La Creperia|Gerenciamento de Aquisições em projetos
Porto Alegre
Gestão de Projetos 34
Camille da Silva Silveira Goularte
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Gerenciamento de Aquisições em Projetos
A Empresa La Creperia
A empresa é formada por um ‘pool’ de profissionais de áreas ...
Gerenciamento de Aquisições em Projetos
O Projeto
O objetivo final deste projeto, é entregar uma creperia pronta para oper...
Gerenciamento de Aquisições em Projetos
Entrega Make e Buy
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BUY
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La Creperia|O Crepe Francês
Gerenciamento de Aquisições em Projetos
1
Capacidade (quantidade e qualidade) da equipe
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WBS Revisada
WBS Nome da Tarefa Make/Buy Critério
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Registro de Riscos
Item a ser analisado: WBS 2.1: Proj...
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PROJETO LA CREPERIA
Certificação LEED
Registro da
construção junto ao
GBCI
Submete...
Gerenciamento de Aquisições em Projetos
• Empresa ou consultor com CNPJ válido;
• Certidão negativa de débitos no INSS;
• ...
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Critérios Classificatórios:
• Experiência na área
• Portfólio com projetos de rest...
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Declaração de Trabalho
O Projeto decidiu por adotar a RFP como documento de aquisi...
Gerenciamento de Aquisições em Projetos
Critério Classificatório Peso (%) Empresa A * Empresa B * Empresa C *
Nota Média N...
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Os meios utilizados para enviar o convite para concorrê...
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O Projeto decidiu por adotar a modalidade de preço fixo como for...
Gerenciamento de Aquisições em Projetos
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• Serão emitidos boletins de medição para cada item de aqu...
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Boletim de Medição
Exemplo de boletim de medição para o projeto arquitetônico elab...
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Kickoff do Contrato
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Contrato
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Titulo: portoalegre-gp034-aq-lacreperia
Alunos:Arthur,
Cidade: Porto Alegre
Disciplina: Aquisições
Turma: GP33
Data:11-11-2015
Hora:00:03
Comentarios:Por estar registrado na turma 33 e não na 34 fico impossibilitado de adicionar os integrantes: Camille da Silva Silveira Goularte
Gisele Carvalho Nunes
Dora Ramos Carhuapoma
Andre Gorga Ferri

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  1. 1. La Creperia|Gerenciamento de Aquisições em projetos Porto Alegre Gestão de Projetos 34 Camille da Silva Silveira Goularte Gisele Carvalho Nunes Dora Ramos Carhuapoma Arthur Maciel Homrich Andre Gorga Ferri
  2. 2. Gerenciamento de Aquisições em Projetos A Empresa La Creperia A empresa é formada por um ‘pool’ de profissionais de áreas diversas, MBA executivos em gestão de projetos pela Fundação Getúlio Vargas, atuando em consultoria de gerenciamento de projetos, com formação complementar nas áreas de arquitetura, comunicações, engenharia e ciência da computação. Sócios-gerentes: Dora Ramos Carhuapoma – engenheira. Arthur Maciel Homrich– arquiteta. Gisele Carvalho Nunes – profissional de comunicações. Andre Gorga Ferri – engenheiro. Camille da Silva Silveira Goularte – profissional de ciência da computação. La Creperia
  3. 3. Gerenciamento de Aquisições em Projetos O Projeto O objetivo final deste projeto, é entregar uma creperia pronta para operar, com licenças expedidas, certificação LEED de sustentabilidade, pessoal contratado e treinado, equipamentos adquiridos e testados e todas as reformas necessárias e solicitadas pelo ‘sponsor’ concluídas e aprovadas. Após pesquisa de mercado e análise de viabilidade feita pelo ‘sponsor’ optou- se por localizar a creperia no bairro Moinhos de Vento, na cidade de Porto Alegre – RS. A Creperia pretende ser um local de referência no mercado de refeições rápidas gourmet, oferecendo um serviço ágil em local agradável e aconchegante e com mão de obra qualificada e especializada no prato oferecido: o crepe francês. O público alvo são executivos, moradores do bairro e turistas. .
