O documento discute a administração de materiais utilizando sistemas informatizados. Ele descreve os objetivos e benefícios da informatização dos processos de administração de materiais, como garantir o fornecimento adequado de materiais, ganhos de produtividade e tomada de decisão mais rápida. Também apresenta os componentes e modelos de relatórios de um sistema integrado de administração de materiais.

1. ADMINISTRAÇÃO DE
MATERIAIS UTILIZANDO A
INFORMÁTICA

2. OBJETIVOS
De forma geral, a introdução de sistemas
informatizados, qualquer que seja o setor alvo
da empresa, tem a finalidade,
independentemente de se obterem as
informações necessárias em tempo real, de
modernizar procedimentos por meio da
implementação da primazia pela qualidade,
envolvendo a estrutura organizacional para
assegurar a melhoria dos serviços.

3. Entre os benefícios advindos, destacam-se:
a. garantia do domínio tecnológico e
melhoria dos serviços;
b. ganho de produtividade, pois todas as
decisões deixam de ser intuitivas e passam a
adotar critérios padronizados, obtendo-se
economia de custos;
c. informação disponível para gestores,
funcionários, clientes e fornecedores;
d. agilização do processo de tomada de
decisão;

4. e. criação de um banco de
dados, extremamente confiável;
f. aumento da velocidade de
localização das informações e
diminuição da manipulação de
grande quantidade de
documentos;
g. controle efetivo de
procedimentos e sistemas.

5. A informatização da
Administração de Materiais, por
meio de sistema mecanizado
integrado, que contemple o
controle desde a necessidade de
materiais e serviços até o efetivo
pagamento de fornecedores,
visa, entre outras, às seguintes
metas:

6. a. estabelecimento de política de
estoques para reposição automática de
todo e qualquer material de uso
constante e de consumo regular
utilizado pela empresa;
b. estabelecimento de política de
cotas por unidade administrativa
requisitante, para garantia da existência
em estoque, dos materiais utilizados;
c. estabelecimento de política de
inventário permanente;

7. d. implantação de rotinas internas e
especificas que contemplem o processo
de cadastramento de materiais;
e. implantação de rotinas internas e
específicas que contemplem o processo
licitatório, inclusive com a adoção de
política de contratos de longo prazo
para execução de serviços e compra de
materiais;
f. implantação de rotinas internas e
específicas que contemplem os
processos de recebimento e
armazenagem.

8. Entre os benefícios advindos pela
implementação das políticas e
rotinas anteriormente enumeradas,
destacam-se:
a. atenuante do risco de falta de
materiais de uso constante e
regular consumidos pela empresa;
b. domínio das dimensões do
estoque e das necessidades de
consumo, por unidade
administrativa requisitante;

9. c. conhecimento do total imobilizado em
estoque;
d. redução de custos, em função do maior
poder de negociação, propiciada por
compras em grande quantidade;
e. redução do número de processos
repetitivos de compras e,
consequentemente, do custo administrativo;
f. aquisição direta dos fabricantes,
evitando-se intermediários;
g. redução dos estoques mantidos por
unidade isoladamente;
h. pagamento a fornecedores
correspondente ao efetivamente recebido;

10. i. armazenagem que reflita
fielmente as quantidades
contabilizadas;
j. eliminação de desperdícios
de materiais por vencimento de
validade;
k. acompanhamento e controle
do consumo real por unidade
requisitante, de acordo com a
previsão.

11. CONCEITO
Administração de Materiais
– “compreende o agrupamento
de várias origens e a
coordenação dessa atividade
com a demanda de produção
ou serviços da empresa”. (Dias,
1995).

12. Programação Compras Recepção
Almoxa-
rifado
Movimentação e Tráfego
Depósito de PAs

13. A Organização ou
Sistema-Empresa é
definida como a ordenação e
agrupamento de atividades e
recursos visando ao alcance
dos objetivos.

14. Administração de Materiais – É um sub-sistema
do Sistema-Empresa. Seu enfoque fundamental é
determinar o quê, quanto e como adquirir ao
menor custo, desde o momento de sua concepção
até o seu consumo final, para repor estoque.
Atingir o equilíbrio ideal entre estoque e consumo é
meta primordial, portanto, deve existir uma
integração das atividades de Compras, Recepção e
Estocagem desses materiais com o Sistema de
Abastecimento, que juntamente com outros
componentes do Sistema necessitam de uma
coordenação específica de forma a permitir a
racionalização de sua manipulação.

