O documento descreve as principais etapas do circuito de correspondência em uma empresa: 1) Abertura e registro da correspondência recebida; 2) Distribuição da correspondência pelos departamentos correspondentes; 3) Preparação e expedição da correspondência de saída.

1. Circuito de correspondência

2. Como se faz?
 O circuito da correspondência não é mais do que as fases pela qual a
correspondência passa dentro e fora da empresa, desde o remetente até ao
destinatário.

3. Estas fases são:
 A abertura;
 O registo de entradas;
 A distribuição;
 A resposta ou arquivo;
 A assinatura;
 O registo de saída e a expedição e arquivo;

4.  Na fase de abertura, é importante ter atenção, ao modo como as cartas são
dobradas, de modo a não danificar o conteúdo da carta;
 O registo tal como na recepção e na abertura deverá ser realizada por um só
departamento, uma vez que se deve tirar sempre uma cópia dos originais
recebidos.
 Esta deverá ser feita após colocar o respectivo carimbo que contém a data e o
número da entrada, porém há empresas que utilizam o Livro de Registo para
a correspondência;
 A fase da distribuição, tem inúmeras formas de ser feita, mas sempre com
o controlo do Livro de Protocolo.

5.  Na resposta ou arquivo, após a leitura da correspondência, o destinatário dá-lhe o
devido tratamento, esta segue directamente o arquivo, caso contrário a
correspondência requer uma resposta.
 Devem ter resposta imediata todas as questões urgentes; após terminada a carta de
resposta, caso seja necessário, ela deve ser de novo lida e assinada pela direcção da
empresa ou pelo responsável do serviço, dependendo dos casos; tal como na entrada
da correspondência, também se regista a saída desta, é esta a fase do registo de saída.
 O registo é feito no livro de Protocolo, sendo o seu riscado idêntico ao das entradas, e
as cópias são separadas dos originais para seguirem caminho; por último, temos a
expedição e o arquivo, onde é importante verificar antes de a carta ser inserida no
sobrescrito se está datada e assinada, se contém o material necessário referido em
anexo e se o endereço corresponde ao do sobrescrito.
 Já a correspondência pode ser, por sua vez, comercial ou oficial, particular ou pessoal.

6. Recepção
 Como se faz:
 Olhe para a pessoa que está a sua frente;
 Preste atenção no que a pessoa está te falando e te pedindo;
 Se você atende alguém de braços cruzados demonstra que você não está fazendo questão
para aquele assunto;
 Não sente em cima de uma das suas pernas dentro de uma recepção;
 Não masque chicletes quando estiver trabalhando;
 Responda uma pergunta com uma resposta. E não com outra pergunta. Sempre primeiro
responda o que foi questionado;

7.  Tenha postura. Sente-se em uma posição que indique que você está interessado em ajudar
ou resolver;
 Mantenha sua mesa em ordem. Nada de papéis pregados com recados. Bolsas, sacolas e
objetos pessoais, mantenham sempre separados e não expostos a quem está atendendo.
 Tente evitar fazer ou receber ligações pessoais dentro do ambiente de trabalho;
 É anti-ético atender o telemóvel em ambiente de trabalho;
 Se a internet é liberada, cuidado! Seja discreto e não se envolva totalmente com tela do
computador. É bom dar uma olhada geral de vez em quando no local de trabalho.

8. Abertura e registo da correspondência:
 No que diz respeito à abertura da correspondência é importante referir a forma como se faz e os
cuidados a ter para evitar a inutilização do conteúdo.
 Antes de se abrir as cartas deve-se colocar o conteúdo para um dos cantos dos sobrescritos e em
seguida abre-se pelas arestas opostas.
 Isto porque as cartas são normalmente mal dobradas e quando são inseridas nos subscritos
ficam, por vezes, coladas no interior.
A abertura pode ser:
 Manual;
 Com ajuda de máquinas.
 Na abertura manual recorre-se frequentemente a tesouras ou a corta-papéis.
 Na abertura com recurso à máquina utilizam guilhotinas (manuais e eléctricas) que permitem uma
maior rapidez de execução do trabalho, o que justifica para grandes empresas.

9. Distribuição e expedição:
 Distribuição:
 É um dos processos da logística responsável pela administração dos materiais a partir da
saída do produto da linha de produção até a entrega do produto no destino final.
 Após o produto pronto ele tipicamente é encaminhado ao distribuidor.
 O distribuidor por sua vez vende o produto para um varejista e em seguida aos
consumidores finais.
 Este é o processo mais comum de distribuição, porém dentro desse contexto existe uma
série de variáveis e decisões de trade-off a serem tomadas pelo profissional de logística.

10.  O marketing vê que a Distribuição é um dos processos mais críticos, pois problemas
como o atraso na entrega são refletidos diretamente no cliente.
 A partir do momento que o produto é vendido a Distribuição se torna uma atividade
de front office e ela é capaz de trazer benefícios e problemas resultantes de sua
atuação (Kapoor et al., 2004, p. 9).
 Uma organização pode ser divida em três processos principais suprimentos, produção
e distribuição (Gomes et al., 2004, p. 8-9).
 Onde termina o processo de distribuição de uma empresa, inicia o processo de
suprimentos da empresa seguinte.
 Como regra geral as empresas mais fortes da cadeia de distribuição são quem definem
quem será o responsável pela entrega do material/produto.

11.  O ponto mais forte da cadeia não necessariamente é aquele que têm mais
“dinheiro”, mas sim aquele que tem a necessidade de compra é menor do
que a necessidade de venda do elo anterior da cadeia, então podemos
concluir que este poder de decisão pode ser transferida rapidamente entre os
elos, pois a globalização nos permite comprar um produto na china com frete
FOB e ainda pagar mais barato do que uma compra em nossa região.
 As empresas estão cada vez mais terceirizando suas atividades relacionadas
a distribuição e focando suas atividades no core bussiness da empresa.

12.  A distribuição tem grande importância dentro da empresa por ser uma atividade de
alto custo.
 Os custos de distribuição estão diretamente associados ao peso, volume, preço, Lead
Time do cliente, importância na Cadeia de suprimentos, fragilidade, tipo e estado
físico do material e estes aspectos influenciam ainda na escolha do modal de
transporte, dos equipamentos de movimentação, da qualificação e quantidade pessoal
envolvido na operação, pontos de apoio, seguro, entre outros.
 A palavra distribuição esta associada também a entrega de cargas fracionadas, neste
tipo de entrega o produto/material é entrega em mais de um
destinatário, aproveitando a viagem e os custos envolvidos.

13.  As entregas neste caso devem ser muito bem planejadas, pois a entrega
unitizada tem um menor custo total e menor lead time, as entregas fracionadas
devem ser utilizadas somente quando não for possível a entrega direta com o
veículo completamente ocupado.

14. Expedição:
 Verificar se aquilo que o cliente pediu está pronto para ser expedido;
 Preparar os documentos da remessa (informação relativa aos artigos
embalados, local para onde vão ser enviados);
 Pesagem, para determinar os custos de envio da mercadoria;
 Juntar as encomendas por operador logístico (transportadora);
 Carregar os caminhões (tarefa muitas vezes realizada pelo transportador).