  4. 4. Gerenciamento de Aquisições em Projetos Entrega Make e Buy MAKE MAKEMAKE BUY BUY BUY
  5. 5. La Creperia|O Crepe Francês Gerenciamento de Aquisições em Projetos 1 Capacidade (quantidade e qualidade) da equipe 2 Compartilhamento de riscos; 3 Core Business da Empresa; 4 Existência de fornecedores confiáveis; 6 Necessidade de absorção da tecnologia; 7 Necessidade de fornecimento especializado 8 Problemas legais – falta de certificação necessária 9 Restrição de Custo; 10 Restrição de Prazo; Critérios Make / Buy
  6. 6. La Creperia|O Crepe Francês Gerenciamento de Aquisições em Projetos WBS Revisada WBS Nome da Tarefa Make/Buy Critério 1 PROJETO LA CREPERIA 1.1 Início do Projeto 1.2 Gerenciamento do Projeto 1.2.1 Plano de Gerenciamento do Escopo Elaborado Make 3 1.2.2 Plano de Gerenciamento de Tempo Elaborado Make 3 1.2.3 Plano de Gerenciamento de Aquisições Elaborado Make 3 1.2.4 Plano de Gerenciamento de Custo Elaborado Make 3 1.2.5 Plano de Gerenciamento da Qualidade Elaborado Make 3 1.2.6 Plano de Gerenciamento de Riscos Elaborado Make 3 1.2.7 Plano de Gerenciamento de Comunicação Elaborado Make 3 1.3 Aprovação do Projeto Creperia Make 3 1.4 Reunião de Kickoff Make 3 1.5 Certificação LEED Buy 1; 7; 8 1.6 Aquisições Make 3 1.6.1 Contratação de Prestadores de Serviço realizada Make 3 1.6.2 Contratação de Fornecedores realizado Make 3 1.6.3 Compra de Equipamentos Make 3 1.7 Estudos Técnicos Buy 1;3;7;8 1.7.1 Projeto Arquitetônico elaborado Buy 1;3;7;9 1.7.2 Projetos Complementares elaborados Buy 1;3;7 1.7.3 Projeto de Sustentabilidade elaborado Buy 1;3;7 1.7.4 Especificações Técnicas Buy 1;3;7 1.8 Reforma Buy 1;3;7 1.8.1 Obra Civil concluída Buy 1;3;7 1.8.2 Montagem/Instalação de equipamentos Buy 1;3;7 1.8.3 Ambientação/Decoração Buy 1;3;7 1.9 Legalização Buy 1;3;7 1.9.1 Alvará de Vigilância Sanitária adquirido Buy 7;8 1.9.2 Alvará de Localização e Funcionamento adquirido Buy 7;8 1.9.3 Alvará de Bombeiros adquirido Buy 7;8 1.1 Pré Operação Buy 9;10 1.10.1 Testes dos equipamentos concluídos Buy 9;10 1.10.2 Soft Opening realizado Buy 9;11 1.11 Encerramento Make 3 1.11.1 Prestação de Contas entregue Make 3 1.11.2 Lições Aprendidas documentadas Make 3 1.11.3 Termo Final Entregue Make 3 1.11.4 Contrato finalizado Make 3
  7. 7. La Creperia|O Crepe Francês Gerenciamento de Aquisições em Projetos Mapa de Aquisições * Linha do mapa de aquisições para Registro de Riscos e Declaração de Trabalho. ItemItem a ser Contratado WBS Vendor List Orçamento (R$) M/B Critério Justificativa 1 Certificação LEED * 1.5 Consultor especializado. R$ 14,740.00 Buy 3 Não é core da empresa 1.1 Registro da construção junto ao GBCI 1.5.1 Consultor especializado. R$ 1,474.00 Buy 1; 7; 8 Empresa não qualificada, aspectos legais relevantes. 1.2 Submeter projetos técnicos para pontuação e créditos de design 1.5.2 Consultor especializado. R$ 2,948.00 Buy 1; 7; 8 Empresa não qualificada, aspectos legais relevantes. 1.3 Submeter construção para pontuação e créditos de construção 1.5.3 Consultor especializado. R$ 2,948.00 Buy 1; 7; 8 Empresa não qualificada, aspectos legais relevantes. 1.4 Análise dos resultados e retrabalho dos estudos técnicos 1.5.4 Consultor especializado. R$ 2,948.00 Buy 1; 7; 8 Empresa não qualificada, aspectos legais relevantes. 1.5 Obter documento de certificação LEED 1.5.5 Consultor especializado. R$ 4,422.00 Buy 1; 7; 8 Empresa não qualificada, aspectos legais relevantes. 2 Estudos Técnicos 1.7 R$ 31,340.00 Buy 1;3;7;8 Não é core da empresa, Empresa não qualificada, aspectos legais relevantes. 2.1 Projeto Arquitetônico elaborado 1.7.1 Escritório de Arquitetura. R$ 4,800.00 Buy 1;3;7;9 Não é core da empresa, Empresa não qualificada, aspectos legais e custo. 