Auditoriasinternas

Auditorias internas de
avaliação, monitorização e
qualidade
Boas Práticas
Ana Sofia Morais

Ana Morais2
Gerais
 Pretende-se que os formandos adquiram
conhecimentos nas áreas de auditorias de
avaliação, monitorização e qualidade
Específicos
 Compreender os conceitos, princípios e as práticas
de auditoria;
 Planear, preparar, executar e relatar uma auditoria
interna;
 Conhecer as orientações para avaliar a eficácia de
um Sistema de Gestão Integrado
Abril 2014

Ana Morais3
Normas da serie ISO 9000
NPEN ISO9000:2005- Sistemas de Gestão da
Qualidade – Fundamentos e vocabulário;
NPEN ISO9001:2008- Sistemas de Gestão da
Qualidade – Requisitos;
NPEN ISO9004:2011 (Ed. 2) - Gestão do sucesso
sustentado de uma organização. Uma abordagem
da gestão pela qualidade (ISO 9004:2009).
NPEN ISO 19011:2012 (Ed. 2) - Linhas de
orientação para auditorias a sistemas de gestão
(ISO 19011:2011);
Abril 2014

Ana Morais4
NPEN ISO 14001:2012 (Ed. 3) - Sistemas de
gestão ambiental. Requisitos e linhas de
orientação para a sua utilização (ISO
14001:2004);
NP4397:2008 (Ed. 2) - Sistemas de gestão da
segurança e saúde do trabalho. Requisitos.
OHSAS 18001:2007 – Occupational health and
safety management systems. Requirements;
OHSAS 18002:2008 – Occupational health and
safety management systems – Guidelines for the
implementation of OHSAS 18001:2007
Abril 2014

Ana Morais5
AUDITORI
A
Processo sistemático, independente e
documentado para obter evidências de auditoria
e respetiva avaliação objetiva com vista a
determinar em que medida os critérios da
auditoria são satisfeitos.
(Se g undo a NP ENISO 9 0 0 0 : 220 5 )
Abril 2014

Ana Morais6
Têm em vista verificar o funcionamento e
permitem elaborar recomendações para ações
de melhoria. Tratando-se de uma avaliação
devem ter uma carácter o mais pedagógico
possível.
São conduzidas por pessoas sem
responsabilidade direta nos sectores a auditar.
PRINCIPIO DA INDEPENDÊNCIA
Abril 2014

Ana Morais7
A organização deve assegurar a realização de
auditorias internas em intervalos planeados para
determinar se:
o Sistema de Gestão da Qualidade está
conforme com as disposições planeadas, com
os requisitos da norma e outros estabelecidos
pela Organização
e está implementado e é mantido com eficácia.
Requisito 8.2.2 – Auditorias internas, da norma da
qualidade NP EN ISO 9001:2008
Abril 2014

Ana Morais8
PLANEAR DE ACORDO COM Estado e a importância dos
processos e das áreas a serem
auditadas;
 Os resultados de auditorias
anteriores.
 CRITÉRIOS
 ÂMBITO
 FREQUÊNCIA
 MÉTODOS
 SELEÇÃO DE
AUDITORES
 CONDUÇÃO DE
AUDITORIA
Abril 2014

Ana Morais9
Os auditores não devem auditar o seu próprio
trabalho.
Deve ser estabelecido um procedimento
documentado para definir responsabilidades e
requisitos para planear e conduzir auditorias,
estabelecer registos e reportar resultados.
Abril 2014

Ana Morais11
A planificação de uma auditoria é o primeiro
passo para o sucesso da mesma, a sua
preparação deve ser feita de modo a abranger
todas as atividades e a serem executadas de
uma forma organizada, isto é, verificar
documentação, o seu seguimento e a sua
eficácia.
Abril 2014

Ana Morais12
EXTENSÃO E LIMITES DA AUDITORIA
 Descrição dos locais físicos
 Unidades organizacionais
 Processos e atividades a
auditar
 O período de tempo
No caso de um processo de certificação, a
definição clara do âmbito é fundamental porque
irá constar do respetivo certificado
Abril 2014

Ana Morais13
RAZÕES QUE LEVARAM A ENTIDADE
PROMOTORA A REALIZAR A AUDITORIA.
 Determinar a conformidade do
sistema de gestão da qualidade
com os requisitos da NP EN ISO
9001;
 Avaliar o cumprimento dos
requisitos legais e regulamentares
aplicáveis;
 Comparar os sistemas de gestão
de diversas organizações
candidatas a fornecedores.
Abril 2014

Ana Morais14
 Atributos pessoais;
 Capacidades demonstradas
para aplicar conhecimentos;
 Qualificações/capacidades
específicas.
 Planear e gerir um programa
de auditorias;
 Avaliação dos resultados e a
eficácia do sistema;
 Desencadear de ações
corretivas.
Devemestar
definidas e
documentadas.
Abril 2014