15. Administração de Materiais tem como
finalidade gerir e coordenar esse aglomerado
de atividades, insumos materiais e
estabelecer normas, critérios e rotinas
operacionais de modo que tudo funcione
regularmente.
Para atingir os seus objetivos, o
Administrador de Materiais deve ter os
seguintes enfoques:
1 – Administração de Recursos;
2 – Sistema de Controle de Informações;
3 – Processo.

16. Administração de Recursos é
baseada em técnicas que integram os
elementos de tecnologia de manufatura
e otimização na utilização de recursos
humanos, materiais e instalações ou
equipamentos.
Processo – coleta, organiza e
dissimina informações tecnológicas,
com uma rede estabelecida para
comunicar tecnologias recém-
identificadas.

17. Sistema de Controle de Informações tem
como finalidade melhorar a produtividade
através de distribuição de informações,
integrando gestores, funcionários, clientes,
fornecedores e setores da empresa envolvidos
com seu abastecimento como:
- Informações para os usuários;
a . dados de materiais de estoque;
b . dados de materiais fora de estoque;
c . compras em processamento,
d . situação das cotas de materiais;
e . requisições de material em processamento.

18. - Informações para a gestão;
a - dados gerais de materiais;
b - situação de materiais de estoque;
c - situação de materiais fora de estoque;
d - compras em processamento;
e - recebimentos em processamento;
f - requisições de material em
processamento;
g - unidades com cota de materiais;
h - situação das cotas da unidade;
i - liberações de cota.

19. - Informações para compras e/ou
vendas;
a. dados gerais de materiais;
b. dados gerais dos
fornecedores/clientes cadastrados;
c. compras/vendas em
processamento;
d. recebimentos/pagamentos em
processamento.

20. - Informações para o almoxarifado;
a. dados gerais de materiais;
b. recebimentos em processamento;
c. requisições de material em
processamento;
d. devoluções de material em
processamento;
e. localizações.
- Informações para o fornecedor e/ou
cliente; e

21. -Informações para o inventário.
a. dados gerais de materiais;
b. recebimentos em
processamento;
c. requisições de material em
processamento;
d. devoluções de material em
processamento;
e. localizações.

22. TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
INFORMÁTICA – é “a ciência do tratamento
racional e automático da informação,
considerada esta como suporte dos
conhecimentos e comunicações”;
Informação é “... o conhecimento amplo e bem
fundamentado, resultante da análise e
combinação de vários informes, ou, ainda,
coleção de fatos ou de outros dados fornecidos
à máquina, a fim de objetivar um
processamento (para processamento de dados)
...”;

23. Conhecimento é “... Informação,
notícia, ciência ...”; e
Comunicação é “... O ato ou efeito de
emitir, transmitir e receber mensagens
por meio de métodos e / ou processos
convencionados, quer através da
linguagem falada ou escrita, quer de
outros sinais, signos ou símbolos, quer
do aparelhamento técnico
especializado, sonoro e / ou visual”.

24. Informática é “a ciência que tem como
objetivo viabilizar, garantir e suportar o
tratamento e a comunicação das
informações de uma organização. Convém
salientar o caráter de suporte da
Informática, ou seja, ela não pode existir só
ou por si só”.
“é a ciência do processamento racional,
principalmente por computadores
eletrônicos, da informação considerada como
suporte do conhecimento humano e das
comunicações nos domínios técnicos,
econômicos e sociais”.

25. Sistema de Informações (SI) é “um
conjunto de procedimentos organizados
que, quando executados. Provêem
informação para suportar a tomada de
decisão e o controle numa organização.
Deve-se incluir nesta definição o
suporte às operações da organização. O
termo enfatiza o lado aplicativo da
tecnologia de informática, utilizada nos
procedimentos para tratar as
informações existentes”.

26. Tecnologia de Informação (TI) é
definido para englobar as tecnologias
de computadores, telecomunicações e
automação de escritórios. É tudo aquilo
com que podemos obter, armazenar,
tratar, comunicar e disponibilizar a
informação.

27. COMPONENTES DA INFORMÁTICA
São divididos em:
- hardware;
software; e
social
Os componentes são
integrados de forma perfeita e
dão suporte à organização.

28. Hardware – são os
componentes físicos ou parte
material ou o computador. São
compostos de computadores,
periféricos de comunicação,
equipamentos de comunicação,
ou seja, a própria máquina.