2.2 Projetos Complementares elaborados 1.7.2 Escritório de Arquitetura. R$ 4,800.00 Buy 1;3;7 Não é core da empresa, Empresa não qualificada. 2.3 Projeto de Sustentabilidade elaborado 1.7.3 Empresa de Engenharia. R$ 8,000.00 Buy 1;3;7 Não é core da empresa, Empresa não qualificada. 2.4 Especificações Técnicas 1.7.4 Empresa de Engenharia. R$ 4,000.00 Buy 1;3;7 Não é core da empresa, Empresa não qualificada. 3 Reforma 1.8 R$ 84,832.32 Buy 1;3;7 Não é core da empresa, Empresa não qualificada. 3.1 Obra Civil concluída 1.8.1 Empresa de Engenharia. R$ 11,366.96 Buy 1;3;7 Não é core da empresa, Empresa não qualificada. 3.2 Montagem/Instalação de equipamentos 1.8.2 Empresa de Engenharia. R$ 73,465.36 Buy 1;3;7 Não é core da empresa, Empresa não qualificada. 4 Legalização 1.9 R$ 38,740.00 Buy 7;8 Não é core da empresa, Empresa não qualificada, aspectos legais relevantes. 4.1 Alvará de Vigilância Sanitária adquirido 1.9.1 Consultor especializado. R$ 10,400.00 Buy 7;8 Não é core da empresa, Empresa não qualificada, aspectos legais relevantes. 4.2 Alvará de Localização e Funcionamento adquirido 1.9.2 Consultor especializado. R$ 14,400.00 Buy 7;8 Não é core da empresa, Empresa não qualificada, aspectos legais relevantes. 4.3 Alvará de Bombeiros adquirido 1.9.3 Consultor especializado. R$ 12,400.00 Buy 7;8 Não é core da empresa, Empresa não qualificada, aspectos legais relevantes. 4.4 Testes dos equipamentos concluídos 1.10.1 Consultor especializado. R$ 2,200.00 Buy 9;10 Restrição de custo e prazo. 5 Soft Opening realizado 1.10.2 Consultor de Marketing. R$ 13,400.00 Buy 9;10 Restrição de custo e prazo.
  8. 8. La Creperia|O Crepe Francês Gerenciamento de Aquisições em Projetos Registro de Riscos Item a ser analisado: WBS 2.1: Projeto Arquitetônico elaborado O Projeto Arquitetônico tem o objetivo de apresentar um layout com menor movimentação dos funcionários com ergonomia e beleza para os clientes do restaurante Estima-se que uma planta baixa elaborada garante-se um apelo estético e redução nos tempos e movimentos e o desgaste dos colaboradores. Após um estudo preliminar sobre as etapas envolvidas para elaborar um projeto de arquitetura, o grupo decidiu terceirizar esta atividade por ser estratégica, mas não ‘core’ e porque o grupo não possui o conhecimento necessário ou acesso aos instrumentos legais e de certificação. Risco Resposta ao Risco Momento de Resposta Atraso do processo de certificação Cláusulas contratuais exigindo fornecimento em tempo, multas proporcionais. Contratação do serviço Certificação negada. Verificação do histórico de fornecimento; Análise conjunta dos requisitos mínimos; Cláusulas contratuais. Contratação do serviço Entrega da certificação incompleta. Reuniões periódicas de acompanhamento; Cláusulas contratuais. Contratação do serviço Durante execução do contrato Aumento de custo durante o processo. Cláusulas contratuais exigindo fornecimento com escopo definido e em tempo e multas proporcionais. Contratação do serviço
  9. 9. Gerenciamento de Aquisições em Projetos PROJETO LA CREPERIA Certificação LEED Registro da construção junto ao GBCI Submeter projetos técnicos para pontuação e créditos de design Submeter construção para pontuação e créditos de construção Análise dos resultados e retrabalho dos estudos técnicos Obter documento de certificação LEED Entregas Todos documentos de certificação Entregas Intermediárias Comprovante de entrega e recibo da entidade LEED Comprovante de entrega e recibo da entidade LEED Relatório de avaliação LEED Relatório de avaliação final e selo LEED 100 % 10 % 20 % 20 % 20 % 30 % WBS do Contrato Comprovante de registro LEED
