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Como
Como
08 a 11 de outubro de 2014
08 a 11 de outubro de 2014
Como
Como
Organizar Eventos
Organizar Eventos

PLANEJAMENTO
PLANEJAMENTO
O que é?
O que é?
Para que serve?
Para que serve?

PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO
PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO
PARA EVENTOS
PARA EVENTOS
É um dos primeiros grandes passos para a produção de um evento.
Antes de qualquer ação, é necessário traçar um perfil detalhado de
tudo que se pretende com o evento e tudo que é necessário para a
efetivação dele.
Qual o objetivo?
Qual o objetivo?
Qual seu nicho?
Quanto posso gastar?
Qual será a equipe?
Como será a divulgação?
Etc.

Pode parecer fácil, mas organizar eventos, independente do
tamanho, exige cuidados imprescindíveis. Um custo não planejado,
um risco não calculado, uma divulgação fraca e até o seu jeito de se
relacionar com os outros serão fatores diretamente proporcionais ao
sucesso da sua ação.
Por que é tão importante Planejar?
Por que é tão importante Planejar?
sucesso da sua ação.

Organização de Eventos: Os sete erros mais comuns
Organização de Eventos: Os sete erros mais comuns
1. Falta de planejamento
2. Desespero
3. Falta de networking
4. Má divulgação
5. Não saber ouvir
6. Estar desatualizado
7. Falta de criatividade

Organização de Eventos:
Como Montar um Cronograma
Atividade Responsávelpela atividade MÊS 1 MÊS 2 MÊS 3 MÊS 4 MÊS 5 MÊS 6 MÊS 7 MÊS 8 MÊS 9 MÊS 10 MÊS 11 MÊS 12 Status
1. Planejamento da ação
Avaliaçãodo cenário sócio-econômico
Delimitaçãodo conceito
Objetivodo evento
PúblicoAlvo
Definiçãodo local
Definiçãoda data
Definiçãodo horário
Levantamentode custos
2. Formação das equipes
Técnica
Logística
Infra-estrutura
Comunicação
Segurança
3. Programação
3. Programação
Definiçãocompletada programação
Data escolhida para o evento
4. Administrativo-financeiro
Definiçãode orçamento
Levantamentode planilha/controleorçamento
5. Montagem de check-lists
Forncedores
Compras
6. Captação de recursos
Patrocínio
Permutas
Venda de ingressos/inscrições
7. Jurídico
Levantamento/negociaçãodos direitos autorais
Definiçãode contrapartidas
Assinatura de contratos

PRÉ-PRODUÇÃO
Atividade
Responsável
pela atividade
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Status
1. Planejamento da
ação
Avaliação do cenário
sócio-econômico
Delimitação do conceito
Objetivo do evento
Objetivo do evento
Público Alvo
Definição do local
Definição da data
Definição do horário
Levantamento de custos

Atividade
Responsável
pela atividade
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Status
2. Formação das
equipes
Técnica
Logística
Infra-estrutura
PRÉ-PRODUÇÃO
Infra-estrutura
Comunicação
Segurança

Atividade
Responsável
pela atividade
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Status
3. Programação
Definição completa da
programação
Data escolhida para o
evento
4. Administrativo-
PRÉ-PRODUÇÃO
4. Administrativo-
financeiro
Definição de orçamento
Levantamento de
planilha/controle
orçamento
5. Montagem de
check-lists
Forncedores
Compras

Atividade
Responsável
pela atividade
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Status
6. Captação de
recursos
Patrocínio
Permutas
Venda de
ingressos/inscrições
PRÉ-PRODUÇÃO
ingressos/inscrições
7. Jurídico
Levantamento/negociaçã
o dos direitos autorais
Definição de
contrapartidas
Assinatura de contratos

Atividade
Responsável
pela atividade
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Status
8. Definição de
cronograma de
execução
9. Jurídico
Alvarás
PRODUÇÃO
Alvarás
Taxas públicas
Regulamento do
evento
Levantamento de
documentação

Atividade
Responsável
pela atividade
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Status
10. Artístico
Transporte
Traslado
Hospedagem
(rooming list)
PRODUÇÃO
(rooming list)
Alimentação
Camarim
Receptivo
Tradutor

Atividade
Responsável
pela atividade
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Status
11. Técnica
Cenário
Figurino/maquiage
m
Equipamentos
PRODUÇÃO
Equipamentos
(iluminação,
sonorização…)
Uniforme
Transporte
Traslado
Alimentação

Atividade
Responsável
pela atividade
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Status
12. Local
Ambientação/Decor
ação
Sinalização
(Posicionamento)
PRODUÇÃO
(Posicionamento)
Credenciamento/Po
rtaria
Acessibilidade
Rota de fuga
Vistorias (laudos
técnicos, bombeiros)
Estrutura (palco,
sala de produção,
imprensa)
Infraestrutura
Limpeza

Atividade
Responsável
pela atividade
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Status
13. Divulgação e
Marketing
Planejamento
estratégico
Cerimonial
PRODUÇÃO
Cerimonial
(definição de
hostess, etc)
Sinalização (criação
e produção)
Peças institucionais
Peças gráficas
Peças volantes
Brindes e material
promocional

