O documento fornece instruções sobre como se cadastrar e usar as principais funcionalidades do software Artia, como criar organizações, comunidades, projetos e acompanhar atividades. Explica como o usuário pode organizar sua estrutura de trabalho, compartilhar informações com grupos e acompanhar indicadores que demonstram o andamento de projetos. Também descreve recursos como a linha do tempo, resumo de projetos e segurança oferecida pelo software.

2. Como posso me cadastrar?
Há 2 formas de se cadastrar no Artia:
Alguém que já é usuário te Você pode se cadastrar
convidar para participar de no site artia.com na
alguma organização ou opção “Comece a usar”,
comunidade: no canto superior direito

3. Recebi um convite, e agora?

4. Clique no link para
abrir a página no
seu navegador

5. Preencha seus dados

6. Seja bem vindo
ao Artia

7. Conheça o Artia
Artia é um software desenvolvido com elementos de rede
social, onde você poderá gerenciar seus projetos, controlar suas
pendências, organizar seu trabalho e fazer tudo isso interagindo
colaborativamente com seus contatos (Clientes, Fornecedores,
Colegas de Trabalho, Amigos, Família etc.).
Além de gerenciar melhor o seu tempo com organização e eficácia, você pode utilizá-lo tanto no
seu computador como no seu smartphone.
Após realizar o seu cadastro você poderá criar a sua primeira “Comunidade” e “Organização” e
convidar sua equipe para utilizar o produto colaborativamente.
Ele é oferecido na modalidade SaaS ou seja um Software como Serviço, onde você paga
mensalmente para utilizá-lo, não necessitando comprar licença de uso em nenhum momento.

8. Agora vamos
conhecer como
você pode usar
o Artia no seu
dia a dia.

9. Saiba como criar uma estrutura: Organização
Agência
Boa Ideia
Estratégica Loja Bom
Administrativo
Sapato
Campanha Dia Campanhas
Faturamento Comercial
das mães Mensais
Projeto Site
Bom Negócio 2012
Elaborar e
Gerar Emitir
Marcar Enviar Estudo da Avaliação
relatório de boletos aos Criar peças
reunião proposta campanha com cliente
faturamento clientes
para cliente

10. Criando sua “Organização”
Existem dois tipos de agrupadores de
“Comunidades” no Artia, um chamado de
“Comunidades Pessoais” e ou outro recebe o
nome de “Organização” como mostra a imagem
ao lado.
Uma “Organização” é como uma empresa, um órgão público, ou outra
entidade que você pode criar para gerenciar um conjunto de informações.
A “Organização” existe também para que você possa configurar o seu plano
de uso e os usuários que terão acesso como Líderes.
Após criada a “Organização” você pode inserir diversas “Comunidades”
conforme sua necessidade.
Estas “Comunidades” são como departamentos, áreas ou grupos de
trabalho da “Organização” e servem para definir grupos de usuários que
terão um mesmo nível de acesso a informação.
No exemplo ao lado foi criada uma “Organização” chamada “Agência Boa
Ideia“. O acesso entre os departamentos foi separado por “Comunidades”.
Nessas “Comunidades” ficam registradas todas as “Atividades” e “Projetos”
do departamento.
Para criar uma nova “Organização“ basta clicar no botão “+Organização"
localizado no topo da "Treeview" conforme indica a imagem ao lado.

11. Familiarize-se com as suas “Comunidades”
No Artia o conceito de “Comunidades” é utilizado
para separar grupos de trabalho podendo criar
dentro delas “Pastas” e “Projetos”.
Você pode criar várias “Comunidades” para
gerenciar seu dia a dia independente do ambiente
no qual está situado.
No exemplo ao lado foram criadas 3 “Comunidades” pessoais. A
“Comunidade" chamada “Pendências Pessoais“ para compartilhar apenas
com a família do usuário. A “Comunidade” chamada “Grupo Futebol” usada
somente com os colegas do futebol e a “Trabalhos voluntários”, onde utiliza
com outro grupo de pessoas. As outras 4 “Comunidades” logo abaixo são
usadas na empresa chamada “Agência Boa Ideia”.
Você deve criar uma nova “Comunidade” sempre que precisar compartilhar
informações com grupos de pessoas diferentes e definir qual nível de
acesso que estas pessoas terão. Você pode convidar quantas pessoas quiser
para trabalhar colaborativamente com você em uma “Comunidade”.
Para criar uma nova “Comunidade” basta clicar no botão “+Comunidade”
localizado no topo da “Treeview” conforme indica imagem ao lado.

