MoReq-JusO Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processose Documentos do Judiciário brasileiro (...
_ Implementação de metadados associados aos documentos para descrever ocontexto em que se inserem (jurídico-administrativo...
Níveis dos requisitosO (Obrigatório)D (Desejável)Designação de responsabilidadesPresidentes dos Tribunais, corregedores, d...
Organicidade — O documento institucional caracteriza-se por sua contextualização,que reflete suas funções e atividades. Os...
Os oito passos referidos são:a. Levantamento preliminar – quais documentos devem ser produzidos e capturadosb. Análise das...
_ Classificação_ Indexação_ Atribuição de restrição de acesso_ ArquivamentoVolumes: abertura, encerramento e metadadosEm a...
Manter o registro de MTBF (Mean Time Between Failures)2, MTTR (Mean Time ToRepair)3 e MTBSI (Mean Time Between Service Inc...
Próximos SlideShares
Carregando em…5
×

Resumo MoReq-Jus - Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos do Judiciário brasileiro

1.565 visualizações

Publicada em

O Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos do Judiciário brasileiro (MoReq-Jus) estabelece condições a serem cumpridas na produção, na tramitação, na guarda, no armazenamento, na preservação, no arquivamento ou no recebimento de documentos, pelos sistemas de gestão de processos e documentos digitais, não-digitais ou híbridos, a fim de garantir a sua confiabilidade e autenticidade, assim como o seu acesso.
O MoReq-Jus estabelece processos e requisitos mínimos para um Sistema Informatizado de Gestão de Processos e Documentos (GestãoDoc), independentemente da plataforma tecnológica em que for desenvolvido e implantado.

Publicada em: Tecnologia
0 comentários
3 gostaram
Estatísticas
Notas
  • Seja o primeiro a comentar

Sem downloads
Visualizações
Visualizações totais
1.565
No SlideShare
0
A partir de incorporações
0
Número de incorporações
4
Ações
Compartilhamentos
0
Downloads
0
Comentários
0
Gostaram
3
Incorporações 0
Nenhuma incorporação

Nenhuma nota no slide

Resumo MoReq-Jus - Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos do Judiciário brasileiro