Atividade
Responsável
pela atividade
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Status
13. Divulgação e
Marketing
Mídia paga (rádio, tv,
impressos, internet)
Assessoria de
PRODUÇÃO
Assessoria de
imprensa (mídia
espontânea)
Redes sociais
Comum. interna
Clipping
Premiação
Certificado
(confecção)
Pesquisa de
satisfação (públ. geral)

Atividade
Responsável
pela atividade
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Status
14. Desmontagem
Estrutura
Equipamentos
Limpeza
15. Borderô
PÓS-PRODUÇÃO
15. Borderô
16. Entrega de
Certificado
17. Pagamentos /
Acertos finais
Equipe
Forncedores
18. Pesq. satisfação
(público interno)
19. Relatório final

1. Análise do público-alvo
2. Lista de tudo que deve ser feito
3. Linha do tempo
4. Organização de acordo com as localidades
5. Checagem da disponibilidade dos convidados
6. Atividades paralelas
6. Atividades paralelas
7. Fornecimento de ingressos e outras formas de entrada
8. Planilha com o andamento das ações pré-evento
9. Segmentação das metas
10. Finalização sem deixar passar nenhum detalhe

Planejamento Financeiro
Planejamento Financeiro
•Planejamento antecipado
•Orçamento personalizado
•Pesquisa em detalhes
•Organização do começo ao fim
•Preparação para imprevistos
•Aproveite promoções e alternativas gratuitas
•Aproveite promoções e alternativas gratuitas
•Estude antes de precificar
•Ajustes conforme as prioridades do evento

Como Precificar seu Evento
Como Precificar seu Evento
1. Gastos com o evento
2. Pesquisa de mercado
3. Criação de lotes para o período de vendas
4. Opções de pagamento
5. Redução de custos
6. Ferramentas de auxílio
6. Ferramentas de auxílio

Mídia Social: Aliada ou Vilã na divulgação de eventos?
Eles vão falar sobre você. Por isso, saiba como potencializar os efeitos da comunicação
nas redes sociais, transformando-a em sucesso para sua ação.
A Internet mudou a forma como as pessoas consomem, se informam e se comunicam.
Somos 78 milhões de brasileiros conectados (Ibope – set/2011), o que torna o Brasil o
5º país mais online do mundo. O boom é maior quando o assunto é Mídia Social.
Pesquisas de 2011 revelam que 8 a cada 10 brasileiros navegam pelos sites de Redes
Sociais (Nielsen – ago/2011).
Sociais (Nielsen – ago/2011).
Não há como se esconder deste fenômeno da comunicação. Se você ou o seu produto
não está lá, não adianta. Mesmo com a ausência, os media users vão falar sobre você.
O segredo para evitar o falatório e causar uma boa impressão é se relacionar. Não se
esconda, saiba ouvir as críticas e se prepare para resolvê-las, conheça o seu público,
seja agradável. Não é por que você está na web que o relacionamento com seus
clientes será superficial. Pelo contrário, com as redes sociais e a colaboração web, os
consumidores estão mais exigentes, críticos e questionadores.

•Domine a ferramenta para extrair o máximo de funcionalidades
•De olho na concorrência
•Saiba qual é o seu público de interesse
•Monitore
•E resolva
•Promoções são legais, mas tome cuidado
•Promoções são legais, mas tome cuidado
•Qualidade é mais importante que quantidade
•Seja social e não o chato
•Fale sempre a verdade

Como Conseguir Patrocinadores
Como Conseguir Patrocinadores
1. Lista de possíveis patrocinadores
2. Apresentação aos patrocinadores potenciais
3. Desenvolvimento da proposta
4. Elaboração da forma de reconhecimento durante o evento
5. Elo entre público do evento e público do patrocinador
6. Orçamento preciso
6. Orçamento preciso
7. Estudo de novos clientes e consumidores
8. Nada de propaganda enganosa
9. Organização em todas as ações
10. Abordagem adequada

Um boa apresentação para captar patrocinadores
Um boa apresentação para captar patrocinadores
1. Objetivo e metas
2. Justificativa
3. Estratégias de ação
4. Duração e outros detalhes do evento
5. Divulgação
6. Exemplos
6. Exemplos

Lembre
Lembre-
-se da Legislação
se da Legislação
• Lei Geral do Turismo
• Regulamentação de artistas e técnicos em espetáculos
• Licenciamento de eventos
• Lei do Direito Autoral
• Acessibilidade de deficientes físicos

Tendências para pequenos e médios eventos
1. Hibridismo
2. Diferenciação na oferta de comida e bebida
3. Engajamento social
4. Conexão mobile
5. Opções inusitadas
6. Consciência ambiental
6. Consciência ambiental
7. Regalias
8. Filantropia
9. Feedback em ação
10. Decoração customizada

•Apresentações desta palestra estarão no site da
feira e ficarão disponíveis até dezembro de 2012.
www.feiradoempreendedorpe.com.br
Local: downloads/arquivos
• Os Certificados estarão disponíveis no site da feira
• Os Certificados estarão disponíveis no site da feira
a partir de: 01 de novembro até 30 de dezembro de
2012.
www.feiradoempreendedorpe.com.br
Local: downloads/certificados

O Sebrae agradece a participação de
todos e deseja encontrá-los em
todos e deseja encontrá-los em
outros eventos!

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