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- 1. Como Como 08 a 11de outubro de 2014 08 a 11 de outubro de 2014 Como Como Organizar Eventos Organizar Eventos
- 2. PLANEJAMENTO PLANEJAMENTO O que é? Oque é? Para que serve? Para que serve?
- 3. PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO PARAEVENTOS PARA EVENTOS É um dos primeiros grandes passos para a produção de um evento. Antes de qualquer ação, é necessário traçar um perfil detalhado de tudo que se pretende com o evento e tudo que é necessário para a efetivação dele. Qual o objetivo? Qual o objetivo? Qual seu nicho? Quanto posso gastar? Qual será a equipe? Como será a divulgação? Etc.
- 4. Pode parecer fácil,mas organizar eventos, independente do tamanho, exige cuidados imprescindíveis. Um custo não planejado, um risco não calculado, uma divulgação fraca e até o seu jeito de se relacionar com os outros serão fatores diretamente proporcionais ao sucesso da sua ação. Por que é tão importante Planejar? Por que é tão importante Planejar? sucesso da sua ação.
- 5. Organização de Eventos:Os sete erros mais comuns Organização de Eventos: Os sete erros mais comuns 1. Falta de planejamento 2. Desespero 3. Falta de networking 4. Má divulgação 5. Não saber ouvir 6. Estar desatualizado 7. Falta de criatividade
- 6. Organização de Eventos: Organizaçãode Eventos: Como Montar um Cronograma Como Montar um Cronograma Atividade Responsávelpela atividade MÊS 1 MÊS 2 MÊS 3 MÊS 4 MÊS 5 MÊS 6 MÊS 7 MÊS 8 MÊS 9 MÊS 10 MÊS 11 MÊS 12 Status 1. Planejamento da ação Avaliaçãodo cenário sócio-econômico Delimitaçãodo conceito Objetivodo evento PúblicoAlvo Definiçãodo local Definiçãoda data Definiçãodo horário Levantamentode custos 2. Formação das equipes Técnica Logística Infra-estrutura Comunicação Segurança 3. Programação 3. Programação Definiçãocompletada programação Data escolhida para o evento 4. Administrativo-financeiro Definiçãode orçamento Levantamentode planilha/controleorçamento 5. Montagem de check-lists Forncedores Compras 6. Captação de recursos Patrocínio Permutas Venda de ingressos/inscrições 7. Jurídico Levantamento/negociaçãodos direitos autorais Definiçãode contrapartidas Assinatura de contratos
- 7. Organização de Eventos: Organizaçãode Eventos: Como Montar um Cronograma Como Montar um Cronograma PRÉ-PRODUÇÃO Atividade Responsável pela atividade MÊS 1 MÊS 2 MÊS 3 MÊS 4 MÊS 5 MÊS 6 MÊS 7 MÊS 8 MÊS 9 MÊS 10 MÊS 11 MÊS 12 Status 1. Planejamento da ação Avaliação do cenário sócio-econômico Delimitação do conceito Objetivo do evento Objetivo do evento Público Alvo Definição do local Definição da data Definição do horário Levantamento de custos
- 8. Atividade Responsável pela atividade MÊS 1 MÊS 2 MÊS 3 MÊS 4 MÊS 5 MÊS 6 MÊS 7 MÊS 8 MÊS 9 MÊS 10 MÊS 11 MÊS 12 Status 2. Formaçãodas equipes Técnica Logística Infra-estrutura Organização de Eventos: Organização de Eventos: Como Montar um Cronograma Como Montar um Cronograma PRÉ-PRODUÇÃO Infra-estrutura Comunicação Segurança
- 9. Atividade Responsável pela atividade MÊS 1 MÊS 2 MÊS 3 MÊS 4 MÊS 5 MÊS 6 MÊS 7 MÊS 8 MÊS 9 MÊS 10 MÊS 11 MÊS 12 Status 3. Programação Definiçãocompleta da programação Data escolhida para o evento 4. Administrativo- Organização de Eventos: Organização de Eventos: Como Montar um Cronograma Como Montar um Cronograma PRÉ-PRODUÇÃO 4. Administrativo- financeiro Definição de orçamento Levantamento de planilha/controle orçamento 5. Montagem de check-lists Forncedores Compras
- 10. Atividade Responsável pela atividade MÊS 1 MÊS 2 MÊS 3 MÊS 4 MÊS 5 MÊS 6 MÊS 7 MÊS 8 MÊS 9 MÊS 10 MÊS 11 MÊS 12 Status 6. Captaçãode recursos Patrocínio Permutas Venda de ingressos/inscrições Organização de Eventos: Organização de Eventos: Como Montar um Cronograma Como Montar um Cronograma PRÉ-PRODUÇÃO ingressos/inscrições 7. Jurídico Levantamento/negociaçã o dos direitos autorais Definição de contrapartidas Assinatura de contratos