  1. 1. MoReq-JusO Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processose Documentos do Judiciário brasileiro (MoReq-Jus) estabelece condições aserem cumpridas na produção, na tramitação, na guarda, no armazenamento,na preservação, no arquivamento ou no recebimento de documentos, pelossistemas de gestão de processos e documentos digitais, não-digitais ou híbridos,a fim de garantir a sua confiabilidade e autenticidade, assim como o seuacesso.O MoReq-Jus estabelece processos e requisitos mínimos para um SistemaInformatizado de Gestão de Processos e Documentos (GestãoDoc),independentemente da plataforma tecnológica em que for desenvolvido eimplantado.Um GestãoDoc deve ser capaz de gerenciar simultaneamente os documentos eprocessos digitais, não-digitais e híbridos.Sistema de InformaçãoConjunto organizado de políticas, procedimentos, pessoas, equipamentos eprogramas computacionais que produzem, processam, armazenam e provêem acessoà informação proveniente de fontes internas e externas para apoiar o desempenho dasatividades do Judiciário brasileiro.Gestão de DocumentosConjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação,uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária,visando sua eliminação ou seu recolhimento para a guarda permanente.Sistema de Gestão de DocumentosConjunto de procedimentos e operações técnicas, cuja interação permite aeficiência e a eficácia da gestão de processos e documentos.Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)Conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação não estruturada dasinstituições do Judiciário brasileiro, que pode ser dividido nas seguintesfuncionalidades: captura, gerenciamento, armazenamento e distribuição.Entende-se por informação não-estruturada a mensagem de correio eletrônico, oarquivo de texto, imagem ou som, planilhas etc.O GED engloba tecnologias de digitalização, automação de fluxos de trabalho(workflow), processamento de formulários, indexação, entre outras.Sistema Informatizado de Gestão de Processos e Documentos (GestãoDoc)Sistema mais abrangente que o GED, desenvolvido para produzir, gerenciar atramitação, receber, armazenar, dar acesso e destinar documentos em ambienteeletrônico.Pode compreender um software particular, um determinado número de softwaresintegrados — adquiridos ou desenvolvidos — ou uma combinação desses.Requisitos que caracterizam um GestãoDoc:_ Captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os tipos dedocumentos._ Gestão dos documentos a partir de sua classificação para manter a relação orgânicaentre eles.
  2. 2. _ Implementação de metadados associados aos documentos para descrever ocontexto em que se inserem (jurídico-administrativo, de proveniência, deprocedimentos, documental e tecnológico)._ Integração entre documentos digitais e documentos não-digitais._ Armazenamento seguro para garantir a integridade dos documentos._ Avaliação e seleção dos documentos para recolhimento e preservação daquelesconsiderados de valor permanente._ Aplicação de critérios de classificação e guarda._ Exportação dos documentos para transferência e recolhimento._ Instrumentos para gestão de estratégias de preservação dos documentos.ObjetivoO MoReq-Jus tem por objetivo fornecer especificações técnicas e funcionais,para orientar a aquisição, o detalhamento e o desenvolvimento de sistemas de gestãode processos e documentos no âmbito do Judiciário brasileiro. Também tem porobjetivo estabelecer critérios para certificação do grau de aderência ao modelo.MoReq- Jus é especialmente dirigido para:_ Potenciais usuários de um GestãoDoc — Na elaboração de um edital de licitação paraa apresentação de propostas de fornecimento de software._ Usuários de um GestãoDoc — Como base para auditoria ou inspeção do GestãoDocexistente._ Fornecedores e desenvolvedores de sistemas — Como guia no desenvolvimento deum GestãoDoc em conformidade com os requisitos exigidos._ Profissionais e provedores de serviços de gestão de documentos — Com vistas aorientar a execução desses serviços a partir de uma abordagem arquivística._ Potenciais usuários de serviços externos de gestão de documentosOs aspectos da funcionalidade estão divididos em:_ Organização dos documentos (plano de classificação);_ Captura;_ Armazenamento;_ Preservação;_ Segurança;_ Tramitação;_ Destinação;_ Pesquisa, localização e apresentação das informações;_ Funções administrativas;_ Usabilidade;_ Interoperabilidade_ Disponibilidade e_ Desempenho.