12. Criando Pastas e Projetos
Depois de criar a sua “Organização e as suas
“Comunidades”, agora você pode organizar
sua estrutura de trabalho criando "Projetos"
ou "Pastas“.
Por exemplo, na “Comunidade” “Gestão” da Organização “HAL Sistemas” foi
criado um projeto chamado “Planejamento Estratégico” e tudo relacionado
a este projeto será registrado dentro dele.
Para criar um "Projeto" clique no botão "Mais Opções" localizado na
“Comunidade" e clique na opção "Novo Projeto" conforme mostra imagem
ao lado.
Dentro de cada "Pasta" e "Projeto", você pode criar uma série de
informações, como "Atividades", "Riscos", "Apontamentos", etc.

13. Conheça o Menu
Você pode acessar o conteúdo de suas
“Organizações, “Comunidades”, “Pastas” e
“Projetos” a partir do "Menu" localizado na
barra superior do Artia.
É no "Menu" que você seleciona qual informação você vai gerenciar ou consultar.
Por exemplo: Se quiser visualizar uma lista de atividades da “HAL Sistemas”, deverá acessar o
menu “Atividades” e clicar na opção “Atividades”.
Você também pode acessar suas listas de “Projetos”, “Marcos”, “Riscos”, “Documentos”, entre
outros a partir do “Menu”.
Na aba “Colaboração”, além dos documentos os usuários podem criar fóruns e compartilhar
com os usuários da “Comunidade”.

14. Acompanhe suas atividades
Você poderá acessar as suas
"Atividades" na "Tabela de Dados” e
filtrá-las através das "Visões" como
mostra a imagem ao lado.
Você pode realizar diversas ações nas "Atividades". É possível “Apagar”, “Atribuir pessoas”, “Encerrar”, enviar para o
"Meu Dia” e exportar sua lista para um arquivo .csv que pode ser lido no Excel.
Você também pode utilizar as "Ações Rápidas" direto nas Atividades podendo "Comentar“, "Apontar horas",
"Encerrar" ou "Reabrir Atividades", sem que seja preciso abrir cada uma.
Exemplo: É possível visualizar todas as suas pendências através da “Lista de Atividades”, selecionando “Todas as
comunidades” na “Treeview”. Quando quiser visualizar apenas as atividades da empresa, basta selecionar a
”Comunidade” da “HAL Sistemas” ou da “Agência Boa Ideia” e verificar as atividades daquela “Organização”.

15. Realize o controle de suas "Atividades" pelo "Gantt".
Conhece o gráfico de "Gantt“?
Ele é ótimo para auxiliar no
monitoramento de seus "Projetos“ e
realizar ajustes nos prazos.
Nele você pode visualizar suas "Atividades" e acompanhar as datas limites para conclusão das
mesmas. Você pode acompanhar a quantidade de esforço previsto para execução das "Atividades"
bem como a quantidade de horas já realizadas.
Por exemplo, é possível visualizar as “Atividades” do Projeto “Planejamento Estratégico” e alterar o
prazo delas diretamente pelo "Gantt", basta arrastar a “Atividade” para as datas desejadas e clicar
no botão "Salvar".

16. Gerencie seus projetos
No Artia você tem diversos recursos
para te ajudar a gerenciar seus
“Projetos”.
Você pode criar seus “Projetos” e organizá-los em “Pastas” ou subpastas criando assim o seu portfólio. Dentro
desses projetos você irá gerenciar as “Atividades” e prazos, colaborando com os demais envolvidos e utilizando os
níveis de acesso para garantir segurança das informações.
Quando criar o seu “Projeto” você poderá registrar o: “Título”, “Categorias”, “Descrição”, “Justificativa”, “Premissas”,
“Restrições” e as datas de início e fim. É possível também publicar os “Arquivos” do projeto, organizá-los em pastas
e subpastas e controlar a versão de cada um deles.
Na opção “Projetos” você ainda poderá, controlá-los analisando seus “Riscos” e acompanhando os “Marcos” de
maneira rápida e fácil.