Ana Morais15
As listas de comprovação ou verificação
são uma ferramenta indispensável para a
condução de uma auditoria.
 São registadas as
conformidades e não
conformidades;
 Base para a elaboração do
relatório de auditoria;
 Elaboradas partir da leitura de
manuais e/ou procedimentos
aplicáveis;
 Devem abranger, no mínimo, os
requisitos das normas a que a
empresa está sujeita. Abril 2014

Ana Morais16
Devem ser comunicados ás áreas auditadas;
Equipa Auditora (EA) acorda ações corretivas de
acordo com os resultados;
EA pode propor ações corretivas não aprova nem
as implementa.
Decorrem dos resultados da auditoria;
São desencadeadas pela estrutura da empresa,
por exemplo pelo responsável da qualidade, e é
lhes dado seguimento pelo mesmo.
Abril 2014

17
Auditorias internas (1.ª Parte)
Auditorias de diagnóstico (1ª
Parte)
Auditorias externas(2.ªou
3.ªParte)
Auditorias suplementares(1.ª, 2.ª
ou 3.ª Parte)
Auditoria ao(s) Sistema(s)
Auditoria aos Processos
Tecnológicos
Auditoria aos Processos de
Gestão
Auditoria ao Produto/Serviço
Ana Morais Abril 2014

Ana Morais18
Auditorias Internas
São auditorias de 1ª parte, isto é, realizadas
por iniciativa da empresa com vista a avaliar o
seu próprio sistema.
A frequência de realização é
relativamente curta;
As ações corretivas são
relativamente rápidas;
O seu resultado e a sua análise
fazem obrigatoriamente parte da
Revisão do Sistema pela Direção.
Abril 2014

Ana Morais19
São auditorias de 1ª parte;
Realizadas por iniciativa da empresa com
vista a avaliar o seu próprio sistema;
Com vista a definir planos de ações de
melhoria;
Com objetivos específicos e mais alargados
que os geralmente inerentes ao normal
funcionamento do sistema.
Abril 2014

Ana Morais20
São auditorias realizadas por iniciativa de
entidades externas à organização;
Objetivo - verificar o grau de cumprimento de
requisitos (por exemplo, Normas, Manual da
Qualidade, Ambiente, SHT, Requisitos dos
Clientes, Avaliação da Conformidade Legal);
São realizadas por clientes/potenciais clientes
(Auditorias de 2.ª Parte), ou por organismos
de certificação (Auditorias de 3.ª Parte).
Abril 2014

Ana Morais21
Auditorias diretamente relacionadas com
aspetos contratuais;
Auditorias de seguimento de desempenho dos
fornecedores regulares.
São auditorias suplementares às auditorias
programadas, que se realizam quando se verificam
alterações significativas nos respetivos sistemas;
Podem ser Auditorias de 1.ª, 2.ª ou 3.ª Partes.
Abril 2014

Ana Morais28
 Trabalhar de forma independente,
sistemática e enérgica;
 Adquirir e usar conhecimentos
suplementares;
 Mudar as diretrizes previstas
(flexibilidade);
 Comunicar ( escolha do fluxo de
palavras, clareza na voz,
assertividade, saber ouvir,
compreender, responder,
competência escrita);
Abril 2014

Ana Morais29
 Planear e controlar;
 Conseguir cooperação;
 Decidir (separar fatos de opiniões,
copilar informação e evidências).
 Boa aparência e conduta;
 Estabilidade emocional (calmo,
contido, persistente);
 Bom carácter (honesto, fiel,
construtivo);
 Boa atitude (interessado,
trabalhador, cuidadoso, curioso,
aberto, objetivo).
Abril 2014

Ana Morais30
1. Não julgarás nem avaliarás antes compreenderás;
2. Não inferirás, factos ou ideias para além do que foi
declarado;
3. Não atribuirás ao teu interlocutor os teus próprios
pensamentos ou ideias;
4. Não permitirás que o teu pensamento se disperse;
5. Não fecharás a tua mente aos outros;
6. Não permitirás que o teu coração comande a tua mente;
7. Não interpretarás palavras ou frases senão como elas
forem interpretadas pelo interlocutor;
8. Não te enfatuarás com o som da tua própria voz;
9. Não te considerarás suficientemente bom para não teres
nada a aprender com os outro;
10. Não temerás a melhoria , a correção ou a mudança.
Abril 2014