  3. 3. Níveis dos requisitosO (Obrigatório)D (Desejável)Designação de responsabilidadesPresidentes dos Tribunais, corregedores, diretores de foro e magistrados — reaisresponsáveis pela viabilidade do programa e normas aplicáveis. Caberáa eles apoiarintegralmente a implantação dos requisitos estabelecidos neste documento, alocandorecursos humanos, materiais e financeiros e promovendo o envolvimento de todos noprograma de gestão de processos e documentos.Comitêse grupos de gestão documental — têma competência de acompanhar aaplicação dos procedimentos do Programa de Gestão Documental; atuar de forma ativano processo de avaliação dos documentos e processos administrativos e judiciaisdefinidos nos instrumentos de avaliação como passíveis de eliminação, com vistas aselecionar aqueles que, pela sua peculiaridade, devem ser preservadospermanentemente; e analisar propostas de guarda definitiva de documentos realizadaspor magistrados, bem como pronunciar-se acerca do seu acolhimento.Profissionais de arquivo — responsáveis pela implantação do programa de gestãodocumental e pela avaliação e controle dos trabalhos executados no âmbito de suasinstituições. Além disso, o profissional de arquivo é responsável também peladisseminação das técnicas e cultura arquivísticas.Gerentes de unidades organizacionais ou grupos de trabalho – responsáveis porgarantir que os membros de sua equipe produzam e mantenham documentos comoparte de suas tarefas, de acordo com o programa de gestão de processos edocumentos.Usuários — responsáveis, em todos os níveis, pela produção e uso dos documentosinstitucionais em suas atividades rotineiras, conforme estabelecido pelo programa degestão.Gestores de TI – responsáveis pelo projeto, desenvolvimento e manutenção desistemas de informação nos quais os documentos digitais e não-digitais são gerados eusados, e pela operacionalização dos sistemas informatizados.O documento institucional deve :_ Refletir corretamente o que foi comunicado, decidido ou implementado;_ Conter os metadados necessários para documentar a ação;_ Servir de suporte às atividades;_ Revelar as atividades realizadas.O programa de gestão de processos e documentos deve:_ Contemplar o ciclo de vida dos documentos;_ Garantir a acessibilidade aos documentos;_ Manter os documentos em ambiente seguro;_ Reter os documentos somente pelo período estabelecido nos instrumentosde classificação, temporalidade e destinação da política de gestão documental doJudiciário brasileiro;_ Implementar estratégias de preservação dos documentos desde suaprodução e pelo tempo que houver sido definido e_ Garantir as qualidades de um documento institucional: organicidade, unicidade,confiabilidade, integridade, autenticidade, não-repúdio, tempestividade econfidencialidade.
  4. 4. Organicidade — O documento institucional caracteriza-se por sua contextualização,que reflete suas funções e atividades. Os documentos institucionais apresentam umconjunto de relações que devem ser mantidas, com o registro da seqüência dasatividades realizadas por meio da aplicação dos critérios de classificação._ Unicidade — O documento é único no conjunto documental ao qual pertence; podemexistir cópias em um ou mais grupos de documentos, mas cada cópia é única em seulugar, porque o conjunto de suas relações com os demais documentos do grupo ésempre único. A fim de evitar duplicação dos documentos, permite-se a utilização dereferências lógicas para a individualização dos documentos digitais. Nessa hipótese,deve ser garantida a localização única do documento._ Confiabilidade — O documento é dotado de todos os elementos exigidospela organização e pelo sistema jurídico-administrativo a que pertence, deforma a produzir conseqüências no mundo administrativo e jurídico. Écriado por usuário autorizado, e todos os seus procedimentos de criaçãoforam bem controlados. Pode-se garantir de forma indubitável a autoria dodocumento e que este não foi alterado. Os documentos digitais deverão serassinados eletronicamente, conforme legislação vigente._ Integridade — O documento institucional deve ter a garantia de que seencontra completo e que não sofreu nenhum tipo de corrupção ou alteraçãonão-autorizada nem documentada. O programa de gestão documental devedefinir estratégias de armazenamento e preservação e regras para atransmissão dos documentos._ Autenticidade — O documento institucional autêntico é aquele que é o quediz ser, independentemente de se tratar de original ou cópia. O documentoautêntico deve manter a mesma forma do momento de sua produção e ter agarantia de sua autoria. O programa de gestão documental deveimplementar políticas e procedimentos que controlem a transmissão, amanutenção, a