O documento descreve as principais etapas do circuito de correspondência em uma empresa: abertura, registo de entrada, distribuição, resposta/arquivo, assinatura, registo e expedição de saída. Detalha alguns cuidados na abertura como evitar danificar o conteúdo e o uso de máquinas para agilizar o processo.

2.  O circuito da correspondência não é mais do que as fases pela qual
a correspondência passa dentro e fora da empresa, desde o
remetente até ao destinatário.

3.  A abertura;
 O registo de entradas;
 A distribuição;
 A resposta ou arquivo;
 A assinatura;
 O registo de saída e a expedição e arquivo;

4.  Na fase de abertura, é importante ter atenção, ao modo como as
cartas são dobradas, de modo a não danificar o conteúdo da carta;
 O registo tal como na recepção e na abertura deverá ser realizada
por um só departamento, uma vez que se deve tirar sempre uma
cópia dos originais recebidos.
 Esta deverá ser feita após colocar o respectivo carimbo que contém
a data e o número da entrada, porém há empresas que utilizam o
Livro de Registo para a correspondência;
 A fase da distribuição, tem inúmeras formas de ser feita, mas
sempre com o controlo do Livro de Protocolo.

5.  Na resposta ou arquivo, após a leitura da correspondência, o destinatário
dá-lhe o devido tratamento, esta segue directamente o arquivo, caso
contrário a correspondência requer uma resposta.
 Devem ter resposta imediata todas as questões urgentes; após terminada a
carta de resposta, caso seja necessário, ela deve ser de novo lida e assinada
pela direcção da empresa ou pelo responsável do serviço, dependendo dos
casos; tal como na entrada da correspondência, também se regista a saída
desta, é esta a fase do registo de saída.
 O registo é feito no livro de Protocolo, sendo o seu riscado idêntico ao das
entradas, e as cópias são separadas dos originais para seguirem caminho;
por último, temos a expedição e o arquivo, onde é importante verificar antes
de a carta ser inserida no sobrescrito se está datada e assinada, se contém o
material necessário referido em anexo e se o endereço corresponde ao do
sobrescrito.
 Já a correspondência pode ser, por sua vez, comercial ou oficial, particular
ou pessoal.

6.  Como se faz:
 Olhe para a pessoa que está a sua frente;
 Preste atenção no que a pessoa está te falando e te pedindo;
 Se você atende alguém de braços cruzados demonstra que você não está fazendo
questão para aquele assunto;
 Não sente em cima de uma das suas pernas dentro de uma recepção;
 Não masque chicletes quando estiver trabalhando;
 Responda uma pergunta com uma resposta. E não com outra pergunta. Sempre
primeiro responda o que foi questionado;

7.  Tenha postura. Sente-se em uma posição que indique que você está interessado
em ajudar ou resolver;
 Mantenha sua mesa em ordem. Nada de papéis pregados com recados. Bolsas,
sacolas e objetos pessoais, mantenham sempre separados e não expostos a quem
está atendendo.
 Tente evitar fazer ou receber ligações pessoais dentro do ambiente de trabalho;
 É anti-ético atender o telemóvel em ambiente de trabalho;
 Se a internet é liberada, cuidado! Seja discreto e não se envolva totalmente com
tela do computador. É bom dar uma olhada geral de vez em quando no local de
trabalho.

8.  No que diz respeito à abertura da correspondência é importante referir a forma como se
faz e os cuidados a ter para evitar a inutilização do conteúdo.
 Antes de se abrir as cartas deve-se colocar o conteúdo para um dos cantos dos
sobrescritos e em seguida abre-se pelas arestas opostas.
 Isto porque as cartas são normalmente mal dobradas e quando são inseridas nos
subscritos ficam, por vezes, coladas no interior.
A abertura pode ser:
 Manual;
 Com ajuda de máquinas.
 Na abertura manual recorre-se frequentemente a tesouras ou a corta-papéis.
 Na abertura com recurso à máquina utilizam guilhotinas (manuais e eléctricas) que
permitem uma maior rapidez de execução do trabalho, o que justifica para grandes
empresas.

9.  Distribuição:
 É um dos processos da logística responsável pela administração dos
materiais a partir da saída do produto da linha de produção até a entrega do
produto no destino final.
 Após o produto pronto ele tipicamente é encaminhado ao distribuidor.
 O distribuidor por sua vez vende o produto para um varejista e em seguida
aos consumidores finais.
 Este é o processo mais comum de distribuição, porém dentro desse contexto
existe uma série de variáveis e decisões de trade-off a serem tomadas pelo
profissional de logística.

10.  O marketing vê que a Distribuição é um dos processos mais críticos, pois
problemas como o atraso na entrega são refletidos diretamente no cliente.
 A partir do momento que o produto é vendido a Distribuição se torna uma
atividade de front office e ela é capaz de trazer benefícios e problemas
resultantes de sua atuação (Kapoor et al., 2004, p. 9).
 Uma organização pode ser divida em três processos principais
suprimentos, produção e distribuição (Gomes et al., 2004, p. 8-9).
 Onde termina o processo de distribuição de uma empresa, inicia o processo
de suprimentos da empresa seguinte.
 Como regra geral as empresas mais fortes da cadeia de distribuição são
quem definem quem será o responsável pela entrega do material/produto.

11.  O ponto mais forte da cadeia não necessariamente é aquele que têm
mais “dinheiro”, mas sim aquele que tem a necessidade de compra é
menor do que a necessidade de venda do elo anterior da
cadeia, então podemos concluir que este poder de decisão pode ser
transferida rapidamente entre os elos, pois a globalização nos
permite comprar um produto na china com frete FOB e ainda pagar
mais barato do que uma compra em nossa região.
 As empresas estão cada vez mais terceirizando suas atividades
relacionadas a distribuição e focando suas atividades no core
bussiness da empresa.

12.  A distribuição tem grande importância dentro da empresa por ser uma
atividade de alto custo.
 Os custos de distribuição estão diretamente associados ao
peso, volume, preço, Lead Time do cliente, importância na Cadeia de
suprimentos, fragilidade, tipo e estado físico do material e estes aspectos
influenciam ainda na escolha do modal de transporte, dos equipamentos de
movimentação, da qualificação e quantidade pessoal envolvido na
operação, pontos de apoio, seguro, entre outros.
 A palavra distribuição esta associada também a entrega de cargas
fracionadas, neste tipo de entrega o produto/material é entrega em mais de
um destinatário, aproveitando a viagem e os custos envolvidos.

13.  As entregas neste caso devem ser muito bem planejadas, pois a
entrega unitizada tem um menor custo total e menor lead time, as
entregas fracionadas devem ser utilizadas somente quando não for
possível a entrega direta com o veículo completamente ocupado.

14.  Verificar se aquilo que o cliente pediu está pronto para ser
expedido;
 Preparar os documentos da remessa (informação relativa aos artigos
embalados, local para onde vão ser enviados);
 Pesagem, para determinar os custos de envio da mercadoria;
 Juntar as encomendas por operador logístico (transportadora);
 Carregar os caminhões (tarefa muitas vezes realizada pelo
transportador).