- 11. Atividade Responsável pela atividade MÊS 1 MÊS 2 MÊS 3 MÊS 4 MÊS 5 MÊS 6 MÊS 7 MÊS 8 MÊS 9 MÊS 10 MÊS 11 MÊS 12 Status 8. Definiçãode cronograma de execução 9. Jurídico Alvarás Organização de Eventos: Organização de Eventos: Como Montar um Cronograma Como Montar um Cronograma PRODUÇÃO Alvarás Taxas públicas Regulamento do evento Levantamento de documentação
- 12. Atividade Responsável pela atividade MÊS 1 MÊS 2 MÊS 3 MÊS 4 MÊS 5 MÊS 6 MÊS 7 MÊS 8 MÊS 9 MÊS 10 MÊS 11 MÊS 12 Status 10. Artístico Transporte Traslado Hospedagem (roominglist) Organização de Eventos: Organização de Eventos: Como Montar um Cronograma Como Montar um Cronograma PRODUÇÃO (rooming list) Alimentação Camarim Receptivo Tradutor
- 13. Atividade Responsável pela atividade MÊS 1 MÊS 2 MÊS 3 MÊS 4 MÊS 5 MÊS 6 MÊS 7 MÊS 8 MÊS 9 MÊS 10 MÊS 11 MÊS 12 Status 11. Técnica Cenário Figurino/maquiage m Equipamentos Organizaçãode Eventos: Organização de Eventos: Como Montar um Cronograma Como Montar um Cronograma PRODUÇÃO Equipamentos (iluminação, sonorização…) Uniforme Transporte Traslado Alimentação
- 14. Atividade Responsável pela atividade MÊS 1 MÊS 2 MÊS 3 MÊS 4 MÊS 5 MÊS 6 MÊS 7 MÊS 8 MÊS 9 MÊS 10 MÊS 11 MÊS 12 Status 12. Local Ambientação/Decor ação Sinalização (Posicionamento) Organizaçãode Eventos: Organização de Eventos: Como Montar um Cronograma Como Montar um Cronograma PRODUÇÃO (Posicionamento) Credenciamento/Po rtaria Acessibilidade Rota de fuga Vistorias (laudos técnicos, bombeiros) Estrutura (palco, sala de produção, imprensa) Infraestrutura Limpeza
- 15. Atividade Responsável pela atividade MÊS 1 MÊS 2 MÊS 3 MÊS 4 MÊS 5 MÊS 6 MÊS 7 MÊS 8 MÊS 9 MÊS 10 MÊS 11 MÊS 12 Status 13. Divulgaçãoe Marketing Planejamento estratégico Cerimonial Organização de Eventos: Organização de Eventos: Como Montar um Cronograma Como Montar um Cronograma PRODUÇÃO Cerimonial (definição de hostess, etc) Sinalização (criação e produção) Peças institucionais Peças gráficas Peças volantes Brindes e material promocional
- 16. Atividade Responsável pela atividade MÊS 1 MÊS 2 MÊS 3 MÊS 4 MÊS 5 MÊS 6 MÊS 7 MÊS 8 MÊS 9 MÊS 10 MÊS 11 MÊS 12 Status 13. Divulgaçãoe Marketing Mídia paga (rádio, tv, impressos, internet) Assessoria de Organização de Eventos: Organização de Eventos: Como Montar um Cronograma Como Montar um Cronograma PRODUÇÃO Assessoria de imprensa (mídia espontânea) Redes sociais Comum. interna Clipping Premiação Certificado (confecção) Pesquisa de satisfação (públ. geral)
- 17. Atividade Responsável pela atividade MÊS 1 MÊS 2 MÊS 3 MÊS 4 MÊS 5 MÊS 6 MÊS 7 MÊS 8 MÊS 9 MÊS 10 MÊS 11 MÊS 12 Status 14. Desmontagem Estrutura Equipamentos Limpeza 15.Borderô Organização de Eventos: Organização de Eventos: Como Montar um Cronograma Como Montar um Cronograma PÓS-PRODUÇÃO 15. Borderô 16. Entrega de Certificado 17. Pagamentos / Acertos finais Equipe Forncedores 18. Pesq. satisfação (público interno) 19. Relatório final
- 18. Organização de Eventos: Organizaçãode Eventos: Como Montar um Cronograma Como Montar um Cronograma 1. Análise do público-alvo 2. Lista de tudo que deve ser feito 3. Linha do tempo 4. Organização de acordo com as localidades 5. Checagem da disponibilidade dos convidados 6. Atividades paralelas 6. Atividades paralelas 7. Fornecimento de ingressos e outras formas de entrada 8. Planilha com o andamento das ações pré-evento 9. Segmentação das metas 10. Finalização sem deixar passar nenhum detalhe
- 19. Organização de Eventos: Organizaçãode Eventos: Planejamento Financeiro Planejamento Financeiro •Planejamento antecipado •Orçamento personalizado •Pesquisa em detalhes •Organização do começo ao fim •Preparação para imprevistos •Aproveite promoções e alternativas gratuitas •Aproveite promoções e alternativas gratuitas •Estude antes de precificar •Ajustes conforme as prioridades do evento