Ana Morais38
Texto 1 - Má interpretação
Em certa ocasião uma família britânica foi passar as férias na
Alemanha.
No decorrer de um passeio, os membros da referida família
repararam numa pequena casa de campo que lhes pareceu boa
para passarem as férias de verão. Conversaram com o proprietário,
um pastor protestante, e pediram que lhes mostrasse a casa. A
residência agradou muito aos visitantes ingleses, que combinaram
ficar com a casa para o verão vindouro.
Regressando a Inglaterra discutiram sobre a planta da casa, e de
repente, a senhora lembrou que não tinham visto o W.C. e então
escreveu para o pastor para obter tal pormenor. A carta foi assim
redigida:
“Gentil pastor, sou membro da família que há muito tempo o visitou
com o fim de alugar a sua propriedade no próximo verão, mas como
esquecemos um detalhe, muito agradecia que nos informasse onde
fica o “W.C.”
Abril 2014

Ana Morais39
O pastor alemão não compreendeu o sentido da abreviatura do
“W.C.” e julgando tratar-se da Capela Seita Inglesa “White Chapel”
assim respondeu:
-“Gentil Senhora, recebi a sua carta e tenho o prazer de comunicar-
lhe que o local a que se refere fica a 12 Km da casa. Isto é muito
cómodo, – sobretudo se tem o hábito de ir lá ficar o dia todo.
Alguns vão a pé, outros de bicicleta e há lugar para 400 pessoa
sentadas e 100 de pé. O ar condicionado para evitar inconveniente
comum de aglomeração. Os assentos são de veludo (recomenda-se
chegar cedo para arranjar lugar sentado). As crianças permanecem
ao lado dos adultos e todos cantam em coro. À entrada é fornecida
uma folha de papel a cada pessoa, mas se alguém chegar depois da
distribuição, pode usar a folha do vizinho do lado, sendo que tal
folha deve ser restituída na saída para ser usada durante vários
meses. Existem amplificadores de som e tudo que se recolhe é para
as crianças pobres da região. Fotógrafos tiram fotografias para os
jornais da cidade, de modo a que todos possam ver seus
semelhantes no cumprimento de umdever tão humano…” Abril 2014

Ana Morais41
Carta
Observe esta carta que um carteirista
escreveu a um amigo, detido numa cadeia.
Procure traduzir a carta e entender a
mensagem.

Abril 2014

Ana Morais42
Necas
Tás porreiro?
Quis deitar os clises mas o pasma rosnou.
Desculpa não dar letra mas ando foleiro.
Fui com o Quim à queima, à mata linda. Havia fábrica e montada
mas muito choro.
Só achacadores e lanceiros eram mais de 20.
Guindámos duas chatas na estália mas estavam júcias de cá e
viemos na ganga da maviosa.
O Papa foi encanado no drofo. Desengomou uma ventosa com o
duque e a batuta, que deram o frosque.
Estava carregado com o apoio e a chausa e o mono deu-lhe a
flagra.
Com as penosas está feito.
No sete mando parné e macanho pela faneca. Não mando
alcoviteira porque se é filada à burdia, dá estribilho.
Um Xi do Mané
Abril 2014

Ana Morais43

Tradução
Necas
Estás bom?
Quis ir ver-te mas o polícia protestou.
Desculpa não escrever mas não ando bom.
Fui com o Quim à Queima das Fitas a Coimbra. Havia muita
gente e boas aglomerações favoráveis ao furto mas muito
gatunos.
Só burlões e carteiristas eram mais de 20.
Furtamos duas carteiras na estação de caminhos-de-ferro mas
havia agentes da polícia judiciária de cá e fugimos
disfarçadamente.
O Papa foi preso no Porto. Arrombou uma janela com o chefe da
quadrilha e um parceiro, que fugiram.
Com as penas anteriores está numa situação difícil.
No Domingo mando dinheiro e tabaco pela tua rapariga. Não
mando aguardente porque se a apanham à porta dá problemas.
Um abraço do Mané Abril 2014

Ana Morais48
A Acreditação e a Certificação de Sistemas de
Gestão são atividades que se diferenciam quer
quanto aos objetivos quer quanto aos respetivos
referenciais.
A CERTIFICAÇÃO (de sistemas de gestão, de
produtos, de pessoas) é uma das atividades de
avaliação da conformidade (certificação, inspeção,
ensaio, calibração).
A ACREDITAÇÃO é o reconhecimento da
competência técnica para exercer as atividades de
avaliação da conformidade.
Abril 2014

Ana Morais50
“Esta Norma fornece orientações sobre auditorias a
sistemas de gestão, incluindo os princípios de
auditoria, gestão de um programa de auditorias e
condução de auditorias a sistemas de gestão, bem
como orientações sobre a avaliação da competência
de pessoas envolvidas no processo de auditoria,
incluindo o responsável pela gestão do programa de
auditorias, os auditores e as equipas auditoras.
É aplicável a todas as organizações que necessitem
conduzir auditorias internas ou externas a sistemas
de gestão ou gerir um programa de auditorias.
Abril 2014