avaliação, a destinação e a preservação dos documentos,impedindo-os de sofrerem qualquer alteração, exclusão ou ocultaçãoindevidas._ Não-repúdio — O documento institucional deve ter garantida a sua autoria,evitando-se que haja qualquer dúvida quanto ao produtor do documento.O programa de gestão documental deve garantir a identificação do autor dodocumento, que deveráser realizada por meio de identificação única eunívoca do autor._ Tempestividade — O documento institucional deve ter garantida a horalegal do momento de sua produção, alteração e registros dos eventos desua tramitação. O programa de gestão documental deve possuir ummecanismo de protocolo para os documentos. No caso do documentodigital, deveráser prevista a utilização de uma Autoridade de Tempo comdata e hora sincronizada com o Observatório Nacional e periódicaauditagem pelo mesmo, conforme legislação vigente._ Confidencialidade — O documento institucional só poderáser acessado emanipulado por pessoas ou unidades previamente autorizadas. O programade gestão documental deve definir estratégias de armazenamento epreservação, bem como regras para a transmissão dos documentos. Osmecanismos de assinatura e preservação do documento deverão respeitara legislação vigente, de modo a ter garantida sua identificação e permitir-lheo acesso.Metodologia do programa de gestãoÉ importante destacar que este programa de gestão não se restringe a documentosdigitais. É necessário prever a manutenção de documentos em outros suportes, comopapel, fitas de vídeo ou de áudio etc. Háde se considerar, portanto, o caráter híbrido dosdocumentos a serem geridos e a necessidade de preservação da integridade e dausabilidade dos documentos digitais e não-digitais.
  5. 5. Os oito passos referidos são:a. Levantamento preliminar – quais documentos devem ser produzidos e capturadosb. Análise das funções, das atividades desenvolvidas e dos documentosproduzidos - identificar, documentar e classificar cada função e atividade, bem comoidentificar e documentar os fluxos de trabalho e os documentos produzidos. Objetivo édesenvolver um modelo conceitual sobre o que a instituição faz e como faz.Produtos:-Esquema de classificação das funções-Mapa dos fluxos de trabalho-Critérios de classificação-Instrumentos de classificação-Tesauro e vocabulário controladoc. Identificação das exigências a serem cumpridas para a produção dedocumentos - Lista das exigências, Relatório de avaliação dos riscos, Documentoformal, regulamentando as exigênciasd. Avaliação dos sistemas existentes - identificar as lacunas. Inventário do sistema,Relatório sobre a avaliação da integraçãoe. Identificação das estratégias para satisfazer as exigências a serem cumpridaspara a produção de documentos - padrões, procedimentos, práticas eferramentas.f. Projeto e implementação do sistema de gestão de processos e documentos -Projetar mudanças ou adaptações para sistemas, Gestão de Projetos: IETCRQRhCAg. Implantação do sistema de gestão de processos e documentos – colocar emprodução, migração, carga, homologação do sistema, projeto piloto, treinamento depessoal,h. Monitoramento e ajustes - desempenho é medidoSuspensão ou extinção do GestãoDocQuando um GestãoDoc é suspenso ou extinto, ele deve se tornar acessível paraconsulta, e novos documentos não devem ser incluídos. Quanto aos documentos jáinseridos, poderão ser removidos de acordo com as diretrizes de destinação outransferidos para outros sistemas.Organização dos documentos institucionais:O Judiciário comumente organiza seus documentos institucionais em documentose processos: judiciais e administrativos.CapturaA captura é a incorporação de um documento/processo ao GestãoDoc, quandopassaráa seguir as rotinas de tramitação. Uma vez capturado, o documento seráincluídono fluxo de trabalho.A captura consiste nas ações de:_ Protocolo_ Autuação
  6. 6. _ Classificação_ Indexação_ Atribuição de restrição de acesso_ ArquivamentoVolumes: abertura, encerramento e metadadosEm alguns casos os processos/dossiêssão compartimentados em volumes ou partes,de acordo com convenções predeterminadas. Essa divisão não estábaseada noconteúdo intelectual dos processos/dossiês, mas em outros critérios, como a dimensão,o número de documentos, períodos de tempo etc. Essa prática tem como objetivofacilitar o gerenciamento físico dos processos/dossiês.Manutenção de documentos institucionais não digitais e híbridosO Judiciário possui documentos e processos digitais e não-digitais. Esses últimospodem estar registrados em papel ou outros suportes, tais como fitas de vídeo, deáudio etc. Um