- 20. Organização de Eventos: Organizaçãode Eventos: Como Precificar seu Evento Como Precificar seu Evento 1. Gastos com o evento 2. Pesquisa de mercado 3. Criação de lotes para o período de vendas 4. Opções de pagamento 5. Redução de custos 6. Ferramentas de auxílio 6. Ferramentas de auxílio
- 21. Organização de Eventos: Organizaçãode Eventos: Mídia Social: Aliada ou Vilã na divulgação de eventos? Mídia Social: Aliada ou Vilã na divulgação de eventos? Eles vão falar sobre você. Por isso, saiba como potencializar os efeitos da comunicação nas redes sociais, transformando-a em sucesso para sua ação. A Internet mudou a forma como as pessoas consomem, se informam e se comunicam. Somos 78 milhões de brasileiros conectados (Ibope – set/2011), o que torna o Brasil o 5º país mais online do mundo. O boom é maior quando o assunto é Mídia Social. Pesquisas de 2011 revelam que 8 a cada 10 brasileiros navegam pelos sites de Redes Sociais (Nielsen – ago/2011). Sociais (Nielsen – ago/2011). Não há como se esconder deste fenômeno da comunicação. Se você ou o seu produto não está lá, não adianta. Mesmo com a ausência, os media users vão falar sobre você. O segredo para evitar o falatório e causar uma boa impressão é se relacionar. Não se esconda, saiba ouvir as críticas e se prepare para resolvê-las, conheça o seu público, seja agradável. Não é por que você está na web que o relacionamento com seus clientes será superficial. Pelo contrário, com as redes sociais e a colaboração web, os consumidores estão mais exigentes, críticos e questionadores.
- 22. Organização de Eventos: Organizaçãode Eventos: Mídia Social: Aliada ou Vilã na divulgação de eventos? Mídia Social: Aliada ou Vilã na divulgação de eventos? •Domine a ferramenta para extrair o máximo de funcionalidades •De olho na concorrência •Saiba qual é o seu público de interesse •Monitore •E resolva •Promoções são legais, mas tome cuidado •Promoções são legais, mas tome cuidado •Qualidade é mais importante que quantidade •Seja social e não o chato •Fale sempre a verdade
- 23. Organização de Eventos: Organizaçãode Eventos: Como Conseguir Patrocinadores Como Conseguir Patrocinadores 1. Lista de possíveis patrocinadores 2. Apresentação aos patrocinadores potenciais 3. Desenvolvimento da proposta 4. Elaboração da forma de reconhecimento durante o evento 5. Elo entre público do evento e público do patrocinador 6. Orçamento preciso 6. Orçamento preciso 7. Estudo de novos clientes e consumidores 8. Nada de propaganda enganosa 9. Organização em todas as ações 10. Abordagem adequada
- 24. Organização de Eventos: Organizaçãode Eventos: Um boa apresentação para captar patrocinadores Um boa apresentação para captar patrocinadores 1. Objetivo e metas 2. Justificativa 3. Estratégias de ação 4. Duração e outros detalhes do evento 5. Divulgação 6. Exemplos 6. Exemplos
- 25. Organização de Eventos: Organizaçãode Eventos: Lembre Lembre- -se da Legislação se da Legislação • Lei Geral do Turismo • Regulamentação de artistas e técnicos em espetáculos • Licenciamento de eventos • Lei do Direito Autoral • Acessibilidade de deficientes físicos
- 26. Organização de Eventos: Organizaçãode Eventos: Tendências para pequenos e médios eventos 1. Hibridismo 2. Diferenciação na oferta de comida e bebida 3. Engajamento social 4. Conexão mobile 5. Opções inusitadas 6. Consciência ambiental 6. Consciência ambiental 7. Regalias 8. Filantropia 9. Feedback em ação 10. Decoração customizada
- 27. •Apresentações desta palestraestarão no site da feira e ficarão disponíveis até dezembro de 2012. www.feiradoempreendedorpe.com.br Local: downloads/arquivos • Os Certificados estarão disponíveis no site da feira • Os Certificados estarão disponíveis no site da feira a partir de: 01 de novembro até 30 de dezembro de 2012. www.feiradoempreendedorpe.com.br Local: downloads/certificados
- 28. O Sebrae agradecea participação de todos e deseja encontrá-los em todos e deseja encontrá-los em outros eventos!