29. Software – é o conjunto de instruções para
o hardware, necessário para usufruir de toda
a capacidade de processamento que este
fornece. Pode ser subdividido em software
básico, composto por sistemas operacionais,
tradutores, linguagens de máquina,
utilitários e outros, e software aplicativo,
composto por um programa escrito, ou
conjunto destes, em que se usam os
softwares básicos para resolver determinada
aplicação.

30. Social – são as relações sociais entre um
conjunto de participantes que podem
influenciar a adoção, a implementação e o
uso de sistemas, de forma a planejar,
controlar e executar a Informática, assim
como suas inter-relações.

31. Sistemas integrados – é o conjunto
de sistemas de informações que
abrangem todos os processos da
organização e são intensamente
integrados por meio de um banco de
dados central. Cada transação iniciada
na organização e tratada pelo sistema
tem suas informações absorvidas e
tratadas por todos os módulos que
compõem o sistema integrado.

32. Sistemas integrados – tem entre seus
objetivos a integração organizacional e
tecnológica, incluindo a diminuição do
tamanho e custo da área de informática da
empresa, descentralização do
processamento das informações visando a
independência das várias áreas, aquisição de
componentes tecnológicos que permitem a
simplificação de processos, criação de uma
base estável e de custo adequado para o
crescimento organizacional.

33. SISTEMA INTEGRADO DE
ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS
O Macrofluxo referente ao
Sistema Integrado de
Administração de Materiais,
evidencia as principais funções,
estando voltado para decisões e
resultados.

34. Sistemas de informações integradas
Vendas e
distribuição
Finanças Compras Produção
Banco de
dados
Armazena-
mento Controladoria Manutenção Gerência
Fornecedores
Clientes

35. Sistema de informações modernos
Matriz Fábrica Clientes
Vendedores Transportadores Fornecedores
Banco de dados
Filial Filial

36. MODELOS DE RELATÓRIOS
GERADOS PELO SISTEMA
INTEGRADO
Para obter resultados, consoante as metas
traçadas pela empresa, o sistema
informatizado deve prever ferramentas que
indiquem onde e como atuar para a melhoria
de desempenho, gerando uma série de
relatórios com acervo de informações que
possibilitem o acompanhamento, a correção
de desvios e a tomada de decisões.

37. SITUAÇÃO DE MATERIAIS POR
USUÁRIO
Fornece, em ordem alfabética,
todos os materiais de cada usuário,
indicando o consumo médio mensal, o
disponível, o preço unitário, o valor de
cada estoque disponível, a data da
última movimentação e os demais
usuários, se houver.

38. ANÁLISE DE CONSUMO DE UM
MATERIAL
Fornece, por usuário, os consumos
de determinado material nos últimos 12
meses, informando ainda os preços
unitários, valor e data da última
compra, data da última movimentação,
consumo médio mensal, estoque,
encomendas etc.

39. Gráficos comparativos e
estatísticos
ESTOQUES/CONSUMOS
Relaciona os valores reais de estoques
com os de consumo, apresentando o
número de meses em que o estoque
suporta o consumo, caso não haja
ressuprimento.

40. ÍNDICE DE ENTREGA DE
COMPRAS NO PRAZO
Demonstra a evolução do
índice de compras no prazo
contratual de entrega pelos
fornecedores.

41. Relatórios gerenciais
NÍVEL DE ATENDIMENTO
Demonstra o percentual de atendimento ao
usuário, de conformidade com as classificações de
importância operacional, de valor de consumo e
seus aumentos. Este relatório mede o
desempenho gerencial em função das metas
estabelecidas pela empresa para atendimento, com
conseqüência no valor do estoque.

42. DISPOSIÇÃO DOS MATERIAIS
CADASTRADOS
Demonstra a disposição dos
materiais cadastrados, no tocante à
quantidade de itens e valor do estoque,
com seus respectivos percentuais, de
conformidade com as classificações de
importância operacional, de valor de
consumo e seus cruzamentos.

43. RESUMO QUANTITATIVO DE
COMPRAS PENDENTES
Demonstra quantidade de
compras vencidas, de conformidade
com as classificações de
importância operacional, de valor
de consumo e seus cruzamentos,
dispostas nas classes de atraso.

