O documento propõe a digitalização e gestão eletrônica de certificações, atestados e certidões da empresa para melhorar o controle e acesso rápido aos documentos. O processo atual é rudimentar e dificulta encontrar os documentos. A proposta é criar um banco de dados digital com os documentos indexados e interface para consulta. Isso garantirá o controle preciso dos documentos, renovações automatizadas e acesso amplo para as áreas de negócios.

1. 3Con
Controle de documentos

2. Gestão de Certificações, Atestados e Certidões
Cenário atual – As Is
 Os projetos exigem documentos críticos
para aprovação de propostas
 Certificações, Atestados CP e Certidões
 Controle e gestão rudimentares
 Certificados e Certidões
 Atestados CP apenas por demanda
 Dificuldade para encontrar os documentos
 Perda de RFPs

3. Células de Negócios
Processo de Solicitação/Controle de Documentos – As Is
Recebe
Solicitação
Inicio
Recebe
Documentos
2
4
Qual
Documento?
Relacionamento
Recebe
Solicitação
2
Certidão
Enviar cópia autenticada,
Arquivar, Agendar
Renovação
Possui
Sim
1
Agente Externo
FIM
3
Certificação
Não
3
Possui
Sim
Não
4
Possui
Não
Sim
1
Solicita ao
Órgão, Cliente,
Fornecedor
Emissão do Documento
Atestado
1
1
1
Retorna para Relacionamentos
3

4. Atividades – Cenário Atual ‐ As Is
Processo Certidão
1. Receber solicitação das áreas de negócios
2. A 3Con possui a Certidão ?
1. Sim : Devolve a solicitação para área de negocio
a. Não: Solicitar ao Orgão Emissor
b. Devolve a solicitação para área de negocio
Processo Certificações
2. Receber solicitação das áreas de negocio
3. Verificar quais profissionais possuem o Certificado solicitado
4. Devolve a solicitação para área de negocio
Processo Atestado
1. Receber solicitação das áreas de negócios
2. A 3Con possui o Atestado ?
a. Sim : Devolver para a área de negocio
b. Não: Solicitar o Atestado ao Cliente (Caso a 3Con tenha desenvolvido projetos com o know‐
how solicitado)
i. Envia o atestado para área de negocio
Processo de Renovação dos Documentos
1. Criar agendamento no Outlook para o dia do vencimento da Certidão
2. No dia seguinte, solicitar renovação ao Orgão Emissor (1 dia útil após o vencimento)
3. Arquivar

5. Gestão de Certificações, Atestados e Certidões
Objetivo




Gerar controle preciso dos documentos
Garantir renovações
Formato adequado
Acesso rápido e amplo para as áreas de
negócios pertinentes

6. Gestão de Certificações, Atestados e Certidões
Cenário proposto – To Be
 Digitalização integral os documentos
 Acervo digital
 Documentos tageados (organização)
 Definição de keywords
 Certificação digital
 Segurança e credibilidade
 Interfaces de consulta
 Agilidade e rapidez
 Controle preciso
 Projetos, Profissionais e documentos

7. Gestão de Certificações, Atestados e Certidões
Cenário proposto – To Be
 Controle diferenciado para cada tipo de
documento
 Planejamento adequado das
renovações de acordo com os prazos
 Renovação periódica dos documentos
sem prazo de validade

8. Gestão de Certificações, Atestados e Certidões
Cenário proposto – To Be
 Interface de consulta - Controle macro
 Nome do Projeto
 Certificações exigidas
 Produtos utilizados
 Status: “Em proposta” ou “Em Execução”




Cliente
Área(s) de negócio(s) envolvida(s)
Colaboradores/Certificações
Prazos – início e fim

9. Processo Consulta – To Be
Consulta
Documento
Início
Documento
encontrado?
Não
Solicita
documento
Relacionamento
Células de Negócios
Phase
Qual
Documento?
Recursos
Humanos
2
1
Certificação
Atestado
1
Agentes
Externos
Certidão
2
1
Contratação de
colaborador certificado
Órgão Emissor,
Cliente
Vai para o Processo
Digitalização/Indexação
Sim
Obtém
documento
Fim

10. Processo Digitalização/Indexação – To Be
Relacionamento
Phase
Início
Digitaliza
Documento
Armazena
Documento conforme regra
por tipo de documento
Tipo de
documento?
Certidão
Certificação
Atestado
1
1
Alimenta
dados conforme regra
por tipo de documento
(Tags, Nomes etc)
Fim
1
1
Processo Controle Renovação/Consulta Renovação (Certificados e Certificações) – To Be
Relacionamento
Phase
Início
Alerta de renovação
Consulta
renovações por
período
Planejamento/Agendamento
Preventivo das renovações
por período
Fim
Execução da renovação
Execução das
renovações