Ana Morais51
1 - Objetivo e campo de aplicação
2 - Referência normativa
3 - Termos e definições
4 - Princípios de auditoria
5 - Gestão de um programa de auditorias
6 - Realização de uma auditoria
7 - Competência e avaliação dos auditores
- Anexo A (informativo) Orientações e exemplos
esclarecedores de conhecimentos e saber fazer
específicos de disciplinas para auditores
- Anexo B (informativo) Orientação adicional para os
auditores quanto ao planeamento e à condução de
auditorias
- Bibliografia
Abril 2014

Ana Morais52
OS 6 PRINCÍPIOS
Abril 2014

Ana Morais53
Programa de Auditorias (PA)
Representa os preparativos para um conjunto de uma
ou mais auditorias planeadas para um determinado
período de tempo e dirigidas a uma finalidade
específica.
Abril 2014

Ana Morais54
Objetivos do programa de auditorias e de cada uma das
auditorias;
Extensão/número/tipos/duração/locais/calendarização
das auditorias;
Procedimentos do programa de auditorias;
Critérios da auditoria;
Métodos de auditoria;
Seleção das equipas auditoras;
Recursos necessários, incluindo viagens e alojamento;
Processos para o tratamento de questões de
confidencialidade, segurança da informação, segurança
e
Saúde do trabalho e outras similares.
Abril 2014

Ana Morais56
A gestão de topo deverá:
Assegurar que os objetivos do programa
de auditoria são estabelecidos e
Assegurar que o programa de auditoria é
implementado com eficácia.
Abril 2014

Ana Morais57
Prioridades de gestão;
Estratégias comerciais e outras;
Necessidade de avaliação de
fornecedores;
Características dos processos, produtos e
projetos;
Requisitos do sistema de gestão;
Requisitos legais, contratuais e outros que
a organização subscreva;
Abril 2014

Ana Morais58
Necessidades e expectativas de outras
partes interessadas, incluindo clientes;
Avaliação do desempenho do auditado
(ocorrência de falhas /incidentes /
reclamações de cliente);
Riscos para o auditado;
Resultados de auditorias anteriores;
Nível de maturidade do sistema de gestão.
Abril 2014

Ana Morais59
Funções e responsabilidades
Definir a extensão do programa de auditorias;
Identificar e avaliar os riscos do programa de
auditorias;
Definir as responsabilidades;
Definir os procedimentos aplicáveis;
Determinar os recursos necessários;
Assegurar a implementação do programa de
auditorias;
Assegurar que os registos decorrentes da
implementação do programa de auditorias são
geridos e mantidos e
Monitorizar, rever e melhorar o programa de
auditorias.
Abril 2014

Ana Morais60
Conhecere saberfazernas seguintes áreas:
Princípios de auditoria, procedimentos e métodos;
Normas de sistemas de gestão e documentos de
referência;
Atividades, produtos e processos do auditado;
Requisitos legais e outros requisitos relevantes da
atividade e produtos do auditado;
Clientes, fornecedores e outras partes interessadas
do auditado, quando aplicável e
Promover continuamente os seus conhecimentos
nesta área
Abril 2014

Ana Morais61
Fatores
A dimensão e da natureza do auditado;
A natureza, funcionalidade, complexidade e nível
de maturidade do sistema de gestão a auditar e
Questões significativas para esse mesmo sistema
Abril 2014

Ana Morais62
Planeamento (ex.: falhas na definição dos objetivos
de auditoria);
Recursos (ex.: tempo insuficiente);
Seleção da equipa auditora (ex.: equipa não possuir a
competência coletiva para conduzir a auditoria
eficazmente);
Implementação (ex.: ineficiente comunicação do
programa de auditoria);
Registos e seus controlos (ex.: falha na proteção dos
registos para demonstrar a eficácia do programa de
auditorias) e
Monitorização, revisão e melhoria do programa de
auditorias (ex. monitorização ineficaz das saídas do
programa de auditoria).
Abril 2014

Ana Morais63
Planear e calendarizar as auditorias tendo em
consideração os riscos;
Assegurar a confidencialidade e segurança da
informação;
Assegurar a competência dos auditores e auditores
coordenadores;
Selecionar equipas auditoras apropriadas / atribuir
funções e responsabilidades;
Conduzir auditorias, incluindo métodos de
amostragem adequados;
Abril 2014

Ana Morais64
Conduzir auditorias de seguimento, se aplicável;
Reportar à gestão de topo sobre grau de
cumprimento do programa de auditorias;
Manutenção dos registos de programa de auditorias;
Monitorizar e rever o desempenho e riscos e
Melhorar a eficácia do programa de auditorias
Abril 2014