44. AVALIAÇÃO DOS TEMPOS DE
PROCESSAMENTO DE
RECEBIMENTO DE MATERIAIS
Demonstra o tempo de
processamento do desembaraço
de materiais por ocasião do
recebimento.

45. AVALIAÇÃO DA
MOVIMENTAÇÃO DE
MATERIAIS NO
ALMOXARIFADO
Demonstra o movimento efetivo
de atendimento no almoxarifado
no tocante à quantidade de
requisições, devoluções e
ajustes de estoque.

46. AVALIAÇÃO DO
INVENTÁRIO
Demonstra o grau de
confiabilidade entre os estoques
físico e contábil, medindo a
eficiência do almoxarifado.

47. MATERIAIS COM EXCESSO
DE ESTOQUE
Demonstra os materiais com
excesso de estoque em relação
à previsão, Para análise e
providências.

48. COMPRAS EM ANDAMENTO
Demonstra as compras em
andamento e suas
características.

49. AUTORIZAÇÕES DE
FORNECIMENTO EMITIDAS
Demonstra as compras e
serviços contratados, e
respectivas características, com
freqüência diária e acumulativa.

50. MATERIAIS PENDENTES DE
REGULARIZAÇÃO
Demonstra os materiais
recebidos e ainda não
desembaraçados.

51. ACOMPANHAMENTO DE
NOTAS FISCAIS A LIBERAR
Demonstra as notas fiscais
referentes aos materiais
recebidos e ainda não
desembaraçados.

52. PENDÊNCIAS DE
REGULARIZAÇÃO COM
PAGAMENTOS PRESTES A
VENCER
Demonstra os pagamentos
prestes a vencer referentes aos
materiais recebidos e ainda não
desembaraçados.

53. SITUAÇÃO DO ESTOQUE
Demonstra situações do estoque
de materiais, como saldo,
previsão e quantidades
solicitadas e confirmadas, para
uso alternativo.

54. DEVOLUÇÕES DE MATERIAL
AO FORNECEDOR
Demonstra as devoluções de
material efetuadas ao
fornecedor para conhecimento
do comprador e providências, se
for o caso.

55. A INTERNET E A
ADMINISTRAÇÃO DE
MATERIAIS
O emprego da tecnologia Web
por empresas é o assunto do
momento, mediante a presença
da Internet ou da criação de
Intranets.

56. Na corrida para atender às exigências de manter-
se em constante atualização com as modernas
tecnologias de mercado, as empresas brasileiras
vivem atualmente no mundo da Internet e da
Intranet, usufruindo de todas as suas vantagens e
criando novas aplicações.
Como não poderia deixar de ser, a Internet
desencadeou nova estrutura organizacional nas
empresas, que contempla, em nosso caso, uma
interatividade geradora de, entre outros, estoque
zero e cotação eletrônica, que poderá ser mais
bem assimilada por meio dos relatos a seguir.

57. A EMPRESA BOOKNET
Na loja eletrônica da Booknet,
www.booknet.com.br, estão disponíveis
60.000 títulos brasileiros e 550.000
estrangeiros. Porém, o que impressiona é
que nenhum dos 6.000 produtos vendidos
por mês ficam mais que algumas horas na
sede da empresa, tempo necessário para
embalar e despachar os livros que chegam
das 170 editoras cadastradas no sistema.

58. A cotação eletrônica
A EMPRESA VOLKSWAGEN
De conformidade com a- Revista Internet Business,
a Volkswagen, www.volkswagen.com.br, foi a
primeira empresa brasileira ; entrar no mercado da
Intranet. A ênfase de seus processos é o Core
Business, trabalhando com especificação técnica
das peças dos automóveis. Na Volkswagen, o
desenho dos carros é feito peça por peça,
componente por componente, por equipes de
diferentes países, cada uma responsável por
pequena parte desta engrenagem. Para que o
processo se tornasse viável, foi necessária a
criação de um ambiente de comunicação virtual de
baixo custo. A resposta a essa necessidade foi a
Intranet.

59. Além de agilizar o processo de concepção de
peças, a rede possibilita um ganho de tempo
nos processos de fabricação dos
componentes. É que todos os projetos da
empresa são disponibilizados, por meio de
um BBS, para os 700 fornecedores
cadastrados. Por meio deste processo, a
cotação eletrônica, são identificados os
fornecedores homologados quanto à
qualidade, fornecimento e custo. Os que
estiverem aptos a fazer a cotação acessam o
desenho da peça e definem seu preço.
Ganha o fornecedor que apresentar a melhor
proposta.

