos mediante autorização do GP As despesas com pessoal e recursos internos não serão consideradas dentro do orçamento do projeto Código: 01/2011 Nome do documento: Projeto: Versão:2.0 Data: 01/01/2012 Gerenciamento de Escopo ERPX Página 13/45
  • 14. 3.11. EAP Preliminar Código: 01/2011 Nome do documento: Projeto: Versão:2.0 Data: 01/01/2012 Gerenciamento de Escopo ERPX Página 14/45
  • 15. 3.11. Riscos iniciais Mudança do planejamento estratégico da empresa durante o projeto. Perda do patrocinador Perda dos funcionários envolvidos na implantação do ERP (gerentes/Key users) Resistência dos funcionários na implantação do ERP Falta de apoio da alta direção Dificuldade de integrar o ERP com os outros sistemas legados da organização Falta de aderência do ERP aos processos da organização. Custo para implementação do ERP, ultrapassar o orçamento 3.12. Principais atividades, estratégias e entregas O mapeamento, análise e otimização dos processos atuais, são fatores críticos para o sucesso do projeto. a. Produtos e Sub-produtos Implementação dos módulos Produto CP/CR/Contabilidade/Faturamento do ERP na empresa (operando em produção) Estudo de viabilidade Plano do gerenciamento do projeto Mapeamento dos processos da empresa Workshops Sub-produtos Definição e modelagem ERP Instalação do ERP (ambientes de teste e produção) Configuração, testes, customizações, documentação e homologação do ERP Treinamento dos usuários Go live – em produção Garantia pós Go Live Lições aprendidas Código: 01/2011 Nome do documento: Projeto: Versão:2.0 Data: 01/01/2012 Gerenciamento de Escopo ERPX Página 15/45
  • 16. b. Plano de entrega e marcos do projeto Término Termo de abertura aprovado 01/01/2012 Estudo de viabilidade 31/01/2012 Aprovação Plano de gerenciamento do 31/01/2012 projeto Mapeamento dos processos 28/02/2012 Contratação ERP/Consultoria 15/03/2012 Workshops 30/04/2012 Análise de Aderência ao ERP 20/04/2012 Aprovação da Modelagem de Processos 30/04/2012 Proposta Instalação do ERP (ambientes de teste e 15/04/2012 produção) Configuração, testes, customizações, 28/02/2013 documentação e homologação do ERP Treinamento dos analistas de TI para 01/01/2013 desenvolvimento de aplicações no ERP. Treinamento dos usuários 01/03/2013 Implantação - Go live 15/04/2013 Encerramento/ Lições aprendidas 31/06/2013 c. Composição básica da equipe A equipe do projeto será composta pelos e usuários chave da empresa e consultores especializados contratados. EQUIPE DA CONSULTORIA 01 Consultor Contábil Sr.(Contabilidade) 01 Consultor Financeiro Sr. (Contas a Receber e Contas a Pagar) 01 Consultor Distribuição Sr. (Faturamento) 02 Consultores Técnicos (Programadores) 01 Gerente de Projeto 01 Consultor DBA EQUIPE DA IMPORTEX 01 Usuário Chave de Contabilidade 01 Usuário Chave de Contas a Receber 01 Usuário Chave de Contas a Pagar 01 Usuário Chave de Faturamento 01 Gerente de projeto (TI) 02 Analistas Funcionais (TI) 02 Analistas técnicos (Programadores) 01 DBA 01 Analista de Infra-estrutura Código: 01/2011 Nome do documento: Projeto: Versão:2.0 Data: 01/01/2012 Gerenciamento de Escopo ERPX Página 16/45
  • 17. d. Escopo inicial dos módulos a serem implementados Atividades Critérios de Aceite  Mapeamento dos processos “as is” - Documentos contendo (documentos com fluxos e modelagem) modelagem “as is”, análise  Avaliação de aderência ao ERP de aderência, e  Modelagem dos processos “to be” modelagem “to be” (documentos com fluxos e modelagem)  Análise/Definição da Integração com - ERP módulo contábil Sistema Legado (demais módulos da configurado e operante empresa)  Configuração/Parametrização do ERP - Mapa de testes CONTABILIDADE o Constantes da Contabilidade preenchidos, contendo o Instruções de contabilização evidências e assinaturas de automática aprovação do usuários o Centros de Custo chave. o Plano de Contas o Fechamento Mensal/Anual - Usuários Treinamento, (relatórios obrigatórios) com nível de satisfação do o Interface com Soluções Fiscais usuários de no mínimo 70% (Obrigações fiscais Sped Fiscal) (questionário)  Testes Unitários (consultores e analistas de TI)  Testes Integrados (usuários chave)  Treinamento usuários chave e analista de TI Código: 01/2011 Nome do documento: Projeto: Versão:2.0 Data: 01/01/2012 Gerenciamento de Escopo ERPX Página 17/45