Ana Morais65
Recursos financeiros para as atividades de
auditoria;
Métodos de auditoria;
Disponibilidade de auditores competentes e
peritos técnicos;
A extensão do programa de auditorias e
respetivos riscos;
Tempo de deslocação e custo, alojamento e
outras necessidades;
Disponibilidade de tecnologias de informação e
comunicação.
Abril 2014

Ana Morais71
O gestor do PA seleciona os membros da EA
EA
•Auditor coordenador
(AC)
•Perito
Abril 2014

Ana Morais72
A necessidade de assegurar a independência dos
membros da equipa auditora, em relação às
atividades a auditar e de evitar quaisquer
conflitos de interesses;
A aptidão dos membros da equipa auditora para
interagir eficazmente com os representantes do
auditado e para trabalhar em conjunto;
O idioma da auditoria e as características sociais
e culturais do auditado
Abril 2014

Informação a transmitir GPA-AC
Ana Morais73
Objetivos da auditoria;
Critérios e documentação de referência;
Âmbito da auditoria, incluindo áreas funcionais
e processos a auditar;
Métodos de auditoria e procedimentos;
Composição da equipa auditora;
Contactos do auditado, locais, datas e duração
das atividades da auditoria;
Alocação dos recursos adequados para a
realização da auditoria;
Informações necessárias para avaliar e tratar os
riscos identificados para alcançar os objetivos
da auditoria.
Abril 2014

Ana Morais74
Revisão e aprovação dos relatórios
das auditorias, incluindo a
avaliação da aptidão e adequação
dos resultados da auditoria;
Revisão da análise da causa-raiz e
da eficácia das ações corretivas e
das ações preventivas;
Distribuição dos relatórios das
auditorias à gestão de topo e
outras partes interessadas;
Determinação da necessidade de
auditorias de seguimento
GPA
Abril 2014

Ana Morais76
Avaliar a conformidade dos programas de
auditorias, planeamentos e objetivos;
Avaliar o desempenho dos membros da equipa
auditora;
Avaliar a capacidade das equipas auditoras para
implementar o plano de auditoria
Avaliar o retorno da informação da gestão de
topo, auditados, auditores e outras partes
interessadas.
Abril 2014

Ana Morais77
Resultados da auditoria;
Nível de eficácia do Sistema de Gestão;
Alterações no Sistema de Gestão dos clientes ou
dos auditados;
Alterações em normas, requisitos legais,
contratuais ou outros com os quais a organização
está comprometida;
Alteração de fornecedor.
Abril 2014

Ana Morais78
O Programa de Auditorias DEVE ser Revisto para
avaliar se os seus objetivos foram atingidos e
identificar oportunidades de melhoria.
Abril 2014

Ana Morais79
Resultados e tendências monitorização;
Conformidade com os procedimentos do
programa de auditorias;
Evolução das necessidades e expectativas das
partes interessadas;
Registos do programa de auditorias;
Alternativos ou novos métodos de auditoria;
Eficácia das medidas para enfrentar os riscos
associados ao programa de auditorias;
As questões de confidencialidade e segurança da
informação relativa ao programa de auditorias.
Abril 2014

Ana Morais80
Organização
pretende conduzir
Auditorias
Gestão de topo
designa 1 ou mais
pessoas para geriro
Programa de
auditorias
Implementarum
Programa de
auditorias
Programa de
Auditorias
São
definidos
•Os Processos
•As Secções
•Os Departamentos
•Os Produtos /
Serviços
A serem
auditados
ao longo
do ano
Abril 2014

Ana Morais81
 Estabelecer a extensão;
 Identificar e avaliar os riscos;
 Estabelecer responsabilidades para as auditorias;
 Estabelecer procedimentos;
 Determinar os recursos necessários;
 Garantir a implementação do programa de auditorias,
 Estabelecer objetivos, âmbito e critérios de auditoria de cada
uma das auditorias;
 Determinação dos métodos de auditoria
 Seleção da equipa auditora
 Avaliação dos auditores;
 Garantir a gestão e manutenção dos registos;
 Monitorizar, Rever e Melhorar
 Informar a gestão de topo dos conteúdos do programa de
auditorias e, quando necessário, obter a respetiva aprovação
Abril 2014

Ana Morais83
 Objetivos da auditoria;
 Critérios e documentação de
referência;
 Âmbito da auditoria, incluindo áreas
funcionais e processos a auditar;
 Métodos de auditoria e
procedimentos;
 Composição da equipa auditora;
 Contactos do auditado, locais, datas
e duração das atividades da
auditoria;
 Alocação dos recursos adequados
para a realização da auditoria;
 Informações necessárias para avaliar
e trataros riscos identificados para
alcançaros objetivos da auditoria.
Abril 2014