  10. 10. Gerenciamento de Aquisições em Projetos • Empresa ou consultor com CNPJ válido; • Certidão negativa de débitos no INSS; • Consultores com formação superior e experiência na área. • Portfólio contendo um exemplo de projeto de restaurante. • Empresa ou consultor sem reclamações no PROCOM ou outros agentes de avaliação. Critérios Eliminatórios:
  11. 11. Gerenciamento de Aquisições em Projetos Critérios Classificatórios: • Experiência na área • Portfólio com projetos de restaurantes • Qualidade e detalhamento da proposta • Prazo de entrega proposto • Custo proposto
  12. 12. Gerenciamento de Aquisições em Projetos Declaração de Trabalho O Projeto decidiu por adotar a RFP como documento de aquisição e não declarar o trabalho, porque não detém conhecimento técnico suficiente sobre os itens contratados e porque considera a proposta comercial, resposta à RFP, como uma maneira adicional de validar a competência técnica e administrativa da empresa sendo avaliada. A RFP será composta de uma carta introdutória, um modelo de contrato e uma declaração de escopo com o maior nível de detalhamento possível. Todos documentos serão convertidos em pdf e enviados em um e-mail.
  13. 13. Gerenciamento de Aquisições em Projetos Critério Classificatório Peso (%) Empresa A * Empresa B * Empresa C * Nota Média Nota Média Nota Média Experiência na área 10% 6 0.6 8 0.8 6 0.6 Portfólio com projetos de restaurantes 30% 8 2.4 8 2.4 6 1.8 Qualidade e detalhamento da proposta 40% 2 0.8 8 3.2 9 3.6 Prazo de entrega proposto 10% 8 0.8 2 0.2 7 0.7 Custo proposto 10% 7 0.7 1 0.1 9 0.9 Total 100% 5.3 6.7 7.6 * Exemplos fictícios: Neste caso a empresa C seria selecionada. Sistema de Pontuação: Sistema de Pontuação
  14. 14. Gerenciamento de Aquisições em Projetos Meios de Envios do Convite Os meios utilizados para enviar o convite para concorrência será feito através de e-mail, divulgação de carta convite e informativo no site da La Creperia. O motivo para utilizarmos estes modos é pela economicidade e pela agilidade destes meios de divulgação.
  15. 15. Gerenciamento de Aquisições em Projetos Forma de Contrato O Projeto decidiu por adotar a modalidade de preço fixo como forma de contrato. Este modo de contrato é especialmente aplicável á este tipo de aquisição porque não existem custos relevante associados à material ou logística e porque limita o risco da empresa contratante, particularmente quando tratando de aspectos técnicos fora da sua área de formação. Outro aspecto da adoção do preço fixo é a transferência do risco para a empresa contratada, pois os atrasos na entrega dos Projetos Arquitetônicos são considerados críticos já que impacta diretamente no início da operação.
  16. 16. Gerenciamento de Aquisições em Projetos Fluxograma Simplificado da Concorrência Privada
  17. 17. Gerenciamento de Aquisições em Projetos Atitudes e Fiscalização • Serão emitidos boletins de medição para cada item de aquisição contemplando progresso físico, aspectos de qualidade e desempenho técnico. • Reuniões semanais serão realizadas entre empresa contratante e contratadas para alinhar expectativas de prazo e custo, sincronizar atividades e possibilitar correções em tempo hábil. • Entregas aceitas terão valores pagos conforme descrito na WBS de contrato. • Itens fora do critério de aceitação serão comunicados imediatamente através dos boletins de medição e uma reunião é disparada junto para resolução ou solicitação de mudanças. • Solicitações de mudança serão analisadas por um comitê de mudanças incluindo Sponsor, representante administrativo da empresa contratada e pessoal técnico envolvido. • A validação de uma entrega deve ter seu correspondente boletim de medição preenchido e revisto pelo responsável pela inspeção.