  • 18. Mapeamento dos processos “as is” - Documentos contendo (documentos com fluxos e modelagem) modelagem “as is”, análise  Avaliação de aderência ao ERP de aderência, e  Modelagem dos processos “to be” modelagem “to be” (documentos com fluxos e modelagem)  Análise/Definição da Integração com - ERP módulo CP Sistema Legado (demais módulos da configurado e operante empresa)  Configuração/Parametrização do ERP - Mapa de testes o Constantes do Contas a Pagar preenchidos, contendo o Instruções de contabilização evidências e assinaturas de automática aprovação do usuários CONTAS A PAGAR o Pagamento Eletrônico (Pagamento chave. Escritural) o Entrada de Vouchers Manuais (Com - Usuários Treinamento, desconto, Pagamento Automático, com nível de satisfação do Parcelas Flexíveis, Grupos de usuários de no mínimo 70% Pagamento) (questionário) o Processamento em Lotes o Processamento de final de período o Aprovação e contabilização de lotes contábeis o estorno de vouchers o controle de Adiantamentos a fornecedores (Standard) o Rotinas de baixas manuais  Testes Unitários (consultores e analistas de TI)  Testes Integrados (usuários chave)  Treinamento usuários chave e analista de TI Código: 01/2011 Nome do documento: Projeto: Versão:2.0 Data: 01/01/2012 Gerenciamento de Escopo ERPX Página 18/45
  • 19. Mapeamento dos processos “as is” - Documentos contendo (documentos com fluxos e modelagem) modelagem “as is”, análise  Avaliação de aderência ao ERP de aderência, e  Modelagem dos processos “to be” modelagem “to be” (documentos com fluxos e modelagem)  Análise/Definição da Integração com - ERP módulo CR contábil Sistema Legado (demais módulos da configurado e operante empresa)  - Mapa de testes  Configuração/Parametrização do ERP preenchidos, contendo o Configuração das Constantes do evidências e assinaturas de Contas a Receber aprovação do usuários o Configuração das Instruções de chave. CONTAS A RECEBER contabilização automática o Entrada de Faturas (Padrão, - Usuários Treinamento, Periódicas, Rápida, Multimoeda, com nível de satisfação do Com Impostos, Parcelas Fixas, usuários de no mínimo 70% etc.) (questionário) o Entrada de Faturas manuais o Endosso de Duplicatas o Recebimento Eletrônico o Aprovação e contabilização de lotes contábeis o Revisão das regras de data de vencimento o Controle de impostos o Gerenciamento de Crédito e Cobrança o Rotina de Baixa Manual  Testes Unitários (consultores e analistas de TI)  Testes Integrados (usuários chave)  Treinamento usuários chave e analista de TI  Tratamento das operações com pedidos de - Documentos contendo vendas modelagem “as is”, análise  Tratamento das operações de transferência de aderência, e de materiais/bens de ativo modelagem “to be”  Faturamento de Serviços e faturamento da Base (Emissão de notas fiscais) - ERP módulo Faturamento  FATURAMENTO Geração de NF Eletrônica 2.0 contábil configurado e  Treinamento usuários chave e analista de operante TI  Testes Unitários (consultores e analistas de - Mapa de testes TI) preenchidos, contendo  Testes Integrados (usuários chave) evidências e assinaturas de aprovação do usuários chave. - Usuários Treinamento, com nível de satisfação do usuários de no mínimo 70% (questionário) Código: 01/2011 Nome do documento: Projeto: Versão:2.0 Data: 01/01/2012 Gerenciamento de Escopo ERPX Página 19/45
  • 20. Ambientes Infra / DBA (*)  Instalação do ERP operantes e  Criação do ambiente de desenvolvimento e acessíveis aos ambiente de produção. usuários (equipe de  Configuração Banco de Dados. projeto)  ERP acessível ao usuário final no Go live) 3.13. Principais stakeholders e seus interesses Função Nome Grau de Interesse e-mail importância Diretor Executivo Dex Alto Patrocinador d.ex@importex.com Gerente do GP Alto Gerenciar gp@importex.com Projeto projeto Gerente de TI GFti Alto Prover estrutura gf.ti@importex.com Gerente de GFcp Médio Prover gf.cp@importex.com Aquisições aquisições Gerente de RH GFrh Médio Prover recursos gf.rh@importex.com Gerente GFfin Alto Prover verba gf.fin@importex.com Financeiro Consultoria Cons Alto Prover A definir implementação 3.14. Orçamento e cronograma básico O orçamento do projeto é de R$1.500.000,00. O projeto prevê um investimento adicional de até R$100.000. O fluxo de desembolso previsto é de: Fluxo de desembolso previsto Mês 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 R$ 100.000,00 100.000,00 100.000,00 150.000,00 100.000,00 100.000,00 100.000,00 100.000.00 100.000,00 105.000,00 90.000,00 85.000,00 90.000,00 30.000,00 70.000,00 90.000,00 0,00 0,00 3.15. Controle e gerenciamento das informações Toda documentação gerada no projeto será armazenada em um diretório da rede (uso exclusivo da equipe de projeto), com as devidas políticas de acesso e backup implementadas. O acesso aos documentos será restrito a equipe do projeto. Os documentos devem seguir os modelos/padrões definidos no planejamento do projeto. Código: 01/2011 Nome do documento: Projeto: Versão:2.0 Data: 01/01/2012 Gerenciamento de Escopo ERPX Página 20/45