Ana Morais85
PODE SER INFORMAL OU FORMAL E DEVE SER EFETUADO PELO
COORDENADOR DA EA.
TEM COMO OBJETIVOS:
ESTABELECER CANAIS DE COMUNICAÇÃO COM O REPRESENTANTE
DO AUDITADO;
CONFIRMAR A AUTORIDADE PARA CONDUZIR A AUDITORIA;
INFORMAR SOBRE OS OBJETIVOS DA AUDITORIA, ÂMBITO,
MÉTODOS E COMPOSIÇÃO DA EA, INCLUINDO PERITOS TÉCNICOS;
SOLICITAR ACESSO A DOCUMENTOS RELEVANTES, INCLUINDO
REGISTOS;
DETERMINAR REQUISITOS LEGAIS, CONTRATUAIS E OUTROS
RELEVANTES PARA AS
ATIVIDADES E PRODUTOS;
ACORDAR SOBRE O TRATAMENTO DE INFORMAÇÃO CONFIDENCIAL;
DETERMINAR REGRAS DE ACESSO, SEGURANÇA E SAÚDE NO
TRABALHO E OUTROS;
EFETUAR PREPARATIVOS PARA A AUDITORIA;
ACORDAR QUANTO À PARTICIPAÇÃO DE OBSERVADORES E GUIAS;
Abril 2014

Ana Morais86
Convém que seja determinada tendo em
consideração fatores como a disponibilidade de:
Informação suficiente e apropriada para planear e
realizar a auditoria;
Cooperação adequada por parte do auditado;
Tempo e recursos adequados;
Quando a auditoria não for exequível, convém que
seja proposta uma alternativa consultando o
auditado.
Abril 2014

Ana Morais88
Os auditores deverão terem consideração se:
Os documentos em revisão cobrem o âmbito da
auditoria e fornecem informação suficiente para
suportar os objetivos da auditoria.
A REVISÃO DE DOCUMENTOS DEVE TER EM
CONSIDERAÇÃO:
DIMENSÃO, NATUREZA E COMPLEXIDADE
DA ORGANIZAÇÃO E DO SISTEMA DE
GESTÃO

Abril 2014

Ana Morais89
Convém que inclua:
Objetivos da auditoria
Âmbito da auditoria, incluindo áreas
funcionais/organizacionais e processos a auditar
Critérios de auditoria e documentos de referência Locais,
datas, duração estimada, incluindo reuniões com a
gestão de topo
Métodos de auditoria
Funções e responsabilidades da EA incluindo guias e
observadores
Afetação de recursos apropriados
Abril 2014

Ana Morais90
Convém que quando, apropriado, aborde o seguinte:
Identificação do representante do auditado para a
auditoria
Idioma da auditoria e do relatório
Tópicos do relatório de auditoria
Preparativos logísticos
Prever potenciais desvios ao cumprimento dos objetivos
Assuntos relacionados com a confidencialidade e
segurança da informação
Quaisquer ações de seguimento de auditorias anteriores
e da auditoria a realizar
Coordenação com outras atividades de auditoria se for
uma auditoria conjunta
Abril 2014

Ana Morais91
O Plano deve ser revisto e aceite pelo cliente da
auditoria e apresentado ao Auditado
Quaisquer objeções do auditado ao plano de
auditoria deverão ser resolvidas entre o auditor
coordenador, o auditado e o cliente da auditoria.
Abril 2014

Ana Morais92
O auditor coordenador, deve consultar a EA e
atribuir a cada membro da equipa auditora
responsabilidades para auditar processos,
funções, locais, áreas ou atividades específicas.
Estas atribuições devem ter em consideração a
independência e competência dos auditores.
As reuniões intercalares da EA devem ser
realizadas pelo Auditor Coordenador a fim de
alocar tarefas e decidir eventuais alterações.
Abril 2014

Ana Morais93
As Listas de Comprovação:
Auxiliares de memória dos auditores;
Auxiliares na aplicação das metodologias;
Auxiliares no estabelecimento de responsabilidades
dos elementos da EA;
A sua elaboração potencia o estudo e compreensão
dos processos assim como o estabelecimento de
locais, pessoas, atividades e produtos a auditar e o
estabelecimento de critérios de amostragem e de
duração da auditoria
Podem constituir suporte para registo
Abril 2014

Ana Morais94
 Apresentação da EA
 Confirmação dos objetivos, âmbito, critérios e confirmação
de eventuais situações de não aplicabilidade de
cláusulas/requisitos normativos
 Confirmação do plano de auditoria
 Métodos a utilizar, amostra de informação
 Gestão do risco que pode resultar da presença da EA
 Confirmação dos canais de comunicação e do idioma
 Confirmação de que o auditado será mantido ao corrente
do progresso da auditoria
 Confirmação que os recursos e as instalações necessárias
estão disponíveis
 A confirmação das questões relacionadas com
confidencialidade e segurança da informação
Abril 2014