GestãoDoc deve registrar os documentos ou processos/dossiêsnão-digitais e digitais utilizando o mesmo plano de classificação e deve ainda possibilitar agestão de documentos ou processos/dossiêshíbridos, formados por uma parte digital euma parte não-digital.Formato de arquivo e estrutura dos documentos a serem capturadosDocumentos automodificáveisOs documentos automodificáveis devem ser evitados. Caso isso não seja possível, osdocumentos devem ser armazenados em formatos que desativem o códigoautomodificador ou visualizados por meio de software que não desencadeie aalteração. Por exemplo, uma planilha de cálculo que contenha “macros” deve serconvertida para um formato estável, como o PDF, antes de ser capturada noGestãoDoc.Estrutura dos procedimentos de gestãoA gestão de processos e documentos digitais prevêo estabelecimento de três domíniosdentro do ambiente eletrônico._ Espaço individual — Designado a cada usuário autorizado._ Espaço do grupo — Designado a cada grupo de trabalho, equipe, comitêetc._ Espaço geral — Espaço no qual o documento não pode mais ser alterado eonde ocorre a publicidade dos documentos.4 ArmazenamentoDeve garantir a integridade e o acesso aos documentos.As condições de armazenamento devem considerar o volume e as propriedadesfísicas dos documentos. Devem ser projetadas também em razão da proteção contra oacesso não-autorizado e perdas por destruição, furto e sinistro.Os fatores importantes na seleção das opções de armazenamento são:_ Volume e estimativa de crescimento dos documentos_ Segurança dos documentos_ Características físicas do suporte e do ambiente_ Freqüência de uso_ Custo relativo das opções de armazenamento dos documentosDurabilidade
  7. 7. Manter o registro de MTBF (Mean Time Between Failures)2, MTTR (Mean Time ToRepair)3 e MTBSI (Mean Time Between Service Incidents)4 para as memóriassecundárias, bem como as datas de sua aquisição.CapacidadeUm GestãoDoc deve garantir a escalabilidade no armazenamento, permitindo aexpansão ilimitada de seus dispositivos.5 PreservaçãoOs documentos institucionais devem ser mantidos acessíveis e utilizáveis por todo otempo que se fizer necessário, com vistas a garantir sua longevidade, funcionalidade edisponibilidade. Deverão ser asseguradas as características dos documentos — taiscomo: autenticidade, integridade e acessibilidadeAlgumas técnicas comumente utilizadas para evitar os riscos provenientes daobsolescência tecnológica são: Preservação da tecnologia, Emulação, Conversão dedados, Migração6 SegurançaO sistema de gestão de documentos deve prever controles de acesso e procedimentosde segurança que garantam a confidencialidade, a integridade, a disponibilidade e aautenticidade dos documentos. Dentre esses procedimentos, pode-se destacar autilização de controles técnicos e programáticos, diferenciando tipos de documentos,perfis de usuários e característica de acesso aos dados, manutenção de trilhas deauditoria e de rotinas de cópias de segurança (backup).Atenção especial às normas ISO 17799 e 27001.6.5 Assinaturas digitaisA assinatura digital é um mecanismo para dar garantia de integridade e autenticidadea arquivos eletrônicos. A assinatura digital prova que a mensagem ou arquivo não foialterado, e que foi assinado pela entidade ou pessoa que possui a chave privada e ocertificado digital correspondente, utilizados na assinatura.Um arquivo assinado digitalmente geralmente compõe-se de:_ Original._ Assinatura digital (hash criptografado — assinado)._ Certificado do signatário.Utilização de criptografia num GestãoDocNum GestãoDoc, o armazenamento e a recuperação de informações sigilosas (aíincluídos backups e restores) utilizaráa criptografia simétrica. Jána comunicação,identificação de usuários e em sessões Web, seráutilizada a criptografia assimétrica,em consonância com a ICP-Brasil.14 Desempenho e escalabilidadeQuando se acrescentam mais máquinas, os investimentos em hardware caracterizam aescalabilidade horizontal. Quando se aumenta o poder de processamento dasmáquinas existentes, a escalabilidade é vertical.Para um GestãoDoc, entende-se escalabilidade como a capacidade do sistemaresponder a um aumento de usuários e volume de documentos processados,mantendo-se o desempenho das respostas do sistema.ApensaçãoReunião de dois ou mais processos, permanecendo cada processo com seurespectivo número. Nos processos judiciais, a apensação ocorre por determinaçãolegal ou judicial em processos que estejam em movimento, suspensos ou baixados.Nos processos administrativos, a apensação ocorre por determinação da autoridadecompetente.

×