  • 21. 3.16. Aprovação da Declaração de Escopo do Projeto Data: 31/01/2012 Autorização _________________________ Dex - Diretor Executivo Código: 01/2011 Nome do documento: Projeto: Versão:2.0 Data: 01/01/2012 Gerenciamento de Escopo ERPX Página 21/45
  • 22. 4. EAP E DICIONÁRIO DA EAP Implantação de um sistema ERP - ERPX Empresa IMPORTEX LTDA Versão 2.0 Autor GP Data 31/01/2012 Aprovador Diretor Executivo - Dex Confidencial ( )Sim (x )Não 4.1. EAP Hierárquica 1 Implantação ERPX 1.1 Gerenciamento do Projeto 1.1.1 Reunião de início do projeto – Kick off 1.1.2 Escopo 1.1.3 Tempo 1.1.4 Custo 1.1.5 Integração 1.1.6 Riscos 1.1.7 Qualidade 1.1.8 Comunicação 1.1.9 Monitoramento e Controle 1.2 Definição 1.2.1 Definição do escopo do produto 1.2.2 Análise dos impactos 1.2.3 Comprometimento com o projeto 1.2.4 Formação da equipe 1.2.5 Apresentação da Definição 1.2.6 Entregue – Definição 1.3 Estudo de viabilidade 1.3.1 Relatório técnico preliminar 1.3.2 Medida dos impactos nos negócios 1.3.3 Avaliação do custo 1.3.4 Relatório consolidado 1.3.5 Apresentação do estudo 1.3.6 Entregue – Relatório de Estudo de viabilidade 1.4 Mapeamento dos processos Importex 1.4.1 Definição da metodologia de mapeamento 1.4.2 Apresentação da metodologia 1.4.3 Levantamento de processos 1.4.4 Relatório analítico de processos 1.4.5 Validação do mapeamento 1.4.6 Apresentação do mapeamento 1.4.7 Entregue - Relatório de Mapeamento dos processos Código: 01/2011 Nome do documento: Projeto: Versão:2.0 Data: 01/01/2012 Gerenciamento de Escopo ERPX Página 22/45
  • 23. 1.5 Seleção do ERP 1.5.1 Request for proposal 1.5.2 Análise propostas 1.5.2.1 Análise custos 1.5.2.1.1 Custos preparação 1.5.2.1.1.1 Reestruturação dos processos 1.5.2.1.1.2 Treinamento 1.5.2.1.1.3 Infra-estrutura 1.5.2.1.1.3.1 Aquisição de novo hardware 1.5.2.1.1.3.2 Aquisição de banco de dados 1.5.2.1.1.3.3 Atualização da rede 1.5.2.1.2 Custos implantação 1.5.2.1.2.1 Consultorias 1.5.2.1.2.2 Customização 1.5.2.1.2.3 Integração 1.5.2.1.2.4 Testes 1.5.2.1.3 Custos Operação 1.5.2.2 Análise características 1.5.2.2.1 Funcionalidade 1.5.2.2.2 Usabilidade 1.5.2.2.3 Manutenibilidade 1.5.2.3 Análise proposta implantação 1.5.2.3.1 Metodologia de desenvolvimento dos trabalhos 1.5.2.3.2 Ferramentas de suporte ao projeto 1.5.2.3.3 Estratégia implantação 1.5.2.4 Entregue - Relatório Análise das Propostas 1.5.3 Relatório da seleção 1.5.4 Entregue – Seleção do ERP 1.6 Contratação do ERP 1.6.1 Redação contrato 1.6.2 Negociação do contrato 1.6.3 Parecer jurídico 1.6.4 Assinatura do contrato 1.6.5 Entregue – Contratação do ERP 1.7 Preparação da implantação 1.7.1 Quebra de resistências 1.7.2 Workshop 1.7.2.1 Instalação das DEMOS 1.7.2.2 Módulos Funcionais 1.7.2.3 Programação/Desenvolvimento 1.7.2.4 DBA/Infra 1.7.2.5 Avaliação dos workshops 1.7.2.6 Termo de Aceite - Workshop 1.7.3 Infra-estrutura 1.7.3.1 Aquisição de novo hardware 1.7.3.2 Atualização do banco de dados Código: 01/2011 Nome do documento: Projeto: Versão:2.0 Data: 01/01/2012 Gerenciamento de Escopo ERPX Página 23/45
  • 24. 1.7.3.3 Atualização da rede 1.7.3.4 Entregue - Infra estrutura 1.7.4 Instalação Software 1.7.5 Validação instalação 1.7.6 Entregue – Preparação da Implantação 1.8 Modelagem 1.8.1 Aderência Processos ERP x Legado 1.8.2 Migração dados sistema legado 1.8.3 Interface com sistema legado 1.8.4 Validação da modelagem proposta 1.8.5 Apresentação da modelagem proposta 1.8.6 Termo de Aceite –Modelagem 1.9 Configuração 1.9.1 Cadastro Geral 1.9.2 Contas à pagar 1.9.3 Faturamento 1.9.4 Contas à receber 1.9.5 Migração de dados sistema legado 1.9.6 Teste unitário 1.9.7 Correções / Ajustes 1.9.8 Entregue – Configuração 1.10 Customização 1.10.1 Adaptações ERP 1.10.2 Desenvolvimento Interface Sistema legado 1.10.3 Teste unitário 1.10.4 Entregue – Customização 1.11 Implementação 1.11.1 Capacitação Usuário Final 1.11.1.1 Preparação Treinamento 1.11.1.2 Treinamento Operacional 1.11.1.3 Treinamento Gerencial 1.11.1.4 Avaliação do Treinamento 1.11.1.5 Entregue - Relatório de Capacitação Usuário Final 1.11.2 Teste integrado 1.11.3 Definição Go no Go 1.11.4 Go Live 1.11.4.1 Preparação Go Live 1.11.4.2 Instalação Produção 1.11.4.2.1 Banco de dados 1.11.4.2.2 Software 1.11.4.2.3 Entregue - Instalação Produção 1.11.4.3 Migração Dados do Sistema Legado 1.11.4.4 Validação Inicial - Produção 1.11.4.5 Correções / Ajustes 1.11.4.6 Entregue - Go Live Código: 01/2011 Nome do documento: Projeto: Versão:2.0 Data: 01/01/2012 Gerenciamento de Escopo ERPX Página 24/45