17. Acompanhe o que acontece no Artia através da "Timeline".
Você sabia que pode acompanhar
todas as movimentações que
acontecem a partir de uma única
tela?
Na "Timeline" você visualiza “Comentários”, “Apontamentos”, alocação de equipe, a situação de
suas atividades, entre outras movimentações que acontecem.
É possível acompanhar em tempo real o que está acontecendo com sua equipe acessando
somente a “Timeline” através da opção “Home” no menu.

18. Acompanhe o "Resumo" de seus “Projetos”,
“Pastas” e “Comunidades”.
Na opção "Resumo” você pode
visualizar o andamento dos seus
projetos ou a situação geral das
“Comunidades” e “Pastas”
Você pode acompanhar vários indicadores que
demonstram a situação de suas “Atividades”,
principais ameaças e oportunidades do
“Projeto”, horas de alocação da equipe,
“Marcos” entre outros.

19. Modelo de Projetos
Com a funcionalidade de “Modelo de
Projetos” você pode criar um cópia de
um projeto/pasta já existente, e reutilizá-
lo quando for necessário.
Para criar um “Modelo” de uma pasta ou projeto é fácil. Basta escolher o Projeto/Pasta que
você deseja copiar, clicar na lista de opções ao lado do respectivo nome na “Treeview”, e na
opção “Criar Modelo”.
Em seguida você deve informar o título do “Modelo”, descrição e se você deseja
compartilha-lo no nível de “Comunidade” ou “Organização”. Para utilizar a cópia de um
Projeto ou Pasta, quando criar um novo item escolher a opção “Utilizar Modelo”.

20. Conheça a Barra de Ações Rápida
Você pode realizar ações de
forma ágil na “Barra de Ações”
localizada no topo do Artia.
Na “Barra de ações” você poderá acessar a janela “Meu Dia”, ele é um painel para a organização do
seu dia. Nele você pode controlar e priorizar as “Atividades” que você precisa executar ou
acompanhar seus compromissos.
Na opção “Novo” você poderá criar: “Comunidade”, “Organização”, “Pastas”, “Projetos”, “Atividades”,
“Riscos”, “Arquivos” e “Marcos”. Basta selecionar o nível na “Treeview” que deseja criar a informação.
No item “Últimos” você pode acessar as suas últimas 10 ações realizadas no Artia.
Já em “Compartilhar” você pode convidar pessoas para compartilhar uma “Comunidade”, mesmo
que essa pessoa ainda não seja usuário do produto.

21. Segurança e Tecnologia
O Artia utiliza de várias boas práticas de segurança de
aplicativos Web para garantir a segurança da sua
informação.
Além disto, você não precisa mais se preocupar em ocupar
espaço no servidor na empresa, nem no seu computador,
pois com uma conexão a internet ele acessa o Artia de
qualquer lugar.
O Artia possui vários procedimentos que garantem total
segurança das suas informações, tais como:
• Acesso via ambiente seguro (https://) com SSL;
• Arquitetura Cloud Computing permite total
escalabilidade;
• Tratamento de acesso através de 4 níveis de usuário
(Líder, Colaborador, Restrito e Cliente);
• Controle de injeção de código malicioso;
• Backup constante dos dados e a função “exportar”
para que o usuário possa extrair suas informações a
qualquer momento.

22. Acompanhe suas atividades também pelo Celular
O Artia também está disponível para celular.
Com o aplicativo mobile, o Artia se torna ainda mais
completo, permitindo que você gerencie suas “Atividades” e
faça seus apontamentos em qualquer lugar.
Para instalar basta procurar por Artia no “Android Market”.
Caso você seja usuário poderá fazer auto cadastramento no
produto direto pelo aplicativo.
Em breve teremos uma nova versão para IPhone e IPad.

23. Não é usuário? Acesse www.artia.com e Inscreva-se.
Se você já é usuário, não deixe de falar conosco pela área de
“Ajuda” na barra de ações rápida ou pelo e-mail
suporte@artia.com.
Melhore sua produtividade e sucesso em seus projetos!