  18. 18. Gerenciamento de Aquisições em Projetos Boletim de Medição Exemplo de boletim de medição para o projeto arquitetônico elaborado: A aceitação implica em recebimento e processamento do ‘entregável’ pela entidade certificadora, ou recebimento da validação equivalente por parte da empresa contratada, conforme descrito em detalhe na WBS do contrato. PROJETO LaCreperia BOLETIM DE MEDIÇÃO Nº 001 DE - DATA DO CONTRATO: ---- ORDEM DE SERVIÇO : CONTRATADA: ---- PRAZO: ---- PERÍODO: ---- ITEM DESCRIÇÃO DOS SERVIÇOS UNIDADE Preço Peso Quantidade Critério Avanço Físico Planejado Realizado Planejado Realizado % 1 Elaboração da planta baixa do imóvel 1 R$ 1,474.00 30% 1 1 100% R$ 1,474.00 R$ 1,474.00 10% 2 Definição de disposição de mobiliário 1 R$ 2,948.00 20% 1 1 100% R$ 2,948.00 R$ 2,948.00 20% 3 Definição de disposição de equipamentos e eletrodomésticos 1 R$ 2,948.00 20% 1 0 100% R$ 2,948.00 R$ 0.00 0% 4 Aprovação de propostas de disposição de mobiliário, equipamentos e eletrodomésticos 1 R$ 2,948.00 30% 1 0 100% R$ 2,948.00 R$ 0.00 0% Sub-total do item R$ 14,740.00 100% 1 0 100% R$ 14,740.00 R$ 4,422.00 30% TOTAL BRUTO MEDIÇÃO R$ 14,740.00 R$ 4,422.00 30%
  19. 19. Gerenciamento de Aquisições em Projetos Fluxograma de Monitoração e Controle do Contrato Kickoff do Contrato Inspeção Periódica Solicitação de Mudanças Relatório de Desempenho Validação da Entrega Aceitação da Entrega Monitoramento e Controle dos Riscos Manutenção do Contrato Boletim de Medição Controle Integrado deMudanças Entrega Terminada Qualidade OK? Tempo OK? Escopo OK? EVA
  20. 20. Gerenciamento de Aquisições em Projetos Fluxograma de Encerramento do Contrato Encerramento do Contrato Consultoria Jurídica Financeiro Termo de Recebimento Definitivo Controle Integrado deMudanças Todas Entregas Aceitas? Pagamentos Finalizados? Acordo Mútuo? Resilição Lições Aprendidas Rescisão Lições Aprendidas Contrato Encerrado Lições Aprendidas Solicitação de Mudanças Realizar Pagamento
  21. 21. Gerenciamento de Aquisições em Projetos Plano de gerenciamento de aquisições: Flowchart Kickoff do Contrato Análise Make / Buy Solicitação de Mudanças Mapa das aquisiçõesRevisão dos Riscos WBS Contrato Controle Integrado deMudanças Cronograma Orçamento Vendor List Criterios Eliminatóriose classificatorios Revisão da WBS Análise Jurídica Solicitação de Mudanças Carta Introdutória e Declaração de Trabalho RFP Comunicação
  22. 22. Gerenciamento de Aquisições em Projetos Plano de gerenciamento de aquisições: Sumário 1. WBS do Projeto 2. Critérios Make or Buy 3. Mapa de Aquisições 4. WBS Revisada 5. Registros de Riscos 6. Declaração de trabalho 7. Critérios Eliminatórios 8. Critérios Classificatórios 9. Fluxograma de Concorrência 10. Documentos de aquisição e forma de envio 11. Tipo de contrato e fluxograma de administração do contrato 12. Atitudes e Fiscalização 13. Documentos de Monitoração e Controle 14. Gerenciamento de mudanças 15. Encerramento do Contrato

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