  • 25. 1.11.5 Termo de Aceite – Implementação 1.12 Acompanhamento 1.12.1 Inicial Pós - Go live 1.12.2 Garantia 1.12.3 Correções / Ajustes 1.12.4 Termo de Aceite – Acompanhamento 1.13 Encerramento 1.13.1 Documentação 1.13.2 Lições aprendidas 1.13.3 Reunião de encerramento 1.13.4 Contratos 1.13.5 Divulgação dos resultados 1.13.6 Termo de Aceite do Projeto Código: 01/2011 Nome do documento: Projeto: Versão:2.0 Data: 01/01/2012 Gerenciamento de Escopo ERPX Página 25/45
  • 26. 4.2. EAP Hierárquica 1 Implantação ERPX Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.1 Gerenciamento do Projeto Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.1.1 Reunião de início do projeto – Kick Descrição: off Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.1.2 Escopo Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.1.3 Tempo Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.1.4 Custo Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.1.5 Integração Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.1.6 Riscos Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.1.7 Qualidade Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.1.8 Comunicação Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.1.9 Monitoramento e Controle Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.2 Definição Descrição: Código: 01/2011 Nome do documento: Projeto: Versão:2.0 Data: 01/01/2012 Gerenciamento de Escopo ERPX Página 26/45
  • 27. Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.2.1 Definição do escopo do produto Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.2.2 Análise dos impactos Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.2.3 Comprometimento com o projeto Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.2.4 Formação da equipe Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.2.5 Apresentação da Definição Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.2.6 Entregue - Definição Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.3 Estudo de viabilidade Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.3.1 Relatório técnico preliminar Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.3.2 Medida dos impactos nos negócios Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.3.3 Avaliação do custo Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.3.4 Relatório consolidado Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: Código: 01/2011 Nome do documento: Projeto: Versão:2.0 Data: 01/01/2012 Gerenciamento de Escopo ERPX Página 27/45
  • 28. 1.3.5 Apresentação do estudo Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.3.6 Entregue – Relatório de Estudo de Descrição: viabilidade Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.4 Mapeamento dos processos Importex Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.4.1 Definição da metodologia de Descrição: mapeamento Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.4.2 Apresentação da metodologia Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.4.3 Levantamento de processos Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.4.4 Relatório analítico de processos Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.4.5 Validação do mapeamento Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.4.6 Apresentação do mapeamento Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.4.7 Entregue - Relatório de Mapeamento Descrição: dos processos Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.5 Seleção do ERP Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.5.1 Request for proposal Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Código: 01/2011 Nome do documento: Projeto: Versão:2.0 Data: 01/01/2012 Gerenciamento de Escopo ERPX Página 28/45