11. Atividades – Cenário Proposto – To Be
Processo Consulta
Certidões
1. Consultar certidão.
2. A empresa possui a certidão?
a. Sim: Obtém o documento
b. Não: Solicita para o Relacionamento
Certificações
1. Consultar certificação.
2. A empresa possui a certificação?
a. Sim: Obtém o documento
b. Não: Solicita Profissional para o RH
Atestado CP
1. Consultar atestado.
2. A empresa possui o atestado?
a. Sim: Obtém o documento
b. Não: Solicita para o cliente
Processo de Digitalização/Indexação (Certidões, Atestados CP e Certificações)
1. Digitalizar documentos
2. Armazenar (conforme definição/tipo de documento– nomenclatura e local na rede ou DB)
3. Tratar documentos (aplicação de tags específicas: nome do colaborador/Certificado/Certidão, data
de renovação, implementação do certificado digital etc)
Processo Controle Renovação/Consulta Renovação (Certificados e Certidões)
1. O sistema envia email automático para o Relacionamento:
a. Certidões: antecedência de um dia e na data da renovação
2. Tela de consulta por intervalo de data para visualizar os documentos que precisarão de atenção.

12. Gestão de Certificações, Atestados e Certidões
Pontos de Controle - PDCA
 Planejamento
 Meta: Controle de documentos
 Definir forma de armazenamento e
políticas de acesso
 Definir digitalização e arquivamento
 Métodos de nomenclatura/tageamento
 Campos do banco de dados
 Lógicas de consulta
 Logs de consulta

13. Gestão de Certificações, Atestados e Certidões
Pontos de Controle - PDCA
 Execução
 Demandas
 Scanner e Licenças
 Seleção de pessoal
 Treinamento
 Coleta dos documentos
 Digitalização/Arquivamento
 Atribuição dos parâmetros definidos:
nomenclatura e keywords
 Implementação da interface de
consulta e obtenção dos documentos

14. Gestão de Certificações, Atestados e Certidões
Pontos de Controle - PDCA
 Análise e checagem dos resultados
 Atuação corretiva

15. Gestão de Certificações, Atestados e Certidões
Obrigado!
 FIAP - 2ADT






Alexander Albuquerque
Anderson Lopes
Felipe Pantaleo
Humberto Braga
Marcos Vinícius
Thiago Matos
 Professor Roberto Marins

16. Processo Proposto – To Be
Fatores críticos de sucesso
Controle preciso dos documentos importantes, eliminar trabalho desnecessário (verificação de renovações sem necessidade),
agilidade para obter ou encontrar documentos, consultar rapidamente as certificações de cada colaborador.
Propostas de Implantação de Processos
É sugerida a digitalização total, através da combinação dos meios tecnológicos pertinentes, como banco de dados, desenvolvimento
de sistema com interface para controle, consulta e alertas automáticos.
1. Certidões Negativas de Débito
 Controle de renovação apenas nas datas necessárias com avisos automáticos prévios
 Digitalização em PDF
 Implementação de Certificação Digital (opcional)
 Manter os PDFs tageados (por cadastramento em DB ou meta tags internas) em repositórios
 Implementar interface de consulta (Acrobat ou Desenvolver App)
2. Certificação X Colaboradores
 Durante a etapa de contratação:
 Captar informações sobre Certificações ‐ Título da Certificação e data de expiração (se houver)
 Solicitar copia digitalizada em PDF e anexar ao prontuário do colaborador, ou cópia física e digitalizar em
pequeno scanner de produção Canon ou Fujitsu (exige licença Adobe Acrobat)
 Notificar sobre o subsídio para a certificação
 Rotina automática de reforço da notificação do subsídio para a certificação/recertificação
 Criar controle de Data de Expiração (se houver)
 Notificar colaborador sobre o subsídio da re‐certificação (se houver)
 Incentivar os colaboradores a obter as certificações mais desejadas (política de premiação)
 Manutenção do registro de certificações: Questionar periodicamente sobre novas certificações eventualmente
obtidas pelos colaboradores (enviar email e solicitar responder questionário de atualização via website)
 Estimular o colaborador a capacitação técnica e como recompensa premiar os mais capacitados com base em
alguns critérios previamente definidos
 Desenvolver um plano de capacitação técnica, como forma de incentivar os colaboradores ao desenvolvimento
continuo.
 Cursos, Treinamentos, Workshops
 Simulados
3. Atestado de Capacidade Técnica
 Padronizar a solicitação do documento nas propostas de todos os novos projetos (no término do Projeto)
4. Certidões X Certificações X Colaboradores X Atestados
 Armazenar em DB todos os documentos por projeto, com status de “proposta” ou “em execução”. Nos campos:
i. nome do projeto
ii. cliente
iii. área(s) de atuação do cliente
iv. área(s) de negócio(s) realizadora
v. colaboradores envolvidos (possibilidade de realocação e substituição)
vi. certificações exigidas
vii. produto(s) utilizado(s) por projeto, possibilitando a busca futura por qualquer dos filtros de forma
individual ou cruzada
viii. prazos de início e fim
ix. provável data da liberação dos colaboradores para outros projetos, de acordo com os deadlines dos
projetos em andamento
 Disponibilizar aos líderes de projeto pleno acesso aos dados passíveis de consulta (a exemplo dos campos acima
sugeridos) possibilitando a consulta filtrada e/ou cruzada por qualquer dos campos
Tecnologias sugeridas:
Adobe Acrobat Standard/Professional
Microsoft .Net, Java, Ajax etc
Microsoft SQL Free