Ana Morais95
 Confirmação de que estão asseguradas os
procedimentos de segurança e saúde no trabalho,
emergência e segurança pessoal para a EA
 Informação sobre a forma de apresentação dos
resultados da auditoria Informar em que
circunstâncias a auditoria pode ser suspensa
 Informações sobre a reunião de encerramento
 Informações sobre como classificar e transmitir as
constatações detetadas durante a auditoria
 Informação sobre como devem ser geridas as
dúvidas, divergências, reclamações ou outras
apresentadas pelo auditado
Abril 2014

Ana Morais96
Revisão da documentação enquanto se conduz a
auditoria
Comunicação durante a auditoria
Atribuição de funções e responsabilidades a
guias e observadores
Recolha e verificação da informação
Elaboração das constatações da auditoria
Preparação das conclusões da auditoria
Abril 2014

Ana Morais97
Realização de entrevistas;
Análise de documentos e registos;
Visita aos vários locais (áreas fabris, áreas
administrativas, armazéns, laboratórios, etc.);
Observação de atividades e processos.
Abril 2014

Ana Morais98
Comunicação aos auditados os resultados
encontrados, nomeadamente os desvios, de
forma a obter feedback da organização e a que
possam ser prestados eventuais
esclarecimentos.
Esta postura evita que haja grandes surpresas no
momento da reunião final.
Abril 2014

Ana Morais100
Recolha e Seleção, Análise
documental, entrevistas,
Observação por amostragem
Verificação
Comparação com
o referencial
Análise
crítica
Abril 2014

Ana Morais101
Contratos;
Registos;
Processos e seus pontos de controlo;
Operações do plano de inspeção e ensaios:
Dispositivos de medida existentes;
Fornecedores;
Registos de inspeção de receção de
matérias-primas;
Pessoas entrevistadas, etc..
Abril 2014

Ana Morais103
Convém que a EA se reúna antes da reunião
de encerramento para:
Rever as constatações da auditoria e
qualquer outra informação apropriada
recolhida durante a auditoria Acordar sobre
conclusões da auditoria
Preparar recomendações, se aplicável
Discutir o seguimento da auditoria, se
incluído no plano de auditoria
Abril 2014

Ana Morais104
Grau de conformidade relativamente aos critérios de
auditoria
Eficácia do sistema de gestão para cumprir objetivo
definidos
A implementação eficaz, manutenção e melhoria do
sistema de gestão
A capacidade do processo de revisão pela gestão
para assegurar a adequação, eficácia e melhoria
contínua do sistema de gestão
Cumprimento dos objetivos, âmbito e critérios da
auditoria Causa-raíz das constatações, se incluído no
plano
Identificação de tendência face a constatações em
áreas diferentes
Abril 2014

Ana Morais105
Convém que os participantes incluam a gestão de
topo do auditado, os responsáveis das áreas
funcionais ou processos auditados, o cliente da
auditoria e outras partes interessadas
Apresentação dos resultados e conclusões da
auditoria
Combinar, se apropriado, período para o auditado
apresentar um plano de ações corretivas
O grau de detalhe da reunião é função da
familiarização do auditado com o processo de
auditoria
Registos de situações particulares
Opiniões divergentes deverão ser resolvidas. Se não
forem resolvidas tal deve ser registado
Abril 2014

Ana Morais106
O Auditor Coordenador é responsável pela
preparação e pelos conteúdos do relatório da
auditoria
O relatório da auditoria pode ser elaborado antes
da reunião de encerramento.
O relatório da auditoria deve ser completo, exato,
conciso e claro.
Abril 2014

Ana Morais107
Deve ser emitido dentro do prazo acordado (Se
tal não for possível, convém que as razões do
atraso sejam comunicadas ao auditado e ao
gestor do programa de auditorias)
Deve ser datado, revisto e aprovado
Deve ser distribuído, como definido no
procedimento ou plano de auditoria
Abril 2014

Ana Morais108
Auditoria está concluída quando tiverem sido realizadas
todas as atividades descritas no plano de auditorias e o
relatório aprovado e distribuído
A menos que exigido por lei, a EA e o gestor do programa
de auditorias não devem divulgar o conteúdo dos
documentos, quaisquer outras informações obtidas durante
a auditoria, ou o relatório da auditoria a qualquer parte sem
aprovação explícita do cliente da auditoria e, se aplicável, a
aprovação do auditado. Se tal for inevitavelmente
necessário, o cliente da auditoria e o auditado devem ser
informados o mais rapidamente possível.
As lições aprendidas com a auditoria são entradas para a
melhoria contínua do sistema de gestão das organizações
auditadas
Abril 2014