60. O impacto da Internet nas
empresas é um fenômeno recente
que ainda vem sendo assimilado no
Brasil, não existindo, portanto,
respostas precisas sobre seus
efeitos no segmento de
administração de materiais, que
tipos de soluções estão em
andamento, otimizações e reduções
de custo, entre outros.

61. A EMPRESA ATUAL UTILIZANDO OS
CONTROLES INFORMATIZADOS
Atualmente, não se concebe empresa
sem gerenciamento mediante os meios
informatizados. É evidente que empresas
de pequeno e também de médio porte
não podem adotar um sistema de
gerenciamento informatizado na
amplitude do aqui preconizado.

62. Os benefícios gerados pela informatização
motivaram as Consultorias do ramo a
desenvolverem e oferecerem uma série de
softwares de gerenciamento de estoques,
plenamente exeqüíveis e adaptáveis a esses
tipos de empresas.
Ao implementar sistema informatizado
integrado para Administração de Materiais, a
empresa deve adequá-lo a uma filosofia de
gerenciamento, para o qual há necessidade
de enfatizar os seguintes módulos:

63. Cadastramento on-line de
dados dos materiais de uso
da empresa
O cadastramento on-line de
dados dos materiais da empresa
visa à agilização da atividade e à
correspondente atualização de
informações em tempo real.

64. Atualização e consultas on-line
Deve-se possibilitar atualização e
consultas on-line para informações
gerais e específicas sobre
posicionamento de parâmetros de
estoque, histórico de consumo,
compras e outros às unidades da
empresa envolvidas em procedimentos
de Administração de materiais.

65. Emissão de gráficos
comparativos e estatísticos, e
de relatórios, gerenciais e
operacionais
O sistema deve possibilitar a
apresentação de relatórios, individuais,
por item, ou coletivamente, por grupos,
objetivando análise e tomada de
decisões.

66. Solicitação automática de reposições
para material de
estoque
O sistema deve encarregar-se de gerar as
reposições. Para o processamento da reposição
automática de materiais de consumo regular,
independentemente da interferência do usuário,
devem ser considerados o controle do estoque
e a previsão, por meio de fórmulas
matemáticas, de quantidade máxima, mínima e
ponto de ressuprimento, especificação e
classificação.

67. Tal mecanismo trará as seguintes
vantagens:
a. menor risco de falta de material;
b. formação de lotes e quantidades ideais
para aquisição,
c. quantidade reduzida de mão-de-obra
envolvida no processo;
d. enobrecimento da atividade, pois será
sempre adotada uma análise criteriosa de
resultados, visando à otimização dos níveis de
estoque.

68. Acompanhamento e controle
das compras
O acompanhamento e controle
de compras da empresa visa à
agilização da atividade e à
correspondente atualização de
informações em tempo real.

69. Registro e atualização de
cadastro de fornecedores
A manutenção de um banco de dados dos
fornecedores da empresa é sua principal
atribuição e nele se registram as
informações relativas ao comportamento,
estabelecendo pontuações que determinam
o posicionamento do fornecedor em relação
a seus compromissos com a empresa.

70. Registro, controle e
acompanhamento dos
processos de recebimento de
materiais
O registro, controle e acompanhamento
dos processos de recebimento de
materiais visa à agilização da atividade
e à correspondente atualização de
informações em tempo real.

71. Controle de estoque
O controle de estoque visa à
agilização da atividade e à
correspondente atualização de
informações em tempo real.

72. Requisição de material on-
line
O usuário consumidor pode
requisitar por meio de seu
terminal todo o material
necessário a suas atividades na
empresa.

73. Inventário
O controle de estoque visa à
agilização da atividade e à
correspondente atualização de
informações em tempo real.

74. Cadastro de Clientes

75. Cadastro de Fornecedor

76. Recebimento de Produtos

77. Recebimento de Produtos

78. Recebimento de Produtos

79. Saída de Estoque

80. Solicitação de Compra

81. Ordem de Compra – Fornecedor

82. Ordem de Compra – Produto

83. Ordem de Compra – Financeiro

84. Cadastro de Produtos – Dados

85. Cadastro de Produtos – Preço

86. Cadastro de Produto – Estoque

87. Relatórios – Compra

88. Relatórios – Estoque

89. Relatórios – Saídas por período