  • 29. Recursos: 1.5.2 Análise propostas Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.5.2.1 Análise custos Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.5.2.1.1 Custos preparação Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.5.2.1.1.1 Reestruturação dos processos Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.5.2.1.1.2 Treinamento Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.5.2.1.1.3 Infra-estrutura Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.5.2.1.1.3.1 Aquisição de novo hardware Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.5.2.1.1.3.2 Aquisição de banco de dados Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.5.2.1.1.3.3 Atualização da rede Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.5.2.1.2 Custos implantação Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.5.2.1.2.1 Consultorias Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.5.2.1.2.2 Customização Descrição: Duração: Código: 01/2011 Nome do documento: Projeto: Versão:2.0 Data: 01/01/2012 Gerenciamento de Escopo ERPX Página 29/45
  • 30. Critérios de aceitação: Recursos: Recursos: 1.5.2.1.2.3 Integração Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.5.2.1.2.4 Testes Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.5.2.1.3 Custos Operação Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.5.2.2 Análise características Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.5.2.2.1 Funcionalidade Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.5.2.2.2 Usabilidade Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.5.2.2.3 Manutenibilidade Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.5.2.3 Análise proposta implantação Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.5.2.3.1 Metodologia de Descrição: desenvolvimento dos trabalhos Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.5.2.3.2 Ferramentas de suporte ao Descrição: projeto Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.5.2.3.3 Estratégia implantação Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: Código: 01/2011 Nome do documento: Projeto: Versão:2.0 Data: 01/01/2012 Gerenciamento de Escopo ERPX Página 30/45
  • 31. 1.5.2.4 Entrega - Relatório Análise das Descrição: Propostas Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.5.3 Relatório da seleção Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.5.4 Entregue – Seleção do ERP Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.6 Contratação do ERP Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.6.1 Redação contrato Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.6.2 Negociação do contrato Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.6.3 Parecer jurídico Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.6.4 Assinatura do contrato Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.6.5 Entregue – Contratação do ERP Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.7 Preparação da implantação Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.7.1 Quebra de resistências Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.7.2 Workshop Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Código: 01/2011 Nome do documento: Projeto: Versão:2.0 Data: 01/01/2012 Gerenciamento de Escopo ERPX Página 31/45
  • 32. Recursos: 1.7.2.1 Instalação das DEMOS Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.7.2.2 Módulos Funcionais Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.7.2.3 Programação/Desenvolvimento Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.7.2.4 DBA/Infra Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.7.2.5 Avaliação dos workshops Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.7.2.6 Aceite - Workshop Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.7.3 Infra-estrutura Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.7.3.1 Aquisição de novo hardware Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.7.3.2 Atualização do banco de dados Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.7.3.3 Atualização da rede Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.7.3.4 Entregue - Infra estrutura Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.7.4 Instalação Software Descrição: Duração: Código: 01/2011 Nome do documento: Projeto: Versão:2.0 Data: 01/01/2012 Gerenciamento de Escopo ERPX Página 32/45
  • 33. Critérios de aceitação: Recursos: 1.7.5 Validação instalação Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.7.6 Entregue – Preparação da Descrição: Implantação Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.8 Modelagem Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.8.1 Aderência Processos ERP x Legado Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.8.2 Migração dados sistema legado Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.8.3 Interface com sistema legado Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.8.4 Validação da modelagem proposta Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.8.5 Apresentação da modelagem Descrição: proposta Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.8.6 Aceite – Definição e modelagem Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.9 Configuração Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.9.1 Cadastro Geral Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.9.2 Contas à pagar Descrição: Código: 01/2011 Nome do documento: Projeto: Versão:2.0 Data: 01/01/2012 Gerenciamento de Escopo ERPX Página 33/45