Ana Morais109
As conclusões podem indicar a necessidade de
correções, ações corretivas, preventivas e de
melhoria.
As ações são desencadeadas pelo auditado
dentro de um prazo acordado. Se aplicável, o
auditado deve manter o gestor do programa de
auditorias e a EA informada sobre o grau de
cumprimento dessas ações.
Deve ser verificada a conclusão e a eficácia
dessas ações. Esta verificação pode fazer parte
duma auditoria subsequente
Abril 2014

Ana Morais111
A competência deve ser avaliada através de
um processo que considere:
Escolaridade;
Experiência Profissional;
Formação como Auditor e
Experiência em Auditorias
Abril 2014

Ana Morais113
O resultado do processo de avaliação deverá
proporcionar uma base para:
Selecionaros membros da EA
Identificarde necessidades de melhoria da competência
Avaliarcontinuamente o desempenho dos auditores
Os auditores devem desenvolver, manter e melhorar a
sua competência através do desenvolvimento profissional
contínuo e participação regular em auditorias.
Abril 2014

Ana Morais117
Correto
Fornecer toda a informação solicitada, mas mais
nenhuma;
Não ir além da resposta à pergunta que foi feita
Abril 2014

Ana Morais118
Falar muito sem dizer nada, para fazer passar o tempo;
Montar um “espetáculo” para iludir o auditor;
Não chegar às horas combinadas;
Alegar esquecimento de documentos;
Provocar interrupções constantes, ou nos momentos
cruciais, por exemplo, com a introdução de assuntos
laterais;
Alegar que não está preparado;
“Provocar” o auditor (com comentários tais como: “vocês
não conhecem a nossa realidade”);
Escolher aquilo que o auditor deve auditar;
Abril 2014

Ana Morais119
Ser falso para com o auditor;
Usar provas de força (afirmando, por exemplo, que “é
impossível fazer de outra maneira”);
Fazer “bluff” (alegando, por exemplo, que “dentro de um
mês está tudo resolvido, porque já foi encomendado um
estudo a uma empresa da especialidade”);
Apelar para o auditor ter pena dele;
Alegar esquecimento;
Alegar que não compreende a linguagem ou a língua do
auditor;
Alegar que se trata de um caso especial, quando não é o
caso;
Levar o auditor pelo caminho mais longo para o fazer
perder tempo. Abril 2014

Ana Morais120
Evidência objetiva
A descrição da não conformidade deve
ser precisa, factual e exata.
Deve ser solidamente fundamentada
em evidências objetivas.
Exemplo: Evidência factual de diferenças entre os
procedimentos e as práticas de trabalho.
Abril 2014

Ana Morais121
 Deve estar absolutamente certo da sua
existência;
 Ser cauteloso não tirar conclusões
precipitadas;
 Assegurar-se que a evidência é
objetiva;
 Em caso de dúvida “investigar as
pistas” se continuar com dúvidas não
registar;
 Devem ser comunicadas de imediatoAbril 2014

Ana Morais122
Pequenas falhas no sistema que o auditor
encontra que não se podem considerar
incumprimento de algum requisito ou
procedimento;
Deficiências onde se dá o “benefício da dúvida” e
potenciais não conformidades.
Abril 2014

Ana Morais124
A resposta escrita ao relatório da auditoria, se
aplicável;
A avaliação da adequabilidade da resposta;
A validação/definição das ações mais adequadas
a cada uma das constatações e/ou não
conformidades;
A confirmação de que as ações foram
concretizadas de acordo com o programado e
que foram eficazes
Abril 2014

Ana Morais126
A Melhoria Contínua do desempenho global de uma
Organização deverá ser um objetivo permanente
dessa Organização.
A Auditoria de Processo é um tipo de auditoria que
procura identificar as falhas no processo, através de
análise de parâmetros operacionais e do
conhecimento técnico dos auditores.
AS NÃO-CONFORMIDADES OBSERVADAS
EM AUDITORIAS DE PROCESSO PODEM
PROPORCIONAR MELHORIAS
INCREMENTAIS EM PROCESSOS
INDIVIDUAIS QUE PODEM CONDUZIR DE
UM FORMA MAIS EFICAZ À MELHORIA
CONTÍNUA Abril 2014

Ana Morais127
AUDITORIA DE
PROCESSO
Correção
Alteração
Abril 2014

Ana Morais128
AUDITORIA DE
PROCESSO
Procedimento com
potencial de melhoria
Prevenção
Melhoria
Potencial Não
Conformidade
Abril 2014

Ana Morais129
Avaliação de conformidades
Discussão Auditor-Auditado dos resultados e
potenciais melhorias na operação em questão.
Abril 2014

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