  • 34. Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.9.3 Faturamento Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.9.4 Contas à receber Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.9.5 Migração de dados sistema legado Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.9.6 Teste unitário Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.9.7 Correções / Ajustes Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.9.8 Aceite - Configuração Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.10 Customização Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.10.1 Adaptações ERP Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.10.2 Desenvolvimento Interface Sistema Descrição: legado Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.10.3 Teste unitário Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.10.4 Aceite – Customização Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: Código: 01/2011 Nome do documento: Projeto: Versão:2.0 Data: 01/01/2012 Gerenciamento de Escopo ERPX Página 34/45
  • 35. 1.11 Implementação Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.11.1 Capacitação Usuário Final Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.11.1.1 Preparação Treinamento Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.11.1.2 Treinamento Operacional Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.11.1.3 Treinamento Gerencial Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.11.1.4 Avaliação do Treinamento Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.11.1.5 Entregue - Relatório de Descrição: Capacitação Usuário Final Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.11.2 Teste integrado Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.11.3 Definição Go no Go Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.11.4 Go Live Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.11.4.1 Preparação Go Live Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.11.4.2 Instalação Produção Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Código: 01/2011 Nome do documento: Projeto: Versão:2.0 Data: 01/01/2012 Gerenciamento de Escopo ERPX Página 35/45
  • 36. Recursos: 1.11.4.2.1 Banco de dados Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.11.4.2.2 Software Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.11.4.2.3 Entregue - Instalação Produção Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.11.4.3 Migração Dados do Sistema Descrição: Legado Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.11.4.4 Validação Inicial - Produção Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.11.4.5 Correções / Ajustes Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.11.4.6 Entregue - Go Live Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.11.5 Aceite - Implementação Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.12 Acompanhamento Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.12.1 Inicial Pós - Go live Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.12.2 Garantia Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.12.3 Correções / Ajustes Descrição: Duração: Código: 01/2011 Nome do documento: Projeto: Versão:2.0 Data: 01/01/2012 Gerenciamento de Escopo ERPX Página 36/45
  • 37. Critérios de aceitação: Recursos: 1.12.4 Aceite – Acompanhamento Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.13 Encerramento Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.13.1 Documentação Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.13.2 Lições aprendidas Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.13.3 Reunião de encerramento Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.13.4 Contratos Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.13.5 Divulgação dos resultados Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: 1.13.6 Termo de Aceite do Projeto Descrição: Duração: Critérios de aceitação: Recursos: Código: 01/2011 Nome do documento: Projeto: Versão:2.0 Data: 01/01/2012 Gerenciamento de Escopo ERPX Página 37/45